Reglement voor de gesprekscyclus 2013

Gemeenteblad 2013

Reglement voor de gesprekscyclus 2013

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,

 

gelezen het voorstel van de wethouder Financiën, Bestuur, Organisatie en Volksgezondheid van 19 februari 2013, kenmerk: 1107939;

 

gelet op artikel 20 van het Ambtenarenreglement;

besluit vast te stellen:

 

het Reglement voor de gesprekscyclus

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. competentie: voor de uitoefening van een rol of functie essentiële combinatie van kennis, vaardigheden en gedrag;

b. POP: Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP), als bedoeld in artikel 18c van het Ambtenarenreglement;

c. medewerker:

• degene aangesteld in openbare dienst van de gemeente Rotterdam;

• degene met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten op basis van artikel 1, eerste lid, van de Arbeidsovereenkomstenverordening 2002 met uitzondering van een topkaderfunctionaris als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Regeling mandaat en volmacht P&O 2012;

d. concerndirecteur: concerndirecteur als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Regeling organisatie 2012, dan wel de directeur Bestuursdienst als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van de Regeling organisatie 2012, dan wel de algemeen directeur Rotterdamse Service Organisatie als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van de Regeling organisatie 2012;

e. leidinggevende: direct leidinggevende van de medewerker;

f. naast-hogere leidinggevende: degene aan wie de leidinggevende verantwoording schuldig is;

g. informant: degene die door de leidinggevende(n) uitgenodigd wordt

informatie, gebaseerd op kennis en/of ervaring verkregen uit hoofde van diens functie of anderszins, te geven in verband met het functioneren van de medewerker;

h. functie: werkzaamheden door de medewerker te verrichten krachtens en overeenkomstig hetgeen hem door het daartoe bevoegde gezag is opgedragen, zoals vastgelegd in het generieke functieprofiel en de resultaatgebieden vastgelegd in het planningsgesprek en/of door een besluit op grond van artikel 111 van het Ambtenarenreglement, of op basis van zijn arbeidsovereenkomst;

i. gesprekscyclus: cyclisch proces van doelen stellen, (resultaatafspraken) plannen, begeleiden en ondersteunen, bijstellen en beoordelen, gedurende een bepaald tijdvak tijdens enkele gesprekken tussen de medewerker en de leidinggevende, met een doorlooptermijn van een kalenderjaar;

j. beoordelen: oordelen over het functioneren van de medewerker door de leidinggevende tegen de achtergrond van de geformuleerde resultaatafspraken en competentie-ontwikkeling;

k. beoordeling: oordeel over het functioneren van de medewerker in de cyclusperiode, vastgelegd in het vastgestelde format;

l. raadsman: degene die, op verzoek van de medewerker, deze bijstaat bij het functionerings- of het beoordelingsgesprek.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. Uitgangspunt is dat de gesprekken in de gesprekscyclus plaatsvinden tussen medewerker en leidinggevende.

2. Aan een of meer informanten kan informatie gevraagd worden over het functioneren van de medewerker in het tijdvak waarover het gesprek gaat.

3. De medewerker wordt minstens een week van tevoren schriftelijk uitgenodigd voor een gesprek onder opgave van datum, tijd en plaats.

4. Van de gesprekken in de gesprekscyclus, die ingevolge dit reglement plaatsvinden, wordt een - kort - verslag gemaakt door of namens de leidinggevende. Het conceptverslag van het gesprek wordt binnen twee weken na het gesprek opgesteld en aan de medewerker overhandigd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de vastgestelde formats.

5. De medewerker kan binnen twee weken na ontvangst van het verslag zijn commentaar mondeling of schriftelijk indienen. Dit kan leiden tot aanpassing van het verslag. Als hij geen commentaar indient, kan hij het conceptverslag ‘voor akkoord’ tekenen, dan wel ‘voor gezien’.

6. Ingeval de medewerker weigert het verslag te ondertekenen en bij verschil van mening over de inhoud tekent alleen de leidinggevende.

7. Uit de omstandigheid dat een medewerker niet binnen twee weken na aanbieding van het conceptverslag reageert, volgt dat hij geacht wordt te hebben geweigerd te ondertekenen.

8. Het verslag van het planningsgesprek en het functioneringsgesprek wordt door de leidinggevende vastgesteld. De beoordeling wordt door de naast-hogere leidinggevende vastgesteld, tenzij de medewerker bedenkingen heeft geuit tegen de beoordeling. In dat geval stelt de concerndirecteur de beoordeling vast.

9. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de medewerker uitgereikt.

10. De verslagen en alle daarmee samenhangende informatie worden als vertrouwelijk beschouwd. Inzage is slechts toegestaan aan de betrokken medewerker, zijn leidinggevende, de naast-hogere leidinggevende en die medewerkers die hier vanuit hun functie toe bevoegd zijn.

11. De originele verslagen van het planningsgesprek en het beoordelingsgesprek dienen uiterlijk 1 april van elk kalenderjaar in het personeelsdossier te zijn opgenomen. Het originele verslag van het functioneringsgesprek dient uiterlijk op 1 september van het jaar waarop de gesprekscyclus betrekking heeft in het personeelsdossier te zijn opgenomen.

Artikel 3 Het planningsgesprek

1. De cyclus start met het planningsgesprek, waarin ontwikkel- en resultaatafspraken worden gemaakt, die schriftelijk vastgelegd en ondertekend worden door de gesprekspartners. De planning is uitgangspunt voor de aard en omvang van de werkzaamheden van de medewerker in de cyclusperiode.

2. In de planning wordt in elk geval aandacht besteed aan:

a. de beschrijving van beoogde prestatie(s);

b. de beschrijving van de ontwikkelpunten aan de hand van de relevante competenties behorend bij de functie;

c. de verwachtingen van leidinggevende en medewerker over de te leveren prestaties en competentieontwikkeling van de medewerker en de te verwachten ondersteuning van de organisatie en de leidinggevende in het bijzonder;

d. eventuele in het POP vastgelegde opleidingsafspraken;

e. de verwachtingen over samenwerking binnen het team;

f. de beoogde data voor het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek.

Artikel 4 Het functioneringsgesprek

1. De voortgang en/of evaluatie van de werkzaamheden en de wijze waarop en de omstandigheden waaronder deze worden uitgevoerd door de medewerker, worden besproken in een functioneringsgesprek.

2. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 2, elfde lid, wordt een functioneringsgesprek gehouden op dan wel omstreeks de datum die daarvoor bij de planning is afgesproken. De mogelijkheid om tussentijds een of meerdere andere gesprekken over het functioneren van de medewerker te houden, bestaat op ieder moment.

3. In het functioneringsgesprek wordt met name aandacht besteed aan de navolgende onderwerpen:

a. de activiteiten en (tussen-) resultaten, evenals de voortgang van de planning, van de medewerker, met de mogelijkheid de resultaatafspraken bij te stellen;

b. de voortgang van de realisatie van het POP;

c. de ondersteuning door de leidinggevende;

d. de samenwerking in het team;

e. eventueel arbeidsverzuim;

f. de arbeidsomstandigheden, waaronder (on)gewenste omgangsvormen;

g. de ontwikkeling in de huidige functie, waarbij het oordeel en de wensen van de ambtenaar worden betrokken;

h. integriteit (waaronder nevenfunctie);

i. overige werkomstandigheden.

4. Indien er geen bijzonderheden in de uitvoering van de planningsafspraken, in het functioneren van de medewerker en/of in de werkomstandigheden zijn, kunnen de leidinggevende en de medewerker in overleg besluiten om, in plaats van een uitgebreid functioneringsgesprek, een kort gesprek met elkaar te voeren over het functioneren en de werkomstandigheden.

5. Bij toepassing van de mogelijkheid om een kort functioneringsgesprek te voeren, als bedoeld in het vorige lid, wordt voor de verslaglegging volstaan met het vermelden van “geen bijzonderheden” op het standaardformulier voor functioneringsgesprekken.

 

Artikel 5 Het beoordelingsgesprek

1. Aan het einde van de cyclusperiode wordt een beoordeling opgemaakt. Aansluitend aan de beoordeling kan het begin van de opvolgende cyclus gemaakt worden door het voeren van een planningsgesprek.

2. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 2, elfde lid, wordt een beoordelingsgesprek gehouden op dan wel omstreeks de datum die daarvoor bij het plannings- of functioneringsgesprek is afgesproken, tenzij de omstandigheden of het dienstbelang vergen dat het beoordelingsgesprek eerder dan wel later plaatsvindt.

3. Minimaal vijf werkdagen vóór het beoordelingsgesprek wordt door de leidinggevende een conceptbeoordeling verstrekt aan de medewerker, ter voorbereiding van het gesprek.

4. In de beoordeling wordt ten minste aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:

a. de geleverde prestaties, zowel wat betreft de resultaten als de ontwikkeling van de competenties, zoals deze vastgelegd zijn in de voorafgaande verslagen van de plannings- en functioneringsgesprekken van de cyclus, waar de beoordeling betrekking op heeft;

b. de progressie van ontwikkelpunten aan de hand van de relevante competenties behorend bij de functie, dan wel voortvloeiend uit het plannings- en/of het functioneringsgesprek;

c. de samenwerking binnen het team en de samenwerking met derden;

d. de werkomstandigheden, zowel de positieve als de negatieve invloed hiervan op het functioneren.

5. De naast-hogere leidinggevende stelt de beoordeling vast door ondertekening van de beoordeling, tenzij tijdig bedenkingen zijn ingediend.

6. De medewerker kan binnen twee weken na ontvangst van de beoordeling schriftelijk bedenkingen indienen bij de concerndirecteur.

7. Indien de medewerker gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid bedenkingen in te dienen, wordt hij door of namens de concerndirecteur gehoord. Indien nodig hoort de concerndirecteur ook de direct leidinggevende en de informanten. Vervolgens stelt de concerndirecteur, met inachtneming van hetgeen bij het horen naar voren is gebracht, de beoordeling vast.

8. Op het beoordelingsformulier wordt vermeld dat tegen de vastgestelde beoordeling bezwaar gemaakt kan worden.

Artikel 5a

1. Ten aanzien van topkaderfunctionarissen als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Regeling mandaat en volmacht P&O 2012 en ten

aanzien van de clustercontrollers als bedoeld in artikel 1, onderdeel h, van de Regeling organisatie 2012 gelden, in voorkomende gevallen in afwijking van de bepalingen in artikel 2, eerste en achtste lid, en artikel 5, vijfde tot en met zevende lid, de onderstaande bepalingen.

2. De gesprekken in de gesprekscyclus met de Algemeen Directeur worden door de burgemeester en de wethouder Organisatie gevoerd.

3. Het verslag van het planningsgesprek en het functioneringsgesprek van de Algemeen Directeur worden door de burgemeester en de wethouder Organisatie vastgesteld; het verslag van het beoordelingsgesprek wordt door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld.

4. Indien de Algemeen Directeur bedenkingen heeft tegen de beoordeling, kan hij binnen twee weken schriftelijk bedenkingen indienen bij het college van burgemeester en wethouders.

5. Indien de Algemeen Directeur gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid bedenkingen in te dienen, wordt hij door twee leden van het college gehoord, niet zijnde de burgemeester en de wethouder

Organisatie. Indien nodig worden ook de beoordelaars en eventuele

informanten gehoord. Vervolgens stelt het college, met inachtneming

van hetgeen bij het horen naar voren is gebracht, de beoordeling vast.

6. De vaststelling van de beoordeling van de onderstaande functionarissen geschiedt door de wethouder Organisatie, tenzij zij bedenkingen hebben geuit tegen de beoordeling:

a.  leden van de concerndirectie, met uitzondering van de Algemeen Directeur;

b.  de algemeen directeur Rotterdamse Service Organisatie;

c.  de directeur met een lijnfunctie, werkzaam bij de Bestuursdienst.

7. Indien een in het vorige lid genoemde functionaris bedenkingen heeft

tegen de beoordeling, kan hij binnen twee weken schriftelijk

bedenkingen indienen bij het college.

8. Indien een in het zesde lid genoemde functionaris gebruik heeft

gemaakt van de mogelijkheid bedenkingen in te dienen, wordt hij door of namens het college gehoord, met dien verstande dat de wethouder Organisatie daarin niet participeert. Indien nodig hoort het college ook de eventuele informanten. Vervolgens stelt het college, met inachtneming van hetgeen bij het horen naar voren is gebracht, de beoordeling vast.

9. De vaststelling van de beoordeling van topkaderfunctionarissen als

bedoeld in artikel 1, sub d, onder 2 van de Regeling mandaat en

volmacht P&O 2012 geschiedt door de Algemeen Directeur, met

uitzondering van de vaststelling van de beoordeling van de directeur

met een lijnfunctie, werkzaam bij de Bestuursdienst.

10. Indien een in het vorige lid genoemde functionaris bedenkingen heeft

tegen de beoordeling, kan hij binnen twee weken schriftelijk

bedenkingen indienen bij de Algemeen Directeur.

11. Indien een in het negende lid genoemde functionaris gebruik heeft

gemaakt van de mogelijkheid bedenkingen in te dienen, wordt hij door de Algemeen Directeur gehoord. Indien nodig hoort de Algemeen Directeur de beoordelaar en de eventuele informanten. Vervolgens stelt de Algemeen Directeur, met inachtneming van hetgeen bij het horen naar voren is gebracht, de beoordeling vast.

12. Het beoordelingsgesprek met een clustercontroller wordt door de concerndirecteur, dan wel de algemeen directeur Rotterdamse Service Organisatie, gevoerd.

13. De vaststelling van de beoordeling van een clustercontroller geschiedt door de Algemeen Directeur.

14. Indien een clustercontroller bedenkingen heeft tegen de beoordeling,

kan hij binnen twee weken schriftelijk bedenkingen indienen bij de Algemeen Directeur.

15. Indien een clustercontroller gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid bedenkingen in te dienen, wordt hij door de Algemeen Directeur gehoord. Indien nodig hoort de wethouder Organisatie de beoordelaar en de eventuele informanten. Vervolgens stelt de Algemeen Directeur, met inachtneming van hetgeen bij het horen naar voren is gebracht, de beoordeling vast.

Artikel 6

1. Dit reglement treedt in werking op de dag na de dagtekening van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement voor de gesprekscyclus 2013.

3. Het Reglement 2010 voor gesprekken in het kader van de gesprekscyclus wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 19 februari 2013.

De secretaris, De burgemeester,

Ph. F. M. Raets A. Aboutaleb

 

Dit gemeenteblad is uitgegeven op 20 februari 2013 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bds.rotterdam.nl – Gemeentebladen)

Toelichting op het Reglement voor de gesprekscyclus 2013

 

1 Inleiding

De gemeente Rotterdam wil in haar bedrijfsvoering effectief op kwaliteiten en

resultaten kunnen sturen. Op deze wijze kan de gemeente haar dienstverlening aan de burger verbeteren. Daarnaast is het de wens van de gemeente om een moderne en aantrekkelijke werkgever te zijn. In dit kader stimuleert de gemeente de eigen verantwoordelijkheid en het ondernemerschap van de medewerkers en wordt een beroep gedaan op het permanente vermogen tot aanpassing aan wisselende omstandigheden. Er wordt van medewerkers verwacht dat ze werken aan hun eigen duurzame en flexibele inzetbaarheid. Medewerkers kunnen op hun beurt rekenen op faciliteiten om de eigen ontwikkeling gestalte te geven.

 

Met de uitvoering van de gesprekscyclus wordt geborgd dat er structureel aandacht geschonken wordt aan het functioneren en de ontwikkeling van medewerkers.

De regels met betrekking tot de gesprekscyclus zijn vastgelegd in het Reglement voor de gesprekscyclus 2013. In deze toelichting op dit reglement wordt nader ingegaan op een aantal aspecten van de gesprekscyclus. Daarnaast wordt ook de beoordelingsmethodiek beschreven.

 

2 Standaardformulieren

Ten behoeve van een concernbrede uniforme verslaglegging wordt gebruik gemaakt van standaardformulieren voor het plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek. De verslagen worden bewaard in het (elektronisch)

P-dossier van de medewerker. In P&O circulaire 2008/12 zijn de bewaartermijnen voor elementen uit het P-dossier en dus ook voor de verslagen van de gevoerde medewerkergesprekken, vastgesteld.

 

3 De hoofdlijnen van de gesprekscyclus

• 1.

  De gesprekscyclus geldt voor het concern Rotterdam.

• 2.

  Resultaatsturing én competentieontwikkeling zijn geïntegreerd in het model.

• 3.

  De cyclus kent drie formele onderdelen: een planningsgesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek.

• 4.

  Tijdens het planningsgesprek staat centraal het bepalen wat bereikt moet worden in termen van resultaten en competentieontwikkeling.

• 5.

  Tijdens het functioneringsgesprek wordt het functioneren van de medewerker besproken. Dit is een tweerichtinggesprek. Leidinggevenden en medewerkers kunnen in onderlinge afstemming besluiten om een uitgebreid functioneringsgesprek achterwege te laten en in plaats daarvan in een kort gesprek met elkaar over werk en ontwikkeling te praten. Van deze zogenaamde “geen bijzonderheden”- optie mag alleen gebruik worden gemaakt wanneer er geen bijzondere aandachtspunten in de voortgang van de planningsafspraken en het functioneren zijn.

• 6.

  Tijdens het beoordelingsgesprek worden de behaalde resultaten en

de competentieontwikkeling getoetst aan de hand van de door de direct leidinggevende opgemaakte conceptbeoordeling.

• 1.

  De doorlooptijd van de gesprekscyclus beslaat een kalenderjaar. Met de medewerker worden minimaal twee formele gesprekken gevoerd met als begin een planningsgesprek, resulterend in afspraken voor dat jaar, als tussenstand een functionerings/voortgangsgesprek rond de zomermaanden, en als afronding een beoordelingsgesprek over de in het jaar behaalde resultaten. Beoordeling en planning worden uit oogpunt van efficiëntie gecombineerd in één gesprek, tenzij verwacht wordt dat dit tot problemen leidt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een slechte beoordeling wordt gegeven. Uiterlijk op 1 april van elk kalenderjaar moeten alle planningsgesprekken en beoordelingsgesprekken zijn afgerond. Alle functioneringsgesprekken moeten uiterlijk op 1 september zijn afgerond, in het jaar waarop de cyclus betrekking heeft. “Afgerond” betekent dat het gesprek is gevoerd en dat het verslag van het gesprek is aangeboden voor archivering in het (elektronisch) personeelsdossier. In de situatie dat iemand in de loop van een jaar een begin maakt met zijn werkzaamheden in een nieuwe functie, worden voor het jaar van indiensttreding afspraken gemaakt, waarna met ingang van het daaropvolgende jaar de gesprekscyclus wordt gehanteerd.

• 2.

  Minimaal één keer in de drie jaar wordt het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) opgesteld. Dit kan goed gecombineerd worden met het planningsgesprek of functioneringsgesprek in het betreffende jaar.

 

Als een medewerker bij plaatsing in een nieuwe functie in de aanloopschaal wordt geplaatst, moeten afspraken worden gemaakt die afwijken van het reglement. Deze afwijking betreft de momenten waarop een beoordeling wordt opgemaakt. In P&O-circulaire 2007/9 is het beleid ten aanzien van medewerkers, geplaatst in de aanloopschaal, vastgelegd.

 

4 Stappen van de gesprekscyclus

De gesprekken in de gesprekscyclus staan niet op zichzelf; het spreken over het functioneren is een continu proces. Dit betekent dat er, naast de jaarlijkse formele gesprekken, naar wens regelmatig gesprekken kunnen zijn tussen leidinggevende en medewerker. Als deze tussentijdse gesprekken leiden tot veranderingen in eerder gemaakte planningsafspraken, dan moeten deze veranderde afspraken vastgelegd worden.

 

Bij het voeren van een functionerings- en beoordelingsgesprek kan de medewerker zich door een raadsman/belangenbehartiger of tolk laten bijstaan. De raadsman kan de medewerker bijstaan, maar niet in diens plaats het gesprek voeren. De medewerker dient over de aanwezigheid van een raadsman of tolk voorafgaand aan het gesprek overleg te voeren met de direct leidinggevende.

Zowel de leidinggevende als de medewerker kunnen een P&O-adviseur verzoeken om aanwezig te zijn bij het beoordelingsgesprek.

 

4.1 De start, de planning

De medewerker moet weten wat de leidinggevende van hem verwacht. Dat vraagt om duidelijkheid over de inhoud van de functie, over de te leveren prestaties, de beoogde resultaten en de manier waarop deze resultaten tot stand moeten komen (competenties). Daarom worden in het planningsgesprek afspraken gemaakt over de te behalen resultaten en de beoogde competentieontwikkeling.

 

Zowel de medewerker als de leidinggevende bedenken vooraf welke resultaatafspraken geformuleerd moeten worden en stemmen hierover in het planningsgesprek af. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in het standaard formulier voor het planningsgesprek. Het verslag wordt ondertekend door zowel de medewerker als de leidinggevende.

Resultaatafspraken kunnen worden gemaakt op basis van het generieke functieprofiel, het afdelingsplan en/of het werkplan. Het gaat om wat de medewerker bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie.

Op basis van het generieke functieprofiel spreken medewerker en leidinggevende daarnaast af op welke competenties de medewerker beoordeeld zal worden. Als relevante competenties gelden in elk geval de concernbrede competenties en de functiefamilie competenties, zoals benoemd in het generieke functieprofiel. Daarnaast kan ervoor gekozen worden om functiespecifieke competenties toe te voegen.

 

Bij onenigheid over de planning tussen de medewerker en de leidinggevende over de afspraken en/of het verslag kan de medewerker mondeling of schriftelijk commentaar indienen bij de leidinggevende. Dit commentaar kan leiden tot aanpassing van het verslag. Het verslag komt in het (elektronisch) personeelsdossier.

 

4.2 Halverwege, het functioneren

De afspraken die bij de start van de cyclus zijn gemaakt, worden in het functioneringsgesprek geëvalueerd en, indien nodig, bijgesteld. Een functioneringsgesprek is tweezijdig. De leidinggevende geeft zijn oordeel over de voortgang van de werkzaamheden en de ontwikkeling van de medewerker. De medewerker kan zijn visie geven op het werken in de afgelopen periode en op de leidinggevende en de begeleiding. Het resultaat van het gesprek wordt vastgelegd in het standaardformulier voor functioneringsgesprekken. Het verslag wordt ondertekend door zowel de medewerker als de leidinggevende. Bij een meningsverschil tussen de medewerker en de leidinggevende over de afspraken en/of het verslag, beslist de leidinggevende. De medewerker kan gebruik maken van de ruimte om schriftelijk commentaar te geven op het verslag. Het verslag komt in het (elektronisch) personeelsdossier.

 

Geen bijzonderheden-gesprek

Uitvoering van de gesprekscyclus is geen doel op zich, maar dient – waar nodig - ter ondersteuning van de inzet en inzetbaarheid van medewerkers. Leidinggevenden en medewerkers zijn in onderlinge afstemming het best in staat te beoordelen op welk moment een formele en uitgebreide bespreking en verslaglegging van de voortgang in het werk noodzakelijk is.

Om ervoor te zorgen dat de gesprekscyclus een uitvoerbaar proces blijft dat zijn doel niet voorbij schiet, is ten aanzien van het functioneringsgesprek de zogenaamde “geen bijzonderheden” optie ingevoerd. Deze optie houdt in dat leidinggevenden en medewerkers in overleg kunnen besluiten om een uitgebreid functioneringsgesprek achterwege te laten en in plaats daarvan in een kort gesprek met elkaar over werk en ontwikkeling te praten. Voor de verslaglegging betekent dit dat men kan volstaan met het vermelden van “geen bijzonderheden” op het standaardformulier voor functioneringsgesprekken. Dit verslag wordt vervolgens ondertekend door de leidinggevende en de medewerker, waarna het volgens het reguliere proces wordt gearchiveerd.

 

Van de “geen bijzonderheden”- optie mag alleen gebruik worden gemaakt wanneer er geen bijzondere aandachtspunten in de voortgang van de planningsafspraken en het functioneren zijn. De optie is niet mogelijk bij gewijzigde omstandigheden in het werk van de medewerker. Te denken valt aan een wijziging van functie, wisseling van leidinggevende of drastische wijzigingen in de aard, planning en/of invulling van werkzaamheden. In deze situaties wordt het noodzakelijk geacht een (uitvoerig) tussentijds voortgangsgesprek met elkaar te houden om de wederzijdse verwachtingen helder te krijgen of met het oog op het bijstellen van de oorspronkelijke planningsafspraken en het daarmee leggen van een (nieuwe) basis voor de beoordeling aan het einde van het jaar. De verslaglegging zal in dat geval ook meer uitgebreid zijn. Ook in het geval er sprake is van onvoldoende functioneren van de medewerker is een regulier functioneringsgesprek inclusief verslaglegging aan de orde. De ‘geen bijzonderheden’-optie komt dan niet in aanmerking.

 

De mogelijkheid, om tussentijds – naar behoefte van leidinggevende en/of medewerker - een of meerdere andere gesprekken over het functioneren van de medewerker te houden, blijft op ieder moment bestaan.

 

4.3 De afsluiting, de beoordeling

De cyclus wordt afgesloten met een beoordeling. De medewerker kan zelf ook om een beoordelingsgesprek vragen. De beoordeling is primair gericht op de evaluatie van de voorafgaande periode. De direct leidinggevende beoordeelt de medewerker en stelt vast of de afgesproken doelen zijn behaald, zowel qua resultaten als qua ontwikkeling van competenties (het ‘wat’ en het ‘hoe’). Aanbevolen wordt ten behoeve van deze terugblik (evaluatie) feedback te verzamelen over ontwikkeling en prestatie.

De beoordeling zal plaatsvinden aan de hand van vooraf vastgestelde beoordelingscriteria. Als regelmatig voortgangsgesprekken hebben plaatsgevonden, is de beoordeling een samenvatting van die gesprekken. De beoordeling kan dan nooit als een verrassing voor de medewerker komen. De uitkomst van de beoordeling dient als uitgangspunt voor de volgende planning. In de beoordeling dient de leidinggevende ook zaken als ontwikkelpotentieel en de opleidingsbehoefte c.q. -noodzaak te betrekken.

Het verslag van de beoordeling wordt opgesteld en ondertekend door de leidinggevende en voorgelegd aan de medewerker.

De medewerker kan een reactie geven op de beoordeling; deze opmerkingen kunnen leiden tot aanpassingen in de beoordeling.

 

Tijdens het beoordelingsgesprek kan een voorgenomen beloningsbeslissing aan de orde komen, zoals een periodieke verhoging, bevordering, gratificatie of Persoonlijke Prestatietoelage.

 

5 Beoordelingsmethodiek

De gesprekscyclus richt zich zowel op de ontwikkeling van de medewerkers als op de beoordeling van de behaalde resultaten. Bij de beoordeling wordt een vijfpuntsschaal gehanteerd. De aspecten waarop wordt beoordeeld zijn: resultaatgebieden, resultaatafspraken, competenties en ontwikkelafspraken. Ook wordt het algemeen functioneren van de medewerker meegenomen.

 

De vijfpuntsschaal, die gehanteerd wordt bij het opmaken van de beoordeling, bestaat uit de volgende treden: (1) (duidelijk) onvoldoende, (2) matig, (3) voldoende, (4) goed en (5) uitstekend.

 

Toelichting op de scores resultaatgebied en het eindoordeel:

• 1.

  Functioneert duidelijk onvoldoende; verbetering op korte termijn is cruciaal

• 2.

  Functioneert matig; verbetering is noodzakelijk

• 3.

  Functioneert voldoende

• 4.

  Functioneert goed

• 5.

  Functioneert uitstekend; overstijgt in hoge mate de gestelde eisen

 

Toelichting op de score competenties:

• 1.

  Vertoont het gewenste gedrag duidelijk onvoldoende; ontwikkeling is cruciaal

• 2.

  Vertoont het gewenste gedrag matig; ontwikkeling is noodzakelijk

• 3.

  Vertoont het gewenste gedrag voldoende

• 4.

  Vertoont het gewenste gedrag goed; kan als voorbeeld dienen

• 5.

  Vertoont het gewenste gedrag uitstekend

 

6 Gesprekscyclus en het Persoonlijk Ontwikkel Plan

Een POP is onderdeel van de ontwikkelafspraken tussen de organisatie en de medewerker. Het POP ondersteunt het instroom-, doorstroom- en uitstroombeleid van de gemeente Rotterdam. Het doel van een POP is dat een medewerker blijvend werkt aan zijn ontwikkeling, zowel gericht op zijn huidige functie als - indien gewenst - op bredere inzetbaarheid. Het ondersteunt de medewerker in zijn functioneren en verdere loopbaan binnen of buiten de gemeente. Afspraken voor de langere termijn worden vastgelegd in het POP. Hierin staan ontwikkelactiviteiten en –inspanningen van de medewerker en de investering door de organisatie. Ook ontwikkelactiviteiten op de korte termijn zijn opgenomen. Een POP dient minimaal één maal per drie jaar gemaakt te worden. Het wordt aanbevolen om het POP-gesprek te combineren met het functioneringsgesprek, zodat jaarlijks de realisatie van het POP wordt besproken.

 

7 Ten slotte

De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de gesprekscyclus.

In de 4- en 8-maandsrapportages, alsmede in de jaarverslagen van de clusters wordt de realisatie van het aantal gevoerde gesprekken vermeld, ten behoeve van de periodieke verantwoording aan college en raad.