Inkoop en Aanbestedingsbesluit 2010 gemeente Schagen

Ondertekening

Toelichting Inkoop- en Aanbestedingsbesluit

3.1 Algemeen

In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op het besluit. Dit om te verzekeren dat in de besluitvorming van de gemeente Schagen tijdig op verantwoorde wijze aandacht is voor naleving van de Nationale en Europese aanbestedingsregels en de andere doelstellingen. Tevens wordt aangegeven welke basisregels voor het Europees aanbesteden van opdrachten uit het besluit dient te bevatten.

3.2 Artikel 2: Doelstellingen besluit

In het besluit is vermeld welke doelstellingen worden nagestreefd. Het naleven van de (Europese) wet/ en regelgeving is verplicht op straffe van schadevergoeding en/of boetes. De andere doelstellingen beogen op een eerlijke en transparante manier voor een markconforme prijs zaken duurzaam in te kopen en de sociale werkvoorziening te waarborgen.

3.3 Artikel 3: Opstellen instructie inzake besluit

Op basis van de bepaalde doelstellingen, zal door de inkoopcoördinator een nog meer op detail op bepaalde onderdelen uitgewerkte instructie cq intern inkoop- en aanbestedingsdossier betreffende het besluit worden opgesteld. In dit dossier zullen de in het besluit geformuleerde aanbestedingsregels worden opgenomen. Aan de hand van de praktijk zal het dossier worden aangevuld. Periodiek dient het dossier getoetst te worden op de actuele wet en regelgeving en geëvalueerd.

3.4 Artikel 4: Inkoopcoördinator

Om een aantal redenen is een inkoopcoördinator aangesteld:

• 1.

  om de doelmatigheid en rechtmatigheid binnen de gehele organisatie van de gemeente Schagen te optimaliseren;

• 2.

  om gelijksoortige opdrachten te kunnen aggregeren op het niveau van de gehele organisatie van de gemeente Schagen en om daarmee het risico van handelen in strijd met de Europese richtlijnen te beperken;

• 3.

  om schaalvoordelen te bereiken;

• 4.

  om de inzet van medewerkers efficiënt over de organisatie te verdelen.

  De inkoopcoördinator moet jaarlijks de afdelingoverstijgende inkooppakketten identificeren t.b.v. gebundelde inkoop (regiefunctie). Onder afdelingoverstijgende inkooppakketten worden verstaan: leveringen, diensten of werken van gelijksoortige aard die door meer dan één afdeling ingekocht worden. Deze gebundelde inkoop kan vervolgens plaatsvinden door de inkoopcoördinator. Afdelingspecifieke inkooppakketten kunnen decentraal worden ingekocht.De afdelingshoofden stellen jaarlijks vóór 1 januari de bestedingsplannen van hun afdeling op, en leveren die aan de inkoopcoördinator. Op basis van deze plannen enerzijds en de kwantitatieve analyse anderzijds stelt de inkoopcoördinator jaarlijks een inkoopjaarplan op. Dit plan wordt ter vaststelling aangeboden aan het Managementteam. De inkoopcoördinator adviseert zowel gevraagd als ongevraagd over aanbestedingen. Ook moet bij de inkoopcoördinator alle aanbestedingen met een waarde bij leveringen en diensten vanaf € 10.000,00 en bij werken vanaf € 25.000,00 worden gemeld en geregistreerd. Hiertoe dient de budgethouder melding te doen aan de inkoopcoördinator. Gemeld en geregistreerd wordt:

• -

  of het een levering, een dienst of een werk betreft,

• -

  de aard en de geraamde waarde van de opdracht,

• -

  welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd;

• -

  welke uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering.

Bij opdrachten met een geraamde waarde van € 10.000,00 bij leveringen en diensten en € 25.000,00 bij werken is het verplicht dat de budgethouder zich door de inkoopcoördinator laat adviseren over de te volgen aanbestedingsprocedure of andere aanbestedingsrechtelijke vragen. Gesteld kan worden dat de inkoopcoördinator zo nodig ook ongevraagd advies kan uitbrengen. Belangrijk voor het gewicht van de adviezen is om te bepalen dat van het advies slechts kan worden afgeweken op basis van een besluit van het college. Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – welke liggen tussen het drempelbedrag minus 10%2en de Europese drempel, is de budgethouder verplicht vóór de start van de aanbestedingsprocedure de aanbestedingsstukken ter toetsing aan de inkoopcoördinator voor te leggen. De inkoopcoördinator toetst of de stukken voldoen aan de Europese regelgeving en het besluit en voorts of met de wijze van aanbesteden, waaronder de geformuleerde selectie- en gunningcriteria, een optimaal (economisch) resultaat wordt gewaarborgd. Na de aanbesteding dient dan, voordat een gunningbesluit wordt genomen, het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies ter toetsing te worden voorgelegd aan de inkoopcoördinator. Belangrijk voor het gewicht van de adviezen is om te bepalen dat van de adviezen van de inkoopcoördinator slechts kan worden afgeweken op basis van een besluit van het college. Voorstellen daartoe aan het college dienen vergezeld te gaan van een advies van het Managementteam. Gezien de ingewikkeldheid van de materie, de financiële risico’s en het feit dat het maar een enkele keer zal voorkomen, is het verstandig te overwegen om bij Europese aanbestedingen een beroep te doen op externe expertise. Er kan onder meer contact worden opgenomen met collega-overheden, gespecialiseerde advies- of advocatenbureaus of het Kenniscentrum Europa decentraal3.

Bij ziekte of verlof, welke langer duurt dan 5 werkdagen van de inkoopcoördinator, en direct bij spoedeisende zaken zal medewerker Middelen (afdelingscontroller) de inkoopcoördinator vervangen.

3.5 Artikel 5 Medewerker interne controle

Naast de functie van inkoopcoördinator, is er een functie medewerker interne controle. Deze functionaris heeft één hoofdtaak, namelijk: controle van het ambtelijk apparaat en rapportage aan het bestuur.

Controle functie

De medewerker interne controle bewaakt dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van het besluit wordt uitgevoerd. Deze persoon toetst daartoe achteraf en steekproefsgewijs of de voorgeschreven procedurehandelingen (melding bij de inkoopcoördinator, indiening adviesaanvraag etc.) hebben plaatsgevonden. Het resultaat van de toets wordt, voorzien van motiveringen en parafen, in het aanbestedingsdossier vastgelegd. Externe controle op naleving van de (Europese) aanbestedingsregels zal plaatsvinden door de accountant in het kader van het vanaf de jaarrekening 2004 verplichte rechtmatigheidonderzoek. Ingeval van het niet nakomen van de vastgestelde regels moet de medewerker interne controle via de inkoopcoördinator en het Managementteam rapporteren aan het college. Indien de inkoopcoördinator zich niet houdt aan de vastgestelde regels, zal de medewerker interne controle via het Managementteam aan het college rapporteren.

3.6 Artikel 6: Beslissingsbevoegdheden

De aanbesteding van afdelingspecifieke opdrachten kan worden geplaatst onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder dan wel een door het college gemandateerde persoon. Uitvoering kan plaatsvinden door ad hoc inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende afdeling met inbreng van de Inkoopcoördinator. De aanbesteding van afdelingoverschrijdende opdrachten kan worden geplaatst onder verantwoordelijkheid van bijvoorbeeld de secretaris of het college, dan wel een door hem/het college gemandateerde persoon. Uitvoering kan plaatsvinden door multidisciplinaire adhoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende organisatie onderdelen, de inkoopcoördinator en waar nodig externe expertise. De bevoegdheden zijn of worden nog vastgelegd in het mandaatbesluit.

3.7 Artikel 7: De te hanteren aanbestedingsprocedures

In de ARW 2005 zijn de in artikel 7 genoemde aanbestedingsprocedures voorzien, met uitzondering van ‘’Gunning uit de hand’’.De meest voorkomende procedures die in de gemeente Schagen worden toegepast zijn beschreven in artikel 7. Europese aanbesteding vindt plaats boven de om de twee jaar door de EU vast te stellen wettelijke bedragen.4 Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de opdracht conform de Europese richtlijnen worden aanbesteed. Blijft de opdrachtwaarde eronder, dan kan de overheidsorganisatie vrij kiezen welke aanbestedingsprocedure zij hanteert. Een veel toegepaste methode voor het kiezen van een aanbestedingsprocedure, is het vaststellen van drempelwaarden. Hierbij maakt men de te hanteren aanbestedingsprocedure afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Daarbij maakt men doorgaans onderscheid tussen het aanbesteden van werken, leveringen of diensten. In het voorliggende besluit zijn de drempelwaarden in art 7 vermeld: Aanvullend op de drempelbedragen kan een minimum aantal aan te vragen offertes worden gedefinieerd. Bij de procedure van gunning uit de hand is dat één offerte en bij de onderhandse procedure minimaal twee offertes. Gezien de stelling van de Europese Commissie dat ook voor opdrachten beneden de Europese drempelwaarden een passende wijze van voorafgaande publicatie moet plaatsvinden, is het raadzaam in beginsel elke opdracht vanaf een bepaald minimumbedrag openbaar aan te besteden.

Art 7.7: Als in het kader van een samenwerking met andere overheden een project wordt aanbesteed, geeft dit artikel aan, welk besluit van welke samenwerkingspartner moet worden gevolgd. Voorgesteld wordt om dan het besluit toe te passen van de partner die als trekker is aangewezen van het project. Voorwaarde is dat dit besluit past binnen de nationale en Europese regelgeving. Uiteraard dient dit in goed overleg met de andere partners vastgesteld te worden.

Art 7.8: De werkgelegenheid kan gestimuleerd worden door bij aanbestedingen waarbij bedrijven worden uitgenodigd een offerte in te dienen ook regionale bedrijven uit te nodigen, naast landelijk opererende bedrijven. Voor alle bedrijven gelden de zelfde selectie- en gunningscriteria. Als regio wordt verstaan een gebied binnen een straal van 30 kilometer vanaf het centrum van de stad Schagen.

Art 7.9: De Europese en nationale wetgeving gaan er van uit, dat bij de besteding van overheidsgelden er gelijke kansen voor alle bedrijven moeten zijn, een opdracht van de overheid te verwerven. Dat geldt ook voor werken, diensten en leveringen door derden die gesubsidieerd worden door de overheid. Soortgelijke doelstellingen zijn in het vigerende beleid van de gemeente ook geformuleerd. Het ligt dan in de rede dat als het overheidsgeld via subsidies aan verenigingen of stichtingen wordt besteed, zij zich dienen te houden aan dit besluit. Bij het verstrekken van de subsidie moet dat in de subsidievoorwaarden worden opgenomen. Daarnaast verdient het aanbeveling de subsidieverordening tevens op dit punt aan te passen.

Art 7.10: Zowel mantel- als servicecontracten worden afgesloten voor een periode van maximaal drie jaar. Na deze periode worden de contracten opnieuw aanbesteed.

3.8 Artikel 8: Aanbestedingsreglement(en)

Gemeenten kunnen ervoor kiezen om vast te leggen dat bij alle aanbestedingen gebruik wordt gemaakt van een aanbestedingsreglement. In een dergelijk reglement worden de eisen uit de wetgeving, waaronder de Europese aanbestedingsrichtlijnen, vertaald naar de praktijk. Een aanbestedingsreglement bevat de (nadere) eisen waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder:

• -

  de in acht te nemen inschrijvingstermijn;

• -

  de te verstrekken gegevens;

• -

  de te hanteren selectie- en gunningcriteria;

• -

  de verplichting tot motivering van de gunning.

Het VNG adviseert haar leden om bij aanbesteding van werken gebruik te maken van de ARW 2005.

3.9 Artikel 9: Verbod op het splitsen van opdrachten

De Europese aanbestedingsrichtlijnen bepalen dat het splitsen van opdrachten om de toepassing van de richtlijnen te ontduiken niet is toegestaan. Dit geldt ook voor het nationale en lokale beleid. Per afdeling het zelfde product apart aanbesteden, opdrachten splitsen in tijd, of een project in onderdelen aanbesteden is dus niet toegestaan. Omdat dit verbod in de praktijk vaak wordt overtreden, is het verbod expliciet in het besluit opgenomen.

3.10 Artikel 10: Dooronderhandelen

Het kan tijdens een aanbestedingsprocedure voorkomen, dat prijsaanbiedingen van inschrijvers sterk afwijken (hoger of lager) van de door de aanbesteder opgestelde kostenbegroting. Welke stappen de aanbesteder in dat geval kan ondernemen, is onder meer afhankelijk van de toepasselijke regelgeving en de specifieke omstandigheden van de situatie. Duidelijk is in ieder geval, dat er sprake zal moeten zijn van een substantiële of abnormale afwijking van de kostenraming. Bovendien moet de afwijking worden getoetst aan een reële en marktconforme kostenraming. Bij dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers moet advies worden gevraagd bij de inkoopcoördinator, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Verder is bepaald dat van dit advies niet kan worden afgeweken, anders dan met instemming van de medewerker interne controle (afdelingspecifieke opdrachten) of het Managementteam (afdelingoverschrijdende opdrachten). Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.

3.11 Artikel 11: Nacalculatie

Om bijvoorbeeld te kunnen beoordelen of sprake is van een afwijking van de prijsaanbieding ten opzichte van de kostenraming die aanleiding geeft om nadere stappen te ondernemen, dient voldoende inzicht te bestaan in de opbouw van kosten door gedegen nacalculaties en het volgen van markt-, prijs-, product- en productieontwikkeling.

3.12 Artikel 12: Inschakeling NMa

De NMa ziet erop toe, dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Bij vermoedens van onregelmatigheden bij de aanbesteding, dient in overleg met taakveld Juridische Zaken bepaald te worden of de NMa ingeschakeld wordt.

3.13 Artikel 13: Advies van het Bureau BIBOB

De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB)

(per 1 juni 2003 in werking is getreden) beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet BIBOB de overheid onbedoeld bepaalde "criminele" activiteiten faciliteert. De Wet BIBOB biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om het Bureau BIBOB advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen vormen om:

• -

  een overheidsopdracht in een bepaalde sector niet te gunnen;

• -

  een eenmaal gesloten overeenkomst te ontbinden, mits deze mogelijkheid in de overeenkomst is voorzien;

• -

  geen toestemming te verlenen dat een bepaalde ‘onderaannemer’ wordt ingeschakeld, mits deze mogelijkheid in het bestek is voorzien.

Overigens gelden voor aanbestedingen de uitsluitinggronden uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Deze worden niet verruimd door de invoering van de Wet BIBOB.

Maar een aanbestedende dienst kan wel gebruik maken van het Bureau BIBOB. Door het aanvragen van een BIBOB-advies krijgt de aanbestedende dienst toegang tot informatie uit gesloten bronnen. Deze informatie kan de dienst gebruiken bij de toepassing van de al genoemde uitsluitinggronden. Bij BIBOB-beleid gemeente Schagen zijn alleen de sectoren horeca-inrichtingen, seksinrichtingen en spelautomatenhallen aangewezen als de sectoren waarover met betrekking tot overheidsopdrachten advies kan worden gevraagd.5

3.14 Artikel 14: Inschrijvingskosten

In de ARW 2005 is de mogelijkheid om een rekenvergoeding toe te kennen niet aanwezig, dit in tegenstelling tot het UAR 2001. De gemeente Schagen hanteert het beleid dat geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend daarom sluit de ARW 2005 hier goed op aan. Slechts in bijzondere situaties kan een vergoeding worden toegekend. Zie artikel 19 Hardheidsclausule. Van een bijzondere situatie kan bijvoorbeeld sprake zijn, als van de inschrijver een aanzienlijke inspanning wordt verlangd, zoals het bij de inschrijving overleggen van een ontwerp in het kader van een “ontwerp en bouw” of “sleutelklaar”-contract. Indien het toekennen van een vergoeding van dergelijke ontwerp- /inschrijvingskosten gerechtvaardigd lijkt, dient een gemotiveerd voorstel hiertoe aan de inkoopcoördinator te worden voorgelegd. Nadat het college schriftelijk zijn/haar goedkeuring aan het voorstel heeft gegeven, kan een vergoeding met betrekking tot inschrijvingskosten bij een aanbesteding worden toegepast.

3.15 Artikel 15: Plicht tot bijhouden van een Inkoop- en Aanbestedingsdossier

Het Inkoop- en Aanbestedingsdossier moet een adequate interne en externe verantwoording en accountantscontrole tijdens en na uitvoering van de opdracht mogelijk maken. In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer van de Belastingdienst dienen te worden verschaft 6.

3.16 Artikel 16: Toepassen checklist aanbesteden

Om elke medewerker in staat te stellen om op hoofdlijnen te beoordelen welke aanbestedingsprocedure gevolgd moet/kan worden, dient een checklist te worden gehanteerd. Deze is in het intern Inkoop- en Aanbestedingsdossier opgenomen en is op Intranet geplaatst.

3.17 Artikel 17: Verplichte opvolging van adviezen na geconstateerde onregelmatigheden

Het is essentieel dat geconstateerde onregelmatigheden en adviezen opvolging vinden binnen de gemeentelijke organisatie. Van bijvoorbeeld door de medewerker interne controle en de accountant geconstateerde fouten dient te worden geleerd.

3.18 Artikel 19 Hardheidsclausule

De geformuleerde hardheidsclausule maakt het mogelijk dat het college gemotiveerd kan en mag afwijken van het eigen gemeentelijke beleid, binnen de grenzen van de Europese wetgeving en nationale wetgeving. Motieven kunnen zijn dat bij het volgen van een normale procedure de veiligheid in het gedrang komt of dat de gemeente grote economische schade leidt of binnen bepaalde termijnen aan andere wettelijke verplichtingen tegemoet moet komen etc. In het aanbestedingsdossier dienen afwijkingen van het vigerende beleid gemotiveerd te worden vastgelegd, zodat deze beschikbaar zijn voor evaluatie en verantwoording.

Tot slot:

Iedere inkoper draagt de verantwoordelijkheid om al zijnhandelingen in overeenstemming met de bovengenoemde uitgangspunten enrichtlijnen en in overeenstemming met de geldende wetgeving, uit te voeren.

2 Als het gunningbedrag boven het EU-drempel uitkomt en niet de EU-aanbestedingsprocedures zijn gevolgd is er een kans op een juridische procedure.

3 http:/www.europadecentraal.nl

4 Drempelwaarden 2010-2011. Levering en Diensten €193.000,- excl. BTW en Werken €4.845.000,- excl. BTW.

5 Verdere informatie over de toepassing van de Wet BIBOB kan worden aangetroffen op de website van het Bureau BIBOB: www.juisitie.nl. Met name kan op deze website informatie worden gevonden over de wijze waarop een goede implementatie van de Wet BIBOB in het Aanbestedingsbesluit kan worden gezorgd.

6 Krachtens artikel 3, tweede lid van de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen is in het Besluit overheidsaanbestedingen de verplichting opgenomen tot het verstrekken van gegevens. De Minister van Economische Zaken heeft de Regeling gegevensverstrekking overheidsaanbestedingen en aanbestedingen nutssector vastgesteld (zie staatcourant nummer 99 d.d. 23 mei 1995, laatstelijk gewijzigd Staatscourant nummer 25 d.d. 2 februari 1999). Deze regeling geeft een verdere uitwerking aan de verplichting tot gegevensverstrekking.