Instructie voor de griffier

Artikel 1. Algemene uitgangspunten

• 1.

  De griffier vervult een initiërende en signalerende functie in de groei van het dualisme. De griffier heeft een coachende rol naar de raad, bewaakt de politiek-bestuurlijke besluitvorming en bereidt de lange termijn agenda voor.

• 2.

  De griffier is eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadscommissies, het presidium en de raadsvoorzitter.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2. Agendering

De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies en het presidium bij het opstellen van de agenda van de raadsvergaderingen, commissievergaderingen en de vergaderingen van het presidium.

Artikel 3. Bijstand voorzitter raad, raadscommissies en presidium

• 1.

  De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

• 2.

  De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

• 3.

  De griffier staat de voorzitter van het presidium ter zijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van het presidium.

Artikel 4. Vergaderingen van de raad, de raadscommissies en het presidium

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad, de raadscommissies en het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijst en overige stukken aan raadsleden, de commissieleden en de leden van het presidium.

Artikel 5. Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 6. Ambtelijke bijstand

• 1.

  De griffier draagt er, in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand.

• 2.

  De griffier is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van de raad en de raadscommissies bij de aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen.

Artikel 7. Organisatie griffie

• 1.

  De griffier geeft leiding aan de griffie.

• 2.

  De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

• 3.

  De griffiemedewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 8. Budgetbeheer

• 1.

  De raad stelt voor de uitvoering van haar volksvertegenwoordigende taken eigen budgetten vast. De griffier treedt hierbij op als budgetbeheerder.

• 2.

  De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.

Artikel 9. Verhindering

• 1.

  Indien de griffier meer dan twee dagen verhinderd is zijn of haar ambt te vervullen, doet hij of zij daarvan tijdig mededeling aan het presidium.

• 2.

  Vakantie- en buitengewoon verlof wordt de griffier, overeenkomstig de daarvoor gestelde regels in de CAR-UWO, verleend door het presidium.

Artikel 10. Vervanging

• 1.

  Indien de griffier verhinderd is zijn of haar ambt te vervullen wordt hij of zij vervangen door een eerste plaatsvervangend griffier.

• 2.

  Indien de griffier en de eerste plaatsvervangend griffier verhindert zijn wordt de plaats ingenomen door de tweede plaatsvervangend griffier.

• 3.

  De eerste en tweede plaatsvervangend griffier worden, op voorstel van het presidium, aangewezen door de raad.

• 4.

  De eerste en tweede plaatsvervangend griffier hebben bij de uitoefening van de griffierstaken dezelfde bevoegdheden en verantwoordelijkheden als de griffier.

Artikel 11. Slotbepaling

• 1.

  In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

• 2.

  Indien de voorzitter van de raad verhinderd is wordt zijn plaats ingenomen door de door de raad aangewezen plaatsvervangend raadsvoorzitter.

• 3.

  3. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

De griffier biedt ondersteuning bij de uitoefening der rechten van de raad(sleden). Lid 1 is opgenomen om aan te geven dat de raad met het instellen van de griffie niet alleen een prcedurele/administratieve bedoeling heeft gehad maar meer ambitie.

Artikel 2

De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium.

De commissievergadering worden door de voorzitters in samenwerking met de griffie voorbereid. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

In het kader van de uitoefening van de in artikel 1 lid 1 genoemde taken kan de griffier een lange termijn agenda opstellen. In deze agenda worden de speerpunten van de raad in de resterende raadsperiode weergegeven.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

De griffier zal aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden.

Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet kunnen in een verordening nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 6

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. In het tweede lid is geregeld dat de griffier rechtstreeks informatie kan inwinnen bij de onder de verantwoordelijkheid van het college vallende ambtelijke organisatie. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning, die meer tijd vergen dan de kortstondige beantwoording van een technische vraag, in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen

Nader overleg met de gemeentesecretaris vindt plaats met het oog op de beschikbare ambtelijke capaciteit en de eventuele verstoring van de werkplanning.

In de verordening op de ambtelijke bijstand worden de spelregels rond de ambtelijke ondersteuning verder uitgewerkt.

Artikel 7

De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier. Er is voor gekozen dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken.

Artikel 8

De raad stelt via het vaststellen van de begroting in feite alle budgetten vast. Echter voor de uitvoering van haar eigen activiteiten en de activiteiten van de griffie stelt de raad uitvoeringsbudgetten vast. Dit betreft budgetten voor o.a. representatie, abonnementen, reis- en verblijfkosten en opleidingen. Ook kan de raad zichzelf budgetten toewijzen voor fractieondersteuning. Daarnaast is er een budget voor de personele bezetting van de griffie. Voor deze budgetten moet in het kader van de betreffende regelgeving een beheerder worden aangewezen. Overeenkomstig de werkwijze binnen de rest van de ambtelijke organisatie en om praktische redenen wordt de griffier als budgetbeheerder aangewezen.

Artikel 9

De uitvoering van de regelingen rondom verlof en ziekte zijn in uitvoerende zin gedelegeerd aan het college via het Delegatiebesluit CAR-UWO. Ten aanzien van het verlenen van het verlof is het presidium verantwoordelijk voor de griffier en de griffier voor de medewerkers van de griffie.

Artikelen 10

Bij de vervanging geldt voor de plaatsvervanger deze instructie voor de griffier. Ook de verantwoordelijkheden die in het Delegatiebesluit CAR-UWO zijn geregeld worden door de plaatsvervanger overgenomen.

Artikel 11 Dit artikel behoeft geen toelichting.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 27 oktober 200

griffier voorzitt