Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten SSC-ZL

Ondertekening

Toelichting bij de Regeling

Wettelijke basis voor deze regeling is artikel 125, n Ambtenarenwet. Het aanstellings- en ontslag besluit zijn van elektronische verzending uitgesloten vanwege de aard en impact van deze besluiten. Het SSC-ZL zorgt dat er voldoende voorzieningen zijn voor alle medewerkers, ook die zonder werkcomputer, om van digitaal verzonden besluiten kennis te nemen.

Gebruikers van de e-HRM webportaal kunnen zelf aangeven of zij via hun zakelijk of privé emailadres notificaties willen ontvangen. Standaard is het zakelijk e-mailadres ingesteld. Iedere medewerker kan zelf een privé e-mailadres instellen.

Per e-mail zal worden bekend gemaakt dat de betrokken medewerker via zijn eigen portal (met wachtwoord) kennis kan nemen van een rechtspositioneel besluit; deze e-mails zullen met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de betrokkene zelf deze emailpost kan lezen (en degenen die ze eventueel voor privé-berichten hebben gemachtigd). Dus het is niet zo dat medewerkers berichten daadwerkelijk toegezonden zullen krijgen. Zij krijgen per e-mail een signalering, waarna zij in een beveiligde omgeving -via het eigen portal- het besluit kunnen inzien en/of downloaden. In de eigen webportaal kan de medewerker een functie instellen om op het moment waarop de digitale loonstrook beschikbaar is, een signaal te ontvangen via e-mail.

De dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd wordt, is de dag waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar gemaakt kan worden. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar of beroepschrift aanvangt met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de belanghebbende, onder wie begrepen de aanvrager. Dus de toezending per e-mail geldt als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 Awb ook al is geen sprake van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er ergens op het internet of intranet een besluit in te zien en te downloaden valt. Artikel 2:17 lid 1 van de AWB is van toepassing: als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is verzonden, geldt het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde, nu het bestuursorgaan en de geadresseerde gebruik maken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking. Wanneer een medewerker echter heeft aangegeven dat zijn privé e-mailadres moet worden gebruikt geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking bereikt waarvoor het bestuursorgaan geen verantwoordelijkheid draagt.

Toelichting bij enkele artikelen

Artikel 1. De signalering als bedoeld in artikel 1,d zal zo mogelijk met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de medewerker zelf deze e-mailpost kan lezen (en degene die eventueel voor het lezen van privé-berichten is gemachtigd).

Artikel 2. Het woordje "uitsluitend" maakt dat een medewerker met een eigen zakelijk emailadres niet kan weigeren om een rechtspositioneel besluit elektronisch toegezonden te krijgen.

Het betekent niet dat alle rechtspositionele besluiten alleen maar elektronisch kunnen worden toegezonden. In de marsroute van e-HRM wordt deze wijze van verzenden voor de besluiten die daarvoor in aanmerking komen, geëffectueerd.

Artikel 3. Wanneer bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken kunnen rechtspositionele besluiten via de post worden verzonden, bijvoorbeeld bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker waarvan geen privé e-mailadres bekend is.