Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân

Artikel 1 Ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raads- of commissielid wendt zich in eerste aanleg tot de griffier met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • c.

    bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2.

  Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend, kan de griffier via de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren verzoeken die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

• 3.

  Ambtelijke bijstand aan een raads- of commissielid wordt verleend, tenzij:

  • a.

    het lid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad of commissie;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 4.

  Geschillen over ambtelijke bijstand worden voorgelegd aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 2 Recht op financiële vergoeding

• 1.

  De fracties als bedoeld in het Reglement van orde voor de raad en de raadscommissies hebben recht op een jaarlijkse financiële vergoeding als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze vergoeding bestaat per fractie uit een vast deel dat gelijk is voor elke fractie en een variabel deel dat afhankelijk is van het aantal raadszetels per fractie.

• 3.

  De hoogte van de vergoeding per fractie en per raadszetel voor het jaar x+1 wordt jaarlijks voor 1 december van jaar x door het fractievoorzittersoverleg vastgesteld. Indien er geen besluit wordt genomen, blijft het eerder vastgestelde bedrag van toepassing.

• 4.

  Fracties kunnen jaarlijks voor 1 december van jaar x-1 aangeven af te zien van vergoeding of een lagere vergoeding aanvragen voor jaar x. Dit verzoek is vormvrij maar moet schriftelijk worden ingediend en ondertekend worden door ten minste de fractievoorzitter.

Artikel 3 Besteding financiële vergoeding

• 1.

  Fracties gebruiken de vergoeding om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De vergoeding mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • •

    uitgaven die betaald dienen te worden uit de onkostenvergoeding die raadsleden ontvangen, nader uitgewerkt in de ‘Handreiking integriteit’ van VNG, IPO, UvW en BZK danwel een daarmee vergelijkbaar stuk;

  • •

    uitgaven die verband houden met verkiezingen;

  • •

    giften en/of betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van de levering van een dienst of goed ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • •

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen.

• 3.

  Bij twijfel over de besteding van de vergoeding, beslist het fractievoorzittersoverleg.

Artikel 4 Voorschot financiële vergoeding

• 1.

  De vergoeding voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer.

• 2.

  In afwijking van het bepaalde in lid 1 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Binnen twee maanden na de verkiezingen wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 5 Gevolgen splitsing, samenvoeging en overgaan

• 1.

  Indien tijdens een zittingsjaar, na mededeling aan de voorzitter van de raad:

  • a.

    een of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden (splitsing);

  • b.

    twee of meerdere fracties als één fractie gaan optreden (samenvoeging), wordt met de daardoor veranderde situatie voor de berekening van de in artikel 2 bedoelde vaste tegemoetkoming eerst rekening gehouden bij de aanvang van het eerstvolgende kalenderjaar.

• 2.

  Indien tijdens een zittingsjaar, na mededeling aan de voorzitter van de raad:

  • a.

    een of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden;

  • b.

    een of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie;

  • c.

    twee of meerdere fracties als één fractie gaan optreden, wordt met de daardoor veranderde situatie voor de berekening van de in artikel 2 variabele vergoeding rekening gehouden met ingang van de maand volgend op de mededeling aan de voorzitter.

Artikel 6 Verantwoording en controle

• 1.

  Elke fractie overlegt binnen zes weken na het einde van een kalenderjaar een verslag conform het format dat de griffie toestuurt en overlegt daarbij ook de bijbehorende originele betalingsbewijzen. Het format wordt ondertekend door twee personen, waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester.

• 2.

  Indien een fractie na verkiezingen of tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, is de fractie verplicht binnen 6 weken:

  • a.

    een eindverantwoording zoals verwoord in lid 1 in te dienen over de besteding van de fractievergoeding, en

  • b.

    het niet bestede bedrag van de vergoeding aan de gemeente terug te betalen.

• 3.

  De fractie voert een financiële administratie op basis van het baten- en lastenstelsel. Deze administratie wordt op zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft.

• 4.

  Controle vindt plaats door concerncontrol van de gemeente Súdwest-Fryslân, in samenwerking met de griffier. Concerncontrol brengt jaarlijks voor 1 april advies uit aan de raad.

• 5.

  De raad stelt, na ontvangst van het advies van concerncontrol en na tussenkomst van het fractievoorzittersoverleg, de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar rechtmatig uit de vergoeding bekostigd zijn;

  • b.

    de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

• 6.

  Indien een fractie binnen een jaar na afloop van de verantwoordingsperiode niet heeft voldaan aan de in dit artikel opgenomen verantwoordingsplicht, wordt de volledige tegemoetkoming voor die fractie over het betreffende jaar teruggevorderd.

Artikel 7 Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van titel 4.2.8, is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 wordt met ingang van 1 januari 2018 ingetrokken.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân.