Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR54615
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR54615/1
Regeling vervallen per 10-01-2011
Besluit Informatiebeheer Ridderkerk 2006
Geldend van 28-04-2006 t/m 09-01-2011
Intitulé
Besluit Informatiebeheer Ridderkerk 2006Burgemeester en wethouders,
Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Ridderkerk 2006;
Besluiten vast te stellen het navolgende Besluit Informatiebeheer Ridderkerk 2006.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
-
1. Dit besluit verstaat onder:
- a.
wet: de Archiefwet 1995;
- b.
besluit: het Archiefbesluit 1995;
- c.
regeling de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;
- d.
archiefverordening de Archiefverordening Ridderkerk 2006;
- e.
archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- f.
archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- g.
documenten de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- h.
beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- i.
informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische
ordening is, of met een bestaand hulpmiddel kan worden aangebracht;
- j.
informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de
voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen
en documenten.
- a.
-
2. De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de Hofdijk nr. 651 te Rotterdam.
Artikel 3
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 4
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 5
-
1. Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
2. Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 6
Nadere regels kunnen worden gesteld omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 7
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Artikel 8
Als hoofden van beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangewezen de hoofden van de afdelingen voortvloeiende uit de keuze van de organisatie voor integraal management.
Artikel 9
De afdeling Informatievoorziening, Beheer Gebouwen en Facilitaire Zaken is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder de organisatie ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de organisatie.
Artikel 10
De afdeling Informatievoorziening, Beheer Gebouwen en Facilitaire Zaken is belast met de uitvoering van de bepalingen van dit besluit.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
§ 1 Productie van documenten
Artikel 11
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen worden vervaardigd, dat hun houdbaarheid is gewaarborgd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 12
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat bij wijziging, verwijdering of vernietiging van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 13
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 14
Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor het documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, waarbij rekening wordt gehouden met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
§ 2 Registratie van documenten
Artikel 15
De volgende documenten dienen te worden geregistreerd:
- ·
Documenten, die betrekking hebben op de uitvoering van taken en de verantwoording daarover;
- ·
Documenten, die in verband met enig (wettelijk) voorschrift worden opgemaakt;
- ·
Documenten, die verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 16
-
1. De documenten dienen zodanig te worden geregistreerd, dat van elk document het volgende kan worden vastgesteld:
- ·
De inhoud, structuur en vorm voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces;
- ·
De datum van ontvangst, opmaak of verzending van het document;
- ·
De afzender of vervaardiger van het document;
- ·
De taak of handeling waarop het document betrekking heeft;
- ·
De samenhang met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte documenten;
- ·
De status en het ontwikkelingsstadium van het document.
- ·
-
2. De kenmerken dienen zodanig te worden vastgelegd, dat met behulp ervan de documenten op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
Artikel 17
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
§ 3 Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 18
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de documenten betreffende de onder hem ressorterende taken en voor de ordening van de documenten volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
Artikel 19
-
1. Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat voor de informatiebestanden, overeenkomstig artikel 3 van de regeling, een documentair structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden.
-
2. Het documentair structuurplan omvat een overzicht van informatiebestanden en -systemen, volgens de eisen van artikel 3 van de regeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.
-
3. Uit het in het tweede lid bedoelde documentair structuurplan blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en -systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.
Artikel 20
Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de archivaris voorstellen aan burgemeester en wethouders ten aanzien van de ordening van informatiebestanden, in het belang van een doelmatig archiveringsproces voor de gemeente in haar geheel.
Hoofdstuk V Beheer van documenten
§ 4 Bewaring van documenten
Artikel 21
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 22
Van de blijvend te bewaren digitale documenten moeten, naast de in artikel 10 eerste lid genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard:
- ·
Benaming en versienummer van de toepassingsprogrammatuur waarmee de documenten zijn ontvangen en opgemaakt;
- ·
Beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en naam en type van de apparatuur;
- ·
De documentatie over de werking en versies van de toepassingsprogrammatuur;
- ·
Beschrijving van de opgeslagen bestanden, waarin o.a. benaming, omvang, opslagformaat, relaties met andere bestanden.
Artikel 23
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor tijdige conversie of migratie van te bewaren digitale documenten, gegevens, bestanden, databases etc. indien de leesbaarheid ervan in gevaar komt.
Artikel 24
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor archiefruimten, welke voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 25
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten moeten worden goedgekeurd door burgemeester en wethouders.
§ 5 Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 26
-
1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
-
2. De procedurele en technische voorzieningen zoals vermeld in het eerste lid dienen ook ter voorkoming van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten door onbevoegden.
Artikel 27
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke onder zijn beheer staande documenten worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Artikel 28
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 29
-
1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
-
2. Tenminste eenmaal per jaar bepaalt het hoofd van de beheerseenheid of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
-
3. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan geheimhouding zijn onderworpen, is slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk belast zijn met de behandeling van de betreffende aangelegenheid, na toestemming van burgemeester en wethouders.
-
4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het derde lid kunnen burgemeester ven wethouders voorwaarden verbinden.
§ 6 Vervanging van documenten
Artikel 30
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van permanent te bewaren documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
§ 7 Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 31
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
§ 8 Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 32
De archivaris is bevoegd voorstellen te doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Artikel 33
-
1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
-
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
-
3. Deze bewaartermijn wordt vermeld in het in artikel 19 bedoelde documentair structuurplan.
Artikel 34
-
1. Het hoofd van de beheerseenheid stelt voor zijn beheerseenheid een Lijst van categorieën vernietigbare en te bewaren documenten op, als uitwerking van de wettelijk vastgestelde selectielijst voor gemeenten.
-
2. De Lijst vernietigbare en te bewaren documenten moet schriftelijk worden goedgekeurd door de archivaris.
-
3. Vóór iedere daadwerkelijke vernietiging op grond van de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten, vraagt het hoofd van de beheerseenheid machtiging aan de archivaris.
-
4. De archivaris kan voor de gehele Lijst vernietigbare en te bewaren documenten, of voor bepaalde gedeelten, een doorlopende machtiging tot daadwerkelijke vernietiging verlenen. Voor categorieën documenten waarvoor doorlopende machtiging tot vernietiging is verleend, vervalt de verplichting bedoeld in het derde lid.
-
5. De archivaris stelt nadere regels over de vorm van de Lijst vernietigbare en te bewaren documenten en de procedure van goedkeuring.
§ 9 Overbrenging van documenten
Artikel 35
Het hoofd van de beheerseenheid pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet.
Artikel 36
Bij overbrenging van elektronische documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt het informatiesysteem, waarin deze documenten zijn opgenomen, mee overgebracht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 37
Dit besluit treedt in werking na vaststelling door burgemeester en wethouders, doch niet eerder dan bij de inwerkingtreding van de Archiefverordening Ridderkerk 2006. Per gelijke datum vervalt het Besluit Informatiebeheer Ridderkerk, vastgesteld op 11 april 2003.
Artikel 38
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Ridderkerk 2006.
Het college van burgemeester en wethouders van Ridderkerk,
de secretaris, de burgemeester,
Memorie van toelichting
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Ridderkerk 2006. Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten geregeld.
Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.
Het is aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 43, d.d. 1 maart 2002).
Het Besluit Informatiebeheer 2006 is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude archiefverordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Eerste lid
Onder i en j, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder c: De regeling geordende en toegankelijke staat is op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, cultuur en wetenschappen en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 43 d.d. 1 maart 2002 en in werking getreden op 3 maart 2002.
Artikel 1 Tweede lid
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de sectie documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in Artikel 12 van dit besluit.
Artikel 8
Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Artikel 11
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001).
Artikel 12
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 13
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 14
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 15 en artikel 16
Om de voorschriften naar behoren te kunnen uitvoeren is een efficiënte en effectieve registratie noodzakelijk. De noodzaak om te registreren is gebaseerd op een aantal argumenten:
1.Het bewijsargument.
Door een stuk te registreren kan worden vastgesteld of dit stuk is ontvangen of opgemaakt, dat het stuk bestaat of heeft bestaan en vanaf welk moment het tot het archief behoort.
Vraagt een afzender naar de afhandeling van zijn verzoek, klacht of mededeling, dan kan worden nagegaan of zijn brief echt is binnengekomen.
2.Het ordeningsargument.
Stukken zijn dragers van gegevens. Zij worden bewaard om wat erin staat. Door de inhoud (in verkorte vorm) te registreren kan het stuk (snel) worden gelokaliseerd, hetzij bij de behandelende afdeling, hetzij in het archief.
3.Het controleargument.
Door de registratie van een stuk is het mogelijk controles uit te voeren, zoals op verblijfplaats, voortgang en afdoening van stukken, en daar zonodig verandering in te brengen. Hierdoor kan het proces van behandeling van taken worden gestuurd.
Tijdige afdoening van stukken is niet alleen gewenst uit het oogpunt van behoorlijk bestuur, vaak zijn er ook wettelijke termijnen waaraan de overheid is gebonden. Het systeem biedt tevens een veiligheidsklep in het geval dat een ambtenaar langdurig afwezig is of dat het stuk eenvoudigweg te lang blijft liggen.
4.Het overzichtsargument.
De postregistratie geeft een overzicht van archiefstukken los van hun uiteindelijke ordening.
Een overzicht van de behandelende post kan inzicht geven in de administratieve organisatie van de organisatie. Ook kan het een indicatie geven over werkbelasting en knelpunten in de diverse behandelende afdeling: managementinformatie.
5.Het toegankelijkheidsargument.
De toegankelijkheid van het stuk in het archief wordt door het scheppen van meer ingangen in het registratiesysteem sterk vergroot.
Artikel 17
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 18
Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist.
Artikel 19 algemeen
Dit artikel heeft een algemene strekking, maar is met neme van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 19, vierde tot en met zevende lid
Met dit artikel wordt het probleem aangepakt van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180, d.d. 18 september 2001) regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.
Artikel 24
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001).
Artikel 28
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 29
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 30 en artikel 31
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is dus op zijn plaats.
Artikel 33
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer hier geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 34
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 36
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 vastgestelde ministeriële regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Ned. Staatscourant 43 d.d. 1 maart 2002).
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl