Controleverordening gemeente Sint Anthonis 2011

Ondertekening

Toelichting 1

Artikelsgewijze toelichting op de ontwerp-verordening artikel 213 GW

Artikel 1. Definities Blijkens de definitie van het begrip “accountantscontrole'' dient deze controle het door de accountant vormen van een oordeel te omvatten omtrent o.a.:

1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

2. het rechtmatig tot stand zijn gekomen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties.

Een getrouw beeldverklaring houdt in, dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening wordt gehouden met het doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. De doelstellingen moeten worden afgestemd op de belanghebbenden, in dit geval de gemeenteraad. Een getrouw beeld impliceert, dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker beïnvloed wordt. Het begrip getrouw beeld komt uit het boek 2 BW titel 9, waar de wettelijke vereisten zijn opgenomen die aan een jaarrekening worden gesteld. Daarbij wordt gerefereerd aan het getrouwe beeld van vermogen en resultaat. In het “Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten'' is dit begrip gekoppeld aan de financiële positie en de baten en lasten. Een getrouw beeldverklaring is niet nieuw, daarom wordt er hier niet verder op ingegaan.Rechtmatigheid als onderdeel van het oordeel van de accountant is wel nieuw en vergt daarom enige uitleg. Rechtmatigheid in brede zin betekent het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Voor gemeenten zijn dat de wet- en regelgeving van hogere overheden en die van de gemeente zelf. De geldende wet- en regelgeving kan voor een gemeente betrekking hebben op een zeer omvangrijk gebied. Van belang is daarom dat onderscheid wordt gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Dit laatste begrip is beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid en wordt in het “Besluit accountantscontrole gemeenten? zo goed mogelijk afgebakend. Volledigheidshalve wordt hier nog vermeld dat onrechtmatigheid niet synoniem is met fraude. Bij fraude is altijd sprake van opzet. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en lasten in de jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Aangezien de baten en lasten en de balansmutaties in de jaarrekening een optelsom zijn van diverse financiële beheershandelingen (zoals het beslissen tot het toekennen van een subsidie, het betalen van rekeningen, het opleggen van een belastingaanslag, etc.) staan deze handelingen centraal bij de toets die de accountant verricht; deze moeten gebeuren volgens de regels die gelden. Een voorbeeld: subsidie mag alleen worden toegekend als er een subsidieregeling is en als de aanvragen voldoen aan de eisen, zoals gesteld in deze regeling.Voorts moeten alle uitkomsten van de handelingen in het financieel beheer worden vastgelegd in de administratie; het moet traceerbaar zijn welke subsidies zijn toegekend, wanneer betalingen hebben plaatsgevonden enzovoorts. Verder moeten alle financiële beheershandelingen niet alleen voldoen aan specifieke regels (bijvoorbeeld de subsidievoorschriften), maar moeten ze ook in overeenstemming zijn met financiële regels, zoals de financiële verordening en de controleverordening van de gemeente. Tevens moet worden voldaan aan de Gemeentewet en het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten'', waarin is voorgeschreven aan welke regels de begroting en jaarstukken minimaal dienen te voldoen. Ook dienen de financiële handelingen te passen binnen de door de raad geautoriseerde begroting. In de begroting zijn de maxima voor de lasten per programma vermeld, die de raad heeft vastgesteld. Dit betekent dat de maxima niet mogen worden overschreden zonder aparte autorisatie van de raad. De bedragen moeten op het juiste programma zijn geboekt. Hierboven zijn al enige voorbeelden gegeven van wet- en regelgeving die relevant is voor de rechtmatigheid. Daaronder vallen ook raadsbesluiten die de raad uit hoofde van zijn kaderstellende rol neemt, mits daar een financieel aspect aan is verbonden; het gaat immers om de rechtmatigheid van posten uit de jaarrekening. Een voorbeeld van ‘hogere’ relevante regelgeving vormen de Europese aanbestedingsrichtlijnen (EAR) die door de Europese Commissie zijn vastgesteld. Als een decentrale overheid - bijvoorbeeld een gemeente - een aanbesteding doet, dan moet worden nagegaan of de EAR van toepassing zijn. Is dat het geval, dan zal de accountant moeten toetsen of de aanbesteding ook conform de EAR heeft plaatsgevonden. Voor een voorbeeld van werkzaamheden van de accountant bij subsidies en uitkeringen zie navolgende tabel: Voorbeeld van controlewerkzaamheden van de accountant Van gemeente uitgaande overdrachtsstromen: subsidies en uitkeringen Bij de beantwoording van de vraag of een subsidie of een uitkering rechtmatig is, zal de accountant de volgende concrete vragen beantwoorden bij het doen van zijn onderzoek naar deze stromen:

1. Zijn de verplichtingen m.b.t. subsidies en uitkeringen totstandgekomen binnen de grenzen van de begroting (begrotingscriterium)?

2. Is voldaan aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een subsidie of uitkering (voorwaardencriterium)?

3. Zijn de gegevens door de belanghebbende volledig verstrekt en zijn deze inhoudelijk juist en volledig (M en O-criterium)?

4. Is gelet op de bepalingen van de regelgeving het bedrag van de verplichting juist vastgesteld (calculatiecriterium)?

5. Is gelet op de bepalingen van de regelgeving het tijdstip van betaling juist vastgesteld en is de verplichting op het juiste tijdstip verantwoord (valuteringcriterium)?

6. Is gelet op de bepalingen van de regelgeving de verplichting aan de juiste persoon/instantie geadresseerd (adresseringscriterium)?

Aan de feitelijke uitgave wordt de eis gesteld dat de uitgave is geschied overeenkomstig de daaraan ten grondslag liggende verplichting, d.w.z. voor het juiste bedrag, aan de rechthebbende persoon of instantie en op het juiste tijdstip (conformiteitcriterium) De vraag, wat rechtmatigheid in het kader van de begroting niet inhoudt, is ook belangrijk. Kort gezegd komt het erop neer dat handelingen en beslissingen van niet-financiële aard, bijvoorbeeld in relatie tot de arbeidsomstandighedenwet of de privacywetgeving, buiten de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole door de accountant vallen. Dat geldt niet als er indicaties zijn van tekortkomingen die belangrijke financiële risico’s opleveren. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij handelingen en beslissingen van niet-financiële aard door gegevensgericht onderzoek inhoudelijk toetst, dus door alle onderliggende bescheiden te controleren. Wat hij beoordeelt, is het systeem van risico-afweging. De centrale vraag daarbij is of dat systeem zodanig is dat het bestuur in staat is een goede afweging te maken. Met andere woorden: hij hanteert een systeemgerichte benadering voor zijn controle.De controle op rechtmatigheid door de accountant is niet altijd zo eenduidig als ze lijkt. In bepaalde situaties kan sprake zijn van een grijs gebied. Dit komt vooral voor bij nieuwe regelgeving, zoals de richtlijnen voor Europese aanbesteding. De introductie van dergelijke richtlijnen brengt een proces op gang waarin het begrip rechtmatigheid in de praktijk steeds meer wordt uitgewerkt. Het is nog niet duidelijk wanneer het overschrijden van voorgeschreven termijnen moet worden beschouwd als onrechtmatig. Geldt een ‘fout’ in de procedure, zonder dat daar financiële gevolgen aan verbonden zijn, als een onrechtmatigheid, en zo ja in welke mate? Het begrip ‘rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole’ heeft een duidelijke onveranderlijke kern, maar de randen kunnen in beweging zijn. Volledigheidshalve wordt het volgende nog opgemerkt. Ten eerste maakte rechtmatigheid tot 2003 al onderdeel uit van de accountantscontrole. Bij geconstateerde onrechtmatigheden behoorde de accountant daarvan verslag te doen in het rapport van bevindingen (zie het oude artikel 213 GW). In de nieuwe situatie zullen tekortkomingen uit hoofde van rechtmatigheid in het oordeel van de accountant moeten worden betrokken, dat wil zeggen onderdeel uitmaken van de accountantsverklaring. Onrechtmatigheden die de tolerantiegrenzen overschrijden, zullen leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring. Ten tweede maakt in de nieuwe situatie de controle van de doelmatigheid géén onderdeel meer uit van de accountantscontrole. Opmerkingen en constateringen ter zake hoeven niet meer in het rapport van bevindingen te worden opgenomen, zoals in de oude situatie nog wel het geval was (zie het oude artikel 213 GW). De controle op doelmatigheid is dan ook geen taak meer voor de accountant, maar is onderdeel van het onderzoek door de lokale rekenkamer(functie) en de interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het college (zie voor dit laatste het nieuwe artikel 213a GW).Totdat het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten'' van kracht is,is het gebruikelijk dat begrotingsoverschrijdingen met het vaststellen van de jaarrekening worden geautoriseerd. Gezien het grote aantal vast te stellen producten is dit logisch. Met het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten'' wordt geautoriseerd op programmaniveau. Omdat het om grote bedragen gaat is, de hiervoor geschetste praktijk, dat de overschrijdingen niet expliciet voor 31 december in een begrotingswijzing aan de raad worden voorgelegd, niet meer wenselijk. Alle overschrijdingen dienen voor 31 december aan de raad te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn gelukt, en is er feitelijk sprake van begrotingsonrechtmatigheid, dan kunnen bij de jaarrekening deze bedragen alsnog worden geautoriseerd. De raad dient hier dan wel expliciet op gewezen te worden. Afhankelijk van de situatie kan de accountant dan alsnog een goedkeurende verklaring geven, waarbij hij de aantekening maakt dat hij zijn verklaring afgeeft “met inachtneming van de voorgenomen goedkeuring van de raad voor deze begrotingswijzigingen?. Als de raad instemt met deze begrotingsoverschrijdingen en de jaarrekening vaststelt, kan de accountant de definitieve accountantsverklaring afgeven. Het ligt in de rede dat de raad daarover bij het verlenen van de opdracht met de accountant afspraken maakt. Dit is van belang voor o.a. de indemniteitsprocedure. Het is van belang hier te benadrukken dat het bij de indemniteitsprocedure veelal niet gaat om begrotingsonrechtmatigheid, maar om andere vormen van onrechtmatigheid.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voordat deze stukken aan de raad worden overlegd moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt immers de gemeente in en buiten rechte, zo luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet. Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het zevende lid van artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden. Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet, dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Niet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring, alleen al omdat de accountant niet iedere afzonderlijke financiële transactie controleert. Omdat de accountant niet alles controleert moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarge hanteren. Deze marge wordt de goedkeuringstolerantie genoemd, die als volgt te definiëren is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat jaarrekeningposten onvolledig zijn opgenomen (bijvoorbeeld het achterwege laten van een voorziening voor groot onderhoud aan het gemeentehuis) of dat de toelichting niet toereikend is (vanwege strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten), of dat de waarderingsgrondslag onjuist is (vanwege strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten). Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle, waardoor het achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn verantwoord.De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. Dus als de totale lasten € 1.000.000 zijn en de in het navolgende tabel genoemde percentages worden gebruikt dan mogen voor een goedkeurende verklaring de fouten maximaal € 10.000 bedragen en de onzekerheden maximaal € 30.000.

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook altijd nog een kwalitatieve beoordeling hanteren, het zogenoemde professional judgement speelt ook nog mee. De weging van fouten en onzekerheden maakt ook onderdeel uit van het professional judgement.De goedkeuringstoleranties spelen een belangrijke rol bij het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt (-en) overschreden, zal de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring verstrekken. Voorbeeld: Als de accountant op basis van statische berekeningen een steekproef uitvoert naar de toekenning van subsidies en constateert dat bij de toekenning een bepaald percentage niet volgens de regels heeft plaatsgevonden zal hij deze ‘fout’ extrapoleren voor de gehele massa van toegekende subsidies. Op basis hiervan wordt een schatting gemaakt van de mogelijke fout in de jaarrekening. Deze fout wordt meegenomen bij het bepalen of de goedkeuringstoleranties worden overschreden. Indien een niet-goedkeurende accountantsverklaring wordt gegeven zijn er drie mogelijkheden: een verklaring met beperking, een verklaring van oordeelonthouding en een afkeurende verklaring. Het soort accountantsverklaring is afhankelijk van de fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle. Voor wat de goedkeuringstolerantie(s) betreft, gelden de in vorenstaande tabel opgenomen percentages, die expliciet in het “Besluit accountantscontrole gemeenten? vastgelegd zijn.De Gemeentewet bepaalt, dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd. Het betreft hier de zogeheten rapporteringstolerantie, waarvan de definitie als volgt luidt: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Indien de raad in de opdrachtverstrekking aan de accountant géén nadere rapporteringstolerantie(s) voorschrijft dan zijn de rapporteringstolerantie(s) gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie.Voor wat de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties betreft, heeft de raad de keuzemogelijkheid deze percentages aan te scherpen. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van deze mogelijkheid.Zoals hiervoor reeds is vermeld, gelden als bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% voor de fouten in de jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze percentages kan echter een lager percentage vaststellen. Voorbeeld: Voor de fouten in de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van 1% van de totale lasten van de gemeente geregeld in het “Besluit accountantscontrole gemeenten''. Als de totale lasten van de gemeente € 100 miljoen bedragen dan is de maximale fout in de jaarrekening € 1 miljoen. Als de raad dit een te hoge marge vindt, dan kan het percentage bijvoorbeeld worden verlaagd naar 0,9%. De maximale fout is dan € 900.000. De accountant zal dan meer werkzaamheden verrichten om aan deze eis te voldoen. De goedkeuringstolerantie kan alleen voor de gehele jaarrekening gelden, er kunnen geen verschillende goedkeuringstoleranties voor onderdelen worden gehanteerd. Wel kan - indien voor bepaalde onderdelen van de gemeente een afzonderlijke verantwoording (deelverantwoording) wordt opgesteld - een strengere goedkeuringstolerantie voor de deelverantwoording worden geëist. Ook voor wat de rapporteringstoleranties betreft heeft de raad als opdrachtgever de mogelijkheid om voor delen van de jaarrekening met de accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen. Politiek gevoelige artikelen (declaraties van bestuurders, aanbestedingen) of risicovolle projecten van de gemeente (in het kader van PPS bijvoorbeeld) komen daarvoor bijvoorbeeld in aanmerking. Zoals gezegd zijn de rapporteringstoleranties bepalend voor het opnemen van bevindingen in het verslag van bevindingen door de accountant. De raad kan hogere eisen aan de rapporteringstoleranties stellen, dus strengere normen stellen. Daarmee bepaalt de raad, dat over bepaalde onderwerpen eerder elementen van onrechtmatigheden in het verslag van bevindingen worden opgenomen, zonder dat die onderwerpen direct leiden tot een niet-goedkeurende verklaring (redenen van een niet-goedkeurende verklaring moeten in ieder geval worden opgenomen in het verslag van bevindingen).Voorbeeld: De raad wil weten of de declaraties van collegeleden rechtmatig zijn. U wenst een rapportering op het moment dat er sprake is van een onrechtmatigheid per collegelid van meer dan € 500. Hoewel op grond van de goedkeuringstoleranties de declaraties nauwelijks controle behoeven, zal de accountant op grond van een lager overeengekomen rapporteringstolerantie de declaraties intensiever controleren. Als de raad niet zelf bepaalt welke bedragen voor de rapporteringstoleranties gehanteerd moeten worden, dan zijn de bedragen van de rapporteringstoleranties gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Een aanvullende opdrachtverlening aan de accountant is dan niet nodig. In de “Controleverordening gemeente Sint Anthonis'' is, voor wat de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties betreft, uitgegaan van de hiervoor vermelde in het “Besluit accountantscontrole gemeenten'' vastgelegde percentages. Bedoelde percentages moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar het onderdeel Inleiding in dit hoofdstuk. In het derde lid van artikel 2 zijn, naast dat er invulling wordt gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties, aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.Bij veel grote gemeenten zal het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde lid van artikel 2.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 200 Gemeentewet). Vóór deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar vóór de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6.

Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden? -zoals de verbetering van de administratieve organisatie- aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied van dit soort advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c en e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)ver-slag van bevindingen.Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003.

Artikel 9. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.

Vaststelling

De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening 213 Gemeentewet samen met de nieuwe verordening 212 Gemeentewet vóór 15 november 2003 moet zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet)