De gemeenteraad van Rijswijk; bijeen in openbare vergadering op 11 november 2003; Gelezen het voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders; BESLUIT vast te stellen de volgende verordening:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Rijswijk (2.07.352.65)

Artikel 1.

Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant:

  • ·

    registeraccountant of

  • ·

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratiecon-sulenten of

  • ·

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewetbedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • ·

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • ·

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • ·

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

  • ·

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• d.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• e.

  goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

• f.

  rapporteringstolerantie: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen die voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.

Artikel 2.

Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt overeenkomstig een door de raad vast te stellen periode.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  3.De raad stelt zowel voor de aanbesteding van de accountantscontrole alsmede voor de jaren daarna het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • f.

    de raad stelt jaarlijks een bedrag beschikbaar voor de accountantscontrole; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • g.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • h.

    de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het derde lid, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant in incidentele zin bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3.

Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening en het verslag van bevindingen aan de raad op een zodanig tijdstip dat voor 15 juli gerapporteerd kan worden aan Gedeputeerde Staten.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4.

Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiger uit de raad, een vertegenwoordiger van de rekenkamer(functie)/rekeningcommissie, de portefeuillehouder Middelen, de directeur Middelen en/of de concerncontroller.

Artikel 5.

Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6.

Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Ministeries, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7.

Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de organisatie-eenheid waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaande aan de verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8.

Verantwoording en decharge ambtenaren

• 1.

  Het verslag van iedere controle wordt door de accountant in een door het presidium van de raad te bepalen aantal toegezonden.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de doorzending aan de ambtenaar, van wie het geldelijk beheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, ten behoeve van zijn medeondertekening en eventueel van de toevoeging van een verklaring.

• 3.

  De ambtenaar zendt terstond de door hem ontvangen exemplaren (verminderd met één, dat hij voor zijn archief behoudt), na plaatsing van zijn handtekening voor gezien en eventueel voorzien van een toelichting aan burgemeester en wethouders terug.

• 4.

  Indien de ambtenaar aan zijn ondertekening een verklaring heeft toegevoegd, delen burgemeester en wethouders deze in afschrift mede aan de accountant.

• 5.

  Vaststelling van de rekening en van het verslag over het gevoerde beheer door de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

• 6.

  Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien burgemeester en wethouders, vóór vaststelling van de rekening en het verslag door de raad, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk hebben medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.

Artikel 9.

Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

• 2.

  De Controleverordening gemeente Rijswijk 1999 wordt met ingang van 1 januari 2004 ingetrokken.

Artikel 10.

Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Rijswijk”.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Rijswijk in zijn openbare vergadering van 11 november 2003.