Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007

1. De ambtelijke organisatie van de gemeente Schiedam bestaat uit organisatorische eenheden.

2. Als organisatorische eenheden worden, afgezien van de Griffie, ingesteld:

1. de directie;

2. de Staf;

3. Wijkontwikkeling;

4. de cluster Maatschappelijke Ontwikkeling;

5. de cluster Stedelijke Ontwikkeling;

6. de cluster Dienstverlening;

7. de cluster Middelen;

8. Gemeente Archief;

9. Sport en Recreatie;

10. Berckenrode Groep Schiedam;

11. Stedelijk Museum Schiedam.

3. Het college van burgemeester en wethouders stelt -met uitzondering van de Griffie- de structuur van een organisatorische eenheid vast.

4. De onderdelen van de clusters in deze structuur worden aangeduid met de algemene benaming afdeling en team.

5. Waar in de navolgende artikelen sprake is van cluster, een afdeling e.d., is de inhoud van deze bepalingen van overeenkomstige toepassing op (de leiding van) de organisatorische eenheden Gemeente Archief, Sport en Recreatie, Stedelijk Museum Schiedam, Berckenrode Groep Schiedam.

6. Waar in de navolgende artikelen sprake is van ambtelijke organisatie, betreft dit alleen de in lid 2 genoemde organisatorische eenheden.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris (algemeen directeur) en bij diens afwezigheid aan de directeur.

2. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is het dagelijks beheer van de clusters opgedragen aan de respectievelijke clustermanagers.

3. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is het dagelijks beheer van de afdelingen Staf en Wijkzaken opgedragen aan de algemeen directeur.

4. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het College van burgemeester en wethouders en de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is het dagelijks beheer van de onderdelen Van de Berckenrode Groep Schiedam, Stedelijk Museum Schiedam, Gemeente Archief en Sport en Recreatie opgedragen aan de directeuren respectievelijk de afdelingsmanagers van deze onderdelen. (note 1)

1. De middelenfuncties, waaronder wordt verstaan de financiële, personele, organisatie functie en controlfunctie, zijn ondergebracht in de cluster Middelen.

2. De middelenfuncties zijn belast met:

• -

  advisering van het bestuur m.b.t. zijn verantwoordelijkheid voor het algemeen beheer van de organisatie;

• -

  de ondersteuning van de clusters en afdelingen.

3. Met betrekking tot de advisering aan het bestuur op het gebied van de financieel economische en de personeel- en organisatiefunctie, is sprake van een zelfstandige adviesbevoegdheid van de controller.

1. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester in staat zijn tot de naleving van de "Richtlijn Actieve informatieplicht gemeente Schiedam".

2. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen, zoals bepaald in de "Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning". (Note 2)

1. De gemeentesecretaris draagt de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester.

2. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen.

4. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming en voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

5. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd in een verslag, c.q. besluitenlijst.

1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator.

2. Hij bevordert samen met de burgemeester en de griffier de afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat en de Griffie anderzijds.

3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van de samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 6 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester voor zover het de op deze rustende taken betreft.

1. De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte medewerkers, zowel individueel als per onderdeel van de organisatie, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

2. Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken op grond van dit hoofdstuk behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op alle onderdelen en medewerkers van de ambtelijke organisatie.

1. De gemeentesecretaris heeft binnen de door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door deze geformuleerde en gevoerde beleid de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het voorzien van de bestuursorganen en afzonderlijke leden van het college van burgemeester en wethouders van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;

• d.

  het ter zijde staan van de bestuursorganen, met uitzondering van de raad en de raadscommissies.

2. De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid om door middel van algemene instructies medewerkers aanwijzingen te geven omtrent het uitoefenen van hun functie/taken.

3. De gemeentesecretaris geeft inhoud aan zijn verantwoordelijkheden in goed overleg met de burgemeester in diens hoedanigheid van voorzitter van het college van burgemeester en wethouders en voorzitter van de gemeenteraad.

1. Het college van burgemeester en wethouders benoemt een of meer loco-secretarissen.

2. De loco-secretaris vervangt de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid en treedt in al zijn rechten en bevoegdheden.

3. De artikelen van dit hoofdstuk zijn voor de loco-secretaris van overeenkomstige toepassing.

1. Het college van burgemeester en wethouders benoemt, ontslaat en schorst de directeur.

2. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels vaststellen voor de inspraak van medewerkers bij benoeming van de directeur en de daarbij te volgen procedures.

1. Het college van burgemeester en wethouders benoemt, ontslaat en schorst de clustermanagers.

2. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels vaststellen voor de inspraak van medewerkers bij benoeming van clustermanagers en de daarbij te volgen procedures.

1. Het college van burgemeester en wethouders benoemt, ontslaat en schorst de afdelingsmanagers.

2. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels vaststellen voor de inspraak van medewerkers bij benoeming van de afdelingsmanagers en de daarbij te volgen procedures.

1. Het gemeentelijk managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris, de directeur en de clustermanagers.

2. Het gemeentelijk managementteam wordt ondersteunt door een ambtelijk secretaris.

3. De leden worden in geval van verhindering vervangen door hun functionele vervangers.

4. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere functionarissen uit om aan de vergadering deel te nemen.

1. Tussen de onderscheiden clustermanagers en het college van burgemeester en wethouders worden jaarafspraken vastgelegd over de door de onder hun verantwoordelijkheid staande cluster te leveren producten en/of diensten. Hieraan gekoppeld worden de (financiële) kaders vastgelegd waarbinnen deze producten en/of diensten worden geproduceerd.

2. De uitvoering van het gestelde in lid 1 vindt plaats overeenkomstig de “Financiële beheersverordening en de Regeling financieel beheer Gemeente Schiedam.

3. De clustermanager draagt er zorg voor dat uitwerking wordt gegeven aan het clusterplan in activiteiten en taken van de onderdelen van de cluster in het komende jaar.

4. Het college van burgemeester en wethouders wordt van deze uitwerking in kennis gesteld.

1. Indien een zaak, die tevens het taakgebied van een andere cluster raakt, moet uitmonden in een advies aan één van de bestuursorganen, draagt de primair met de voorbereiding belaste cluster zorg voor het tot stand komen van een integraal advies.

2. Bij een integraal advies waarbij geen volledige overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken clusters, zorgt de directie, gehoord het gemeentelijk managementteam, alsnog voor een dergelijk advies.

1. Ten aanzien van aangelegenheden waarin dit wenselijk wordt geacht, geeft het college van burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het voorbereiden van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming "bestuursopdracht". De uitvoering hiervan kan onder meer resulteren in het instellen van een projectmatig werkverband.

2. Ten aanzien van aangelegenheden waarin dit gewenst wordt geacht, geeft het gemeentelijk managementteam een kader aan voor de voorbereiding en/of uitvoering van door de bestuursorganen vastgesteld beleid. Dit kan onder meer resulteren in het instellen van een projectmatig werkverband.

3. Een bestuursopdracht respectievelijk een project-opdracht-formulering wordt opgesteld volgens een voorgeschreven model. In dit model zijn de daarin te behandelen aspecten vastgelegd.

1. De door het college van burgemeester en wethouders in de Samen Schiedam werkdocumenten vastgestelde visie op de ontwikkeling en leiderschap van de ambtelijke organisatie maakt als bijlage deel uit van deze organisatieregeling.

2. Deze organisatieregeling zal periodiek herzien worden, synchroon met relevante stappen in de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie.