Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2013

1. In het Mandaatbesluit is de bevoegdheid geregeld om in (onder)mandaat namens het college te besluiten om verplichtingen te mogen aangaan voor de Gemeente Schiedam tot de begrotingsbedragen die aan hun respectievelijke afdelingen voor de uitvoering van de taken ter beschikking zijn gesteld.

2. Aangaan van financiële verplichtingen)

Verplichtingen kunnen alleen dan worden aangegaan als de functionaris:

a) budgethouder is of ondermandaat is verleend door de budgethouder en

b) het budget toereikend is en

c) de verplichting past binnen de (meerjaren)begroting en toegestane afwijkingen daarop zoals beschreven in de notitie Financieel Afwijkingenbeleid gemeente Schiedam 

3. (Budgethouder in de lijn)

a) Iedere teamleider is budgethouder voor de onder zijn team ressorterende budgetten.

b) Iedere regiemanager is tevens budgethouder voor budgetten van de budgethouders die onder hem ressorteren.

c) De directie is tevens budgethouder voor de budgetten van de budgethouders die onder hen ressorteren.

d) De gemeentesecretaris is budgethouder voor alle aan de organisatie toegewezen budgetten.

4. (Budgethouderschap programmatisch)

a) Een programmamanager is niet eerder budgethouder dan nadat het college een expliciet besluit genomen heeft over welke budgetten (op het niveau van grootboekrekeningnummers) onder een programmamanager vallen. Het budgethouderschap gaat alsdan over van de teamleider en de regiemanager naar de betreffende programmamanager.

b) In afwijking van de functionaris onder sub a kan het college separaat besluiten om ook aan andere functionarissen programmatisch budgethouderschap te verlenen.

c) Bij het verlenen van een programmatisch budgethouderschap als bedoeld in sub b neemt het college daartoe expliciet een besluit over welke budgetten (op het niveau van grootboekrekeningnummers) onder deze specifiek benoemde functionaris komen te vallen. In het college besluit wordt daarbij expliciet bepaald dat het budgethouderschap alsdan over gaat van de teamleider en de regiemanager naar de betreffende functionaris.

d) Voor elk besluit als bedoeld in sub a, b en c geldt dat de directie tevens budgethouder is voor de programmatische budgetten van de programmamanagers en overige functionarissen (met budgethouderschap als bedoeld in sub b en c) die onder hen ressorteren.

e) De gemeentesecretaris is budgethouder voor alle aan de organisatie toegewezen (programmatische) budgetten als bedoeld in sub a, b, c en d.

1. De budgethouder of namens hem de functionaris met ondermandaat, is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot het maximale bedrag van het budget dat direct door hem beïnvloedbaar is en wat binnen de mandaatregeling past. Bij langdurige verplichtingen dient de budgethouder zich ervan te vergewissen dat ook in volgende jaren voldoende budget beschikbaar is.

2. In aansluiting op hetgeen in het eerste lid gesteld is dienen verplichtingen betreffende personeelsaangelegenheden zoals het sluiten van personeelsovereenkomsten, het wijzigen van bezoldigingen en de inhuur van personeel vooraf aan de afdeling Personeel en Organisatie gemeld worden.

3. In aansluiting op hetgeen in het eerste lid gesteld is dient voor facilitaire zaken betreffende meubilair, verbouwingen, telecommunicatie en informatie technologie overeenstemming te zijn met de afdeling Facilitaire Zaken. Voor zover facilitaire aangelegenheden vallen binnen de standaard dienstverlening die Facilitaire Zaken biedt heeft de budgethouder recht op die standaard dienstverlening zonder dat zijn budget buiten de standaard doorbelasting van Facilitaire Zaken alsnog belast wordt.

4. In aansluiting op hetgeen in het eerste lid gesteld is dienen verplichtingen betreffende informatie technologie afgestemd te worden met de afdeling Informatiebeleid & Automatisering. Voor zover de verplichting valt binnen de standaard dienstverlening die de afdeling Informatiebeleid & Automatisering biedt heeft de budgethouder recht op die standaard dienstverlening zonder dat zijn budget buiten de standaard doorbelasting van de afdeling Informatiebeleid & Automatisering alsnog belast word

5. Voor het aangaan van verplichtingen gelden in ieder geval het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Schiedam alsmede de Regeling Social Return. Rekening dient te worden gehouden met correcte dossiervorming en periodieke wijziging van drempelbedragen. Afwijkingen van Europese en nationale regelgeving is in geen enkel geval mogelijk en afwijkingen van overige regelgeving slechts na een voorafgaand besluit van burgemeester en wethouders.

1. De budgethouder of namens hem de functionaris met ondermandaat, is bevoegd facturen, betaalopdrachten en doorbelastingen af te paraferen tot in totaal het maximale bedrag van het hem ter beschikking staande budget op de (sub)functies c.q. (hulp)kostenplaatsen dat direct door hem beïnvloedbaar is.

2. De budgethouder of namens hem de functionaris met ondermandaat, draagt zorg voor het tijdig vaststellen en met een door de budgethouder geparafeerde inningsopdracht ter invordering aanbieden van de bedragen die aan de onder hem ressorterende organisatie-eenheden toekomen. De wijze van invordering is gebaseerd op afspraken die sporen met de regelgeving op dat gebied.

1. De budgethouder moet bij afwezigheid zorgen voor vervanging zodat tijdsgevoelige taken doorgang kunnen vinden (bv afhandeling van facturen en opdrachten);

2. De vervanging van budgethouders is conform artikel 11 van de mandaatregeling. Dit houdt in dat plaatsvervangers zijn aangewezen. Voor zover deze niet zijn aangewezen is de mandaatverlener van de betreffende functionaris de vervanger.

1. Facturen kunnen slechts betaalbaar worden gesteld na parafering voor akkoord door een functionaris die in staat is te controleren of de prestatie, waarvoor gefactureerd wordt, volgens opdracht is geleverd.

2. Voor de boeking en betaling ten laste van een budget geldt uitsluitend de paraaf van de budgethouder of namens hem de functionaris met ondermandaat of de vervanger overeenkomstig artikel 10 van het Mandaat- en volmachtbesluit 2011.

1. Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2013.

2. De Regeling financieel beheer 2012 vervalt op dat moment.

3. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling financieel beheer 2013.