Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Scherpenzeel houdende regels omtrent inkopen en aanbestedingen Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Scherpenzeel

1.1 De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Rechtmatigheid is een gegeven. Belangrijke kaders hierbij zijn het Burgerlijk Wetboek en de Aanbestedingswet.

1.2 Uniforme documenten

De Gemeente zal zoveel mogelijk uniforme documenten hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop dan ook in beginsel de volgende Richtsnoeren toe:

• -

  Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) bij Werken of aan Werken gerelateerde Leveringen en Diensten;

• -

  Gids Proportionaliteit (2016).

1.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

1.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een vooraf genomen en deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

1.6 UAV 2012 en UAV-GC 2005

Bij het sluiten van overeenkomsten die betrekking hebben op werken zullen (afhankelijk van het betreffende werk) de UAV 2012 of de UAV-GC 2005 worden toegepast.

1.7 Elektronisch inkopen

Elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) is het digitaal uitvoeren van een aanbestedingsproces. E-aanbesteden maakt aanbesteden eenvoudiger en bespaart tijd en geld. Het verlaagt de drempel voor ondernemingen om in te schrijven op opdrachten. E-aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen aanbestedende diensten en ondernemers elektronisch plaatsvindt. Overheden zijn wettelijk verplicht hun Europese aanbestedingen via het aankondigingenplatform van TenderNed aan te kondigen. Zo vinden ondernemingen alle opdrachten van alle Nederlandse overheden op één plek. Vanaf 1 juli 2017 zijn overheden verplicht voor Europese aanbestedingen alle communicatie met ondernemingen, inclusief de inschrijving, elektronisch te laten verlopen.

1.7.1 Openen prijsaanbiedingen bij werken

Inschrijvers kunnen het op prijs stellen aanwezig te zijn bij het openen van de prijsaanbieding (-en) en het bepalen van de (voorlopige) gunning. Rekening houdend met zowel een transparant als een efficiënt inkoopproces biedt de Gemeente de mogelijkheid aan inschrijvers om aanwezig te zijn bij het openen van de prijsaanbieding (-en), indien voldaan is aan al de onderstaande voorwaarden:

• -

  Aanbesteding van een werk, levering of dienst;

• -

  Gunning op Laagste Prijs of BKPV, waarbij vóór de opening van de prijs de uitslag van het kwalitatieve deel aan de aanwezige inschrijvers wordt medegedeeld.

• -

  De verwachte inschrijfsom is € 50.000 exclusief BTW of hoger;

• -

  De inschrijver heeft deze wens vóór de sluitingstermijn van de inschrijving bekend gemaakt (aanmeldplicht);

• -

  De aanbestedende dienst is alleen de gemeente Scherpenzeel (bij aanbesteding in samenwerking met anderen geldt dit niet).

1.8 Algemene voorwaarden bij Leveringen en Diensten

Voor het inkopen van leveringen en diensten worden de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden (volgens VNG-model), de DNR 2011 of de ICT-voorwaarden (volgens VNG/KING; GIBIT) in beginsel toegepast. Afhankelijk van het project / de Inkoop zal hieraan invulling worden gegeven middels de inkoopstrategie (zie hoofdstuk 4).

1.9 Klachtenregeling

Er is een klachtenregeling en een klachtenmeldpunt ingesteld via IBMN waaraan de Gemeente deelneemt.

2.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de overheidsopdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door - indien mogelijk - een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

2.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

2.4 Economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding)

De Gemeente streeft bij haar Inkopen naar de economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding). De economisch meest voordelige inschrijving kan gestalte krijgen door (het gunningscriterium op basis van de) beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs.

2.5 Administratieve lasten

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt – indien van toepassing – gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

2.6 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - social return een rol. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

3.3 Lokaal MKB

De gemeente wil middels het inkoopbeleid het lokaal en regionaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het MKB. Middels de methode van leveranciersselectie bij onderhandse aanbestedingen wordt dit in het bijzonder vormgegeven. Het college stelt hiervoor een objectieve procedure vast die enerzijds lokale en regionale bedrijven een kans biedt en anderzijds objectiviteit waarborgt. De gemeente richt zich voor regionale aanbieders primair op gemeenten in Regio FoodValley en direct aangrenzende buurgemeenten.

3.4 TCO / levensduurkosten / verduurzamen

De Total Cost of Ownership (TCO) benadering maakt financiële afwegingen mogelijk gedurende de levenscyclus van een product. Hiertoe wordt niet alleen gelet op aanschafkosten, maar ook op beheers-, gebruiks- en onderhoudskosten, 'sloopkosten', afvoerkosten en dergelijke. De aanschafkosten kunnen bij een duurzame aanbesteding hoger zijn, bijvoorbeeld omdat er ander materiaal wordt gebruikt of omdat er een onderhoudsvrij of energiearm ontwerp wordt gemaakt. Dit kan echter worden gecompenseerd door lagere gebruikskosten en onderhoudskosten, bijvoorbeeld door een lager energiegebruik of langere levensduur van een product of werk. Ook bij de afdankings- of sloopkosten kunnen voordelen optreden. Door het aanschaf-, onderhoud- en afdankingsbudget te bundelen en deze mee te nemen over de gehele gebruiksfase ontstaat er een ander beeld van 'prijs' en is dit goed mee te nemen in de onderlinge vergelijking van offertes. TCO speelt bijvoorbeeld een belangrijke rol bij circulair inkopen.

3.5 Innovatie

De Gemeente moedigt - daar waar mogelijk - innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Professioneel inkopen houdt onder anderen in, dat zorgvuldig en bewust wordt nagedacht over een voorgenomen inkoop en dat alle daarmee verband houdende relevante aspecten schriftelijk worden vastgelegd. Bijvoorbeeld ook in verband met controle en verantwoording.

De inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van een zogenaamde ‘inkoopstrategie’ die per concrete inkoop voor het specifieke geval wordt geschreven.

Een juist gebruik van een inkoopstrategie leidt er onder meer toe, dat bewust keuzes worden gemaakt en dat kan worden voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. Denk daarbij aan de artikelen 1.4 en 1.5 Aanbestedingswet 2012 en/of aan het “Pas toe, of leg uit-beginsel” (in verband met de bij AMVB aangewezen Richtsnoeren ARW 2016 en Gids Proportionaliteit).

Zoals in de inleiding van dit inkoopbeleid is beschreven, wordt zorgvuldig bepaald op welke manier aan de inkoopdoelen invulling wordt gegeven.

• a.

  De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 5.000,--, maar kleiner dan € 15.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.

• b.

  De inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 5.000,--, maar kleiner dan € 50.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.

• c.

  De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 15.000,-- exclusief BTW en de inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 50.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een uitgebreide inkoopstrategie

De verkorte inkoopstrategie bevat minimaal: De doelstelling van de inkoop, aard en raming van de opdracht, de ondernemerskeuze en de inkoopprocedure.

De uitgebreide inkoopstrategie bevat naast de hierboven genoemde onderdelen van de verkorte inkoopstrategie minimaal een product-/marktanalyse en een analyse / afweging ter zake maatschappelijk verantwoord inkopen (‘Ideëel’).

Het college draagt zorg voor een praktisch instrument waarmee een deugdelijke inkoopstrategie kan worden vormgegeven.