Archiefverordening gemeente Sint Anthonis 2014

Archiefverordening gemeente Sint Anthonis 2014

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  d e w e t: de Archiefwet 1995;

• b.

  ge m een t elij ke o r gane n: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c.

  d e a rc hie f b e w a a r plaa t s: de in artikel 31 van de wet bedoelde gemeentelijkearchiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC);

• d.

  d e a rc hi v a r i s: de in artikel 32, derde lid van de wet bedoelde gemeentearchivaris, is dearchivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC);

• e.

  behee r de: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van dearchiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• f.

  behee rs eenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

• g.

  in f o rm a t ie sy s t ee m: systeem van documentatie, procedures, apparatuur enprogrammatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

• h.

  d e ge m een s c happe l ij ke r egeling: het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC).

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de Raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Slotbepalingen

Artikel 9

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt de “Archiefverordening gemeente Sint Anthonis 2007”, vastgesteld bij raadsbesluit van 2 juli 2007.

Artikel 10

Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Sint Anthonis 2014”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente

Sint Anthonis van 18 september 2014.

De Raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

mr. A.P.J.L. Keijzers, M.L.P. Sijbers

Archiefverordening gemeente Sint Anthonis - memorie van toelichting

De gemeenten die deelnemen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) blijven verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet- overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:

• -

  het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

• -

  het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderenhoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

• -

  de benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);

• -

  het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995)

• -

  het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor hetbeheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt

beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke,papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt. 70, 6 januari 2010, nadien gewijzigd).

Artikelsgewijze toelichting