Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Rijswijk

Geldend van 03-03-2004 t/m heden

Intitulé

De gemeenteraad, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 20 januari 2004, no. 04-008, Overwegende, dat het verplicht is een verordening te hebben die regelt dat het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid verricht van het door hem gevoerde bestuur; dat, hij daarbij regels stelt; gelet op artikel 213a Gemeentewet; besluit vast te stellen de

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Rijswijk (-2.07.355.5(3))

Artikel 1.

Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • b.

    Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2.

Onderzoeksfrequentie

  • 1.

    Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van onderdelen van de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente.

  • 2.

    Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van tenminste één(deel van een) programma en/of paragraaf.

Artikel 3.

Onderzoeksplan

  • 1.

    Het college zendt ieder jaar uiterlijk in het vierde kwartaal een onderzoeksplan naar de raad voor de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken als bedoeld in artikel 2.

  • 2.

    In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

    • a)

      het object van onderzoek

    • b)

      de reikwijdte van het onderzoek

    • c)

      de onderzoeksmethode

    • d)

      doorlooptijd van het onderzoek

e) de wijze van uitvoering

3.In het onderzoeksplan worden de kosten aangegeven alsmede welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de geplande onderzoeken.

Artikel 4.

Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken als bedoeld in artikel 2 en de inzet van bijbehorende onderzoeksbudgetten.

Artikel 5.

Rapportage en gevolgtrekking

  • 1.

    De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage.

  • 2.

    Op basis van de uitkomsten stelt het college indien het dit nodig acht een plan van verbetering op, dat in de rapportage aan de raad wordt opgenomen. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

  • 3.

    Indien het onderzoek als bedoeld in artikel 2 lid 2 aanleiding geeft tot het bijstellen of herformuleren van doelen en/of maatschappelijke effecten in enig programma of paragraaf, doet het college hiertoe een voorstel aan de raad gelijktijdig met de rapportage als bedoeld in lid 1.

Artikel 6.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 3 maart 2004, met dien verstande dat de daadwerkelijke onderzoeken als bedoeld in artikel 2 zullen ingaan per begrotingsjaar 2005.

Artikel 7.

Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening voor periodieke onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Rijswijk”.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Rijswijk in zijn openbare vergadering van 2 maart 2004.

Artikelsgewijze toelichting Verordening periodieke onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Rijswijk.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering van deze onderzoeken wordt gedaan door de gemeentelijke organisatie. Deze onderzoeken richten zich op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden object van onderzoek kan zijn.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s, in de begroting geformuleerde beleid. Dit onderzoek kan een geheel begrotingsprogramma omvatten of delen daarvan. De actualiteit en de ontwikkeling van de doelen maken deel uit van het onderzoek.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en af te stemmen met eventuele onderzoeken van haar rekenkamerfunctie (vanaf 2006). Als de raad dat nodig acht, kan de raad zo invloed uitoefenen op de onderzoeksvoornemens van het college. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. Het college streeft naar het aanbieden van een meerjarenonderzoeksplan waarin wordt aangegeven waarop het college haar onderzoeksinspanningen richt. Spanningsbogen die het college hierbij ziet zijn:

  • Ø

    Product versus proces;

  • Ø

    Beleid versus organisatie;

  • Ø

    Beleid versus beheer;

  • Ø

    Efficiency versus effectiviteit.

De 213A-onderzoeken kennen dus een meerdimensionale benadering. Ze kunnen betrekking hebben op programma’s en/of paragrafen, op producten, processen en organisatie-eenheden. Hierbij kunnen zowel beleid als beheer en zowel efficiency als effectiviteit centraal komen te staan.

In dit meerjarenonderzoeksplan zullen de onderzoeksinspanningen in de tijd worden uitgezet.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt de raad aangeboden en kan ter bespreking op de agenda worden gezet, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven, wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven, dat duidelijk aangegeven is, wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures, instrumenten en gemeentelijke taken. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

b) De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organisatie-eenheden en instellingen die een relatie kunnen hebben met het onderzoek, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

c) Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

d) Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

e) Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent, dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma’s van de begroting en de inzet van bijbehorende onderzoeksbudgetten.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook voor de raad neergelegd in rapporten, zoals voorgeschreven in artikel 213A, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om na te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen, dat door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college, dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Overigens kan het onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid het college aanleiding geven bepaalde door de raad geformuleerde beleidsdoelen kritisch te bezien en daarover opmerkingen ter kennis van de raad te stellen.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moest deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad had de mogelijkheid de vaststelling van de verordening met maximaal één jaar uit te stellen. Van die mogelijkheid is gebruik gemaakt.

De nieuwe verordening 213A Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door de raad door het college naar Gedeputeerde Staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).

Aangezien het college het meerjarenonderzoeksplan dient op te stellen en de implementatie en organisatie hiervan in de organisatie ter hand moet nemen zullen de daadwerkelijke onderzoeken als bedoeld in artikel 2 ingaan per begrotingsjaar 2005.

Artikel 7. Citeertitel

Behoeft geen toelichting.