Verordening ambtelijke bijstand

Geldend van 14-03-2002 t/m heden

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand

De Raad van de gemeente Rotterdam,

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 februari 2002, BGS 02/343; raadsstuk 2002-209;

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

Besluit:

vast te stellen de onderstaande Verordening op de ambtelijke bijstand;

Artikel 1 Begripsbepalingen

Informatie:

feitelijke gegevens die vervat zijn in schriftelijke stukken en ander materiaal;

Bijstand:

het verzamelen en verwerken van informatie;

Contactpersoon:

de door de gemeentesecretaris per Bestuursdienstdirectie aangewezen medewerker die op verzoek van een raadslid contact legt tussen de behandelend ambtenaar van Bestuursdienst of gemeentelijke dienst en het raadslid;

Directeur:

een directeur van een gemeentelijke dienst of bedrijf, dan wel een Bestuursdienstdirecteur.

Artikel 2 Informatie

  • 1. Voor het verkrijgen van informatie kunnen raadsleden zich rechtstreeks wenden tot de betrokken ambtenaren van de Bestuursdienst alsmede van diensten en bedrijven.

  • 2. Daarnaast kunnen raadsleden zich voor het verkrijgen van informatie ook wenden tot contactpersonen bij de Bestuursdienst die dan het contact tussen het raadslid en de behandelend ambtenaar tot stand zullen brengen.

  • 3. De ambtenaar zal de gevraagde informatie verstrekken en de contactpersoon zal het noodzakelijke contact tot stand brengen, tenzij:

    • -

      een onderwerp, agendapost of gegevens betreft waarvoor op grond van een belang in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur een geheimhoudingsplicht is opgelegd. In dat geval verwijst de ambtenaar of contactpersoon het raadslid naar de portefeuillehouder;

    • -

      er om beleidsgevoelige informatie wordt gevraagd. In dat geval verwijst de ambtenaar of contactpersoon het raadslid naar de portefeuillehouder;

    • -

      inwilliging van het verzoek een te groot tijdsbeslag zou vergen van de behandelend ambtenaar. In dat geval verwijst de ambtenaar of contactpersoon het raadslid naar de directeur van de desbetreffende dienst of bedrijf voor nader overleg.

Artikel 3 Bijstand

  • 1. Voor het verkrijgen van ambtelijke bijstand kunnen raadsleden zich wenden tot de gemeentesecretaris. Hij kan in overleg met de betrokken directeur(en) een of meer ambtenaren aanwijzen die de gevraagde bijstand verlenen.

  • 2. Ambtelijke bijstand wordt verleend tenzij:

    • ·

      Het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de raad.

    • ·

      De taakuitoefening van de betrokken ambtenaar hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en de gewenste bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht.

Artikel 4 Geschillen

  • 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de geleverde bijstand tracht in eerste instantie in overleg met de behandelend ambtenaar en zonodig diens directeur tot een oplossing te komen.

  • 2. Indien dit overleg niet in een oplossing resulteert of indien de gevraagde informatie of bijstand geweigerd is, wordt de zaak via de gemeentesecretaris voorgelegd aan de burgemeester en vervolgens aan de regarderende raadscommissie.

  • 3. In laatste instantie kan het geschil ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 14 maart 2002.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 28 februari 2002.
De Secretaris, De Voorzitter,
N.van Eck I.W. Opstelten
Dit gemeenteblad is uitgegeven op 18 maart 2002 en ligt op werkdagen van 9.00 tot 16.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk informatie- en documentatiecentrum van de Bestuursdienst van de gemeente Rotterdam, stadskantoor kamer 100, ingang Rodezand 18.

Toelichting behorende bij de Verordening op de ambtelijke bijstand

De Verordening ambtelijke bijstand ziet op ambtelijke ondersteuning vanuit de staande organisatie.

Met de introductie van een dualistisch systeem heeft de raad de beschikking gekregen over een eigen griffie. Deze griffie richt zich op de meer algemene ondersteuning van de raad, o.a. op het gebied van hulp bij de redactionele vormgeving van moties, (sub)amendementen en ontwerpbesluiten.

Voor de meer specialistische ondersteuning en de beschikbare vakinhoudelijke informatie kunnen raadsleden (en namens hen de geregistreerde fractiemedewerkers) zich blijven wenden tot de staande organisatie.

In de Verordening ambtelijke bijstand is daarvoor een procedure beschreven.

Voor informatie kunnen de raadsleden terecht bij de door de gemeentesecretaris aangewezen contactpersonen bij de Bestuursdienst (het ééningangsprincipe). Deze contactpersonen zorgen ervoor dat er contact tot stand komt tussen het raadslid en de behandelend ambtenaar van de Bestuursdienst of een gemeentelijke dienst of bedrijf. De aanwijzing van deze contactpersoon laat overigens onverlet dat raadsleden ook rechtstreeks ambtenaren kunnen benaderen voor het verkrijgen van feitelijke informatie.

Anders dan op rijksniveau hoeft niet elk informatieverzoek via en in aanwezigheid van de portefeuillehouder te lopen. Met andere woorden: rechtstreeks contact tussen raadsleden en ambtenaren blijft mogelijk waar het gaat om het verkrijgen van feitelijke informatie. Ambtenaren zullen echter van hun functionele contacten met raadsleden wel de desbetreffende portefeuillehouder op de hoogte stellen.

Blijkt tijdens het gesprek met de behandelend ambtenaar dat de vragen het niveau van de feitelijke informatie ontstijgen, (bijvoorbeeld omdat er beleidsgevoelige onderwerpen of onderwerpen waarvoor zij geheimhouding in acht moeten nemen of vermoeden ter sprake komen), dan wordt het raadslid doorverwezen naar de portefeuillehouder.

Het gaat dan naast beleidsgevoelige onderwerpen, met name om de zogenoemde d-agendaposten van het college (waarvan het college heeft aangegeven dat daarover niet gecommuniceerd mag worden), of onderwerpen waarvoor op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding in acht genomen moet worden.

Op grond van de WOB moet informatie geheim blijven als het gaat om:

  • ·

    De eenheid van de Kroon;

  • ·

    De veiligheid van de Staat;

  • ·

    Bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld. Verder blijft informatieverstrekking achterwege als het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:

  • ·

    De betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;

  • ·

    De economische of financiële belangen van de gemeente (Het gaat dan bijvoorbeeld om ramingen van kosten voor aanbestedingen, de vaststelling van richtprijzen voor bijvoorbeeld erfpacht en regels voor de invordering van belastingschulden, openbaarheid zou in dit soort gevallen de onderhandelingspositie van de gemeente als (markt)partij kunnen schaden);

  • ·

    De opsporing en vervolging van strafbare feiten (door openbaarheid zou de controlestrategie en controletaktiek bekend kunnen worden);

  • ·

    Inspectie, controle en toezicht door of vanwege bestuursorganen (ten behoeve van bestuurlijke handhaving van regels is controle en toezicht nodig, waarvoor gegevens worden uitgewisseld, steekproeven gehouden en methoden ontwikkeld. Geheimhouding van dat instrumentarium is nodig om het te laten werken, anders volgt ontwijkend of aangepast gedrag);

  • ·

    De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (informatie over de persoonlijke gegevens in het kader van bijvoorbeeld benoemingen, blijft geheim);

  • ·

    Het belang dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie;

  • ·

    Het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken personen (in deze restcategorie worden de specifieke gevallen ondergebracht die niet op voorhand te voorzien zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om de geheimhouding van voortgangsrapportages in het kader van bestuurlijke aangelegenheden, nog niet voldragen beleidsstukken, en het voorkomen dat de wederpartij bij rechterlijke procedures via de openbaarheidsregels aan meer informatie geholpen wordt dan op basis van het procesrecht wordt voorzien).

Daarnaast blijft informatieverschaffing in principe achterwege als het gaat om persoonlijke beleidsopvattingen uit documenten die opgesteld zijn voor intern beraad.

In dit soort situaties is de consequentie dus niet dat aan het raadslid geen informatie verstrekt wordt, maar alleen dat de informatie in principe door de portefeuillehouder zelf gegeven wordt.

Waar de procedure van ambtelijke bijstand tenslotte ook mee gebaat is, is een duidelijke regeling van een geschillenbehandeling.

In de verordening is aangegeven dat in eerste instantie getracht moet worden om eventuele geschillen zo direct mogelijk in onderling overleg op te lossen.

Eventueel kan daarbij de hulp van de burgemeester worden ingeroepen.

Komt men er in onderling overleg niet uit, dan kan het geschil ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. De raad heeft immers altijd het laatste woord en zou in voorkomende gevallen kunnen besluiten om budgetten ter beschikking te stellen om voor behandeling van de openstaande informatie-/bijstandsvraag van het raadslid externe deskundigen in te schakelen.