Verordening behandeling bezwaarschriften en klachten

Ondertekening

Toelichting bij de Verordening behandeling bezwaarschriften en klachten

Vooruitlopend op de vorming van één ambtelijk facilitair bedrijf voor de gemeenten Schagen, Zijpe en Anna Paulowna (de SETA3-gemeenten) hebben de gemeenten besloten om de drie afzonderlijke commissies bezwaarschriften samen te voegen.

In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. De raad heeft de verordenende bevoegdheid. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren en bepaalde klachten tegen besluiten, respectievelijk gedragingen van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie

De commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd.In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.

De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Wet Waardering Onroerende zaken bevatten afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en geheimhouding. Vandaar dat er voor is gekozen om belastingzaken en WOZ-zaken uit te zonderen. Ook bezwaarschriften in het kader van functiewaardering zijn uitgezonderd, omdat de gemeenten daarvoor een afzonderlijke regeling kennen.

De behandeling van klachten door de commissie is beperkt tot schriftelijk klachten tegen gedragingen van de gemeentesecretaris, de raadsgriffier en de bestuurders. De behandeling van andere klachten vindt niet via een klachtadviesprocedure plaats. Voor de behandeling van deze klachten kennen de gemeenten een interne klachtenregeling.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Het eerste lid sluit aan bij het bepaalde in artikel 7:13 Awb.

Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college. De voorzitter en de andere leden worden door de gezamenlijke colleges benoemd. De commissie wijst uit haar midden plaatsvervangend voorzitters aan. Het is mogelijk dat deze plaatsvervangend voorzitters aangewezen worden tot voorzitter van een van de kamers.

De samenvoeging van de drie commissies maakt het mogelijk dat de gemeenten alvast wat naar elkaar kunnen toegroeien. Het is om die reden niet wenselijk dat er sprake zal zijn van een soort ‘territoriale’ verdeling (dus per gemeente) van de bezwaarschriften over de leden. Uitgangspunt is dat de leden (inclusief de plaatsvervangend voorzitters)elkaar bij toerbeurt zoveel mogelijk afwisselen. Dat kan ook over en weer voor de verschillende kamers gelden (zie artikel 3a). Uiteraard zal daarbij rekening kunnen worden gehouden met de specialisaties van de leden.

Artikel 3a Kamers

De instelling van kamers (kennisgeoriënteerde commissie) heeft als voordeel dat sprake is van meer specialisatie. Met name het terrein sociale zaken en zorg leent zich daar voor. Deze zaken, inclusief besluiten over gehandicaptenparkeerkaarten en –plaatsen, worden in de sociale kamer behandeld. De overige bezwaarschriften worden in de algemene kamer behandeld. De behandeling van klachten vindt plaats in de daarvoor ingestelde kamer.

Artikel 4 Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken,is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris kan een daartoe aangewezen ambtenaar zijn dan wel een extern aangetrokken secretaris.

Artikel 5  Zittingsduur

Met het opstellen van een rooster van aftreden kan zoveel mogelijk worden voorkomen dat de leden van de commissie allemaal tegelijk moeten aftreden.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het vierde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 6  Quorum

De commissie vergadert in principe met drie leden. Het quorum bestaat uit twee leden. Het is denkbaar dat het horen in bijzondere situaties slechts door 1 lid gebeurt.Dan zal het bijvoorbeeld gaan om het telefonisch horen van iemand die bijvoorbeeld als gevolg van ziekte niet aanwezig kan zijn en die zich niet kan laten vertegenwoordigen.

Artikel 7  Niet-deelneming aan de behandeling

Zie ook artikel 2:4 Awb.

HOOFDSTUK II BEHANDELING VAN BEZWAARSCHRIFTEN

Artikel 8 Behandeling in kamers

Zie de toelichting bij artikel 3a.

Artikel 9 Ingediend bezwaarschrift

In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende

ontvankelijkheidvragen. Hieronder wordt beknopt aangegeven welke onderwerpen in de Awb aan de orde komen:

• a.

  Vereisten te stellen aan het bezwaarschrift (artikel 6:5).

• b.

  De indieningtermijn (artikel 6:7 tot en met 6:12):

• 1.

  De indieningtermijn bedraagt zes weken (artikel 6:7).

• 2.

  De indieningtermijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (artikel 6:8).

• 3.

  De ontvangsttheorie (artikel 6:9, eerste lid) of een combinatie van de verzend- en ontvangsttheorie is van toepassing (artikel 6:9, tweede lid).

• 4.

  Regeling voor de ontvankelijkheid van te vroeg of te laat ingediende bezwaarschriften (artikel 6:10 en 6:11).

• 5.

  Bezwaar dat gericht is tegen het niet-tijdig nemen van een besluit, is niet aan een termijn gebonden (artikel 6:12).

• c.

  De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15):

• 1.

  Schriftelijk bevestigen van de ontvangst door het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend.

• 2.

  Doorzendplicht (artikel 6:15).

Over de ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking komt.Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worden gedaan.

Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb). Een per fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325).

Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen indien de indiening bij de onbevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd bij de Eerste evaluatiewet Awb, in werking getreden op 1 april 2002). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst bij het bevoegde orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende. Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen. De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot 10 weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken (artikel 7:10).

Artikel 10       Uitoefening bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.

De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt.

Artikel 2:1, tweede lid

Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Toelichting

Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:6

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Toelichting

De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn. Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.

Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.

Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb- van het horen kan worden afgezien.

Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Artikel 6:17

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.

Toelichting

Deze bepaling spreekt voor zich. Voorzover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter.

Artikel 7:4, vierde lid Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG 2001/30).

Artikel 7:4, tweede lid

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

Toelichting

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte terinzagelegging. Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van terinzagelegging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb

katern 1996, 19).

Artikel 7:6, vierde lid

Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.

Het derde lid van dit artikel luidt:

Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.

Artikel 11  Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarschriftindiener in contact te treden om nadere informatie in te winnen. De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de gewone kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast. In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de

adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Artikel 12 Hoorzitting

Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:

• a.

  het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;

• b.

  het bezwaar kennelijk ongegrond is;

• c.

  de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

• d.

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Ad d.

Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het

bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.

Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moetworden op welke grond dat is geschied.

Artikel 13 Uitnodiging zitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor de commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen.

Gekozen is voor een termijn van tenminste twee weken, mede in verband met de termijn van 10 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna).

Verder is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting.

Uitstel hoeft niet altijd te worden verleend. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel, omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden.

De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.

Artikel 7:4

• 1.

  Tot 10 dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen.

• 2.

  Het bestuursorgaan/beroepsorgaan legt het bezwaarschrift/beroepschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken, voorafgaand aan het horen, gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

• 3.

  Bij de oproeping voor het horen worden belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen.

• 4.

  Belanghebbenden kunnen van deze stukken tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen.

• 5.

  Voorzover de belanghebbenden daarmee instemmen, kan toepassing van het tweede lid achterwege worden gelaten.

• 6.

  Het bestuursorgaan/beroepsorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het tweede lid voorts achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Van de toepassing van deze bepaling wordt mededeling gedaan.

• 7.

  Gewichtige redenen zijn in elk geval niet aanwezig, voorzover ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze stukken, in te willigen.

• 8.

  Indien een gewichtige reden is gelegen in de vrees voor schade aan de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een belanghebbende, kan inzage van de desbetreffende stukken worden voorbehouden aan een gemachtigde die hetzij advocaat, hetzij arts is.

Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43).

In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7).

Artikel 7:8

• 1.

  Op verzoek van de belanghebbende kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord.

• 2.

  De kosten van getuigen en deskundigen zijn voor rekening van de belanghebbende die hen heeft meegebracht.

Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een beginsel van goede procesorde (JG 2000/122).

Artikel 14 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend. In de verordening is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. Om die reden zullen de hoorzittingen van de sociale kamer in principe niet in de openbaarheid plaatsvinden.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 15  Schriftelijke verslaglegging

Artikel 7:7 Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijk vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbende wordt toegezonden.

Artikel 16 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. De voorzitter zal een dergelijk verzoek honoreren als hij van mening is dat het gaat om feiten of omstandigheden die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn. Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 17 Raadkamer en advies

De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Het derde lid is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 7) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat. Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie; de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13 eerste lid onder a. Hoe het advies totstandkomt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621). Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13 eerste lid onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid. Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01-1997).

Artikel 18  Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 10 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling geeft aan dat de mogelijkheid bestaat tot het verdagen van een beslissing.

HOOFDSTUK III BEHANDELING VAN KLACHTEN

Artikel 19 Ingediende klacht

Dit artikel spreekt voor zich. De gemeentelijke klachtencoördinator draagt zorg voor registratie van de klacht, houdt toezicht op de voortgang van het proces en is vanuit de gemeentelijke organisatie het aanspreekpunt voor de commissie. 

Artikel 20 Informele afdoening

De Awb bepaalt dat de verplichting tot het volgen van de formele procedure van de Awb vervalt, zodra de klacht naar tevredenheid is opgelost. Het is voor alle partijen natuurlijk het beste om te proberen er in goed overleg samen uit te komen. Om die reden krijgen partijen eerst zelf twee weken de gelegenheid om de klacht naar tevredenheid op te lossen.

Artikel 21  Formele afdoening

Als de klager niet tevreden is neemt de commissie de behandeling van de klacht zo snel mogelijk op zich.

Artikel 22 Behandeling in kamer

Zie de toelichting bij artikel 3a.

Artikel 23 Behandeling klacht

Ook tijdens de formele behandeling van de klacht blijft er voor partijen ruimte bestaan om er samen uit te komen.

Artikel 24 Hoorzitting

In tegenstelling tot bij de behandeling van bezwaarschriften vindt klachtenbehandeling in principe achter gesloten deuren plaats in verband met de privacy van betrokkenen. Alleen als alle betrokken partijen en de commissie anders besluiten is de hoorzitting openbaar.

Artikel 26  Rapport van bevindingen en verdaging

Onder bevindingen wordt verstaan een weergave van de feiten die tijdens het klachtonderzoek zijn komen vast te staan. Op grond van deze bevindingen en het advies van de commissie zal het bestuursorgaan zich een oordeel vormen over de gang van zaken en daaraan eventueel conclusies verbinden.  Het bestuursorgaan is immers eindverantwoordelijk.

Artikel 26 Mededeling van bevindingen en oordeel

Het bestuursorgaan zal  terdege rekening moeten houden met het advies van de commissie. Als het oordeel van het bestuursorgaan afwijkt van het advies brengt het motiveringsbeginsel met zich dat het bestuursorgaan de reden voor die afwijking moet vermelden.

De bevindingen en conclusies zijn niet gericht op rechtsgevolg en zijn dus geen besluit dat vatbaar is voor bezwaar en beroep.