Beleidsnota Aanbestedingen Rheden 2007

2.1 Professioneel inkopen leidt tot een betere prijs-kwaliteitverhouding

Het ministerie van Economische Zaken heeft begin 2006 een rapport gepubliceerd over de resultaten van een onderzoek op de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen in 2004. De eerste meting van de naleving vond plaats over het jaar 2002.

Uit het in het najaar van 2005 uitgevoerde onderzoek over het jaar 2004 is gebleken dat de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen verbeterd is ten opzichte van 2002.

Daarnaast wordt in dat rapport beschreven in hoeverre overheden tekortschieten in de naleving van de Europese richtlijnen. Verder worden mogelijkheden/actiepunten aangegeven op welke wijze een verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de overheid verder vorm kan worden gegeven met daarnaast de moeilijkheden die daarbij overwonnen moeten worden.

Het doel van dat rapport was om inzicht te verkrijgen in de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen en een verbetering door te voeren in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie en de verdere ontwikkeling hiervan binnen de overheid.

Opgemerkt dient te worden dat de inkoopfunctie in overheidsland nog steeds aan betekenis wint. Overheidsgeld dient op een transparante, objectieve en niet discriminerende wijze te worden uitgegeven. Openbaar aanbesteden is een van de mogelijkheden die leidt tot een transparante, objectieve en niet discriminerende wijze van het uitgeven van overheidsgeld.

Immers door openbaar aan te besteden wordt aan de grootst mogelijke markt gevraagd een oplossing van een probleem te geven, dan wel het invullen van een behoefte mogelijk te maken.

Openbaar aanbesteden betekent op een transparante wijze (door het openbaar aankondigen van de wens van de gemeente) met gebruikmaking van objectieve meetbare criteria te komen tot de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Het benaderen van een open markt kan leiden tot meer concurrerende aanbiedingen, die niet onaanzienlijke besparingen tot gevolg kunnen hebben. Ook de kwaliteit van uitgevoerde opdrachten is gebaat bij een concurrerende markt. In het algemeen kan worden gesteld dat bij meer concurrentie, de kosten lager worden bij een betere kwaliteit.

2.2 Professioneel inkopen leidt tot een integer handelend overheidsapparaat

Bij het aangaan van verplichtingen is de gemeente met het oog op haar publieke verantwoordelijkheid verplicht de gemeenschapsgelden rechtmatig en doelmatig te besteden.

Bij de procedures die voorafgaan aan opdrachten moet de gemeente zich opstellen als een betrouwbare partij, die bij het verlenen van opdrachten volgens vaste regels en zonder willekeur of bevoordeling van partijen werkt, en hierbij integer en zorgvuldig optreedt.

Bovendien moet het Gemeentebestuur daar op een goede manier verantwoording over kunnen afleggen aan de burgers. Procedures moeten controleerbaar zijn, hetgeen eisen stelt aan de openheid en transparantie van de procedures.

Deze eisen gelden ook voor de ambtelijke organisatie dat het Gemeentebestuur ter zijde staat bij het uitoefenen van haar taak. De ambtelijke organisatie dient openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid te betrachten naar het Gemeentebestuur en naar de contractpartners.

Professioneel inkopen, waarbij openbaar aanbesteden het uitgangspunt is, leidt tot een integer handelend overheidsapparaat. Waar in alle openheid wordt gehandeld, is de kans op fraude miniem.

2.3 Gezamenlijk inkopen en aanbesteden

Rheden is voor een leverancier slechts een relatief ‘kleine partij’. In samenwerking met andere (lagere) overheden kunnen de aan te besteden opdrachten worden vergroot. Dit maakt mogelijke opdrachtverkrijging door opdrachtnemers aantrekkelijker waardoor mogelijk (extra) kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd. Ten eerste doordat met gezamenlijk aanbesteden een grotere opdracht op de markt wordt gezet en de opdracht daardoor voor marktpartijen mogelijk aantrekkelijker wordt.

Daarnaast zullen de kosten van de aanbesteding door meerdere partijen worden gedragen, zodat de interne kosten van het aanbesteden voor de participerende (lagere) overheden lager zullen uitvallen. Gezamenlijk inkopen en aanbesteden kan met één of meerdere (lagere) overheden plaatsvinden.

Ingeval van daadwerkelijke samenwerking zal per inkoop-/aanbestedingstraject moeten worden bezien of het in deze nota beschreven beleid wordt toegepast of het beleid van een van de andere samenwerkende (lagere) overheden. Dit geldt eveneens voor de Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Rheden welke bij de inkoop van Leveringen en Diensten van toepassing worden verklaard.

2.4 Het inkoopproces

Een goed inkoopproces dat projectmatig wordt benaderd, is een gestructureerd proces dat de volgende fasen kent:

• -

  inventariseren: het inventariseren van de inkoopbehoefte;

• -

  specificeren: het opstellen van functionele-, technische-, logistieke- en onderhoudsspecificaties;

• -

  selecteren: het selecteren van leveranciers op basis van vooraf kenbaar gemaakte meetbare selectiecriteria en het selecteren van offertes op basis van vooraf kenbaar gemaakte meetbare gunningcriteria;

• -

  contracteren: sluiten van een overeenkomst of contract met de geselecteerde leverancier;

• -

  bestellen: uitvoeren van de overeenkomst;

• -

  bewaken: toezien of wat besteld is ook geleverd wordt;

• -

  nazorg: service, aanvullende leveringen, garantie en dergelijke.

De te onderscheiden stappen in het inkoopprocesmodel hangen nauw met elkaar samen. De kwaliteit van de output van de voorliggende fase bepaalt de kwaliteit van de output van de volgende fase.

Zoals voor iedere projectmatige benadering geldt ook hier dat in de eerste fasen de meeste besparingen kunnen worden bereikt. Dit wordt in het volgende figuur zichtbaar gemaakt.

Figuur 1 De fasen van het inkoopproces

Uit figuur 1 blijkt, dat de meeste kosten kunnen worden bespaard in het voortraject.

Door goed de eisen en wensen te inventariseren en te specificeren, worden kosten bespaard tijdens het uitvoeringstraject.

Dit geldt ook voor het inventariseren van de inkoopbehoefte. Door in een vroeg stadium al te bedenken welke opdrachten kunnen worden geclusterd, komt men tot grotere projecten die door een openbare aanbesteding goedkoper op de markt gebracht kunnen worden dan kleine opdrachten die snel (onderhands) aanbesteed worden. Het mes snijdt in zo’n geval aan twee kanten. Het voordeel van clustering en het voordeel door openbaar aanbesteden.

2.5 De begrippen ‘inkopen’ en ‘aanbesteden’

Een van de knelpunten die bij het aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten kan worden gesignaleerd, is dat er verwarring ontstaat door het verschillend hanteren van diverse begrippen. Zo worden de begrippen inkopen en aanbesteden door elkaar gebruikt. In het normale spraakgebruik wordt het woord inkopen vaak verbonden Leveringen en Diensten, terwijl aanbesteden een normaal gebruikt woord in de bouw is.

2.5.1 Wat is inkoop?

De meest gebruikte definitie voor inkopen is:

‘Inkopen is elk proces dat leidt tot een factuur’

Uit deze stelling volgt echter dat niet alleen het volledige proces van inventariseren tot en met nazorg ‘inkopen’ is. Ook bijvoorbeeld het bestellen uit een bestaand contract is inkopen en ook direct een winkel instappen, bestellen en betalen valt onder het begrip inkopen. Dit laatste zal altijd blijven bestaan voor het inkopen van bijvoorbeeld kleinere goederen en diensten, waarvoor bij het doorlopen van het gehele inkoopproces meer kosten dan baten met zich brengt.

2.5.2 Wat is aanbesteden?

In figuur 1 is het gedeelte van het inkoopproces gevormd door de fasen: specificeren, selecteren en contracteren, aangegeven met de term ‘aanbesteden.’ Hiermee wordt dus dat deel van het inkoopproces bedoeld, dat grofweg start met het ter beschikking hebben van geld (krediet) voor iets dat men kan beschrijven (in een bestek) en dat leidt tot een schriftelijke opdracht (contract) aan een externe partij. Dit wordt beschreven in de volgende stelling:

‘Aanbesteden is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van Werken of de levering van Diensten of producten’.

Bij professioneel aanbesteden zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie de sleutelwoorden.

Zowel het proces van het aanbesteden van Leveringen en Diensten als van het aanbesteden van Werken kan op eenzelfde professionele wijze worden uitgevoerd om een zo goed mogelijk product voor de beste prijs-kwaliteitverhouding te verwerven.

Als gevolg van deze conclusie dat aanbesteden van Leveringen en Diensten hetzelfde is als het aanbesteden van Werken kan worden volstaan met dezelfde procedures.

Hiermee wordt bereikt dat er binnen de gemeente Rheden een eenduidige benadering wordt gevoerd voor het inkopen en aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten.

Voor verdere verduidelijking van opgenomen termen is in bijlage 2 van deze nota een begrippenlijst opgenomen.

Conclusies hoofdstuk 2

• -

  Professioneel inkopen leidt tot een betere prijs-kwaliteitverhouding.

• -

  Voor het aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten worden dezelfde procedureregels gevolgd.

• -

  Professioneel inkopen leidt tot een integer handelend overheidsapparaat.

• -

  Gezamenlijk inkopen en aanbesteden kan leiden tot (extra) kostenbesparingen.

3.1 EG-verdrag

In 1958 heeft Nederland het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap ondertekend. Dit verdrag heeft als belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EU. Een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij kan plaatsvinden. Ingevolge dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op transparante, objectieve en non-discriminerende wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken.

Het EG-verdrag bevat enige algemene grondbeginselen die van toepassing zijn op al het handelen van overheidsinstellingen. Het betreft beginselen van een open markteconomie met vrije mededinging, waarbij een doelmatige toewijzing van middelen wordt bevorderd. In de nieuwe Richtlijn wordt dit expliciet door de Europese Commissie vastgelegd. Dit betekent dat opdrachtverlening onder de Europese drempelbedragen ook op transparantie, objectieve en niet discriminerende wijze dienen plaats te vinden. Ook hiervoor moeten doorzichtige aanbestedingsprocedures worden gevolgd met een objectieve beoordeling.

De bepalingen van het EG-verdrag gelden voor opdrachten onder én boven de drempelwaarden zoals vermeld in de hieronder vermelde Europese richtlijnen. Vooral de navolgende bepalingen moeten worden nageleefd bij het plaatsen van opdrachten:

• -

  artikel 28 EG, dat in beginsel alle overheidsmaatregelen verbiedt die het vrije verkeer van goederen binnen de EG beperken;

• -

  artikel 39 EG, dat ziet op het vrije verkeer van werknemers en directe en indirecte discriminatie naar nationaliteit van werknemers met de nationaliteit van een EG-lidstaat verbiedt;

• -

  artikel 43 EG, dat gelast beperkingen van de vrijheid van vestiging op te heffen;

• -

  artikel 49 EG, verbod beperkingen van vrije verkeer van Diensten binnen de gemeenschap.

Deze bepalingen hebben allen directe werking hetgeen wil zeggen dat zij tegen overheidsinstellingen van de Lidstaten kunnen worden ingeroepen. Ze zijn voor de praktijk met name van belang voor overheidsopdrachten/aanbestedingen die niet onder de gestelde drempel-waarde van een richtlijn valt, of in geval de aanbestedingsrichtlijn geen uitputtende regeling bevatten of onvolledig/gebrekkig zijn.

3.2 Europese richtlijn

De Europese Unie heeft de wetgeving ten aanzien van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten bijgesteld en vereenvoudigd. In het kader van deze herziening, die voor de vijfentwintig lidstaten van de Europese Unie geldt, zijn de vier vorige Europese richtlijnen tot twee wetsteksten samengevoegd, namelijk:

• -

  Richtlijn 2004/18/EG, aanbestedingsrichtlijn voor Werken, Leveringen en Diensten;

• -

  Richtlijn 2004/17/EG, richtlijn voor de nutssectoren water, energie, transport en posterijen.

Om de uitvoering van Richtlijn 2004/18/EG te realiseren is voor deze Europese Richtlijn omgezet in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (hierna het Bao).

In het Bao zijn de aanbestedingsregels opgenomen betreffende de procedures voor overheidopdrachten voor Werken, Leveringen en Diensten. In dit besluit zijn procedureregels gegeven voor het uitvoeren van aanbestedingen. Dit besluit moet worden toegepast door aanbestedende diensten bij opdrachten voor ‘Werken’, ‘Leveringen’ en ‘Diensten’ als de waarde van de opdracht een bepaald drempelbedrag overschrijdt, zoals hieronder wordt toegelicht. Daarnaast zijn de uitgangspunten van dit besluit van toepassing op de Beleidsnota aanbestedingen.

3.3 Aanbesteden gezien in het licht van het Bao (Besluit aanbestedingregels voor overheidsopdrachten)

Voor het opstellen van een goed aanbestedingsbeleid zijn de Europese en nationale regels van belang. Deze regels zijn van invloed op de te volgen procedures door de aanbestedende dienst. Men moet ‘Europees’ aanbesteden wanneer de volgende drie vragen bevestigend kunnen worden beantwoord:

3.3.1 Vraag 1: Is er sprake van een aanbestedende dienst?

Als aanbestedende dienst in de zin van het Bao worden beschouwd:

• -

  de Staat;

• -

  een provincie, een gemeente, een waterschap;

• -

  een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

Tevens worden als aanbestedende Diensten beschouwd: verenigingen gevormd door een of meer van deze lichamen of instellingen en privaatrechtelijke instellingen welke een taak van algemeen belang uitvoeren en welke grotendeels gefinancierd worden door middel van publieke gelden, grotendeels onder de invloedssfeer van een of meerdere van de hiervoor genoemde entiteiten vallen, of hun publieke taak uitvoeren op basis van een door een of meerdere van deze entiteiten verleende exclusieve concessie.

A De gemeente Rheden

De gemeente Rheden is als overheidsorgaan een aanbestedende dienst. Daarnaast kan de gemeente echter ook op andere wijzen betrokken zijn als aanbestedende dienst in de zin van het Bao.

B De gemeente Rheden als partner

Niet alleen de gemeente als rechtspersoon moet Europees aanbesteden, ook samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert moeten in vele gevallen voldoen aan de Europese regels.

Voor samenwerkingsverbanden moet bij ieder op te stellen contract worden bezien of en hoe de Europese regelgeving van toepassing is.

Uit oogpunt van transparantie, objectiviteit en gelijke behandeling is het natuurlijk altijd mogelijk de partner voor een samenwerkingsverband openbaar aan te besteden.

C De gemeente Rheden als subsidiegeefster

Op grond van het EG-verdrag is iedere vorm van staatssteun, ongeacht of die direct of indirect wordt verleend onverenigbaar met het Europese mededingingsrecht indien de mededinging binnen de Europese gemeenschap daardoor vervalst wordt of dreigt te worden vervalst.

Daarbij wordt onder staatssteun verstaan:

‘steunmaatregelen van de lidstaten of in welke vorm ook met staatsmiddelen bekostigd, die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen of bepaalde procedures vervalsen of dreigen te vervalsen, voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloedt’

Hieronder kunnen worden verstaan subsidies, rentevergoedingen, garanties van opgenomen leningen, kredietfaciliteiten verkoop van onroerend goed tegen een niet marktconforme prijs, betaling van door de overheid van kunstmatig verhoogde prijzen, etc.

Wanneer de gemeente subsidies verstrekt, betekent dit dat er overheidsgeld wordt uitgegeven. Ook in dit geval heeft de gemeente de verplichting ervoor te zorgen dat het uitgeven van dit overheidsgeld op een transparante en objectieve wijze geschiedt.

De gemeente moet er op toezien dat opdrachten door instellingen, die voor meer dan 50% worden gesubsidieerd door de gemeente Rheden en vallen onder het aanbestedingsregime van de Richtlijn, Europees worden aanbesteed. In een dergelijk geval dient de gemeente in haar beschikking regels hieromtrent op te nemen.

Ook onder de Europese drempelbedragen kunnen in beschikkingen dergelijke regels worden opgenomen met inachtneming van onderhavige Beleidsnota aanbestedingen.

D De gemeente Rheden als subsidieontvangster

In geval de gemeente Rheden (Europese) subsidies ontvangt moeten de eisen, die de subsidiegever stelt ten aanzien van aanbestedingen, worden gevolgd.

Europese regelgeving is natuurlijk ook van toepassing op door Europa gesubsidieerde projecten. Hierbij dient rekening te worden gehouden dat in de subsidiebeschikkingen niet altijd expliciet vermeld wordt hoe de te voeren procedures moeten geschieden, omdat de Europese subsidiegever er van uitgaat dat de hierop van toepassing zijnde Europese regelgeving bekend is en derhalve wordt nageleefd.

3.3.2 Vraag 2: Valt de opdracht onder het Bao?

Op basis van de bepalingen van het Bao dient te worden bepaald of de te vergeven overheidsopdracht dient te worden aanbesteed.

3.3.2.1 Werken

Het Bao omschrijft overheidsopdrachten voor Werken als overheidsopdrachten die betrekking hebben op hetzij de uitvoering, hetzij zowel ontwerp als de uitvoering van Werken in het kader van de in bijlage I (lijst van werkzaamheden als bedoeld in artikel 1, onderdeel H overheidsopdrachten voor Werken), vermelde werkzaamheden of van een werk, dan wel het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet.

Een Werk wordt in de Richtlijn gedefinieerd als ‘het product van bouwwerken of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

3.3.2.2 Leveringen

Overheidsopdrachten voor Leveringen zijn andere opdrachten dan de onder Werken bedoelde overheidsopdrachten die betrekking hebben op de aankoop van, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie van producten.

Onder een opdracht voor levering wordt verstaan een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een leverancier voor:

aankoop, leasing, en huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten.

Ingeval een levering gepaard gaat met installatiewerken maken de kosten hiervan deel uit van de opdracht. In dit geval moet worden bezien of het aandeel ‘levering’ of het aandeel ‘installatie’ het grootste deel van de opdracht behelst, om uit te maken of de opdracht onder het Bao valt.

3.3.2.3 Diensten

In principe vallen alle opdrachten van aanbestedende Diensten, die niet ondergebracht kunnen worden bij de hierboven genoemde categorieën van Werken en Leveringen, onder de categorie Diensten.

Er bestaan twee soorten Diensten te onderscheiden:

• 1.

  De zogeheten A-Diensten of prioritaire Diensten, deze vallen onder de volledige werking van het Bao en zijn opgesomd in bijlage II (diensten als bedoeld in artikel 2, onderdeel J).

• 2.

  De zogeheten B-Diensten of residuaire Diensten, voor opdrachten van residuaire Diensten is slechts een deel van het Bao van toepassing; het komt erop neer dat deze Diensten volgens nationale regels kunnen worden aanbesteed en alleen een bericht van gunning moet worden gepubliceerd; met betrekking tot dit onderdeel wordt verwezen naar onderdeel B van bijlage II (diensten als bedoeld in artikel 2, onderdeel J).

Het is een misvatting te veronderstellen dat zgn. onderdeel B-Diensten ‘niet aanbesteed’ zouden hoeven te worden.

In het kader van de richtlijn behoeft slechts een ‘verlicht regime’ van de in het Bao opgenomen bepalingen te worden doorlopen, waarbij de aanbestedingsplicht echter onverkort blijft bestaan. Voor wat betreft de publicatieplicht geldt dat slechts een bericht van gunning behoeft te worden gepubliceerd. Ook hier geldt dat, ondanks het verlichte regime, men geen discriminerende bepalingen mag opnemen in de opdracht die bij voorbaat dienstverleners uitsluit. In het licht van een professionele bedrijfsvoering en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur kan, ondanks het feit dat het in het betreffende geval een residuaire dienst betreft, het in veel gevallen toch doeltreffend en gewenst zijn een ‘normale’ (Europese) (openbare) aanbesteding te doen plaatsvinden.

Het is mogelijk dat meerdere categorieën van opdrachten van het Bao op een opdracht van toepassing zijn. Te denken valt aan het leveren en installeren van bijv. een telefooncentrale of het aanleggen van een riool met een aparte levering van rioolbuizen.

Ingeval een opdracht bestaat uit twee of meer delen die apart onder de verschillende categorieën van de Richtlijn vallen moeten de volgende regels gevolgd worden:

• 1.

  het totaal van de opdracht bepaalt of een opdracht boven de drempelwaarde valt;

• 2.

  de waarde van de grootste deelopdracht bepaalt onder welke categorie van de Richtlijn de totale opdracht valt.

3.3.3 Wordt het drempelbedrag overschreden?

Opdrachten van de gemeente moeten Europees/openbaar worden aanbesteed als de waarde van de opdracht de drempelwaarden genoemd in bijlage I (drempelbedragen aanbestedingsprocedures) overschrijdt.

Hierbij moet worden uitgegaan van een reële raming van de waarde van de opdracht. Ter bepaling van de hoogte van de waarde van de opdracht gelden bepaalde regels.

De belangrijkste daarvan is de bepaling dat opdrachten niet mogen worden opgedeeld in kleinere opdrachten om onder de drempelwaarde te komen en daarmee de richtlijn te ontduiken.

Voor de raming van een ‘werk’ geldt het totaal aan projectkosten, dus bijvoorbeeld inclusief voorbereidingkosten en de levering van materialen ook al worden deze als aparte opdrachten gegund.

Voor de opdracht van een ‘levering’ of een ‘dienst’ gelden als belangrijkste bepalingen:

• -

  dat geraamd moet worden de waarde van de opdracht gedurende de gehele looptijd van de opdracht;

• -

  dat een opdracht voor onbepaalde tijd wordt aangegaan of de looptijd niet bepaald kan worden, de waarde van het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd moet worden met 48.

3.3.3.1 Percelenregeling

In het Bao is een zogenaamde percelenregeling opgenomen. Dit betekent dat aanbestedende diensten van het Bao mogen afwijken voor percelen waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, minder dan € 80.000,00 bedraagt voor Diensten en € 1.000.000,00 voor Werken, mits het samengestelde bedrag van de percelen waarvoor is afgeweken niet meer dan 20% van de totale waarde van alle percelen beloopt.

Ten aanzien van Leveringen mogen aanbestedende diensten van het Bao afwijken voor percelen waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, minder dan € 80.000,00 bedraagt mits het samengestelde bedrag van de percelen in kwestie niet meer dan 20% van de totale waarde van alle percelen beloopt.

3.4 Nationale regelgeving

De Europese Richtlijn is vertaald in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Daarnaast geldt dat voor opdrachten onder de drempelwaarden zoals vermeld in de bovengenoemde Bao, het beginsel van het EG-verdrag staande blijft. Dit betekent dat opdrachten onder de drempelbedragen eveneens op een transparante, objectieve en non-discriminatoire wijze dienen te worden aanbesteed. Ook hiervoor moeten derhalve transparante aanbestedingsprocedures worden gevolgd met een objectieve beoordeling.

3.5 Gemeentewet

De Gemeentewet is het wettelijke kader voor het handelen van de gemeente. In deze wet is de accountantscontrole uitgebreid met een rechtmatigheidstoets, artikel 213 Gemeentewet. Dit betekent dat de accountant in zijn rapportage zal moeten aangeven of de overheidsgelden in beginsel zijn uitgegeven met inachtneming van de wet- en regelgeving, met name of de Europese regels zijn gevolgd.

3.6 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Naast de wettelijke regelgeving en het aanbestedingsbeleid zijn uiteraard de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het aanbestedingsrecht van toepassing. Het betreft hier een aantal geschreven en ongeschreven voorschriften. Een aantal van deze beginselen zijn opgenomen in de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Van belang zijn met name:

• -

  Gelijkheidsbeginsel

  Non-discriminatie. De gemeente moet bij aanbestedingen iedere gegadigde gelijke kansen geven en mag dus niet discrimineren.

• -

  Doelmatigheidsbeginsel

  De gemeente moet doelmatig met de algemene middelen omgaan.

• -

  Belangenbeginsel

  Dit houdt het verbod van willekeur en het zorgvuldigheidsbeginsel in.

• -

  Beginsel van verbod van détournement de pouvoir

  Eenvoudig gezegd houdt dit in dat de gemeente geen misbruik mag maken van haar bevoegdheden.

• -

  Openheidsbeginsel en het beginsel van controleerbaarheid

  Transparantie. Alles wat de gemeente doet moet openlijk en toetsbaar gebeuren.

• -

  Motiveringsbeginsel

  De gemeente moet iedere beslissing kunnen motiveren.

• -

  Proportionaliteitsbeginsel

  De eisen die de gemeente stelt moeten in alle redelijkheid worden opgesteld.

Daarnaast moet het aanbestedingsbeleid ook worden bezien in het licht van de integriteit van het gemeentelijk bestuur en het ambtelijk apparaat.

De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer dient zorgvuldig en zakelijk te zijn in de zin van onkreukbaarheid en integriteit. De openbare aanbesteding voldoet het meest aan dit uitgangspunt.

3.7 Burgerlijk Wetboek

Het Burgerlijk Wetboek (hoofdstukken 3 en 6) is van belang ten aanzien van het contractenrecht. Artikel 2.1 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de gemeente een rechtspersoon is in de zin van het Burgerlijk Wetboek, hetgeen betekent dat de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen kan verrichten. Artikel 6:162 van het Burgerlijk Wetboek, dat betrekking heeft op de onrechtmatige daad is voor afgewezen leveranciers en aannemers, aan wie geen opdracht wordt gegund een middel om alleen via de weg van een onrechtmatige daadactie bij de civiele rechter schadevergoeding te kunnen eisen wanneer zij als gevolg van de overeenkomst schade menen te lijden, dan wel een nieuwe aanbesteding te eisen.

3.8 Mededingingswet

Artikel 6, eerste lid van de Mededingingswet bepaalt dat het verboden is overeenkomsten tussen ondernemingen, besluiten van ondernemersverenigingen en onderling afgestemde feitelijke gedragingen van ondernemingen aan te gaan, die ertoe strekken of ten gevolge hebben dat de mededinging op de Nederlandse markt of een deel daarvan wordt verhinderd, beperkt of vervalst.

3.9 Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur en aanbestedingsaspecten

Naast de integriteit van het Gemeentebestuur en het ambtelijk apparaat is het ook van belang zeker te zijn van de integriteit van de opdrachtnemer.

Op 1 juni 2003 is de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet BIBOB), in werking getreden. Deze wet strekt ertoe het openbaar bestuur een instrument te verschaffen, waarmee het zich kan beschermen tegen het risico, dat criminele activiteiten worden gefaciliteerd. Niet alleen bij het verlenen van subsidies en vergunningen, maar ook door het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het doen van aanbestedingen. De wet voorziet onder meer erin dat een bestuursorgaan in bepaalde gevallen een gegadigde kan uitsluiten van gunning voor een bepaalde overheidsopdracht.

Aanbestedende diensten kunnen in voorkomende gevallen gebruikmaken van het Bureau maar het betreft geen verplichting. Naast de inschakeling van dit bureau bestaat de mogelijkheid een VOG-verklaring (Verklaring omtrent gedrag) te vragen van de inschrijvende partijen. Deze verklaring kan via de gemeente of de minister van Justitie worden aangevraagd bij het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (hierna: COVOG). Het COVOG onderzoekt zijn gedrag en geeft als er geen onregelmatigheden zijn een verklaring af. Indien het COVOG de verklaring omtrent gedrag afgeeft betekent dit dat genoemde uitsluitingsgronden niet aan de orde zijn. Indien het COVOG de verklaring niet afgeeft, hoeft dat echter niet te betekenen dat er grond is tot uitsluiting. De verklaring omtrent gedrag bestrijkt namelijk een ruimer terrein dan dat van de uitsluitingsgronden. Uit de afwijzende beschikking blijkt of de afwijzing samenhangt met een van de uitsluitingsgronden.

3.9.1 Bestrijding fraude en corruptie

In verschillende wetgeving zijn strikte voorwaarden voor deelneming aan overheidsopdrachten vastgelegd. Aan de hand van criteria als economische en financiële draagkracht, technische bekwaamheid en/of vakbekwaamheid moet worden vastgesteld of de ondernemer wel mag deelnemen.

De voorwaarden voor deelneming beogen ook een bijdrage te leveren aan een doeltreffende bestrijding van fraude en corruptie. Ondernemers die deel hebben uitgemaakt van een criminele organisatie of zich schuldig hebben gemaakt aan fraude, corruptie of het witwassen van geld worden automatisch van deelname uitgesloten. De aanbestedende dienst kan van een inschrijver bewijsstukken over zijn of haar gedrag en/of financiële situatie verlangen. Ook kan de hiervoor bevoegde nationale autoriteiten of autoriteiten van een andere lidstaat informatie worden ingewonnen.

Van deelname aan overheidsopdrachten kunnen ondernemers worden uitgesloten die:

• a.

  zijn onderneming niet is een onderneming die bij een onherroepelijk vonnis of arrest is veroordeeld, uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b, of 232a, 238ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht;

• b.

  zijn onderneming niet is een onderneming die in staat van faillissement, vereffening, surséance van betaling of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkwaardige procedure van de nationale wettelijke regeling;

• c.

  zijn onderneming niet is een onderneming waarvoor faillissement is aangevraagd waar tegen een procedure van vereffening of surséance van betaling of akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die in de nationale wettelijke regeling is voorzien aanhangig gemaakt;

• d.

  zijn onderneming niet is een onderneming die, bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de onderneming in het gedrang brengt;

• e.

  zijn onderneming niet is een onderneming die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;

• f.

  zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd is of in het land van de aanbestedende dienst;

• g.

  zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingenovereenkomstig de wettelijke bepalingen van het land van de aanbestedende dienst;

• h.

  zijn onderneming niet is een onderneming die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van BAO kunnen worden verlangd of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

3.10 Mandaatregels van de gemeente Rheden

Het vaststellen van bestekken, het uitschrijven van aanbestedingen, het aanbesteden en gunnen van opdrachten voor Werken, Leveringen en Diensten geschiedt overeenkomstig het Mandaatbesluit.

3.11 Aanbestedingsreglementen en inkoopvoorwaarden

De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het hanteren van aanbestedingsreglementen, inkoopvoorwaarden en standaard offerteaanvragen en bestekken/programma van eisen.

Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen. Deze reglementen bevatten regels voor de wijze van aanbesteden, de bekendmakingen, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen.

3.11.1 Aanbestedingreglement Werken 2005 (ARW 2005)

Voor het aanbesteden van Werken van de Rijksoverheid gelden de procedures genoemd in het Aanbestedingreglement Werken 2005 (ARW 2005). Het ARW 2005 behandelt de precontractuele fase. Het ARW 2005 is per 1 december 2005 in werking getreden en vervangt met ingang van die datum het UAR 2004 en het Uniform Aanbestedings Reglement-EG 1991 (UAR-EG 1991).

Voor de Rijksoverheid is het ARW 2005 verplicht voorgeschreven bij de aanbesteding van Werken. Voor de lokale overheden ontbreekt de verplichte toepassing hiervoor bij de aanbesteding van Werken. Het ARW 2004 en het UAR 2001 mag door de lokale overheden nog wel worden toegepast. De VNG adviseert overigens haar leden voor de aanbesteding van Werken het ARW 2005 de openbare, niet-openbare en onderhandse procedure te hanteren. Dit reglement bevordert de openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid van het aanbestedingsproces. De gemeente Rheden zal derhalve bij de aanbestedingen van Werken het ARW 2005 hanteren.

3.11.1.1 Toepassing ARW 2005

Indien in de aankondiging of uitnodiging tot inschrijving het ARW 2005 van toepassing wordt verklaard, zijn de bepalingen onverkort van toepassing tenzij daarvan uitdrukkelijk wordt afgeweken. Afwijkingen van de bepalingen mag alleen indien van de aanbesteder redelijkerwijs geen onverkorte toepassing van de bepalingen kan worden gevergd dan wel indien in de regeling in de mogelijkheid van afwijking wordt voorzien.

3.11.1.2 Vergoeding van kosten

De parlementaire enquêtecommissie Bouwfraude heeft geadviseerd de rekenvergoedingen af te schaffen. De opstellers van het ARW 2005 hebben dit advies overgenomen, maar menen blijkens de toelichting dat er wel ruimte moet zijn voor vergoeding van ontwerpkosten. Daartoe is echter in het ARW 2005 geen regeling opgenomen, omdat dit maatwerk per project is.

Ontwerpkosten worden slechts vergoed indien daadwerkelijk een ontwerp gevraagd wordt als onderdeel van innovatief aanbesteden of als varianten van de inschrijver worden gevraagd. Hiertoe wordt dan in de bekendmaking of het selectiedocument een eventuele ontwerpkostenvergoeding opgenomen.

Het aanbestedingsbeleid van de gemeente Rheden wijst het structureel regelen van een vergoeding voor gemaakte kosten af.

3.11.1.3 Varianten van de inschrijver

De inschrijver kan slechts een variant indienen indien door de aanbestedende dienst (gemeente Rheden) uitdrukkelijk in de aankondiging bekend wordt gemaakt dat daarvoor gelegenheid is. De gemeente Rheden is verplicht om op voorhand de minimumeisen te geven waaraan varianten van de inschrijver moeten voldoen en de wijze waarop varianten kunnen worden ingediend. Het spreekt voor zich dat varianten alleen mogelijk zijn indien het gunningcriterium; de economisch meest voordelige aanbieding wordt gehanteerd.

3.11.1.4 Varianten en innovatie

De gemeente Rheden kan met zijn marktbenadering innovatie stimuleren door inschrijvers gelegenheid te geven om hun varianten in te dienen. Vraag is altijd of de inschrijver die een variant indient daarnaast verplicht moet worden om besteksconform in te schrijven.

Uit oogpunt van innovatie is het beter om een dergelijke eis niet te stellen. Industrialisatie en specialisatie in de bouw worden gestimuleerd als een ondernemer kan inschrijven met een oplossing waarin hij gespecialiseerd is zonder dat hij tevens moet inschrijven met een besteksconforme oplossing die hij niet concurrerend kan aanbieden. Bovendien verhoogt een inschrijvingsplicht op een besteksconforme inschrijving de transactiekosten zowel aan de zijde van de inschrijver als aan de zijde van de gemeente Rheden, terwijl een geforceerde en daardoor te dure besteksconforme inschrijving niet bijdraagt aan het doel van aanbesteden, het oproepen van concurrentie.

In vergelijkbare zin kunnen ook varianten van de gemeente Rheden beschouwd worden. Voor het bevorderen van innovatie is het vaak beter om inschrijvers niet te verplichten om op alle varianten van de aanbesteder in te schrijven.

3.11.2 Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 1989)

Dit reglement bevordert de objectiviteit en zorgvuldigheid tijdens de uitvoeringsfase. De administratieve en juridische verhouding tussen gemeente en aannemer is hierin eenduidig en op objectieve gronden te toetsen wijze vastgelegd.

3.11.3 Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde contractvormen (UAV GC 2005)

Hierin zijn de standaard voorwaarden opgenomen die van toepassing kunnen worden verklaard op geïntegreerde contracten. Voorbeelden van geïntegreerde contractvormen zijn Design & Build, Design & Construct, Turnkey, DBFM, en Bouwteamcontracten zoals die worden beschreven in hoofdstuk 6 van deze beleidsnota.

3.11.4 RAW-bestekken

RAW-bestekken zijn bestekken die zijn opgesteld volgens de regels van de systemen ‘Rationalisering Automatisering Wegenbouw’ (RAW). Dit zijn geautomatiseerde vormen van besteksbeschrijvingen die worden gebruikt in de Grond-, Weg- en Waterbouwsector. Deze wijze van bestekschrijven bevordert de transparantie en objectiviteit van een aanbesteding.

3.11.5 Aanbestedingsreglement voor het aanbesteden van Leveringen en Diensten

In tegenstelling tot Werken zijn voor Leveringen en Diensten geen afzonderlijke aanbestedingsreglementen. Dit betekent dat bij in ieder geval Europese aanbesteding het Bao (Besluit aanbestedingregels voor overheidsopdrachten) van toepassing wordt verklaard alsmede de inkoopvoorwaarden. Met het oog op de bevordering van de objectiviteit van de aanbestedingen van goederen en diensten zal de gemeente Rheden voor haar opdrachten voor Leveringen en Diensten zoveel als mogelijk het Bao van toepassing verklaren.

3.12 Keten- en inlenersaansprakelijkheid

De keten- en inlenersaansprakelijkheid is een anti-misbruikregeling. Het gaat hierbij om het misbruik dat aannemers en onderaannemers van werk en uitzend- en detacheringbureaus voor het uitlenen van tijdelijke arbeidskrachten, adviseurs en consultancy, kunnen maken bij de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen.

De keten- en inlenersaansprakelijkheidsregeling maakt respectievelijk de aannemer van het werk en de inlener van (tijdelijk) personeel aansprakelijk voor de loonbelasting en premies sociale verzekeringen. De wettelijke bepalingen van de keten- en inlenersaansprakelijkheidsregeling zijn opgenomen in respectievelijk de Invorderingswet 1990 en de Coördinatiewet Sociale Verzekering.

In verband hiermee dient de gemeente van aannemers en dienstverleners hun betalingsgedrag te kennen inzake afdracht van belastinggelden en afdracht van sociale verzekeringen. Hiervoor worden bij aanbestedingen schriftelijke verklaringen inzake de afdracht van de sociale lasten en belastingen van de inschrijvers geëist.

Om er zeker van te zijn dat een aannemer/dienstverlener ook tijdens de uitvoering van de opdracht hieraan voldoet, wordt bij het verlenen van de opdracht van de inschrijver geëist een G-rekening te openen. Een gedeelte van de te betalen termijnen wordt op deze G-rekening gestort ter zekerheid dat aan de afdracht van bovengenoemde gelden wordt voldaan.

3.13 Rechtsgang

Aanbestedingsprocedures zijn formele procedures waaraan hoge eisen worden gesteld. Het veronachtzamen van deze eisen en vormvoorschriften kan aanleiding geven tot juridische procedures. De Europese Commissie heeft een tweetal richtlijnen uitgevaardigd, waardoor er door bedrijven snel en doeltreffend geprocedeerd kan worden. Deze richtlijnen verplichten de EU-lidstaten nationale regelingen te treffen die voorzien in het vragen van opschorting van de aanbestedingsprocedure, het nietig verklaren van het gunningsbesluit en het vragen van schadevergoeding.

Ook kan de Europese Commissie op grond van het primaire gemeenschapsrecht, het Verdrag tot Oprichting van de EEG, zich tot het Europese Hof van Justitie wenden, indien zij van mening is dat een lidstaat zijn verplichtingen niet nakomt. Daarnaast kan het onverhoopt niet volgen van de Europese regels invloed hebben op de strekking van de van de accountantsverklaring voor door de Europese Unie gesubsidieerde projecten.

Een aanbesteding die niet met inachtneming van de Europese richtlijnen heeft plaatsgevonden wordt als onrechtmatig beschouwd. Dit kan voor de lidstaten, volgens de recent aangenomen boeteclausules in het Verdrag van Maastricht, grote financiële gevolgen hebben, die kunnen worden afgewenteld op de in overtreding zijnde aanbestedende dienst.

Het volgen van aanbestedingsprocedures kan tot gevolg hebben dat er rechtszaken over de interpretatie van het goed toepassen van de aanbestedingsregels zullen moeten worden gevoerd.

Als gevolg van de openheid, die de aanbestedende diensten moeten voeren in haar aanbestedingsbeleid, bestaat de kans, dat partijen die zich benadeeld voelen, gaan procederen om hun gelijk te krijgen. Vroeger waren marktpartijen daar terughoudender in, omdat zij niet op zogenaamde ‘zwarte lijsten’ van de gemeenten wilden komen. De regelgeving verbiedt het voeren van zwarte lijsten en gebiedt een objectieve benadering van marktpartijen. Hierdoor zijn ondernemers sneller genegen een juridische procedure aan te gaan met een overheidsinstantie. Dit geldt zeker ten aanzien van ondernemers die werkzaam zijn in branches, die aan hevige concurrentie onderworpen zijn.

Het mag echter niet zo zijn dat dit alles een reden is om opdrachten niet via openbare aanbestedingsprocedures uit te zetten. De kans is groot dat, dan alsnog openbaar aanbesteed moet worden. Dit zal dan tot aanzienlijke vertraging leiden en dus extra kosten met zich brengen.

3.14 Beleid andere overheidsinstanties

3.14.1 Gemeenten

Door een steeds verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de (lagere) overheden heeft het merendeel van de Nederlandse gemeenten een integrale notitie aanbestedingsbeleid vastgesteld voor zowel Werken, Leveringen en Diensten.

In het vastgestelde beleid van diverse gemeenten wordt uitgegaan van openbaar aanbesteden boven een bepaald drempelbedrag. In het beleid is vastgelegd dat van deze regel afgeweken kan worden, waarbij dan wel een beargumenteerd advies hoort.

De drempel die wordt gehanteerd verschilt van gemeente tot gemeente. Deze ligt tussen de € 100.000,00 en € 500.000,00.

Onder deze drempel bevindt zich veelal een tweede drempel variërend van € 50.000,00 tot € 500.000,00 waartussen meervoudig wordt aanbesteed.

Onder het derde drempelbedrag (variërend tot € 50.000,00) wordt tot enkelvoudige aanbesteding overgegaan.

De hoogte van de drempelbedragen is niet afhankelijk van de grootte van de gemeente.

3.14.2 Provincie Gelderland

De provincie Gelderland heeft een beleid voor het aanbesteden. Naast de Europese regelgeving die wordt gevolgd, geldt een beleid waarbij vanaf een bedrag van € 125.000,00 openbaar wordt aanbesteed, (behoudens wegenbouw, daar ligt de drempel op € 250.000,00) tenzij dringende redenen zijn aan te voeren om hiervan af te wijken. Opdrachten met een waarde lager dan € 30.000,00 worden enkelvoudig onderhands aanbesteed. Tussen deze bedragen (€ 30.000,00 en € 250.000,00) wordt meervoudig onderhands aanbesteed.

3.14.3 Rijksoverheid

Volgens de Europese regels moet de Rijksoverheid Leveringen en Diensten boven een drempelwaarde van € 137.000,00 Europees aanbesteden. Onder deze grens mag vooralsnog meervoudig onderhands worden aanbesteed.

3.14.4 Rheden

De gemeente Rheden zal bij haar aanbestedingsbeleid de drempelbedragen hanteren die zijn genoemd in bijlage I, Tabel drempelbedragen. De gemeente Rheden besteedt haar opdrachten aan volgens openbare aanbestedingsprocedures, tenzij er redenen zijn om daar van af te wijken.

Conclusies hoofdstuk 3

• -

  Opdrachten waarvan de waarde hoger is dan de drempelwaarde genoemd in de Europese richtlijn worden aanbesteed overeenkomstig deze Europese richtlijn.

• -

  In geval de gemeente Rheden als subsidiegever of subsidieontvanger functioneert, moet worden bezien welke aanbestedingsregels in de subsidiebeschikkingen opgenomen moeten worden.

• -

  In geval van samenwerking van de gemeente Rheden met een marktpartij wordt uiterst zorgvuldig, en het liefst vóór het leggen van contacten met marktpartijen, bezien of de daaruit voortvloeiende samenwerkingsvorm moet/kan worden aanbesteed.

• -

  De gemeente Rheden past bij haar aanbestedingen voor zover mogelijk en toegestaan bestaande aanbestedingsreglementen toe (bijv. het ARW 2005), alsmede de Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Rheden’.

• -

  Bij meervoudig onderhands aanbesteden zal zo mogelijk de plaatselijke markt worden benaderd met daarnaast minimaal één marktpartij van buiten de regio, om de concurrentie te waarborgen.

• -

  In verband met de keten- en de inlenersaansprakelijkheid worden van aannemers/dienstverleners, aan wie men voornemens is de opdracht te gunnen, schriftelijke verklaringen verlangd inzake het nakomen van hun verplichtingen inzake de afdracht van belastinggelden en sociale premies. Bovendien zal het openen van een zgn. G-rekening worden verlangd.

4.1 Aanbestedingsvormen

De volgende vormen van aanbesteden worden onderscheiden (tussen haakjes wordt het Europese equivalent gemeld):

4.1.1 Openbare aanbestedingsprocedures

4.1.1.1 De openbare aanbesteding (overeenkomend met een openbare Europese procedure)

Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij eenieder kan inschrijven (dat wil zeggen een (prijs)aanbieding doen).

4.1.1.2 De openbare aanbesteding met voorafgaande selectie (overeenkomend met de Europese niet-openbare procedure)

Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor -na selectie van de gegadigden- een of meer van hen (bij Europese procedure minimaal 5) tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd.

4.1.2 Onderhandse aanbestedingsprocedures

4.1.2.1 De onderhandse aanbesteding (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, slechts in uitzonderlijke omstandigheden, die staan beschreven in de richtlijn, toegelaten)

Een aanbesteding volgens de onderhandse procedure is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee ondernemers tot inschrijving worden uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal niet meer bedraagt dan zes (volgens het ARW 2005) natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) tot inschrijving of tot onderhandeling wordt uitgenodigd.

4.1.2.2 De onderhandse aanbesteding na selectie(onderhandelingsprocedure na voorafgaande bekendmaking)

Een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna een of meer van hen (EU-richtlijnen: minimaal 3) tot inschrijving of tot onderhandelingen kunnen worden uitgenodigd.

4.1.3 Enkelvoudige uitnodiging (al dan niet met afstandsverklaring)

Deze vorm van aanbesteding wordt ook wel ‘één op één benadering’ of ‘gunning uit de hand’ genoemd. Dit is geen geregelde aanbestedingsvorm, deze vorm wordt toegepast bij kleine opdrachten, waar een aanbestedingsproces naar verhouding te veel kosten met zich brengt.

4.1.4 De offertemethode

In sommige terminologie gebruikte term voor de aanbestedingsvorm die overeenkomt met de onderhandse aanbesteding met meerdere inschrijvers.

De voor- en nadelen van de verschillende procedures staan hieronder vermeld.

4.2 Voor- en nadelen van de verschillende aanbestedingsprocedures

4.2.1 De openbare aanbesteding (overeenkomend met een openbare Europese procedure)

Voordelen:

• -

  een maximale mededinging van de markt die kan leiden tot de beste prijs-kwaliteitverhouding;

• -

  transparantie, openbaarheid en non-discriminatie door de overheid zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure;

• -

  kennismaking met (voor de opdrachtgever) nieuwe bedrijven;

• -

  het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken.

Nadelen:

• -

  de selectiecriteria/geschiktheidseisen dienen zeer zorgvuldig geformuleerd te worden, omdat het bij onbekende opdrachtnemers vaak moeilijk beoordelen is of zij aan de te stellen kwaliteitseisen voldoen;

• -

  de kans dat ‘misbruik’ wordt gemaakt van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter, zo ook de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren; door goede kwaliteitsborging is dit aspect te ondervangen;

• -

  bij ingewikkelde aanbestedingen, zeker die waarbij het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’ geldt, moeten kosten worden gemaakt ten behoeve van de selectie; dit geldt zowel voor de inschrijver, die zijn inschrijving moet maken, als voor de aanbesteder welke de ingediende aanbiedingen moet beoordelen. Dit is zonodig te ondervangen door aanbestedingen met dit gunningscriterium door middel van de openbare aanbestedingsprocedures met voorafgaande selectie te houden.

4.2.2 De aanbesteding met voorafgaande selectie (overeenkomend met de Europese niet-openbare procedure)

Voordelen:

• -

  een ruime mededinging van de markt, omdat openbaar bekendgemaakt wordt dat gegadigden zich voor het werk kunnen aandienen;

• -

  transparantie, openbaarheid en non-discriminatie door de overheid zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure;

• -

  kennismaking met (voor de opdrachtgever) onbekende bedrijven;

• -

  het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken;

• -

  de opdrachtgever kan van tevoren een maximum aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden vaststellen. Dit loont vooral de moeite indien het gunningscriterium meer bevat dan alleen de laagste prijs: de opdrachtgever hoeft dan slechts een beperkt aantal aanbiedingen met elkaar te vergelijken.

Nadelen:

• -

  de (selectie)procedure vergt meer tijd (tijdwinst kan worden geboekt door de selectie te starten voordat het bestek gereed is);

• -

  de kans dat misbruik wordt gemaakt van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter, zo ook de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren;

• -

  de prijs kan gemiddeld iets hoger liggen dan bij een openbare aanbesteding doordat er minder concurrentie is;

• -

  mogelijke klachten door niet-geselecteerde gegadigden.

4.2.3 De onderhandse aanbesteding en de onderhandse aanbesteding na selectie

Voordelen:

• -

  de procedure (zonder selectie) vergt minder tijd;

• -

  de mogelijkheid rechtstreeks bedrijven uit te nodigen die voor het werk geschikt zijn, bijvoorbeeld opdrachtnemers met speciale kwaliteiten of faciliteiten (bepaalde expertise, eigen ontwerpbureau, materiaal of bijzonder materieel enz.);

• -

  het scheppen en/of in stand houden van een vertrouwensrelatie met de opdrachtnemer.

Nadelen:

• -

  het concurrentie-element is kleiner, er bestaat geen zekerheid over concurrerende prijsaanbiedingen;

• -

  verlies van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen (bij frequent gebruik van deze aanbestedingsvorm);

• -

  geen kans op contact met een nog niet bekend, doch goed bedrijf;

• -

  problemen bij het maken van de objectieve keuze wie uitgenodigd zullen worden;

• -

  transparantie, openbaarheid en non-discriminatie zijn niet inherent aan deze procedures;

• -

  kans op onderlinge prijsafspraken tussen inschrijvers is aanwezig (ondanks verbod);

• -

  mogelijke klachten door niet-geselecteerde gegadigden.

4.2.4 De enkelvoudige uitnodiging en de offerteprocedure

Voordelen:

• -

  de procedure is kort;

• -

  een maximale mogelijkheid om bij de keuze van de aannemers/leveranciers/ dienstverleners rekening te houden met hun know-how in relatie tot de eisen/wensen die aan het werk, product of dienst te stellen zijn;

• -

  de vertrouwensrelatie met de opdrachtnemer kan benut worden;

• -

  de uitvoeringswijze kan vooraf worden besproken, hetgeen een gunstige invloed op de prijs-kwaliteitverhouding kan hebben;

• -

  de kosten van deze procedure zijn laag.

Nadelen:

• -

  geen concurrentie, hetgeen tot een hogere prijs kan leiden;

• -

  de vereiste grote kostendeskundigheid van de opdrachtgever;

• -

  het risico is aanwezig dat steeds weer hetzelfde bedrijf wordt uitgenodigd om als enige een prijsaanbieding te doen; er kan dan een al te goede verstandhouding ontstaan, waardoor de waakzaamheid in verschillende opzichten kan verslappen;

• -

  verantwoordingsproblemen, in de zin van transparantie, openbaarheid en objectiviteit.

4.2.5 Dynamisch aankoopsysteem (elektronisch aanbesteden en veilen)

Voordelen:

• -

  volledige marktwerking;

• -

  procedure heeft een grote mate van transparantie en objectiviteit;

• -

  elektronische veilingen zijn in principe toegestaan voor elk type opdracht;

• -

  procedure sneller dan andere aanbestedingsprocedures;

• -

  lagere lasten voor zowel de aanbestedende diensten als ondernemers;

• -

  inschrijvers meer kans omdat het aanbod kan worden bijgesteld.

Nadelen:

• -

  niet toegestaan/geschikt voor opdrachten voor Diensten en Werken van intellectuele aard;

• -

  selectieprocedure vergt meer tijd;

• -

  kans op inschrijvingen beneden de kostprijs.

4.2.6 Concurrentiegerichte dialoog

Voordelen:

• -

  geschikt voor (grote) zeer complexe opdrachten;

• -

  inschrijving mag worden gepreciseerd, doch niet wezenlijk worden gewijzigd;

• -

  maatwerk door grote mate van flexibiliteit.

Nadelen:

• -

  procedure kan lange doorlooptijd met zich brengen;

• -

  mag uitsluitend worden toegepast op bijzondere complexe opdrachten;

• -

  alleen gunningscriterium: economisch meest voordelige aanbieding.

4.3 Keuze aanbestedingsvorm

Uitgangspunt van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Rheden is:

‘openbaar aanbesteden, tenzij ………’

er redenen zijn aan te voeren die een andere aanbestedingsprocedure noodzakelijk maken.

Daarboven geldt dat opdrachten, waarvan de geraamde waarde boven de in de Europese richtlijn vermelde drempelbedragen vallen, altijd volgens de Europese aanbestedingsprocedures worden uitgevoerd.

Van openbaar aanbesteden en van meervoudig onderhands kan o.a. worden afgeweken wanneer o.a. de kosten hiervan niet in verhouding staan tot de mogelijke financiële opbrengsten.

Afhankelijk van de hoogte van de opdracht, kan dit een reden zijn om, gemotiveerd en onder voorwaarden, van het principe van openbaar aanbesteden af te wijken. In deze nota worden de indicatieve drempelwaarden genoemd die hierna in bijlage 1, Tabel drempelbedragen, zijn weergegeven. Overigens kan ook onder de genoemde grenzen de markt worden benaderd met toepassing van de openbare aanbestedingsprocedure.

Conclusies bij hoofdstuk 4

• -

  De gemeente Rheden besteedt in principe zijn opdrachten aan door middel van een openbare aanbestedingsprocedure, tenzij er redenen zijn om daarvan af te wijken.

• -

  Wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan openbaar aanbesteden, kan van het principe van openbaar aanbesteden gemotiveerd worden afgeweken, behalve wanneer het om opdrachten gaat welke de Europese drempelbedragen te boven gaan.

• -

  Betreffende de kostenaspecten die met aanbestedingsprocessen gepaard gaan, kunnen voor afwijkende aanbestedingsprocedures de drempelbedragen van bijlage 1, Tabel drempelbedragen, worden aangehouden.

• -

  Opdrachten worden niet in kleinere opdrachten gesplitst om onder het openbaar aanbesteden uit te komen.

5.1 De fase ‘Specificeren’

Tijdens deze fase wordt gespecificeerd aan welke eisen en wensen de aanbieder en de aanbieding moeten voldoen. Met deze specificaties wordt een bestek, ook wel programma van eisen of offerteaanvraag genoemd, opgesteld. Wanneer het bestek gereed is, wordt in geval van een openbare procedure een aankondiging (advertentie) geplaatst met een oproep om belangstelling te tonen voor de te plaatsen opdracht.

Gegadigden voor de opdracht kunnen het bestek vervolgens aanvragen en een aanbieding doen voor een bepaalde datum en tijdstip. Dit moment wordt de ‘aanbesteding’ genoemd, waarmee de fase ‘Specificeren’ wordt afgesloten.

5.1.1 Het bestek/programma van eisen/de offerteaanvraag

5.1.1.1 Technische beschrijving

Het belang van het bestek is tweeledig:

• -

  Het bestek/programma van eisen dient een volledig beeld te geven van het gewenste te leveren product/dienst en wel zodanig dat het uiteindelijke resultaat kan worden getoetst aan de eisen vermeld in het bestek.

• -

  In het bestek/programma van eisen staan de verplichtingen vermeld die de betrokken partijen jegens elkaar hebben.

De te leveren producten/diensten moeten in het bestek/programma van eisen nauwkeurig worden gespecificeerd en worden opgesteld met objectieve eisen en wensen.

Er mag geen gebruik worden gemaakt van verwijzing naar merken, octrooien of typen of naar een bepaalde oorsprong of herkomst. In de gevallen waarin een dergelijke verwijzing onvermijdelijk is, moet worden vermeld ‘of daarmee overeenstemmend’.

In geval van een Europese aanbesteding moet worden verwezen naar Europese normen. Indien deze niet bestaan wordt bij voorkeur verwezen naar internationaal aanvaarde normen.

In geval van een aanbesteding voor een werk waarbij voor het opstellen van het bestek de RAW-systematiek (zie punt 3.12.4) wordt gebruikt, is de vorm en indeling van het bestek eenduidig en algemeen aanvaard. De beschrijvingen van de werkzaamheden zijn grotendeels digitaal voorhanden hetgeen het schrijven van het bestek vereenvoudigd.

Voor opdrachten voor Leveringen en Diensten bestaan dergelijke geautomatiseerde systemen (nog) niet. Het is aan de aanbesteder zelf de vorm en inhoud te bepalen. Hierbij moet worden voorkomen dat de beschrijving van de eisen en wensen voor meerdere uitleg vatbaar zijn. In een dergelijk geval kunnen offertes ontvangen worden ingediend welke niet objectief vergelijkbaar zijn. Aanbevolen wordt daarom het bestek in te delen naar eisen waaraan de inschrijver en de aanbieding moeten voldoen en wensen waarbij aan de inschrijvers wordt overgelaten hoe deze aan de wensen denken te kunnen voldoen. Door weging van de aanbiedingen hoe het best aan de wensen wordt voldaan kan men de beste inschrijver selecteren.

Door functioneel te omschrijven, in plaats van gedetailleerde technische omschrijvingen kan men de markt vrijlaten innovatieve aanbiedingen te doen. Als vast onderdeel van het bestek zal altijd worden verwezen naar de UAV (ingeval van Werken) of de Algemene inkoopvoorwaarden (ingeval van Leveringen en Diensten).

5.1.1.2 Selectiecriteria

In het bestek/programma van eisen worden ook de selectiecriteria opgenomen. De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver, zowel op de dag van inschrijving als op de dag van opdrachtverlening, moet voldoen. De selectiecriteria moeten voor alle gegadigden gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast en getoetst.

In het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten staan de selectiecriteria opgesomd, die door een aanbestedende dienst mogen worden toegepast. Van deelname aan overheidsopdrachten worden ondernemers uitgesloten overeenkomstig hetgeen is opgenomen onder 3.9.1.

Bij het gebruik van de selectiecriteria moet er op worden gelet dat deze proportioneel en objectief zijn. Het uitgangspunt moet zijn, de te stellen selectie-eisen met terughoudendheid toe te passen en de leveranciers niet te belasten met onnodige administratieve lasten. Men moet erop bedacht zijn dat de aanbieder aan iedere eis, die wordt opgenomen in het bestek, moet (kunnen) voldoen en dat ieder te overhandigen document geld kost. Dit laatste geldt voor zowel de inschrijver als de aanbesteder.

5.1.1.3 Gunningcriteria

In het bestek/programma van eisen moet tevens het gunningcriterium worden benoemd. Men heeft de keuze uit twee criteria:

• -

  de laagste prijs;

• -

  de economisch meest voordelige aanbieding.

Het gunningcriterium ‘de laagste prijs’ mag duidelijk worden verondersteld. Degene die voldoet aan de selectie-eisen en de laagste aanbieding doet voor het gevraagde in het bestek zal de opdracht moeten worden gegund.

Het gunningcriterium van ‘de economisch meest voordelige aanbieding’ is een verzamelbegrip. Dit criterium is opgebouwd uit verschillende subcriteria die per opdracht kunnen variëren.

Mogelijke subcriteria zijn: prijs, kwaliteit, service, garanties, planning etc. Het is voor de aanbieders van belang te weten welke aspecten het belangrijkst voor de aanbestedende dienst zijn, opdat zij een zo goed mogelijke aanbieding kan worden gedaan. Men is daarom dan ook verplicht in het bestek/programma van eisen de rangorde van de criteria aan te duiden en het gewicht van de criteria aan te geven.

5.1.2 De inlichtingenronde

Inschrijvers kunnen in de gelegenheid worden gesteld vragen te stellen over de inhoud van het bestek/programma van eisen (eisen/wensen). Deze informatieronde kan zowel mondeling tijdens een zogenaamde pre-bid meeting of schriftelijk geschieden. In dit laatste geval worden alle gestelde vragen van alle inschrijvers geanonimiseerd en beantwoord. Daarna worden alle vragen en de antwoorden daarop aan alle bij de aanbestedende dienst bekende houders van het bestek/programma van eisen toegezonden.

5.1.3 De aanbesteding

Op een in het bestek/programma van eisen de offerteaanvraag aangegeven datum en tijdstip moeten alle inschrijvingen bij de aanbesteder binnen zijn.

In de bouw is het gebruikelijk hiervoor een gesloten bus te plaatsen waarin de inschrijvers voor een bepaald tijdstip hun aanbieding, in een gesloten enveloppe, kunnen deponeren. Op het van tevoren bekendgemaakte tijdstip worden de enveloppen geopend en de bedragen van de aanbiedingen opgelezen.

In geval van Leveringen en Diensten is deze procedure niet verplicht (zie ook onder 5.2 ‘Selecteren’).

Van belang bij alle aanbestedingen (van zowel Werken, Leveringen als Diensten) is dat inschrijvingen die te laat worden ingediend niet in behandeling mogen worden genomen.

Bij Europees aanbesteden bestaat er het criterium dat alleen sprake is van concurrentie wanneer zich drie of meer inschrijvers hebben gemeld. Indien slechts één of twee inschrijvers zich hebben gemeld dan moet of het bestek worden gewijzigd (indien de eisen te zwaar zijn gesteld en slechts één of twee gegadigden er aan kunnen voldoen), of men kan overgaan tot een van de onderhandelingsprocedures zoals beschreven in de Richtlijn.

5.2 De fase ‘Selecteren’

Na het houden van de aanbesteding genoemd onder 5.1.3 volgt de selectiefase. Dit is de fase waar uit de verschillende offertes de beste aanbieding wordt geselecteerd.

Als eerste moet worden bezien of de inschrijvers voldoen aan de selectiecriteria. Pas in tweede instantie wordt de aanbieding geselecteerd die het beste aansluit bij de opgestelde gunningcriteria.

In geval het gunningcriterium ‘de laagste prijs’ is, is de selectie van de beste inschrijver eenvoudig. In de praktijk wordt dan ook meestal het proces omgedraaid. Eerst wordt bekeken welke aanbieding de laagste prijs heeft en daarna pas wordt bekeken of de aanbieder die de aanbieding met deze laagste prijs heeft gedaan ook werkelijk aan de selectiecriteria voldoet. Voldoet de inschrijver aan alle gestelde criteria dan kan de opdracht aan hem worden gegund.

In het geval het gunningcriterium ‘de economisch meest voordelige aanbieding’ is, moet worden bekeken welke inschrijving het meeste aan het gewenste resultaat voldoet. Dit moet op een objectieve wijze geschieden. Tevens moet worden vastgelegd hoe de selectie tot stand is gekomen zodat, in geval van een juridische procedure, kan worden aangetoond dat aan alle voorwaarden van objectieve beoordeling van de aanbiedingen is voldaan.

5.3 De fase ‘Contracteren’

Het sluitstuk van het aanbestedingsproces is het contract.

Bij RAW-bestekken zijn het bestek samen met de offerte en een korte opdrachtbrief voldoende omdat daarin vergaand is verwezen naar het ARW 2005 en UAV-bepalingen.

Voor Diensten en Leveringen moet zelf een contract worden opgesteld. Het verdient aanbeveling een conceptcontract op te nemen in het bestek/programma van eisen, zodat de inschrijvers tijdens de informatieronde daar eventueel vragen over kunnen stellen. Het contract kan dan eventueel bijgesteld worden.

Na de aanbesteding mag niet over de inschrijving worden onderhandeld. Het verdient echter wel aanbeveling om tijdens een verificatiegesprek te onderzoeken of de aanbieding werkelijk voldoet aan de eisen en wensen van de aanbesteder. Deze verificatie zou kunnen leiden tot kleine aanpassingen op het gebied van interpretatieverschillen van de offerte of de aanbieding. Grote bestekswijzigingen zijn echter uit den boze. Andere gegadigden zouden met de wetenschap van bestekswijzigingen andere (betere) aanbiedingen hebben kunnen doen en kunnen daarom bezwaar maken tegen dergelijke grote veranderingen van het bestek.

Na ondertekening van het contract is de aanbestedingsfase voltooid.

5.4 Financiële aspecten van aanbesteden

Een aanbestedingsprocedure brengt kosten met zich welke echter kunnen worden terugverdiend door middel van de openbare aanbestedingsprocedure, waarbij sprake is van een volledige marktwerking.

5.4.1 Besparingen

Een open markt kan tot meer concurrerende aanbiedingen leiden en derhalve tot mogelijke besparingen. Hierbij wordt aangetekend dat deze besparingen onder andere afhankelijk zijn van de economische- en de marktsituatie van het aan te besteden product.

Anderzijds moet bij openbare aanbestedingen ook rekening worden gehouden met extra kosten in verband met de procedures die moeten worden uitgevoerd, en extra kosten voor de kwaliteitsbewaking van de opdracht. Dit zijn vaak indirecte kosten die niet of nauwelijks inzichtelijk kunnen worden gemaakt.

Eenmalig openbare aanbestedingen leiden er niet toe dat de markt een concurrerende aanbieding zal doen. Een concurrerende markt wordt alleen bereikt wanneer men ‘werkhonger’ heeft dan wel doordat de markt vervolgopdrachten verwacht na goed presteren. Bij een grote vraag naar opdrachten zijn opdrachtnemers eerder bereid een voor de opdrachtgever gunstige aanbieding te offreren dan bij een overspannen markt.

In tijden dat het in Nederland economisch minder gaat, kan het uit kostentechnisch oogpunt soms verstandiger zijn via een van de onderhandse aanbestedingsprocedures aan te besteden. Daarom verdient het aanbeveling de uitgangspunten van deze nota regelmatig te toetsen en te herijken, zonder dat dit overigens direct hoeft te leiden tot herziening (zie ook hoofdstuk 9).

5.4.2 Meerkosten

Openbaar aanbesteden betekent anderzijds ‘meerkosten’ voor het proces van aanbesteden. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de noodzakelijke zorgvuldige voorbereiding en eventueel ‘meer’ toezicht. Deze kosten kunnen echter worden terugverdiend door een goedkopere of economisch meest voordelige aanbieding en een goed product dat beter voldoet aan de door de opdrachtgever gestelde eisen en wensen.

5.4.2.1 Voorbereidingskosten

Openbaar aanbesteden houdt de mogelijkheid in dat een marktpartij de opdracht krijgt die de ‘Rhedense situatie’ niet kent. Dit betekent dat goed omschreven moet worden waarvoor men opdracht wil geven. De ‘besteksfase’ wordt daardoor vaak aanmerkelijk duurder dan bij onderhands aanbesteden. Bij onderhands aanbesteden bij een bekende opdrachtnemer kan vaak worden volstaan met een globale beschrijving van de eisen en wensen.

5.4.2.2 Kosten ter verkrijging bestek/programma van eisen

Wanneer een vergoeding van kosten wordt gevraagd voor het verkrijgen van het bestek voor de aanbesteding van een Werk, wordt niet meer in rekening gebracht dan hetgeen is gemoeid met de reproductiekosten daarvan.

5.5 Tijdsduur aanbestedingen

Het uitzetten van een goed aanbestedingstraject kost de nodige tijd. Daarom is het noodzakelijk direct na het vaststellen van de begroting door de raad of het ter beschikking stellen van een krediet de aanbestedingsprocedures zo snel mogelijk te starten.

Ook het aanvragen van subsidies kan het noodzakelijk maken een aanbestedingsprocedure bijtijds te starten. Bij het verkrijgen van een positieve beschikking wordt daaraan immers vaak een voorwaarde verbonden ten aanzien van het tijdstip van de aanvang dan wel de oplevering van het project. Om deze kritieke data te halen kan veelal met de aanbestedingsprocedure niet worden gewacht op het afkomen van de definitieve subsidiebeschikking. In dit geval is het verstandig in de aanbesteding een clausule op te nemen dat alleen gegund kan worden na vrijkomen van de aangevraagde subsidie.

Door het bijtijds vaststellen van de voorgenomen jaarlijkse bestedingsplannen wordt het mogelijk, met deze gegevens de volgens de Europese richtlijnen verplichte vooraankondigingen te publiceren. Het is mogelijk dat, indien deze vooraankondigingen evenveel gegevens bevatten dan de aankondiging, later tijdwinst kan worden verkregen bij de aanbestedingsprocedures door gebruik te maken van verkorte procedures.

Het doen van een goede aanbieding kost de inschrijvers tijd. Zeker voor complexe Werken, Leveringen en Diensten is het zinvol potentiële inschrijvers hiervoor de nodige tijd te gunnen. In beginsel kan worden gesteld dat wanneer potentiële aanbieders meer tijd geboden wordt een aanbieding te doen, des te beter (en mogelijk meer concurrerend) de aanbieding zal zijn.

(Europees) openbaar aanbesteden duurt weliswaar langer dan (meervoudig) onderhands, maar dat het verschil in tijdsduur is geen reden om van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure af te wijken.

Goed aanbesteden betekent een goed bestek/programma van eisen maken. Afhankelijk van de aard van het object duurt het opstellen van een bestek één à twee maanden. Bij een goed aanbestedingsproces wordt daarmee al direct vanaf het begin rekening gehouden. Dit betekent dat men al zeer vroegtijdig met het aanbestedingsproces moet starten. De meest ideale situatie is reeds bij de vaststelling van de begroting voor het volgende jaar te bezien welke aanbestedingsprocedures gestart moeten worden om op tijd de aanbestedingen te voltooien.

Voorkomen moet worden dat de opdrachtgever zich te veel tijd gunt om een goed bestek te maken en vervolgens de aanbieders te weinig tijd gunt om een goede offerte te geven. Hoe meer tijd men de aanbieders gunt om over hun aanbieding te kunnen denken, des te meer zekerheid is er om een goede offerte/aanbieding te krijgen.

Wanneer bij een enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure kan worden volstaan met een korte beschrijving van de opdracht, betekent dit een kort aanbestedingstraject.

Voor meervoudig onderhandse en openbare aanbestedingsprocedures zijn goed uitgewerkte bestekken/programma’s van eisen en wensen nodig. In het aanbestedingstraject is het opstellen van een bestek vaak maatgevend voor de totale duur van het aanbestedingsproces.

De openbare aanbestedingsprocedure, inclusief besteksfase, neemt circa vier tot vijf maanden in beslag. Bij meervoudig onderhands aanbesteden is de totale duur van het proces van bestek opstellen tot en met de gunning slechts enkele weken korter. Het kan dan ook geen argument zijn om door tijdgebrek onderhands aan te besteden.

In ambtelijke adviezen inzake de planning van projecten hoort de consequentie van een goede aanbestedingsprocedure te worden opgenomen om het bestuur goed te informeren. Immers het bestuur moet bij haar toezeggingen aan bijvoorbeeld bewoners rekening houden met de termijnen die voor een goede aanbestedingsprocedure nodig zijn. Politiek/bestuurlijke oneigenlijke eisen aan opleveringstermijnen moeten worden voorkomen.

5.6 Aankondigingen

Europese aanbestedingen moeten worden aangekondigd in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

• -

  enuntiatieve aankondigingen (vooraankondigingen), waarin vooraf bekendgemaakt wordt welke reeds bekende aan te besteden opdrachten in het komende jaar zullen worden aanbesteed;

• -

  kopersprofiel, een vrijwillige beschrijving door een aanbestedende dienst van een desbetreffende dienst en zijn inkoopbeleid.

• -

  oproep tot mededinging, hetgeen de publicatie is van een voorgenomen opdracht, waardoor geïnteresseerde bedrijven hun belangstelling voor de opdracht kenbaar kunnen maken, of rechtstreeks een aanbieding kunnen uitbrengen;

• -

  bericht van gunning, waarin de aanbestedende dienst de resultaten van de gunning kenbaar maakt.

De openbaarheid van een aanbesteding komt tot uitdrukking door het plaatsen van een aankondiging van de opdracht en het verzoek om offertes te doen via de daarvoor bestemde media, de internetpagina van de gemeente Rheden en op de Aanbestedingskalander.

De advertentie in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen is gratis. Om de kosten te drukken -vooral als het gaat om een Europese aanbesteding, die een forse tekst omvat- wordt volstaan in overige bladen met een korte tekst aan te kondigen, dat er een aanbesteding plaatsvindt door de gemeente Rheden en dat de volledige tekst van de advertentie, zoals opgenomen in het supplement op het Publicatie-blad van de Europese Gemeenschappen, kan worden opgevraagd en tevens is te vinden op de internetpagina van de gemeente Rheden.

In geval van de aanbesteding van een ‘werk’ is het ARW 2005 van toepassing. Dit reglement schrijft voor dat de aanbestedende dienst de tekst van de aankondiging op een ieder toegankelijk medium, in de Staatscourant of in een landelijk verspreid dagblad wordt geplaatst.

Ingeval van een Europese aanbesteding mag de tekst in plaatselijke of Nederlandse dagbladen, de internetpagina van de gemeente Rheden of de Aanbestedingskalender niet eerder wordt geplaatst dan de publicatie is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

5.7 Aanbestedingsdossier

Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden.

Een dergelijk dossier is bedoeld om:

• -

  in geval van een rechtszaak het proces van de aanbesteding aan te tonen;

• -

  te worden gebruikt ten behoeve van het opstellen van rapporten aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad;

• -

  als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen.

Het dossier is in beginsel openbaar in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur, voor zover geen vertrouwelijke gegevens van bedrijven in het geding zijn.

Dossiervorming vindt plaats overeenkomstig het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Protocol Inkoop en Aanbesteden.

Conclusies hoofdstuk 5

• -

  Objectieve selectie- en gunningcriteria worden gebruikt voor de keuze van een inschrijver c.q. een aanbieding.

• -

  De tijdsduur van een aanbestedingsprocedure is geen reden af te wijken van een voorgeschreven aanbestedingsprocedure.

• -

  Alleen dwingende spoed, als gevolg van onvoorziene omstandigheden en buiten de invloed van de aanbesteder liggen, kan reden zijn om af te wijken van een voorgeschreven aanbestedingsprocedure.

• -

  Naast de verplichte advertentie in de daarvoor bestemde publicatiebladen worden de aanbestedingen kenbaar gemaakt door middel van een mededeling in ‘de Rhedenaar’ en door het publiceren van de integrale tekst van de aankondiging op de internetpagina van de gemeente Rheden alsmede de Aanbestedingskalender.

• -

  Van iedere aanbesteding wordt een aanbestedingsdossier opgemaakt.

6.1 Mantel-/raamovereenkomsten voor Leveringen en Diensten

Onder een mantel-/raamovereenkomst wordt verstaan elke vorm van overeenkomst, waarbij het raamwerk of kader is bepaald waarin een algemene of maatschappelijke bepalingen staan die voor een bepaalde periode zullen gelden bij het inkopen van bepaalde producten. Mantel-/raamovereenkomsten zijn bedoeld voor herhaald gebruik, voor veelal een aantal jaren (4) voor verschillende producten en diensten en bevatten een beperkte of geen afname verplichting.

Mantel-/raamovereenkomsten waarvan te verwachten is dat het totaal aan opdrachten onder deze mantel over de af te sluiten periode de drempel overstijgen moeten (Europees) worden aanbesteed.

De beste prestaties tegen het beste kostenniveau worden verkregen met mantel-/raamovereenkomsten voor een periode met een minimale vaste afnameverplichting. Bij een mantel-/raamovereenkomst zonder afnameverplichting heeft de gemeente Rheden de vrijheid om van het contract gebruik te maken.

Overeenkomsten voor een periode van langer dan vier jaar zijn Europees gezien niet toegestaan en worden overigens ook commercieel gezien afgeraden.

6.2 Diverse contractvormen in de bouw

Specifiek voor de bouw worden in dit hoofdstuk enkele contractvormen toegelicht.

6.2.1 Traditioneel contract

Bij projecten volgens het traditionele model is er een strikte scheiding tussen ontwerp en uitvoering. De rolverdeling is traditioneel.

De gemeente zorgt voor het ontwerp en werkt dit uit, of laat dit door een derde uitwerken, tot een bestek. In dit bestek wordt doorgaans de UAV van toepassing verklaard. Dit bestek wordt vervolgens op de markt gezet en uitgevoerd door een opdrachtnemer. De resultaten worden door of namens de opdrachtgever uitgeoefende toezicht (directie) kwalitatief beoordeeld en goedgekeurd. Pas in een later stadium wordt nagedacht over het onderhoud van het project en wordt dit onderhoud eventueel als separaat project aanbesteed of onderhouden door een daarvoor geoutilleerde eigen onderhoudsdienst.

Dit traditionele concept kan worden doorbroken door de aannemer te betrekken bij het ontwerp en het opstellen van een bestek. Tevens kan de opdracht worden uitgebreid met het beheer en/of het onderhoud van het project. Hieronder worden enkele van de mogelijke samenwerkingvormen met een aannemer kort beschreven, waarna in een kort resumé het nut en/of de noodzaak van een dergelijke samenwerkingsvorm in de Rhedense praktijk tegen het licht wordt gehouden.

6.2.2 Het ontwerpteamcontract

Het ontwerpteam ligt tussen het traditionele model en het bouwteam in.

Het verschil met het traditionele model zit in de ontwerpfase.

In deze fase zijn de diverse partijen met behoud van de eigen zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in teamverband bij het ontwerp betrokken. Het gaat hierbij om partijen als de opdrachtgever, architect, adviseurs, constructeurs en andere deskundigen. Na de ontwerpfase kan het bouwproces zijn vervolg krijgen zoals het in het traditionele model gebruikelijk is. Er wordt via een aanbesteding een aannemer geselecteerd, die de bouw uitvoert.

Het verschil met een bouwteam ligt in het feit dat het team alleen bestaat uit partners die een taak hebben op het ontwerpende vlak. De opdrachtgever stelt een ontwerpteam samen. Met alle partners moeten contracten worden afgesloten en daarnaast moeten alle deelnemers een ontwerpteamovereenkomst sluiten, waarin de teamleden zich verplichten tot onderlinge samenwerking.

6.2.3 Bouwteamcontract

Het kenmerk van de samenwerkingvorm van een bouwteam is dat de aannemer al bij de ontwerpfase van het bouwproject wordt betrokken. Hierdoor wordt de mogelijkheid verkregen de ervaring en deskundigheid van een aannemer in de ontwerpfase in te brengen.

Daarnaast kan het bouwteam in stand worden gehouden tijdens de uitvoering. Dit laatste is de motivatie voor een aannemer om in een bouwteam zitting te nemen.

De opdrachtgever stelt een bouwteam samen. Met alle partners moeten contracten worden afgesloten en daarnaast moeten alle deelnemers een bouwteamovereenkomst sluiten, waarin de bouwteamleden zich verplichten tot onderlinge samenwerking. Hierdoor worden reeds in een vroeg stadium verplichtingen aangegaan ten aanzien van de uitvoering. Dit laatste kan voor de gemeente negatieve gevolgen hebben voor de prijsvorming.

6.2.4 Design & Construct of Design & Build - contracten

In het bouwteam denkt de aannemer in de ontwerpfase mee. Het Design en Build gaat een stap verder. Hier maakt de aannemer zelf het ontwerp op basis van een programma van eisen dat de opdrachtgever opstelt. Het ontwerp en de uitvoering verlopen in fasen waarbij de opdrachtgever het recht heeft om de resultaten en voortgang van de fasen te toetsen en goed te keuren. In dit geval is de invloed van de opdrachtgever beperkt tot een aantal toetsings- en goedkeuringsmomenten.

6.2.5 Turnkey-overeenkomsten

In dit geval is de turnkey-aannemer geheel verantwoordelijk voor ontwerp en uitvoering van een project. De betrokkenheid van de opdrachtgever beperkt zich tot een plan van eisen waaraan het project bij oplevering moet voldoen. Dit vraagt om een zeer zorgvuldig geformuleerd programma van eisen. Er zijn geen toets of goedkeuringsmomenten. Dit betekent dat de prijsvorming een bijzonder aandachtspunt is bij turnkey-opdrachten. Aan de hand van het programma van eisen moet de prijs worden vastgesteld terwijl op dat moment nog vele keuzes moeten worden gemaakt.

Ondanks het feit dat de aannemer volledig aansprakelijk is voor het ontwerp en de uitvoering, wenst de opdrachtgever vaak toch een zekere zin van bemoeienis, hetgeen de regeling van de aansprakelijkheid bemoeilijkt.

6.2.6 Motivatie voor keuze alternatieve contractvorm

Alternatieve contractvormen staan momenteel erg in de belangstelling en passen bij een professionele inkopende en aanbestedende overheid. Complexe (infrastructurele) projecten kunnen aanleiding zijn om alternatieve contractvormen aan te gaan. Het motief om deze contractvormen toe te passen is enerzijds de specifieke deskundigheid bij de opdrachtgever en anderzijds risicospreiding.

In het licht van deze Nota Aanbestedingsbeleid moet de keuze van de partners altijd op een transparante en objectieve wijze geschieden en dus in principe door middel van de openbare procedure worden aanbesteed. De selectie van de partners ingeval van een alternatief contract is complex omdat niet geselecteerd kan worden op de beschreven eisen en wensen van het werk en dus de gewenste eindresultaten.

6.2.7 PPS-constructies

Een veel toegepast samenwerkingscontract is de zogenaamde publiekprivatesamenwerkingovereenkomst (PPS). Dergelijke samenwerkingscontracten komen vaak voor bij projectontwikkeling waarbij de gemeente samenwerken met een projectontwikkelaar ten behoeve van de ontwikkeling van projecten. Hierbij wordt vaak de aanleg van infrastructuur, overheidshuisvesting of schoolgebouw uitbesteed aan een privaat consortium.

In het contract worden de verschillende opeenvolgende stappen van het investeringsobject (ontwerp, bouw, onderhoud en eventueel ook facilitymanagement en exploitatie van bijvoorbeeld een overheidsgebouw) geïntegreerd. De contractduur is gebaseerd is op de levenscyclus van het project (bijv. 15-20 jaar). Voorbeelden van deze contracten zijn DBFM (Design, Build, Finance & Maintain), DBFO (Design, Build, Finance & Operate) of BOT (Build, Operate & Transfer). Dergelijke contractvormen worden ook wel onder de verzamelnaam PPS-concessies gevat. De overheid formuleert de functionele eisen waaraan het project moet voldoen, zonder voor te schrijven op welke wijze dat moet worden bewerkstelligd. Dit laat ruimte voor marktpartijen om tot de beste en/of meest efficiënte oplossing te komen over de gehele contractduur. Daardoor kan al tijdens de ontwerpfase rekening gehouden worden met bijvoorbeeld onderhouds- of beheerskosten. Private partijen hebben veel meer input in de vormgeving van het project dan bij traditionele aanbestedingen, waarin de overheid veel voorschrijft in bestekken. Om een PPS-contract te kunnen aanbesteden moet het de overheid dus duidelijk voor ogen staan welke ‘output’ (vertaald in een functioneel programma van eisen) zij wil bereiken.

Zoals reeds is aangegeven in hoofdstuk onder 3.3.1 is hierover recentelijk een uitspraak gedaan in de zaak Middelburg. De consequenties van deze uitspraak zijn op dit moment nog niet goed te overzien. Verwacht mag worden dat duidelijkheid over de uitspraak van het Hof van Justitie pas over ca. 4 jaar zal worden gegeven. Het verdient de voorkeur tot die tijd geen risico’s te nemen en de aanleg van de infrastructuur niet meer onder te brengen bij een PPS-overeenkomst.

Een uitzondering hierop betreft natuurlijk de mogelijkheid om een projectontwikkeling in gang te zetten door middel van een openbare aanbesteding. In Nederland is dit tot op heden nog niet gebruikelijk maar bij het Kenniscentrum PPS van het ministerie van Financiën is onlangs een brochure verschenen waarin de mogelijkheden en onmogelijkheden van het aanbesteden van een projectontwikkeling worden beschreven.

Conclusies hoofdstuk 6

• -

  Kennis- of capaciteitsgebrek kan een reden zijn om alternatieve contracten aan te gaan.

• -

  Alternatieve contractvormen worden in principe openbaar aanbesteed.

7.1 Europese aanbestedingen

Op de Nederlandse Staat rust de verplichting ieder jaar aan de Europese Commissie een opgave te doen van de gehouden Europese aanbestedingen door alle aanbestedende Diensten in Nederland. Daartoe worden ieder jaar aan de aanbestedende Diensten aangifteformulieren gestuurd, waarop gegevens over de gehouden Europese aanbestedingen moeten worden ingevuld. De Nederlandse organisatie die deze enquête uitvoert is het ministerie van Economische Zaken, Centrale Dienst In- en Uitvoer.

7.2 Naleving beleidsnota aanbestedingen

Jaarlijks zal aan het college van burgemeester en wethouders worden gerapporteerd ten aanzien van de uitvoering en de naleving van de Beleidsnota aanbestedingen.

7.3 Rechtmatigheidtoets

In het kader van de rechtmatigheidtoets wordt door de externe accountant gerapporteerd bij de jaarrekening aan de gemeenteraad. De externe accountant toetst in haar algemene controle de rechtmatigheid en de naleving van wet- en regelgeving en de handhaving van interne beleidsafspraken, waaronder de Beleidsnota aanbestedingen.

Conclusie hoofdstuk 7

• -

  Over de uitvoering en de naleving van het aanbestedingsbeleid wordt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders gerapporteerd.

• -

  De externe accountant toetst in haar rechtmatigheidtoets de naleving van wet- en regelgeving en de handhaving van interne beleidsafspraken en rapporteert hierover aan de gemeenteraad.

8.1 Aanbestedingswet en Interpretatieve mededeling Europese

8.2 Digitalisering aanbestedingsproces

De informatie- en communicatietechnologie speelt een steeds grotere rol in de overheidsopdrachten in Europa. Hoewel deze nieuwe technologie geleidelijk wordt ingevoerd, zullen de gevolgen ervan revolutionair zijn.

Vanuit de Europese Commissie is men bezig met de ontwikkeling van een systeem waarmee via de elektronische snelweg de aanbestedingsprocedures zullen worden uitgevoerd. Naast het digitaal versturen van de aankondigingen zal het naar de toekomst toe mogelijk worden het gehele aanbestedingsproces digitaal te laten verlopen.

De ontwikkelingen hiervoor zijn in volle gang en kunnen een enorme impact kunnen hebben op de toekomstige aanbestedingsprocedures. TenderNed en de Aanbestedingskalender.nl zijn inmiddels operationeel. Naar de toekomst toe zal mogelijk één (inter)nationale tendersite operationeel worden t.b.v. het publiceren van aankondigingen.

8.3 Europa decentraal

Europa decentraal wordt aangestuurd door een bestuur, bestaande uit vertegenwoordigers van IPO, VNG, UvW en het Ministerie van BZK. Doel van Europa decentraal is de kennis en expertise over Europees recht en de juiste toepassing ervan bij decentrale overheden te vergroten. Daarnaast wil Europa decentraal uitgroeien tot het eerste aanspreekpunt voor decentrale overheden bij vragen over Europese kwesties.

8.4 Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers (PIANOo), Kenniscentrum aanbesteden

Er is binnen de publieke sector veel kennis en ervaring met inkopen, aanbesteden en opdrachtgeverschap voorhanden. In veel gevallen is die versnipperd en niet voor iedereen toegankelijk. Tegelijkertijd leven er bij inkopende en aanbestedende diensten veel vragen over inkoop en aanbesteding gerelateerde zaken.

PIANOo is een kennisnetwerk dat ervaringen en vragen op het gebied van aanbesteden bij elkaar brengt. Iedereen die zich binnen de publieke sector bezighoudt met het aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten kan bij het netwerk PIANOo terecht voor informatie, advies en praktische tips.

PIANOo richt zich op de praktijk van het aanbesteden. De minister van Economische Zaken is politiek verantwoordelijk voor PIANOo.

8.5 Duurzaam inkopen

Het ministerie van VROM stimuleert het duurzaam inkopen. Hiervoor is het programmabureau ‘Duurzaam Inkopen ‘ opgericht. Dit bureau stelt milieuspecificaties op om het duurzaam inkopen makkelijker te maken. Bij de aanbesteding van goederen en diensten kunnen de opgestelde criteria en aanbevelingen naar eigen inzicht worden gebruikt ten behoeve van het bestek/programma van eisen.

8.6 Uniform aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005)

Het Aanbestedingreglement Werken 2005 is met ingang van sinds 1 december 2005 in werking getreden. Met dit reglement wordt tegemoetgekomen aan de wensen van het Kabinet zoals opgenomen in de kabinetsreactie op het eindrapport van de parlementaire enquêtecommissie Bouwnijverheid. Met de toepassing van het ARW 2005 voldoen gemeenten weer aan de voorschriften van het BAO en daarmee aan de voorschriften van de Europese Richtlijn.

Daarnaast wordt door het gebruik van het ARW 2005 de uniformiteit bevorderd en is een einde gekomen aan de lappendeken van reglementen zoals die voorheen bestond.

8.7 Nieuwe aanbestedingswet

Door het ministerie van Economische Zaken wordt een wet voorbereid die de nieuwe Europese Richtlijn voor aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten omzet in Nederlands recht. Deze nieuwe wet zal van grote invloed zijn op de decentrale overheden en zal op het te hanteren aanbestedingsbeleid zijn weerslag hebben. Naar verwachting zal deze ‘Aanbestedingswet’ medio 2007 in werking treden.