Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam houdende regels omtrent de adviescommissie voor de stadsdichter (Regeling Adviescommissie stadsdichter)

1. Er is een Adviescommissie stadsdichter.

2. De commissie heeft tot taak het college gevraagd en ongevraagd te adviseren over het Rotterdamse stadsdichterschap in het algemeen, waaronder in ieder geval het een maal in de twee jaar voordragen van een kandidaat voor de benoeming tot Rotterdamse stadsdichter.

3. De commissie spreekt zich niet inhoudelijk uit over de uitingen van de stadsdichter. De stadsdichter is geheel vrij in het bepalen van de inhoud van het werk.

4. De commissie stelt zich regelmatig op de hoogte van de verrichtingen van de stadsdichter waarbij ten minste een lid bij officiële presentaties van de stadsgedichten aanwezig is.

1. De commissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden, de voorzitter daaronder begrepen.

2. In de commissie worden personen benoemd die brede kennis hebben van:

• a.

  hedendaagse Nederlandse literatuur;

• b.

  poëzie en artisticiteit van dichters in het bijzonder; en

• c.

  ontwikkelingen in de Rotterdamse samenleving.

3. Naast de in het vorige lid genoemde kennis moet ten minste een lid brede kennis hebben over:

• a.

  de ontwikkelingen in het literaire veld en van het Rotterdamse literaire veld in het bijzonder;

• b.

  de literaire infrastructuur.

4. De voorzitter en de andere leden van de commissie worden door het college benoemd, geschorst of ontslagen.

5. De leden worden benoemd voor een periode van twee jaar. Zij kunnen eenmaal worden herbenoemd voor een periode van ten hoogste twee jaar.

6. De leden van de commissie worden op persoonlijke titel benoemd.

1. De commissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door een secretaris.

2. De secretaris is een medewerker van de gemeente Rotterdam.

De secretaris is geen lid van de commissie, maar woont wel de vergaderingen bij.

1. Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:

• a.

  het tijdig doen opstellen van de agenda, in overleg met de secretaris;

• b.

  het doen uitnodigen van de leden voor de vergadering;

• c.

  het leiden van de vergadering;

• d.

  het bewaken van de kwaliteit en de integriteit in de commissie, van het adviseringsproces en van het proces van selectie en voordracht.

2. Tot de taken van de secretaris behoren onder meer:

• a.

  het mede opstellen en tijdig versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

• b.

  het verstrekken van benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de commissie;

• c.

  het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het verslag;

• d.

  het opstellen van adviezen en de conceptvoordracht;

• e.

  het toezenden van adviezen en de voordracht aan het college;

• f.

  het mede bewaken van de kwaliteit en de integriteit in de commissie, van het adviseringsproces en van het proces van selectie en voordracht.

1. De commissie komt zo vaak bijeen als de voorzitter en de secretaris dat wenselijk achten.

2. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

De coördinator van de stadsdichter, werkzaam bij Bibliotheek Rotterdam, kan de vergadering van de commissie bijwonen.

3. Bij afwezigheid van leden tijdens een commissievergadering, kan de voorzitter besluiten de vergadering uit te stellen tot een volgende vergadering.

4. De commissie draagt de kandidaat voor de benoeming tot Rotterdamse stadsdichter uiterlijk vóór 1 december voorafgaand aan de nieuwe termijn aan het college voor.

1. Indien tot stemming wordt overgegaan, besluit de commissie bij gewone meerderheid van stemmen.

2. Bij het staken van de stemmen, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3. De commissie neemt geen besluit indien niet ten minste drie leden, de voorzitter daaronder begrepen, bij de vergadering aanwezig zijn.

1. De leden van de commissie zijn objectief, onpartijdig en integer en vervullen hun taak zonder last.

2. Alle aan de leden verstrekte stukken zijn vertrouwelijk en blijven dat ook na een uitgebrachte voordracht.

3. Het besprokene in de commissie is vertrouwelijk. De leden van de commissie en allen die bij de beraadslaging aanwezig zijn betrachten naar buiten toe geheimhouding.

4. Een lid draagt een dichter niet voor het proces van selectie en voordracht voor en maakt geen gebruik van het stemrecht indien dit lid belang heeft bij de benoeming of indien sprake is van schijn van betrokkenheid bij een dichter.

5. Een belang wordt in ieder geval geacht aanwezig te zijn als het lid, diens partner of een familielid van hen in de eerste of tweede graad:

• a.

  zelf de beoogde stadsdichter is;

• b.

  een werkrelatie heeft, al dan niet in loondienst, met de beoogde stadsdichter of anderszins inkomsten verwerft als een dichter als stadsdichter wordt benoemd.

6. De leden melden bij het college terstond bestaande en nieuwe functies en nevenfuncties. Deze melding geschiedt via de secretaris van de commissie.

1. Het lidmaatschap van de commissie kan in ieder geval worden beëindigd indien het lid handelt in strijd met de in dit besluit gegeven regels of indien het lid in strijd handelt met de algemeen gangbare integriteitsregels.

2. De beëindiging, bedoeld in het eerste lid, vindt alleen plaats nadat het betreffende lid is gehoord door de voorzitter en een vertegenwoordiger van het college.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Adviescommissie stadsdichter.