Regeling vervallen per 30-12-2017

Controleverordening Rotterdam 2015

Geldend van 04-02-2016 t/m 29-12-2017

Intitulé

Controleverordening 2015

De Raad van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 oktober 2015 (raadsvoorstel nr. 15bb7729); raadsstuk 15bb9668;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

overwegende, dat het controlebeleid mede steunt op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Verordening financiën Rotterdam 2013, zodat een heldere en evenwichtige verhouding tussen de regelgeving gewenst is;

besluit vast te stellen:

Controleverordening Rotterdam 2015

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant:

    door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    Boardletter:

    samenvatting ten behoeve van de raad van de relevante aanbevelingen uit de managementletter.

  • c.

    Managementletter:

    rapport van de externe accountant aan het college over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie.

Artikel 2 Opdracht

  • 1. De raad stelt in geval van aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

  • 2. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vooraf de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

  • 3. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 4. De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht waar mogelijk gebruik van de door de interne controleafdeling uitgevoerde werkzaamheden.

Artikel 3 Toegang tot informatie

  • 1. Het college draagt er zorg voor dat op verzoek van de accountant de achterliggende informatie bij de jaarrekening wordt verstrekt.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde en onverwijlde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, archieven, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 3. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren en collegeleden mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor, dat collegeleden en de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 4. Het college draagt er zorg voor dat alle clusters en organisatie-onderdelen de accountant alle informatie te verstrekken, opdat deze zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie.

  • 5. Alle informatie die na het opmaken van de rekening en voorbehandeling van de rekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de rekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Rapportage

  • 1. De accountant legt de interimmanagementletter(s) en de boardletter aan het college voor.

  • 2. De accountant bespreekt de in het eerste lid genoemde stukken met het college.

  • 3. Het college reageert binnen twee weken schriftelijk op de in het eerste lid genoemde stukken.

  • 4. De accountant bespreekt de boardletter voorzien van de schriftelijke reactie van het college met de Commissie tot onderzoek van de Rekening.

  • 5. De accountant verstrekt jaarlijks vóór 15 maart aan het college een brief met de stand van zaken over de voorlopige bevindingen en de voorlopige strekking van de controleverklaring.

  • 6. Binnen twee weken na afronding van de controle legt de accountant het conceptrapport van bevindingen, de concept-controleverklaring en de managementletter van de eindejaarscontrole voor aan het college.

  • 7. De accountant bespreekt de in het zesde lid genoemde stukken met het college.

  • 8. Het college voorziet in een schriftelijke reactie op het conceptrapport van bevindingen en de concept-controleverklaring binnen twee weken na ontvangst.

  • 9. De accountant bespreekt de concept-controleverklaring en het conceptrapport van bevindingen, voorzien van de schriftelijke reactie van het college, met de Commissie tot onderzoek van de Rekening.

  • 10. De accountant bespreekt overige rapportages met het college voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad.

  • 11. De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake bedrijfsvoeringgerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld.

Artikel 5 Overige opdrachten

De accountant geeft controleverklaringen en assurancerapporten af bij specifieke verantwoordingen ten behoeve van medeoverheden en andere instanties.

Artikel 6 Interne controleafdeling

  • 1. De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht waar mogelijk gebruik van de door de interne controleafdeling uitgevoerde werkzaamheden.

  • 2. Het hoofd van de afdeling interne controle kan bij eventuele verschillen van inzicht met de direct leidinggevende gezien zijn onafhankelijke rol escaleren naar de concerndirectie en/of het Audit en Risk Committee.

  • 3. Het hoofd van de afdeling interne controle kan bij eventuele verschillen van inzicht met het Audit en Risk Committee en/of de concerndirectie gezien zijn onafhankelijke rol escaleren naar het college.

Artikel 7 Intrekking oude regeling

De Controleverordening Rotterdam 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Rotterdam 2015.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

26 november 2015.

De griffier,
J.M. van Midden
De voorzitter,
A. Aboutaleb

Toelichting Algemeen

Algemeen

Deze verordening volgt uit artikel 213 van de Gemeentewet. In dit artikel is de verplichting opgenomen voor de raad om bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

Bij het opstellen van deze verordening zijn de bepalingen in hogere regelgeving, voor zover in dit kader relevant, als uitgangspunt genomen. Hierbij moet met name worden gedacht aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Daarnaast zijn geen regels opgenomen inzake de beroepsuitoefening van de accountant, omdat dit in andere regelgeving geregeld is. De accountant die de raad aanwijst moet voldoen aan de vereisten genoemd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2, van het Burgerlijk Wetboek. Op deze accountant is de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) van toepassing. Dit betekent dat de organisatie van de accountant een vergunning moet hebben verkregen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Door de AFM wordt toezicht uitgeoefend op naleving van de Wta door vergunninghoudende accountantsorganisaties. Via de beroepsorganisatie NBA is de Verordening gedrags- en beroepscode accountants (Vgba) op de accountant van toepassing. Hierin zijn de integriteit, objectiviteit, deskundigheid en zorgvuldigheid, de geheimhouding en het professionele gedrag geregeld. Regels met betrekking tot de inhoud van de controle zijn opgenomen in de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS).

Artikel 2

Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. De raad wijst de accountant aan en bepaalt de eisen waaraan de accountant en zijn controle moeten voldoen. Op de accountantscontrole van de gemeente is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden van toepassing. Hierin heeft de minister nadere regels gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaggeving omtrent de accountantscontrole. Voor de reikwijdte zijn de hierin genoemde omvangsbasis en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring van belang. De omvangsbasis wordt in principe gevormd door de som van het totaal van de jaarlijkse begrotingsuitgaven en toevoeging aan bestemmingsreserves. De rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen zijn de norm voor de verslaggeving. De raad stelt de hoogte van deze toleranties vast in de kadernota accountantscontrole. Deze toleranties zijn ook onderdeel van het programma van eisen bij de aanbesteding. Een aanscherping van de toleranties zal leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant.

Artikel 3

Dit artikel geeft de accountant de mogelijkheid om onbelemmerd zijn onderzoek te kunnen doen. Dit natuurlijk binnen de opdracht die verstrekt is door de raad.

In het tijdpad van opstellen en vaststellen van de jaarrekening moeten gunstige en ongunstige gebeurtenissen, die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum, altijd in de rekening worden verwerkt als deze onontbeerlijk zijn voor het inzicht van de gemeenteraad bij de vaststelling van de rekening. Het gaat dan om gebeurtenissen met materiële bedragen ten opzichte van het totaal van baten en/of lasten. Deze informatie kan leiden tot een andere verklaring van de accountant bij de rekening. Het vijfde lid van het artikel regelt dat het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond aan de raad en de accountant ter beschikking stelt.

Artikel 4

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelen de rapporteringen en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. In het programma van eisen bij de aanbesteding kan de raad hieraan aanvullende eisen stellen.

Dit artikel regelt tevens de procedure van hoor en wederhoor. De rapportage van de accountant wordt eerst besproken met het college. Na de schriftelijke reactie van het college wordt de rapportage ter beschikking gesteld van de raad. De managementletter is ten behoeve van het college opgesteld en wordt niet aan de raad verstrekt. In het vierde en het negende lid is opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen en de strekking van de controleverklaring bespreekt met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening. De Verordening Commissie tot Onderzoek van Rekening regelt de samenstelling en werkwijze van deze raadscommissie.

Artikel 5

Naast de controle van de jaarrekening geeft de accountant ook verklaringen af bij de specifieke verantwoordingen die moeten worden afgelegd aan medeoverheden of andere instanties. Hiermee wordt voorkomen dat werkzaamheden dubbel uitgevoerd moeten worden.

Artikel 6

In dit artikel is geregeld dat de accountant waar mogelijk gebruik maakt van de werkzaamheden die door de afdeling interne controle worden verricht. Daarnaast wordt met de leden 2 en 3 de onafhankelijke positie van deze afdeling geborgd ten opzichte van de organisatie. Het hoofd van de afdeling interne controle kan op grond van deze artikelleden escaleren naar een ander niveau dan de direct leidinggevende. Het betreft bevindingen vanaf het controlejaar 2015. 

Dit gemeenteblad 2015, nummer 235, is uitgegeven op 31 december 2015 en ligt op werkdagen van8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie StadswinkelCentrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)