Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling Roermond 2020)

a. Het verlenen van ondermandaat is uitsluitend mogelijk aan een of meerdere medewerkers op het hiërarchisch naast lagere niveau.

b. Met uitzondering van de master-budgethouder is voor elk ondermandaat de instemming nodig van het hiërarchisch naast hoger gelegen niveau.

a. Burgemeester en wethouders wijzen de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan als master-budgethouder voor ieder door de gemeenteraad vastgesteld budget voor baten en lasten per activiteit c.q. investeringskrediet.

b. De master-budgethouder ontleent zijn bevoegdheid aan het door het college van B&W verleende mandaat en is aan de mandaatgever inlichtingen en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet.

c. De master-budgethouder conformeert zich aan de opzet van de indeling van de activiteiten c.q. investeringskredieten. Indien hij voor een adequate budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, komt hij dit overeen met het cluster Bedrijfsondersteuning. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in het overzicht budgethouderstructuur.

d. De master-budgethouder kan voor alle activiteiten c.q. investeringskredieten cluster-budgethouders aanwijzen en ziet er op toe dat deze cluster-budgethouders worden geregistreerd in het door het cluster Bedrijfsondersteuning te beheren overzicht budgethouderstructuur.

a. Als cluster-budgethouder worden de concernmanagers en de concerndirecteur aangewezen.

b. De cluster-budgethouder ontleent zijn bevoegdheid aan het door de master-budgethouder verleende ondermandaat en is aan de master-budgethouder inlichtingen en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet.

c. De cluster-budgethouder conformeert zich aan de opzet van de indeling van de activiteiten c.q. investeringskredieten. Indien hij voor een adequate budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, komt hij dit overeen met het cluster Bedrijfsondersteuning. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in het overzicht budgethouderstructuur.

d. De cluster-budgethouder kan voor alle activiteiten c.q. investeringskredieten budgethouders aanwijzen en ziet er op toe dat deze budgethouders worden geregistreerd in het door het cluster Bedrijfsondersteuning te beheren overzicht budgethouderstructuur.

a. Als budgethouder worden de clustermanagers en opgavemanagers van de respectievelijke clusters of opgaven aangewezen.

b. De budgethouder ontleent zijn bevoegdheid aan het door de cluster-budgethouder verleende ondermandaat en is aan de cluster-budgethouder inlichtingen en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet.

c. De budgethouder conformeert zich aan de opzet van de indeling van de activiteiten c.q. investeringskredieten. Indien hij voor een adequate budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, komt hij dit overeen met het cluster Bedrijfsondersteuning. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in het overzicht budgethouderstructuur.

d. De budgethouder kan een subbudgethouder aanwijzen en ondermandaat verlenen aan de subbudgethouder voor het beheer van de aan de budgethouder toevertrouwde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet.

e. De budgethouder ziet er op toe dat deze subbudgethouders worden geregistreerd in het door het cluster Bedrijfsondersteuning te beheren overzicht budgethouderstructuur.

a. Als subbudgethouder worden kernprofessionals, (team) coördinatoren en projectleiders van de respectievelijke clusters of opgaven aangewezen.

b. De subbudgethouder ontleent zijn bevoegdheid aan het door de budgethouder verleende ondermandaat en is aan de budgethouder inlichtingen en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet.

c. Een subbudgethouder conformeert zich aan de opzet van de indeling van de activiteiten c.q. investeringskredieten. Indien hij voor een adequate budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, komt hij dit overeen met het cluster Bedrijfsondersteuning. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in het overzicht budgethouderstructuur.

d. De subbudgethouder kan geen ondermandaat verlenen aan andere functionarissen voor het beheer van de aan de subbudgethouder toevertrouwde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet.

e. De subbudgethouder heeft voor de aan hem ondergemandateerde budgetten per activiteit c.q. investeringskrediet een tekenbevoegdheid voor:

• 1.

  Activiteiten: een bedrag met een maximum van € 10.000;

• 2.

  Investeringskredieten: een bedrag met een maximum van € 50.000;

• 3.

  In uitzondering op sub 2 geldt voor de subbudgethouder van het cluster Projecten omgeving een bedrag met een maximum van € 250.000.

• 4.

  Voor bedragen boven de onder sub 1 t/m 3 genoemde maxima is de budgethouder verplicht medeondertekenaar.

a. De (sub)budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie en interne controle van de processen en activiteiten nodig voor het realiseren van een activiteit c.q. investeringskrediet.

b. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (sub)budgethouder heeft geconstateerd dat er sprake is van een toereikend budget en het aangaan van die verplichtingen direct verband houden met de taakstelling.

c. Verplichtingen mogen alleen worden aangegaan met inachtneming van geldende gemeentelijke regelingen.

d. De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van de gestelde eisen aan de interne controle, de functiescheiding en de overige zaken rondom de administratieve organisatie.

e. Uitgaven ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met schriftelijke toestemming in de vorm van een paraaf (of digitale handtekening) van de aangewezen (sub)budgethouder.

f. De (sub)budgethouder zorgt voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af in het kader van de Planning & Control cyclus.

a. De (sub)budgethouder draagt er zorg voor dat hij permanent inzicht heeft in de omvang van de verplichtingen die door hem zijn aangegaan.

b. De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaft hieromtrent de nodige informatie. Hij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren activiteiten.

c. De (sub)budgethouder is verplicht voorcalculaties of ramingen te leveren ten aanzien van een activiteit c.q. investeringskrediet met bijbehorend budget waarvoor hij verantwoordelijk is.

a. Bevoegdheden ten aanzien van het budget zijn ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (sub)budgethouders dezelfde integrale bevoegdheid hebben ten aanzien van een activiteit c.q. investeringskrediet.

b. De (sub)budgethouder heeft mandaat tot het totaal van het budget. Binnen de kostensoorten van een activiteit bestaat er de mogelijkheid om overschrijdingen op een kostensoort te compenseren met onderschrijdingen op andere kostensoorten. Dit mag als de betreffende kostensoorten beginnen met een ‘43’ nummering (de zogenaamde uitgaven voor goederen en diensten).

c. Binnen de budgetten van de bedrijfsvoering (activiteiten beginnend met een 5) mag de gemeentesecretaris vrijelijk budgetten uitruilen. Dat wil zeggen dat een overschrijding op een bepaalde activiteit gedekt mag worden door een onderbesteding op een andere activiteit(en).

d. De functie van (sub)budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie (financiële administratie), de kassier of de inkoopadviseur.

e. Een (sub)budgethouder kan geen feitelijke betalingen doen ten laste van zijn eigen budgetten.

f. Een (sub)budgethouder mag aan hem gemandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen.

g. De genomen acties door de (sub)budgethouder moeten aan de hand van bescheiden toetsbaar zijn, zodat achteraf vastgesteld kan worden dat de acties passen binnen de gestelde kaders.

h. Bij afwezigheid van de (sub)budgethouder worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten door de vervangers van de (sub)budgethouder uitgeoefend. Elke (sub)budgethouder heeft maximaal twee vervangers. De vervangers worden aangewezen door het hiërarchisch naast hoger gelegen niveau van de (sub)budgethouder.

i. Bij afwezigheid van de (sub)budgethouder of diens vervanger(s) worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten uitgeoefend door het hiërarchisch naast hoger gelegen niveau.

j. Per budget kunnen - voor zover niet strijdig met deze regeling en/ of andere algemene regels - aan de uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht.

a. De (sub)budgethouder autoriseert door middel van een paraaf (al dan niet digitaal) de codering, die aangeeft ten laste respectievelijk ten gunste van welke activiteit de verplichting / betalingsopdracht respectievelijk recht / inningsopdracht moet worden verantwoord.

b. Het cluster Bedrijfsondersteuning is verantwoordelijk voor een adequate registratie van: de rechten respectievelijk verplichtingen.

c. De uitvoering van de in lid a en b van dit artikel genoemde regels dient te geschieden met inachtneming van de gestelde eisen aan de interne controle, de functiescheiding en de overige zaken rondom de administratieve organisatie.

a. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2020.

b. De regeling budgethouderschap vastgesteld op 21 januari 2014 wordt per gelijke datum ingetrokken.

c. Deze regeling kan worden aangehaald als: “Budgethoudersregeling Roermond 2020”.