Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond houdende regels omtrent Omgangsvormenbeleid gemeente Roermond

1 Intentieverklaring

Gemeente Roermond wil voor haar medewerkers een goed werkgever zijn. Gemeentebestuur en OR vinden het belangrijk dat medewerkers zich veilig en respectvol behandeld voelen en op een professionele wijze kunnen samenwerken. Dit draagt mede bij aan de tevredenheid, gezondheid en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. In zo’n werksfeer komen de kwaliteiten van medewerkers om het algemeen belang te dienen het best tot hun recht. Onze kernwaarden zijn niet voor niets Vertrouwen, Lef en Ondernemerschap, Samenwerken en Respect.

Ongewenste omgangsvormen zoals discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten berokkenen onze gemeente en medewerkers dus schade, en worden niet getolereerd. Daar waar dit toch voorkomt, worden effectieve maatregelen genomen om dit gedrag tegen te gaan.

Gemeente Roermond verwacht van haar ambtenaren dat zij zich als goed ambtenaar gedragen en zich onthouden van ongewenste omgangsvormen, zoals omschreven in de gemeente brede definities en de gedragscodes. Van een goed ambtenaar mag ook verwacht worden dat hij of zij zich medeverantwoordelijk voelt voor de omgangsvormen van de gemeente waar hij of zij tewerkgesteld is.

Gemeente Roermond verwacht van leidinggevenden dat zij een voorbeeldfunctie vervullen voor hun medewerkers, en dat zij aandacht hebben voor de omgangsvormen op hun afdeling. Zij spreken medewerkers aan op ongewenste omgangsvormen en het niet naleven van de gedragscode, en waarderen goed gedrag.

Reikwijdte

Het omgangsvormenbeleid geldt voor alle gemeentelijke diensten. Iedereen die bij gemeente Roermond is aangesteld of voor de gemeente werkzaam is 1 , kan een beroep doen op het omgangsvormenbeleid. Dit geldt dus ook voor vrijwilligers, uitzendkrachten, gedetacheerd personeel, stagiairs, zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers), thuiswerkers en dergelijke werkzaam voor gemeente Roermond, personen die een opdracht vervullen binnen de gemeente Roermond, bestuurders van gemeente Roermond 2 en derden die regelmatig uit hoofde van hun functie of anderszins binnen de gemeente Roermond komen.

Dit omgangsvormenbeleid gaat over ongewenste omgangsvormen tussen medewerkers onderling. Als ongewenst gedrag afkomstig is van het publiek / derden, zal de medewerker zich moeten beroepen op het Agressie- en geweldprotocol van gemeente Roermond, dan wel op de regelgeving die ongewenst gedrag tussen burgers strafbaar stelt.

Handtekening Gemeentesecretaris

Handtekening OR

2 Gedragscode

Deze gedragscode vormt een nadere invulling en concretisering van ‘goed ambtenaarschap’ van de gemeente Roermond.

2.1. Definities van ongewenste omgangsnormen en uitleg

2.1.1 Seksuele intimidatie

Enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.

Binnen onze gemeente dulden we bijvoorbeeld niet dat medewerkers:

• ■

  dubbelzinnige opmerkingen maken die als kwetsend worden ervaren

• ■

  een ander onnodig aanraken

• ■

  een ander hinderlijk achtervolgen

• ■

  pornografische afbeeldingen op het werk hebben en/of verspreiden

• ■

  een ander seksueel chanteren

• ■

  zich schuldig maken aan (poging tot) aanranding of verkrachting.

2.1.2 Agressie en geweld

Voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.

Binnen onze gemeente dulden we bijvoorbeeld niet dat medewerkers:

• ■

  schreeuwen naar een ander of een ander uitschelden

• ■

  grof taalgebruik hanteren (zoals vloeken, ziektetermen, seksuele termen)

• ■

  een ander vastgrijpen, klemzetten of opsluiten

• ■

  spullen van een ander kapotmaken of verstoppen

• ■

  bedreigen, intimideren of stalken

• ■

  schoppen, slaan, of ander fysiek geweld gebruiken.

2.1.3 Pesten

Alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere werknemers (collega's, leidinggevenden) gericht tegen een werknemer of groep werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag. Een belangrijk element aangaande pesten op het werk is de herhaling van die gedraging in de tijd.

Binnen onze gemeente dulden we bijvoorbeeld niet dat medewerkers stelselmatig:

• ■

  een collega buitensluiten

• ■

  een collega het werken onaangenaam maken

• ■

  een collega het werken onmogelijk maken

• ■

  een collega bespotten

• ■

  negatief over een collega praten (roddelen)

• ■

  (valse) geruchten over een collega verspreiden.

2.1.4 Discriminatie

Direct en indirect onderscheid, evenals de opdracht daartoe;

Direct onderscheid: indien een persoon op een andere wijze wordt behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld, op grond van:

• ■

  godsdienst,

• ■

  levensovertuiging,

• ■

  politieke gezindheid,

• ■

  ras,

• ■

  geslacht,

• ■

  nationaliteit,

• ■

  hetero- of homoseksuele gerichtheid of

• ■

  burgerlijke staat,

• ■

  leeftijd,

• ■

  handicap of chronische ziekte.

Onder direct onderscheid op grond van geslacht wordt ook verstaan onderscheid op grond van zwangerschap, bevalling en moederschap.

Indirect onderscheid: indien het een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze ten aanzien van personen in vergelijking met anderen bijzonder treft:

• ■

  een bepaalde godsdienst,

• ■

  levensovertuiging,

• ■

  politieke gezindheid,

• ■

  ras,

• ■

  geslacht,

• ■

  nationaliteit,

• ■

  burgerlijke staat,

• ■

  Leeftijd,

• ■

  hetero- of homoseksuele gerichtheid of

• ■

  handicap of chronische ziekte.

Binnen onze gemeente:

• ■

  vinden we het belangrijk dat iedereen gelijke kansen heeft

• ■

  laten we eenieder in zijn of haar waarde

• ■

  hebben we respect voor elkaars achtergrond en geloof.

2.2 Procedure gedragscode

Alle personen werkzaam bij of voor de gemeente Roermond worden geacht zich te conformeren aan:

• ●

  de gemeente brede norm: ongewenste omgangsvormen worden niet getolereerd!

• ●

  de gemeente brede definities van ongewenste omgangsvormen

• ●

  de gemeente brede uitleg, richtlijnen en gedragsregels met betrekking tot ongewenste omgangsvormen.

3 Opvang, begeleiding en nazorg

Wanneer je zelf slachtoffer bent of dreigt te worden, ga dan als volgt te werk:

• ●

  Blijf kalm: Ga zelf zo kalm mogelijk met het conflict om, tot er een oplossing is gevonden. Een eigen emotionele reactie leidt vaak tot een verdere escalatie

• ●

  Ga in gesprek: Probeer in eerste instantie de pleger aan te spreken. Sommige conflicten zijn dan zonder escalatie op te lossen. Soms realiseert de pleger zich niet wat voor effect hij heeft en kan de situatie opgelost worden door een goed gesprek.

• ●

  Lukt het niet om er zelf met de pleger uit te komen, stel het dan aan de orde bij de leidinggevende.Zoek een luisterend oor: Iedere medewerker van gemeente Roermond heeft het recht zich tot een vertrouwenspersoon omgangsvormen te wenden met een melding/klacht over ongewenste omgangsvormen bij gemeente Roermond.

3.1 Benoeming vertrouwenspersoon omgangsvormen

• 1.

  Bevoegd gezag benoemt in overleg met de ondernemingsraad meerdere vertrouwenspersonen intern en 1 vertrouwenspersoon extern.

• 2.

  De functie vertrouwenspersoon omgangsvormen is een nevenfunctie.

• 3.

  De vertrouwenspersonen omgangsvormen zijn toegankelijk voor het personeelsbestand van gemeente Roermond.

• 4.

  De te benoemen vertrouwenspersonen omgangsvormen mogen geen hoofdfunctie of andere nevenfunctie hebben die tot een belangenverstrengeling kan leiden met de nevenfunctie van vertrouwenspersoon omgangsvormen.

• 5.

  De benoeming is voor een vastgestelde periode in overeenstemming met dienstverband dan wel overeenkomstig contract met de externe vertrouwenspersoon, waarin voor de taken, werkwijze, verplichtingen, rechten, beschikbare middelen en de eventuele ontheffing, eindiging of opzegging verwezen wordt naar het voorliggende omgangsvormenbeleid.

3.2 Selectiecriteria vertrouwenspersoon

Belangrijke kwaliteiten/eigenschappen voor een vertrouwenspersoon zijn:

• ●

  empathisch vermogen

• ●

  communicatieve vaardigheden (vooral actief luisteren)

• ●

  gevoel voor organisatorische verhoudingen/belangen

• ●

  analytische vaardigheden

• ●

  integriteit (kunnen reflecteren op eigen gedrag)

• ●

  evenwichtige persoonlijkheid

• ●

  professionele afstand kunnen bewaren tot de melder en diens probleem

• ●

  bereidheid tot het volgen van opleiding c.q bij/nascholing op taakgebied, waaronder in ieder geval de basiscursus vertrouwenspersoon omgangsvormen

Een hbo werk- en denkniveau is een pré.

4 Melding klacht en bemiddeling

Meningsverschillen en conflicten zijn inherent aan het samenwerken van mensen in arbeidsorganisaties. Ze kunnen leiden tot gunstige veranderingen, maar ook escaleren tot ongewenste omgangsvormen. Binnen gemeente Roermond proberen we om constructief om te gaan met meningsverschillen en conflicten.

4.1 Interne klachtenregeling (melding)

De medewerker die geconfronteerd is met ongewenst gedrag meldt dit bij de direct leidinggevende. Indien de melding/klacht betrekking heeft op gedragingen van de leidinggevende dan doet de medewerker deze melding bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur, respectievelijk het college indien de melding/klacht betrekking heeft op de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De melding/klacht kan ook direct worden gedaan bij de vertrouwenspersoon. Bij het doen van een melding/klacht kan de medewerker zich laten bijstaan en ondersteunen door de vertrouwenspersoon.

De leidinggevende, respectievelijk de gemeentesecretaris/algemeen directeur of het college aan wie de melding/klacht inzake ongewenst gedrag is gedaan neemt deze in behandeling. De leidinggevende, resp. de gemeentesecretaris/algemeen directeur of het college onderzoekt de melding/klacht en gaat in gesprek met melder en medewerker op wiens gedrag de melding/klacht betrekking heeft. In voorkomende gevallen kan de leidinggevende respectievelijk de gemeentesecretaris/algemeen directeur of het college zich laten bijstaan door een interne of externe deskundige. De melder kan zich laten bijstaan door de vertrouwens- of een andere (raads-) persoon. De medewerker op wiens gedrag de melding/klacht betrekking heeft kan zich eveneens laten bijstaan door een andere (raads-)persoon.

De leidinggevende, respectievelijk de gemeentesecretaris/algemeen directeur adviseert binnen vier weken na ontvangst van de melding aan gemeentesecretaris/algemeen directeur, respectievelijk het college over de wijze waarop de melding/klacht kan worden afgehandeld. De leidinggevende respectievelijk de gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt een advies op vergezeld van zijn rapport van bevindingen. De melder en de medewerker op wiens gedrag de melding/klacht betrekking heeft krijgen een afschrift van het advies.

Het bevoegd gezag (gemeentesecretaris indien de melding betrekking heeft op een medewerker, college indien de melding betrekking heeft op gemeentesecretaris) neemt binnen zes weken een beslissing op de afhandeling van de melding/klacht.

De melder/klager en de vertrouwenspersoon mogen niet wegens het indienen van een klacht of in verband met hun functie als vertrouwenspersoon worden benadeeld. Als degene tegen wie de klacht gericht is ten onrechte is aangeklaagd ziet de gemeentesecretaris/algemeen directeur c.q. het college erop toe dat hij geen nadelige gevolgen ondervindt en dat desgewenst ondersteuning of begeleiding wordt geboden. De dossiers zijn vertrouwelijk.

Indien de melder zich niet kan verenigen met de wijze waarop de melding/klacht is behandeld, of indien de melder zich niet kan verenigen met de afhandeling van de melding/klacht door het bevoegd gezag kan hij een klacht indienen bij de Landelijke Commissie Ongewenst Gedrag.

4.2 Bemiddeling

Een medewerker die een conflict heeft met een andere medewerker of een leidinggevende (al dan niet gepaard gaand met ongewenste omgangsvormen) kan baat hebben bij bemiddeling door een neutrale derde. Indien er ook sprake is van ongewenste omgangsvormen, kan een vertrouwenspersoon met de medewerker meedenken wie in deze situatie als bemiddelaar zou kunnen optreden. De vertrouwenspersonen voeren de bemiddeling echter niet zelf uit, omdat dit conflicteert met hun primaire taak, namelijk de opvang en onvoor-waardelijke steun van de melder. De medewerker bepaalt zelf of hij van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken.

Indien het gaat om:

• ●

  onbegrip over hoe bepaald gedrag overkomt,

• ●

  behoefte aan een neutrale gespreksleider (bij een enkel lastig gesprek),

• ●

  of kleine meningsverschillen,

kan de medewerker bij gemeente Roermond een beroep doen op bemiddeling door de:

• ●

  HR-Adviseur

• ●

  Een lijnfunctionaris die voor beide partijen acceptabel is en bereid is te bemiddelen

Ingeval van zwaardere conflicten en beide partijen staan open voor bemiddeling kan een beroep worden gedaan op een Mfn-mediator (MFN: Mediatorsfederatie Nederland)

5 Klachtenregeling

De gemeentebestuurder van gemeente Roermond heeft met instemming van de OR besloten tot aansluiting bij de externe landelijke klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid van de VNG.

De onderstaande artikelen zijn integraal afkomstig van de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid 2011.

College voor Arbeidszaken

KLACHTENREGELING ONGEWENST GEDRAG VOOR DE DECENTRALE OVERHEID 2011

Tekst inclusief wijzigingen vastgesteld door het College voor Arbeidszaken d.d. 12-10-2011

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  bevoegd gezag: het orgaan dat in eerste instantie dan wel daartoe gemandateerd bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag;

• b.

  commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;

• c.

  decentrale overheid: de gemeente, de provincie , het waterschap of een door deze overheden ingestelde instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

• d.

  aangesloten organisatie: de decentrale overheid die is aangesloten bij de regeling van de commissie, dan wel een andere organisatie die deze regeling van toepassing heeft verklaard;

• e.

  ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1 a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie geweld en pesten zoals bedoeld in de Arbowet artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub e en f;

• f.

  klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven, behoudens een klacht op grond van artikel 11;

• g.

  klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en een klacht over ongewenst gedrag indient;

• h.

  aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt;

• i.

  informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie;

• j.

  getuigen: andere dan onder h genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken;

• k.

  college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze klachtencommissie heeft ingesteld.

Artikel 1a. Klachten over politiek ambtsdragers

Het bevoegd gezag kan in afwijking van artikel 1 onder h. de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van een aangesloten organisatie jegens klager.

Artikel 2. Taakstelling en samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

• 2.

  Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter.

• 3.

  Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 4.

  Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

• 5.

  Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het college.

• 6.

  De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar.

• 7.

  De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

Artikel 3. Gemeentesecretaris en administratie

• 1.

  De voorzitter van het college wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een gemeentesecretaris en een of meer plaatsvervangend gemeentesecretarissen aan.

• 2.

  De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college.

Artikel 4. Indienen van de klacht

• 1.

  De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag.

• 2.

  De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen.

• 3.

  Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

• 4.

  De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

Artikel 5. In behandeling nemen van de klacht

• 1.

  Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens, waaronder de klachtenregeling van de aangesloten organisatie, de contact- en functiegegevens van klager en aangeklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht,

• 2.

  De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende aangesloten organisatie niet zijn doorlopen.

• 3.

  De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c,e,f,g en h van deze regeling,

• 4.

  Ingeval lid 2 van toepassing is brengt de commissie klager- en in geval lid 3 van toepassing is klager en het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van het niet in behandeling nemen (lid 2) of de niet ontvankelijkheid (lid 3) van de klacht.

• 5.

  De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien:

• A.

  de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd

• B.

  er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8 lid 1 en 2 Awb

• C.

  wanneer niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2.

Artikel 6. Onderzoek naar de klacht

• 1.

  Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

• 2.

  Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

• 3.

  Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord.

• 4.

  Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.

• 5.

  De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

• 6.

  De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten.

Artikel 7. Horen

• 1.

  Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

• 2.

  Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

• 3.

  De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 4.

  Van het horen wordt een verslag gemaakt.

• 5.

  De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

• 6.

  De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

• 7.

  De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoorgesprekken met de informant en/of de getuigen kennis te nemen en daarop te reageren.

• 8.

  De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

• 9.

  De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

Artikel 8. Omgang met persoonsgegevens

• 1.

  De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

• 2.

  Voor de commissie alsmede de gemeentesecretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

• 3.

  De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

Artikel 9. Advies over de klacht

• 1.

  De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

• 2.

  De commissie kan het bevoegd gezag verzoeken de in eerste lid genoemde termijn met 4 weken te verdagen.

• 3.

  Met schriftelijke instemming van de klager kan de commissie het bevoegd gezag op basis van artikel 9:11 lid 3 Algemene wet bestuursrecht verzoeken om verder uitstel.

• 4.

  In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen.

Artikel 10. Afdoening van de klacht

• 1.

  Het bevoegd gezag handelt de klacht binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift af.

• 2.

  Het bevoegd gezag kan op verzoek van de commissie de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

• 3.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 9 lid 2 en 3 , stelt het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 9 lid 1, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

• 4.

  Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

Artikel 11. Klachten betreffende het functioneren van de commissie

Ingeval een klager of het bevoegd gezag een klacht heeft over enig handelen of nalaten van de commissie betreffende de uitvoering van haar taak, wordt deze klacht behandeld door tenminste twee leden uit de commissie die niet aan het betreffende onderzoek hebben deelgenomen.

Voornoemde leden doen binnen vier weken na ontvangst van de klacht, bedoeld in lid 1 uitspraak over de (on)gegrondheid daarvan.

Artikel 12. Jaarverslag

• 1.

  Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

• 2.

  In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

  • a.

    het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

  • b.

    het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

  • c.

    de aard van de klachten;

  • d.

    statistische gegevens over klagers en aangeklaagden;

  • e.

    de doorlooptijd van de adviezen;

  • f.

    aanbevelingen en tendensen.

• 3.

  Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

Artikel 13. Inwerkingtreding

De regeling klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid zoals deze gold op 28-2-2018 wordt ingetrokken op 1-3-2018

De ‘Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid 2011’ treedt in werking op 1-3-2018

6 Borging en evaluatie van het beleid

Het voorkómen van ongewenste omgangsvormen vereist permanente aandacht.

De Coördinator Omgangsvormen bewaakt dat de aandacht voor ongewenste omgangsvormen niet verslapt, door:

• a)

  het onderwerp ‘ongewenste omgangsvormen’ mee te nemen in de Risico-Inventarisatie & -Evaluatie en het plan van aanpak;

• b)

  ervoor te zorgen dat goede vragen over het onderwerp ‘ongewenste omgangsvormen’ onderdeel zijn van personeelsenquêtes, zoals het MTO;

• c)

  een communicatieplan op te stellen waarbij geborgd is dat ongewenste omgangsvormen periodiek terugkerend onder de aandacht van medewerkers en leidinggevenden worden gebracht;

• d)

  te stimuleren en te bewaken dat leidinggevenden de gedragscode en het onderwerp ‘ongewenste omgangsvormen’ onderwerp van het werkoverleg laten zijn (zie ook artikel 125quater, onderdeel b, Ambtenarenwet). Dit geldt in het bijzonder voor afdelingen of teams waarbij ongewenste omgangsvormen een risico vormen;

• e)

  te stimuleren en te bewaken dat vertrouwenspersonen zichzelf periodiek terugkerend bekendmaken;

• f)

  te stimuleren en te bewaken dat alle nieuwe medewerkers op de hoogte worden gebracht van het omgangsvormenbeleid;

• g)

  het omgangsvormenbeleid punt van aandacht is tijdens aanstellingsgesprekken;

• h)

  ongewenste omgangsvormen punt van aandacht zijn tijdens exitgesprekken;

• i)

  het optreden tegen ongewenste omgangsvormen mee te nemen in competentieprofielen voor leidinggevenden;

• j)

  ervoor te zorgen dat de manier waarop leidinggevenden omgaan met het omgangsvormenbeleid aan de orde komt tijdens functioneringsgesprekken (zie ook artikel 125quater, onderdeel b, Ambtenarenwet);

• k)

  het aanbieden van scholing en vorming (eventueel coaching) aan leidinggevenden en medewerkers, vertrouwenspersonen [en bemiddelaars] op het gebied van ongewenste omgangsvormen en het bepaalde daarover in de gedragscode (zie ook artikel 125quater, onderdeel b, Ambtenarenwet);

• l)

  het opnieuw afnemen van de ‘Vragenlijst ongewenste omgangsvormen’ en trends te analyseren en daarover te rapporteren;

• m)

  mede vorm en inhoud te geven aan de jaarlijkse evaluatie van het omgangsvormenbeleid.

Jaarlijkse evaluatie van het omgangsvormenbeleid

• ●

  De Coördinator Omgangsvormen verzamelt relevante informatie ter voorbereiding van een evaluatiebijeenkomst.

• ●

  De Coördinator Omgangsvormen stelt een agenda voor de evaluatiebijeenkomst op en zendt deze aan de genodigden. De middelen voor implementatie vormen elk jaar een vast agendapunt.

• ●

  Genodigden voor de evaluatiebijeenkomst zijn in ieder geval de gemeentegemeentesecretaris en de ondernemingsraad (bij voorkeur ook de vertrouwenspersonen).

• ●

  Evaluatie van het omgangsvormenbeleid gebeurt met instemming van de ondernemingsraad en in overeenstemming met de gemeenteraad (gelet op artikel 125quater, onderdeel d, Ambtenarenwet).

7 Algemeen

Om ongewenst gedrag te ondervangen kan daarnaast worden aangesloten bij kernwaarden en algemene richtlijnen.

Kernwaarden

• ●

  Vertrouwen

• ●

  Lef en Ondernemerschap

• ●

  Samenwerken

• ●

  Respect

• ●

  Integriteit

• ●

  Veiligheid

• ●

  Sociale omgang

• ●

  Gelijkwaardigheid

• ●

  Gelijke kansen

• ●

  Goede werksfeer

• ●

  Voorbeeldfunctie voor de (burger)maatschappij

• ●

  Eerlijkheid

• ●

  Teamspirit

• ●

  Verantwoordelijkheid

• ●

  Op elkaar kunnen vertrouwen

Algemene richtlijnen

• ●

  Behandel een ander zoals je zelf behandeld wilt worden.

• ●

  Je houdt er rekening mee dat andere mensen anders zijn of zich anders gedragen dan jijzelf.

• ●

  Als je iets doet waar anderen het niet mee eens zijn, dan ben je bereid naar hen te luisteren.

• ●

  Wij maken geen misbruik van macht of positie.

• ●

  We gaan constructief met verschillen van mening en inzicht om.