Notitie integriteit van bestuurders

Artikel 1.1 Integriteit en kwaliteit van het openbaar bestuur

Bestuurders zijn gehouden om het algemeen belang te dienen. Zij zijn er voor alle burgers. De burger dient zich voor vele aangelegenheden tot de gemeente te wenden. De gemeente verkeert daarbij vaak in een monopoliepositie. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur en aan degenen die daarin functioneren. Integriteit is daarvan een wezenlijk onderdeel. Wanneer de integriteit van de bestuurders ter discussie staat, wordt het vertrouwen in en de legitimiteit van het openbaar bestuur aangetast. Mede daarom leggen bestuurders bij hun aantreden de zuiveringseed af. Als gevolg van allerlei maatschappelijke ontwikkelingen kan de integriteit van bestuurders onder druk komen te staan. Te noemen zijn onder andere de toenemende complexiteit van de samenleving en van het openbaar bestuur, de steeds sterkere verstrengeling van het publieke en het private domein, de agressievere lobby vanuit de samenleving en het opleggen van bedrijfseconomische normen aan het overheidsmanagement.

Artikel 1.2 Een kwestie van mentaliteit

Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Bestuurders moeten zich er permanent van bewust zijn dat zij voor de gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld. Dit stelt hoge eisen aan de bestuurlijke zuiverheid bijvoorbeeld bij aanbestedingen, het indienen van declaraties of het aanvaarden van nevenfuncties. Bestuurders moeten zich steeds bewust zijn van het belang van een goede democratische controle en bereid zijn verantwoording af te leggen voor hun bestuurlijk handelen.

Artikel 1.3 Maar ook meer dan mentaliteit

Bewustwording en een juiste mentaliteit alleen zijn niet voldoende. Er is een systeem nodig van ‘checks and balances’. Met heldere regels en afspraken waaraan bestuurders houvast hebben. Met een organisatiestructuur die integriteit bevordert en met controle- mechanismen waardoor het gedrag van bestuurders voor elkaar en voor anderen controleerbaar wordt. Het opstellen van gedragsregels vormt dan ook een belangrijk onderdeel van het integriteitbeleid.Gedragsregels bevatten immers de normen en waarden waaraan de bestuurders zich verbinden en vormen een belangrijk toetsingskader. Een heldere en open discussie en besluitvorming zijn hierbij van groot belang. Collegiale besluitvorming over gevoelige zaken en het onthouden van deelname aan de stemming in het geval van belangenverstrengeling kunnen dienen als waarborg tegen integriteitschending.

Artikel 1.4 Kwetsbare plekken in de organisatie

Bij een goed integriteitbeleid hoort ook een organisatieproces dat gevoelige plekken in de organisatie opspoort en zoveel mogelijk afdekt. Ambtelijk zijn dat bijvoorbeeld inkoop en aanbesteding, waar naast een heldere mandaatregeling ook een methode als dubbelcheck aan te bevelen is.

Artikel 1.5 Integriteit van ambtenaren

Deze handreiking is gericht op de bestuurders. Daarbij gaat het zowel om de voorzitter en de leden van het college als om de voorzitter en de leden van de Raad en om burgerraadsleden. Zij zijn verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de integriteit van het openbaar bestuur in de gemeente Sint Anthonis. Zij dragen daarmee ook verantwoordelijkheid voor de integriteit van hun ambtenaren. Uiteraard ligt die verantwoordelijkheid in de eerste plaats bij de ambtenaar zelf en bij de ambtelijke organisatie. Voor ambtenaren is al het nodige geregeld in bijvoorbeeld de Ambtenarenwet en in de diverse ambtelijke rechtspositieregelingen. In aanvulling op datgene wat in de Ambtenarenwet en in de ambtelijke rechtspositieregelingen is geregeld, is veel van deze handreiking ook bruikbaar voor ambtenaren. De handreiking vormt dan ook een goede aanleiding om op termijn te komen tot een integriteitsbeleid in brede zin voor het ambtelijk apparaat.

Artikel 2.1 Inleiding

Reeds aangegeven is dat bestuurders het algemeen belang dienen. Persoonlijk voordeel kan niet het oogmerk zijn. Op grond van artikel 14 van de Gemeentewet doen de gekozen raadsleden de eed of belofte om de wetten te zullen nakomen en de plichten als lid van het gemeentebestuur naar eer en geweten te zullen vervullen. Ze moeten hun taken onbevooroordeeld en objectief vervullen. Als er sprake is van belangenverstrengeling is dat niet langer verzekerd. Bij belangenverstrengeling gaat het om vermenging van het publiek belang met het persoonlijk belang van de bestuurder of dat van derden waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het publiek belang niet langer is gewaarborgd. Reeds de schijn van belangenverstrengeling moet worden vermeden. Het risico van belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan als een bestuurder een nevenfunctie vervult die raakvlakken heeft met de uitoefening van het politieke ambt. Daarbij kan het gaan om een bestuurslidmaatschap van een vereniging die in de gemeente is gevestigd of een commissariaat bij een bedrijf dat met de gemeente zaken doet. Ook als het gaat om de uitoefening van een nevenfunctie waarin de bestuurder op grond van die hoedanigheid is benoemd - bijvoorbeeld als commissaris van een overheidsbedrijf - is het risico van belangenverstrengeling overigens niet uitgesloten. Ook dan hoeven immers de belangen van de gemeente en die van de organisatie waarvoor de nevenfunctie wordt vervuld niet altijd parallel te lopen. Ook het hebben van bepaalde financiële belangen of het verrichten van bepaalde financiële transacties kan (de schijn van) belangen- verstrengeling veroorzaken. Financieel belang dient hier breed te worden gedefinieerd. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond alsook om financiële deelnemingen in ondernemingen en dergelijke. Zelfs negatieve financiële belangen, zoals bijvoorbeeld schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Dergelijke financiële belangen kunnen een rol gaan spelen bij besluiten over bijvoorbeeld bestemmingsplannen of grondverkopen. Bij belangenverstrengeling betreft het niet alleen mogelijk persoonlijk voordeel voor de bestuurder zelf. Het kan ook gaan om bevoordeling van bijvoorbeeld vrienden en familieleden of van bedrijven en instellingen waarmee de bestuurder als privé-persoon banden heeft. De bevoordeling kan naast het verlenen van overheidsgunsten ook bestaan uit het doorgeven van vertrouwelijke overheidsinformatie.

Artikel 2.2 Nevenfuncties

Veel bestuurders hebben naast hun politieke ambt nog andere (neven)functies, betaald of onbetaald. Voor raadsleden is dat vaak noodzakelijk, omdat voor hen het politieke ambt feitelijk een nevenfunctie is die zij vervullen naast een andere of eigenlijke bron van inkomsten. De vergoedingen voor het raadslidmaatschap zijn niet bedoeld om als volledig inkomen te dienen. Het vervullen van nevenfuncties door bestuurders is in zijn algemeenheid uit maatschappelijk, bestuurlijk en ook persoonlijk oogpunt veelal positief te waarderen. Het vervullen van nevenfuncties, in het bijzonder van nevenfuncties buiten de publieke sfeer, vindt echter zijn grens waar dit afbreuk zou kunnen doen aan het aanzien van het ambt en een optimaal functioneren van degene die het ambt vervult. Een goede functievervulling en handhaving van onpartijdigheid en onafhankelijkheid dienen bepalend te zijn bij de beslissing of een nevenfunctie aanvaard wordt. In algemene zin zijn bij het aanvaarden van nevenfuncties twee afwegingen van belang:

• 1.

  Er mag geen verstrengeling optreden tussen het ambt en de nevenfunctie.

• 2.

  De nevenfunctie mag niet leiden tot een zodanig tijdbeslag dat daardoor het functioneren als ambtsdrager in het geding komt.

De bestuurder die een nevenfunctie vervult, dient dit voorts te doen vanuit het voortdurend besef dat de belangen van die nevenfunctie en de gemeente uit elkaar moeten worden gehouden.

Artikel 2.3 Inkomsten uit nevenfuncties

Sommige nevenfuncties vervullen bestuurders uit hoofde van hun functie als bestuurder. De wethouder/burgemeester geniet hiervoor géén vergoedingen (artikel 44 en 66 Gemeentewet). Ontvangen inkomsten moeten in de gemeentekas worden gestort. Werkzaamheden verricht in dit soort nevenfuncties worden geacht te behoren tot de normale taakvervulling in het kader van de functie of het ambt. De bezoldiging wordt toegekend voor alle in het kader van die normale taakvervulling te verrichten werkzaamheden. Aan de hand van de volgende criteria kan bepaald worden of er sprake is van een nevenfunctie uit hoofde van de functie van bestuurder:

• 1.

  Er is een aantoonbaar belang van de gemeente dat de nevenfunctie door een bestuurder wordt vervuld. De bestuurder bekleedt in dat geval de nevenfunctie uit hoofde van het ambt en behartigt (in)direct de belangen van de gemeente.

• 2.

  De nevenfunctie is gekoppeld aan de inhoud en duur van het ambt. Bij beëindiging van de hoofdfunctie moet de nevenfunctie ook worden neergelegd.

Of er sprake is van een nevenfunctie uit hoofde van de functie van bestuurder zal uiteindelijk uit de feitelijke context moeten blijken. Ook indien de statuten geen eisen stellen ten aanzien van bijvoorbeeld de termijn waarin het commissariaat of de bestuursfunctie wordt vervuld, maar uit de praktijk blijkt dat er ook bestuurders van andere gemeenten dan wel provincies in het stichtingsbestuur zitting hebben, is er sprake van een nevenfunctie uit hoofde van de functie van bestuurder. Eventuele vergoedingen uit hoofde van nevenfuncties uit hoofde van de functie van bestuurder dienen in de gemeentekas te worden gestort. Het verdient aanbeveling om in dat geval de vergoeding door de betreffende instantie rechtstreeks in de gemeentekas te laten storten en dit niet via de privé-rekening van de bestuurder te laten geschieden. De stortingsplicht betreft slechts de beloning voor geleverde diensten. De vergoeding voor onkosten behoeft uiteraard niet in de gemeentekas te worden teruggestort. Inkomsten uit nevenfuncties die niet voortvloeien uit het ambt van bestuurder mogen worden behouden. Deze inkomsten hoeven onder de huidige wetgeving niet openbaar gemaakt te worden. Wel is het wenselijk en gebruikelijk dat bij de openbaarmaking van de nevenfuncties het tijdbeslag wordt aangegeven en of deze betaald dan wel onbetaald zijn.

Artikel 2.4 Onverenigbaarheid van functies

Het uitoefenen van een of meer andere functies naast het politieke ambt kan onder omstandigheden leiden tot belangenverstrengeling en daarmee een onafhankelijk oordeel van de bestuurder in de weg staan. Daarom is in de Gemeentewet vastgelegd welke functies in ieder geval onverenigbaar zijn met de functie van wethouder respectievelijk het lidmaatschap van de gemeenteraad. Controle op het vervullen van deze functies vindt plaats bij de benoeming in het politieke ambt. Wie als bestuurder een functie gaat vervullen die daarmee onverenigbaar is, verliest zijn ambt.

Artikel 2.5 Belangenverstrengeling door nevenfuncties

Als bepaalde nevenfuncties niet wettelijk zijn verboden betekent dat nog niet dat de uitoefening daarvan nooit zou kunnen leiden tot belangenverstrengeling. Het spreekt voor zich dat er van belangenverstrengeling sprake kan zijn bij een vergunningverlening aan een vereniging waarvan de wethouder bestuurslid is. De beslissing om een nevenfunctie te aanvaarden of aan te houden is primair de verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf, maar betrokkene zal daarover openbaarheid moeten betrachten en zich daarvoor moeten kunnen verantwoorden in de Raad. Naar analogie van de Ambtenarenwet zou in aanvulling op de wettelijke bepalingen in de Gemeentewet voor wethouders als algemene lijn kunnen worden aangehouden dat hij of zij geen nevenwerkzaamheden verrichten waardoor de goede vervulling van het politieke ambt of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de vervulling van het politieke ambt, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Een dergelijke formulering gaat overigens verder dan uitsluitend de bescherming van de integriteit. Daarmee is immers tevens aangegeven dat geen nevenfuncties worden vervuld die afzonderlijk of tezamen een zodanige werkbelasting inhouden dat onvoldoende tijd resteert om het politieke ambt naar behoren te vervullen. Het risico van belangenverstrengeling hoeft overigens niet altijd te betekenen dat de nevenfunctie zou moeten worden opgegeven. De noodzaak daartoe zal afnemen naarmate het risico een meer incidenteel karakter heeft. Onder omstandigheden is een oplossing dat de betrokken bestuurder zich buiten de concrete besluitvorming houdt. Bij nevenfuncties uit hoofde van het ambt is het risico van belangenverstrengeling niet uitgesloten. Ook hier kan sprake zijn van verschil in belangen.

Artikel 2.6 Financiële belangen

Het gevaar van belangenverstrengeling doet zich voor als een bestuurder financiële belangen bezit die een onafhankelijke besluitvorming kunnen beïnvloeden. Het betreffen dan vooral financiële belangen in ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen en ten aanzien waarvan de gemeente besluiten neemt. In de praktijk kan dit risico optreden bij besluiten over bijvoorbeeld aanbesteding, subsidieverstrekking, steunverlening, verstrekking van leningen en verlening van advies- en onderzoeksopdrachten. Bestuurders zouden in de verleiding kunnen worden gebracht om zich bij het nemen van functionele beslissingen mede te laten leiden door persoonlijk financieel belang. Voorzichtigheid, openheid en controleerbaarheid zijn hier van groot belang.

Artikel 2.7 Openbaarheid

Hierboven is aangegeven dat de vervulling van nevenfuncties een serieus integriteitrisico kan inhouden vanwege eventuele belangenverstrengeling. De vraag welke nevenfuncties wel en welke niet toelaatbaar zijn dient beantwoord te worden aan de hand van de wettelijke criteria. In eerste instantie zal betrokkene zelf de afweging moeten maken of voldaan wordt aan de criteria. Door openbaarmaking kan de vraag ook door anderen beantwoord worden. Melding en openbaarmaking en daardoor de mogelijkheid van democratische controle kunnen in belangrijke mate bijdragen aan het voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling. Het is om die reden dat er een wettelijke verplichting voor bestuurders is om hun nevenfuncties openbaar te maken. Daarmee wordt een en ander controleerbaar en kan zo nodig een publiek debat de Raad worden gevoerd over de aanvaardbaarheid van bepaalde nevenfuncties. Raadsleden en wethouders moeten de gegevens over nevenfuncties openbaar maken door ze ter inzage te leggen op het gemeentehuis. Uiteraard is het regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) bijhouden van de lijst van nevenfuncties van groot belang. Wanneer de burgemeester voornemens is om een nevenfunctie te aanvaarden die niet voortvloeit uit zijn ambt, moet hij dit melden aan de Raad. Ook moeten dergelijke functies openbaar gemaakt worden. Dit kan geschieden door terinzagelegging op het gemeentehuis. Het gebruik van de gemeentelijke website kan de toegankelijkheid van de informatie vergroten. Hoewel dat wettelijk niet is voorgeschreven, wordt het raadzaam geacht dat de burgemeester op gelijke wijze ook zijn nevenfuncties uit hoofde van hun zijn ambt openbaar maakt. Er zij op gewezen dat de melding, beoordeling en openbaarmaking slechts momentopnamen zijn. Situaties kunnen zich wijzigen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de inhoud van de hoofdfunctie of van de nevenfunctie verandert. Ook is mogelijk dat de instantie waarbij de nevenfunctie wordt vervuld een andere relatie krijgt met de gemeente. In dergelijke gevallen kan de beoordeling van de vraag of de nevenfunctie toelaatbaar is, anders uitvallen dan in de oorspronkelijke situatie.

Artikel 2.8 Deelnemen aan een stemming

Belangenverstrengeling hoeft niet altijd structureel te zijn of financieel tot uitdrukking te komen. Het kan ook gebeuren dat een bestuurder incidenteel moet stemmen over - zoals artikel 28 van de Gemeentewet dat aangeeft - 'een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken' of over 'de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort'. Daarbij kan gedacht worden aan familierelaties, eigendommen, zakelijke belangen als bijvoorbeeld aandelen of bestuurslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen. In zo’n geval mag het raadslid niet aan de stemming deelnemen. Daaronder vallen zowel hoofdelijke als schriftelijke stemmingen. De verantwoordelijkheid hiervoor laat de wet in eerste instantie bij betrokkene zelf. De bepaling van artikel 28 van de Gemeentewet heeft niet alleen betrekking op stemmingen in de Raad, maar ook op besluiten in het college. De wettelijke regeling ziet niet op het meedoen aan discussies en het impliciet of expliciet stemmen in commissievergaderingen. Omdat veel besluiten feitelijk in deze verbanden worden genomen, is het verstandig om dit artikel ook in deze situatie van overeenkomstige toepassing te verklaren.

Artikel 3.1 Inleiding

Een integer bestuurder dient zorgvuldig en correct om te gaan met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij mag geen onjuiste informatie verstrekken of relevante (niet geheime) informatie achterhouden. Ook mag hij niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik maken van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. Evenmin mag hij geheime informatie verstrekken. De reden spreekt voor zich. Het zou de betrouwbaarheid en de geloofwaardigheid van de overheid kunnen aantasten.

Artikel 3.2 Oneigenlijk gebruik van overheidsinformatie

Integriteitrisico's kunnen ontstaan als een bestuurder over vertrouwelijke informatie beschikt die hij kan gebruiken om er persoonlijk voordeel mee te behalen of kan aanwenden ten bate van bijvoorbeeld vrienden, kennissen, familieleden of andere relaties. Het kan daarbij gaan om zaken als de aan- en verkoop van een huis of een stuk grond, de gunning van opdrachten etc. De verleiding kan groot zijn om in de privé-sfeer melding te maken van informatie die voor de relaties van direct belang is. Soms gaat het daarbij om informatie die in principe openbaar wordt, maar waarbij de bestuurder of zijn relaties voordeel hebben bij het eerder verkrijgen van die informatie. De geloofwaardigheid van de organisatie wordt hiermee aangetast. Er moet op kunnen worden vertrouwd dat informatie bij de gemeente in goede handen is en niet wordt gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor die informatie is verkregen. Een bijzondere vorm van oneigenlijk gebruik van informatie is het lekken van informatie naar pers en media. Het oogmerk is daarbij niet het behalen van een voordeel in de privé-sfeer, maar het nastreven van politieke doeleinden.

Artikel 3.3 Geheime of vertrouwelijke informatie

Er zijn aangelegenheden die naar hun aard vertrouwelijk behandeld moeten worden. De Gemeentewet bevat regels over de beslotenheid van vergaderingen onderscheidenlijk de geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde. Vergaderingen van het college zijn in beginsel besloten. De Raad en de commissies vergaderen in beginsel openbaar, maar er kan besloten worden dat er een vergadering wordt gehouden achter gesloten deuren. Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat op de leden ter zake een geheimhoudingsplicht rust. De Raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die in een besloten vergadering zijn behandeld. Het schenden van die geheimhoudingsplicht kan volgens artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht bestraft worden met gevangenisstraf of een geldboete. Dit geldt overigens niet alleen voor informatie waarvoor nadrukkelijk een geheimhoudingsplicht is opgelegd, maar voor elk geval waarin hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren toch dat geheim schendt.

Artikel 4.1 Betrekkingen met het bedrijfsleven

Het risico van belangenverstrengeling zal met name groot zijn in de zakelijke betrekkingen van de overheid met het bedrijfsleven waarbij grote sommen geld omgaan. Ook in het verkeer tussen overheden onderling of tussen overheden en semi-overheidsinstellingen kunnen er grote belangen spelen. In dat verband gelden dezelfde integriteitsregels als bij contacten met het bedrijfsleven. In dit hoofdstuk zal bijzondere aandacht worden geschonken aan de aanbesteding. Wat hier wordt beschreven geldt echter mutatis mutandis ook voor andere situaties waarin een overheidsorganisatie optreedt als inkoper van goederen of diensten. Besluiten over de aanbesteding van werken zijn bij uitstek een moment waarop overheid en particuliere markt elkaar ontmoeten en waarmee tevens vaak grote bedragen zijn gemoeid. In het kader van integriteit gaat het daarom om een kwetsbare activiteit, waarbij het vertrouwen in de overheid in hoge mate in het geding is.

Artikel 4.2 Aanbestedingsbeleid

Aanbesteden is een vraagtechniek die van oudsher in de bouwwereld gebruikt wordt om aannemers te selecteren. Overheidsorganisaties doen er verstandig aan om voor wat betreft het verlenen van opdrachten een beleid te ontwikkelen aan de hand waarvan genomen besluiten kunnen worden getoetst, zowel inhoudelijk als procedureel, en dat beleid te laten vaststellen door de Raad. De Gemeentewet geeft op dit punt houvast (artikel 15). Daar is bepaald dat bestuurders niet kunnen optreden als advocaat, procureur of adviseur voor de tegenpartij in geschillen met gemeente. Ze worden ook beperkt in hun optreden als gemachtigde of adviseur. Tevens bestaan er beperkingen met betrekking tot het aangaan van overeenkomsten voor het aannemen van werk, het verrichten van werkzaamheden of het leveren van diensten. De strekking van dit artikel is vooral om een waarborg te scheppen voor de zuiverheid in de verhoudingen tussen bestuurders enerzijds en de gemeente anderzijds. De overheid als aanbesteder heeft te maken met belangen die elke opdrachtgever heeft (kostenbeheersing, een goede prijs-kwaliteitverhouding, tijdige oplevering e.d.), maar heeft daarnaast specifiek te maken met doelstellingen die samenhangen met het overheid zijn, zoals:

• 1.

  doelmatige besteding van publieke gelden;

• 2.

  non-discriminatie in de zin dat bedrijven gelijke kansen krijgen om een opdracht te verwerven en dat bedrijven die aan de aanbesteding meedoen een gelijke behandeling krijgen;

• 3.

  integriteitbewaking;

• 4.

  het bevorderen van lokale overheidsbelangen, bijvoorbeeld met betrekking tot werkgelegenheid.

Artikel 4.3 Fasen in het traject van aanbesteding

Het aanbestedingstraject kan in verschillende fasen worden onderscheiden. Ten eerste het voortraject, waarin onder andere de eisen worden vastgesteld waaraan de aanbestedingsprocedure moet voldoen. Ten tweede de vaststelling van het bestek als basis voor de aannemingsovereenkomst. Ten derde de aanbesteding zelf, waarbij verschillende vormen onderscheiden worden (openbare aanbesteding, openbare aanbesteding met voorafgaande selectie, onderhandse aanbesteding en onderhandse aanbesteding met voorafgaande selectie). Ten vierde de fase van de uitvoering van het project zelf en de controle daarop. In elk van deze fasen kunnen zich integriteitrisico's voordoen. In de voorfase kan worden gedacht aan situaties waarin een bedrijf is betrokken geweest bij de opdrachtformulering en daarop vervolgens een offerte kan uitbrengen, ofwel een bedrijf dat in feite zijn eigen bestek heeft mogen schrijven. In de fase van aanbesteding zelf is het integriteitrisico dat de opdracht wordt verstrekt op grond van persoonlijke belangen van de bestuurder of van diens familie of vrienden dan wel als gevolg van beïnvloeding door het aanbieden van diensten of geschenken. In de uitvoeringsfase ligt bijvoorbeeld een integriteitrisico in de sfeer van het meer- en minderwerk.

Artikel 4.4 Belangenverstrengeling

Persoonlijke belangen mogen nimmer een rol spelen bij een beslissing over het verlenen van een opdracht aan een bedrijf. Bij een persoonlijk financieel belang is opdrachtverlening volstrekt uit den boze. Een persoonlijk belang behoeft niet altijd een financieel belang te zijn. Het behoeft ook niet een direct eigen belang te betreffen. Er kan zich het geval voordoen dat een wethouder familie- of vriendschapsbetrekkingen heeft met een aanbieder van diensten. Alertheid is dan geboden. De bestuurder dient dit in ieder geval vooraf te melden in het college. De betrekking als zodanig kan uiteraard nooit een reden zijn om een opdracht te verlenen. Aan de andere kant behoeft de betrekking ook niet tot gevolg te hebben dat de aanbieder zonder meer kansloos moet zijn. De uitgangspunten van openbaarheid en non-discriminatie gelden ook voor hen en hun aanbod zal op dezelfde zorgvuldige wijze beoordeeld moeten worden. Komen zij als beste uit de bus, dan is er geen reden om hen de opdracht te onthouden. In dat geval kan immers worden aangetoond dat van bevoordeling geen sprake is en dat de procedures zijn gevolgd zoals die in het aanbestedingsbeleid zijn vastgelegd. Een belangrijk punt in dit soort situaties kan wel zijn dat de bestuurder op wie de betrekkingen van toepassing zijn, zich onthoudt van deelname aan de besluitvorming.

Artikel 4.5 Beïnvloeding

Pogingen van potentiële opdrachtgevers om bestuurders te beïnvloeden krijgen op verschillende manieren vorm, bijvoorbeeld het aanbieden van diensten of geschenken of het aanbod om mee te betalen aan dienstreizen. Het zijn vormen die in het algemeen bij belangenverstrengeling kunnen optreden en op andere plaatsen besproken worden. Het algemene uitgangspunt is ook hier helder, namelijk dat niets mag worden aangenomen dat kennelijk tot doel heeft om de bestuurder bij zijn keuze te beïnvloeden. De bestuurder moet vanuit een onafhankelijke positie zijn keuze kunnen maken en het product of de dienst kunnen beoordelen. Die onafhankelijkheid wordt geschaad door het aannemen van goederen of diensten.

Artikel 5.1 Nooit in ruil voor een tegenprestatie

Bij het afleggen van de ambtseed of belofte verklaren bestuurders dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om benoemd te worden. Ook beloven ze geen geschenken of beloften te hebben aangenomen of te zullen aannemen om iets te doen of te laten. Dat betekent kort gezegd dat nooit giften of gunsten - ook niet als ze van geringe waarde zijn - mogen worden aangenomen in ruil voor een tegenprestatie. Toch is het binnen de diverse relaties die de gemeente onderhoudt niet ongebruikelijk dat geschenken worden gegeven en ontvangen. Dat hoeft geen probleem te zijn zolang de onafhankelijkheid van de bestuurders niet in het geding is.

Artikel 5.2 Geschenken van de gemeente

Het is vanzelfsprekend dat bestuurders niet zelf - op persoonlijke titel - geschenken geven, maar dit namens de gemeente doen. Het gaat dan vaak om relatiegeschenken die verbonden zijn met de gemeente en die over het algemeen niet zeer kostbaar zijn. Wel is het verstandig om ook voor het weggeven van dergelijke geschenken een deugdelijke administratie bij te houden. Voor andere te geven geschenken is het goed openbare richtlijnen op te stellen waarin voor een aantal categorieën bedragen worden vastgesteld. Voor grote geschenken is het raadzaam een expliciet en gemotiveerd collegebesluit respectievelijk raadsbesluit te nemen. Het verdient ook aanbeveling regelmatig de Raad te informeren over verstrekte geschenken, bijvoorbeeld in het jaarverslag.

Artikel 5.3 Geschenken aan de gemeente

Ook met het ontvangen van geschenken door de gemeente moet zorgvuldig en terughoudend worden omgegaan. Het is zinvol om een openbaar register bij te houden van alle ontvangen geschenken en deze te bewaren in het gemeentehuis.

Artikel 5.4 Geschenken aan bestuurders

Het ontvangen van geschenken door bestuurders persoonlijk brengt meer risico’s met zich mee dan het ontvangen van geschenken als gemeente. Bedacht moet worden dat de onafhankelijkheid in de besluitvorming op geen enkele wijze mag worden aangetast. Persoonlijk ontvangen of aangeboden geschenken boven 100 euro zouden in het college respectievelijk de Raad moeten worden gemeld en worden ingeleverd of teruggestuurd. Hierbij kan als uitgangspunt gelden dat een geschenk dat men zelf niet zou geven, ook niet geaccepteerd behoort te worden. Timing en openheid zijn hier van belang. Het is niet aan te bevelen geschenken te aanvaarden zolang overleg- of onderhandelingssituaties gaande zijn. Bij het ontvangen van geschenken past openheid. Het is dus minder gewenst om op het huisadres geschenken te ontvangen.

Artikel 5.5 Diners, excursies en evenementen

In het kader van het integriteitsbeleid dienen de begrippen geschenken en diensten ruim te worden geïnterpreteerd. Ook uitnodigingen voor een diner, een excursie, werkbezoeken of een gezamenlijk bezoek aan een evenement zijn beïnvloedingsmiddelen waarmee zorgvuldig moet worden omgegaan. Een niet ongebruikelijke vorm van relatiebeheer is het op uitnodiging bezoeken van evenementen zoals Sail, een voetbalwedstrijd, de TT van Assen of andere (internationale) sportevenementen in binnenland of zelfs het buitenland. Als het gaat om excursies en werkbezoeken op uitnodiging is voorwaarde dat zij functioneel zijn en in het belang van de gemeente. Het verdient aanbeveling deze te melden in het college respectievelijk de Raad. Het is in dat geval logisch dat de gemeente de reis- en verblijfkosten betaalt. Hetzelfde geldt in principe ook voor diners, zij het dat hier geen noodzaak is om deze in alle gevallen in het college respectievelijk de Raad te melden. Het bezoek aan evenementen op uitnodiging is doorgaans niet functioneel en in het belang van de gemeente. Dat betekent nog niet dat dergelijke uitnodigingen nooit zouden kunnen worden aangenomen. Wel zal ook hier een grote mate van openheid moeten worden betracht, zodat controle en verantwoording mogelijk is. De openheid betekent ook dat het als regel zou moeten gaan om evenementen waarvoor meerdere personen of instanties worden uitgenodigd. Verder dient het college respectievelijk de Raad hieraan vooraf toestemming te verlenen en ook voor het overige moet de uitnodiging binnen de grenzen van de redelijkheid blijven.Het spreekt voor zich dat ook door andere geschenken of aangeboden voordelen een onafhankelijke besluitvorming in het gedrang kan komen. Dat beperkt zich niet tot gevallen van persoonlijke bevoordeling zoals bijvoorbeeld een goedkope verbouwing of tuinaanleg. Ook donaties aan de politieke partij van de bestuurder met het oog op een gunstige overheidsbeslissing zijn uit den boze.

Artikel 6.1 Inleiding

Politieke ambtsdragers ontvangen naast hun wedde of bezoldiging vergoeding van kosten die zij maken bij de uitoefening van hun ambt. Naast vergoedingen van nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste onkostenvergoeding, kunnen zij kosten declareren en maken zij gebruik van voorzieningen die door de gemeentelijke organisatie ter beschikking worden gesteld. In deze paragrafen wordt over de kostenregelingen feitelijke informatie gegeven en worden enkele handreikingen geboden omtrent de bij bestuurlijke uitgaven te betrachten zorgvuldigheid.

Artikel 6.2 Afbakening kostensoorten

Het uitgangspunt is dat er in de kosten en uitgaven gebieden zijn te onderscheiden. Een heldere begrenzing beoogt houvast te bieden bij de vraag of een bepaalde uitgave voor bekostiging in aanmerking komt en, zo ja, op welke wijze. Kostensoorten waarvoor bijvoorbeeld een vergoeding wordt toegekend, kunnen niet tevens afzonderlijk worden gedeclareerd of rechtstreeks betaald. Er zij op gewezen dat op deze wijze weliswaar gebieden kunnen worden aangeduid, maar dat een nauwkeurige en volledige afbakening niet kan worden gegeven, althans niet in algemene zin. Daartoe zal veelal een op het specifieke geval gerichte beoordeling vereist zijn. De onderstaande handreikingen zijn erop gericht om voor dat soort gevallen houvast te bieden voor de beoordeling van concrete gevallen.

Artikel 6.3 Bestuurlijke uitgaven en privé-kosten

Het belangrijkste onderscheid vormt de afbakening tussen bestuurlijke uitgaven en uitgaven in het privé-domein. Bij de uitoefening van de functie worden kosten gemaakt. Deze functionele kosten geschieden in het directe belang van de gemeente. Het betreft uitgaven die benodigd zijn om het beroep of de bestuursfunctie te kunnen vervullen. Deze kosten zijn daarmee te onderscheiden van uitgaven die privé worden gedaan. Privé-uitgaven moeten worden bekostigd uit het eigen inkomen; functionele kosten komen in aanmerking voor financiering uit de gemeenschapsgelden. Ter bepaling van het begrip bestuurlijke uitgaven zijn de volgende criteria te formuleren.

• 1.

  Met de uitgave is het belang van de gemeente gedienden

• 2.

  de uitgave vloeit voort uit de functie.

Als met de uitgave geen gemeentebelang is gediend, moeten de kosten voor eigen rekening blijven. Kosten voor levensonderhoud zijn een voor de hand liggend voorbeeld van privé-uitgaven. En ook een buitenlandse reis waarmee geen gemeentebelang is gemoeid vormt een privé-uitgave.Hoewel de afbakening tussen het publieke en het privé-domein een helder onderscheid veronderstelt, behoeft dit in de praktijk niet in alle gevallen vanzelfsprekend te zijn. Een uitgave in het belang van de gemeente kan namelijk tevens een voordeel of besparing in de privé-sfeer opleveren.Voor het begrip van dit vraagstuk kunnen de fiscale regels aanknopingspunten bieden. De fiscaliteit kent bijvoorbeeld het begrip gemengde kosten. Van gemengde kosten is sprake als het kosten betreft die weliswaar een privé-element hebben, maar die in redelijkheid kunnen bijdragen aan het behoorlijk verrichten van de werkzaamheden.Het feit dat uitgaven (mede) een privé-voordeel opleveren, betekent niet noodzakelijkerwijs dat de kosten niet tot de functionele uitgaven gerekend kunnen worden. Het omgekeerde geldt echter eveneens. De omstandigheid dat een uitgave bijdraagt aan het gemeentelijk belang is op zich nog niet voldoende om de kosten tot de bestuurlijke uitgaven te rekenen. Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de functievervulling. Het antwoord op de vraag of met een uitgave het gemeentelijk belang is gediend, vereist veelal een op het geval toegesneden politiek-bestuurlijke afweging. Het nut van bijvoorbeeld een buitenlandse dienstreis is afhankelijk van de omstandigheden en vergt een bestuurlijke afweging. Bij het maken van het onderscheid tussen privé en publiek kunnen als gezegd fiscale regels soms houvast bieden. Aangenomen mag worden dat uitgaven die op grond van de fiscale regelgeving als beroepskosten aftrekbaar zijn of onbelast door de werkgever kunnen worden vergoed, tot de uit de functie voortvloeiende kosten kunnen worden gerekend. Zo zijn bijvoorbeeld kosten voor studie en opleiding fiscaal als functionele kostensoorten aan te merken. Om tot de functionele uitgaven gerekend te kunnen worden, moet aan beide genoemde criteria zijn voldaan: het gemeentebelang moet gediend zijn èn de uitgave moet uit de publieke functie voortvloeien. Er zijn ook uitgaven denkbaar waarvan niet onomstotelijk gezegd kan worden dat daarmee een direct gemeentelijk belang is gediend, maar die desalniettemin nauw met de functie samenhangen. Gedoeld wordt op kostensoorten die zich bevinden op het grensvlak van het private en het publieke domein. Er zijn derhalve uitgaven die voor compensatie in aanmerking komen om de reden dat ze uit de functievervulling voortvloeien, zonder dat ermee beoogd wordt een direct gemeentelijk belang te behartigen. Het criterium dat het daarbij gaat om uitgaven die niet gedaan zouden zijn, als betrokkene niet met het ambt of de functie was belast, kent echter ook weer zijn begrenzing. Het is een gegeven dat dit soort kosten op het grensvlak veelal voor eigen rekening moeten blijven. Om deze reden voorziet de vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding in een kostencomponent giften. In dat verband zij er ook op gewezen dat er in de sfeer van de gemengde kosten uitgaven worden gefinancierd die mede leiden tot privé-voordeel of tot besparingen in de privé-uitgaven. Samenvattend kan gesteld worden dat strikt sluitende algemene regels moeilijk zijn te formuleren, met name waar het gaat om uitgaven die zich bevinden op het grensvlak van privé en publiek. Het verdient aanbeveling de nodige zorgvuldigheid te betrachten waar het betreft het in rekening brengen van bestuurlijke uitgaven indien de uitgaven zich op dit grensvlak bevinden. Naast de beide genoemde criteria voor het begrip functionaliteit zou derhalve nog de algemene overweging kunnen worden gegeven dat de functionaliteit van de uitgave aantoonbaar moet zijn, of in ieder geval afdoende aannemelijk moet kunnen worden gemaakt. Als daar twijfels over bestaan is terughoudendheid geboden. Het is in ieder geval van belang dat een afweging plaatsvindt en dat deze in de administratieve procedure tot uitdrukking komt.

Artikel 6.4 De vaste onkostenvergoedingen

Naast vergoedingen voor nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding. Bij de opbouw van de vaste of forfaitaire onkostenvergoedingen voor gemeentebestuurders zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd:

• 1.

  representatie;

• 2.

  vakliteratuur;

• 3.

  contributies (verenigingen);

• 4.

  telefoonkosten;

• 5.

  bureaukosten en porti;

• 6.

  giften;

• 7.

  fractiekosten;

• 8.

  representatieve ontvangsten aan huis;

• 9.

  excursies.

Een specificatie is in de bijlage opgenomen. De vergoedingen zijn vastgesteld in de respectievelijke rechtspositiebesluiten. De vergoedingen zijn onderworpen aan de belastingheffing. In verband met de verschuldigde belasting zijn de bedragen gebruteerd, dat betekent verhoogd in verband met de verschuldigde loonbelasting. De brutering heeft geen betrekking op de categorieën ambtsdragers die niet onder het loonbelastingregime vallen en hiervoor ook niet hebben geopteerd. Deze ambtsdragers ontvangen de vergoeding zonder de brutering (zie bijlage voor de fiscale aspecten).

Artikel 6.5 Declaraties en facturen

Onder een declaratie wordt verstaan een voorschotbetaling door de bestuurder die vervolgens wordt gerestitueerd. De bestuurder betaalt dus in eerste instantie de uitgave uit eigen middelen en verzoekt terugbetaling van het bedrag door gemeente. Terughoudendheid is geboden bij deze financieringswijze van bestuurlijke uitgaven. Het verdient de voorkeur eigen middelen en publieke middelen zoveel mogelijk gescheiden te houden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur dat kosten direct in rekening worden gebracht bij de organisatie, zonder dat een voorfinanciering geschiedt uit de privé-gelden van de individuele bestuurder. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te kunnen dienen zal echter behoefte blijven bestaan. Het is van belang dat daarbij dan zorgvuldigheid wordt betracht, met name bij de afwikkeling van de declaraties in de financiële administratie. De vereisten omtrent declaraties gelden uiteraard evenzeer voor het ter betaling doorzenden van een rekening naar de gemeente, bijvoorbeeld waar het betreft het vereiste van functionaliteit van de uitgave. Wat in zijn algemeenheid geldt voor bestuurlijke uitgaven, geldt immers ook voor door bestuurders ingediende declaraties en doorgezonden rekeningen. Uitsluitend bestuurlijke uitgaven komen voor vergoeding in aanmerking. Voorts geldt voor declaraties en rekeningen dat deze uitsluitend in aanmerking komen voor betaling voorzover de uitgavenpost niet geacht wordt reeds bestreken te worden door een (vaste) vergoeding. De kosten die een bestuurder als gevolg van een nevenfunctie uit hoofde van zijn ambt maakt, worden vergoed door de instantie waar deze nevenfunctie wordt uitgeoefend. De betaling van declaraties en facturen dient controleerbaar te zijn. Dat betekent dat voorzien moet zijn in een heldere procedure en een inzichtelijke administratie. De procedure bepaalt op welke wijze het betalingsverzoek wordt ingediend en afgewikkeld. Daarbij geldt als aanbeveling dat voor het indienen gebruik dient te worden gemaakt van een standaardformulier, zo mogelijk toegesneden op de politieke functionarissen. Daarbij dient een betalingsbewijs te zijn gevoegd alsmede dient op het formulier de functionaliteit van de uitgave te zijn vermeld.

Artikel 6.6 Voorzieningen en faciliteiten

Politieke ambtsdragers dienen te beschikken over voor de uitoefening van het ambt benodigde voorzieningen. Zaken die direct verband houden met de werkplek, worden door de gemeente ter beschikking gesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn, komen vanzelfsprekend voor rekening van de gemeente en maken integraal deel uit van de kosten van de bedrijfsvoering. Naast (bureau)voorzieningen die onderdeel vormen van de gemeentelijke organisatie zijn er veelal zaken die daarnaast aan de bestuurders ter beschikking worden gesteld. Dit houdt bijvoorbeeld in dat facturen direct door de gemeente worden voldaan of dat apparatuur in bruikleen worden gegeven.

Artikel 7.1 Internationalisering samenleving

Er is sprake van een toenemende internationalisering van de Nederlandse samenleving en dat heeft consequenties voor burgers, bedrijven en overheid. Ook in gemeenten is een intensivering waarneembaar van contacten met overheden, bedrijven en instellingen in het buitenland. Zo kennen veel gemeenten een stedenband met een gemeente in het buitenland en onderhouden tal van gemeenten zakelijke relaties met buitenlandse bedrijven die investeringen in de regio doen of overwegen. Ook zijn deelname aan internationale conferenties en de organisatie van studiereizen naar steden of regio's in het buitenland geen uitzondering meer.

Artikel 7.2 De reis moet functioneel zijn

In beginsel gelden voor buitenlandse reizen dezelfde regels als voor binnenlandse reizen. Dat betekent bijvoorbeeld dat de reis altijd een functioneel karakter moet hebben. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond, dan heeft deelname aan de reis een privé-karakter en komen de kosten voor eigen rekening. Is de functionaliteit van de reis aangetoond, dan horen de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de gemeente te komen. Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, door derden moet in beginsel worden afgewezen. Hiermee kan de onafhankelijke positie van de gemeente immers in gevaar komen, bijvoorbeeld in situaties waarin contracten moeten worden gesloten met of gunningen worden verleend aan bedrijven. Soms hoeft het echter geen bezwaar te zijn als de ontvangende partij (een deel van) de reis- en verblijfkosten voor zijn rekening neemt, bijvoorbeeld bij de uitnodiging voor een bezoek aan een tweelinggemeente. Openheid hierover is wel een voorwaarde. Of een buitenlandse reis als functioneel is aan te merken is een zaak die van geval tot geval zal moeten worden beoordeeld. Van belang is dat daarover in alle openheid vooraf zorgvuldige besluitvorming plaatsvindt en dat achteraf verantwoording wordt afgelegd. Het verdient daarom aanbeveling dat het college respectievelijk de Raad steeds een beslissing neemt over eventuele buitenlandse reizen. Het is zinvol daarbij een uitspraak te doen over doel en beleidsoverwegingen voor de reis, omvang en aard van het reisgezelschap, de kosten en het budget waaruit de reis wordt betaald en de eventueel benodigde bevoorschotting.

Artikel 7.3 Gedragsregels

Het is van belang om in de Raad afspraken te maken over gedragsregels (bij verordening of gedragscode), die van toepassing zijn in aanvulling op de wettelijke regels. Daarbij kan worden gedacht aan gedragsregels met betrekking tot o.a. meereizende partners en verlenging van de reisduur. De lijn zou kunnen zijn dat meereizen van partners, mits vooraf gemeld, onder nader te bepalen voorwaarden kan worden toegestaan, maar dat de kosten geheel voor eigen rekening komen. De kosten kunnen alleen voor rekening van de gemeente komen als de aanwezigheid van de partner tijdens de reis naar het oordeel van de gemeenteraad noodzakelijk is met het oog op de behartiging van de belangen van de gemeente. Relevant zal daarbij onder meer zijn of de meereizende partner is uitgenodigd door de ontvangende partij. Tegen verlenging van de reisduur voor privé-doeleinden hoeven geen bezwaren te bestaan. Melding vooraf is wel gewenst. De extra reis- en verblijfkosten komen in dat geval uiteraard geheel voor eigen rekening. In de gedragscode kunnen ook nadere voorwaarden worden opgenomen over deelname, vergoedingen en verstrekkingen en over de verslaglegging van de reis e.d. Het is verder nuttig iets vast te leggen over de organisatie van de reis. Voor het overige wordt verwezen naar de bijgevoegde gedragscode.

Artikel 7.4 Controle en verantwoording

Gezorgd moet tenslotte worden voor een zodanig sluitende financiële en administratieve systematiek dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en de rechtmatigheid van de uitgaven. Het verdient aanbeveling de reis- en verblijfkosten zoveel mogelijk rechtstreeks voor rekening van de gemeente te laten komen en niet in de vorm van een vergoeding van door betrokkene voorgeschoten kosten. Het verdient aanbeveling concrete afspraken te maken in de Raad over bijvoorbeeld de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden, de wijze van declareren en factureren, de verlening van voorschotten, de controle en de verantwoording. Deze afspraken zouden in de gedragscode kunnen worden vastgelegd. De controle en verantwoording zullen niet alleen betrekking hebben op de rechtmatigheid maar ook op de doelmatigheid van de buitenlandse reis. Dan speelt de vraag of de uitgaven voldoen aan soberheid en efficiency en in redelijke verhouding staan tot het belang van de reis. Ook hiervoor wordt verwezen naar de bijgevoegde gedragscode.

Artikel 8.1 Een systematische aanpak

De ontwikkeling van een algemeen integriteitbeleid is van cruciaal belang. Daarmee doet het bestuur een uitspraak over het ambitieniveau en geeft het helderheid over de doelstellingen. Het is een signaal naar de samenleving en naar de eigen medewerkers dat de bestuurlijke leiding groot belang hecht aan integriteit. Het gaat om een samenhangend preventief beleid ter versterking van de integriteit en daarmee van de kwaliteit en de legitimiteit van het openbaar bestuur in de gemeente. In de voorgaande hoofdstukken zijn handreikingen gedaan die kunnen bijdragen aan de versterking van de integriteit.

Artikel 8.2 Meer dan regels en procedures

Om het integriteitbeleid handen en voeten te geven zal er een samenhangend geheel van regels en procedures moeten worden ontwikkeld en in stand gehouden die het overheidshandelen transparant en controleerbaar maken. Dat betekent:

• 1.

  de ontwikkeling van duidelijke normen en waarden, vastgelegd in openbare (gedrags)regels;

• 2.

  een heldere verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• 3.

  controleerbaarheid van de macht door transparante besluitvormings- procedures en regels over rekening en verantwoording in openbaarheid.

Artikel 8.3 Checks en balances

Integriteit vraagt om een heldere verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, waarbij checks en balances centraal staan. Daarmee wordt het overheidshandelen transparant en controleerbaar. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemeentelijke bestuursorganen zijn wettelijk geregeld. De bestuursorganen zullen bij delegatie en mandatering van hun bevoegdheden steeds moeten zorgen dat het uitgangspunt van checks en balances is gewaarborgd. Van belang is te zorgen voor heldere en openbare delegatie- en mandaatregelingen en daarbij rekening te houden met eventuele integriteitrisico's. In die gevallen moet terughoudend worden omgegaan met mandatering van besluitvorming aan individuele bestuurders en ambtenaren. Collegiaal bestuur biedt immers meer garanties voor integer gedrag. Beslissingen met een integriteitrisico behoren door ten minste twee personen te worden genomen. Bij (de schijn van) belangen- verstrengeling dient de gegeven beslissingsbevoegdheid aan een collega-bestuurder te worden overgedragen. Als het gaat om besluiten van het collegiaal bestuur zal de betrokken bestuurder zich ter voorkoming van (de schijn van) belangenverstrengeling van stemming moeten onthouden.

Artikel 8.4 Controle en verantwoording

Het is niet voldoende om regels te stellen. Regels moeten ook worden nageleefd. Vertrouwen in de integriteit van de overheid kan er alleen zijn als de overheid ook bereid is in alle gestrengheid en zonder aanzien des persoons de naleving van de eigen regels te controleren en de betrokken bestuurders bereid zijn verantwoording af te leggen van hun doen en laten. Dat geldt zeker ook als het gaat om het beheer van de gemeenschapsgelden. Er dient daarom te worden zorggedragen voor een zodanig sluitende financiële en administratieve systematiek dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en de rechtmatigheid van de gedane uitgaven.

Artikel 9.1 Beheers- en controleverordening

Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet dienen bij verordening regels te worden gesteld met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt voldaan. De administratie en het beheer worden verricht door in de verordening aan te wijzen ambtenaren. Deze verordening geeft de Raad de mogelijkheid om de kaders te stellen voor het financieel beheer binnen de gemeente. Ingevolge artikel 213 van de Gemeentewet dienen bij verordening voorts regels te worden gesteld met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden van de algemene dienst en van takken van dienst. Deze regels dienen onder meer te waarborgen dat de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de administratie en het beheer worden getoetst. De verordening moet tevens voorzien in de aanwijzing van een accountant.

Artikel 9.2 De begroting

De inkomsten en uitgaven die de raad voor de taken beschikbaar stellen, worden jaarlijks in een begroting neergelegd. De begroting bevat informatie over het beleid en de financiële aspecten daarvan. Aangegeven wordt op welke wijze en aan welke taken de beschikbare bedragen zullen worden besteed. De gemeente geeft daarmee informatie ten behoeve van de oordeelsvorming van belanghebbenden, waaronder de inwoners. In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften zijn voorschriften gesteld gericht op de overzichtelijkheid en de leesbaarheid van de jaarstukken. De voorschriften zijn met name van belang voor de oordeelsvorming door de Raad en voor het maken van een vergelijking met andere gemeenten.

Artikel 9.3 De rekening en de accountantscontrole

Het college legt elk jaar op grond van artikel 197 van de Gemeentewet verantwoording af van het gevoerde financieel beheer onder overlegging van de rekening. De rekening bevat de financiële resultaten van het gevoerde beleid. De Raad verleent aan de hand van de jaarrekening (financiële) decharge aan het bestuur. Het college legt door middel van de jaarrekening en het jaarverslag ook verantwoording jegens de burgers af. De ontwerp-rekening wordt opgemaakt door het college en dient gepaard te gaan met een verslag van het gevoerde financieel beheer. Het college voegt daarbij het verslag van de accountant. Dit accountantsverslag bevat naast de accountantsverklaring bij de rekening, de bevindingen van de accountant over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid. De accountant heeft in dit verband ook een belangrijke rol bij de bewaking van het integriteitsbeleid. De controleverordening voorziet in de aanwijzing van een of meer accountants belast met het onderzoek van de rekening. Het doel van de controle is het vaststellen van het al dan niet juist zijn van de financiële verantwoording. De controle omvat het rechtmatigheidaspect en doelmatigheidaspect. Het begrip doelmatigheid slaat op de vraag of binnen het kader van de gekozen beleidsbeslissing van het beleidsbepalend orgaan het beherend orgaan zo efficiënt mogelijk te werk is gegaan.

Artikel 9.4 Beraadslaging over de rekening

Zodra de ontwerp-rekening en de bijbehorende verslagen aan de raad respectievelijk zijn overgelegd, worden ze voor een ieder ter inzage gelegd en algemeen verkrijgbaar gesteld. De beraadslaging in de Raad over de rekening heeft een tweeledig doel:

• a.

  nagaan of het financiële beheer rechtmatig en doelmatig is geweest;

• b.

  een politieke evaluatie van het gevoerde financiële beleid, met name inzake het financieel-economisch beheer.

Een politiek oordeel over de wijze waarop het college het beheer heeft gevoerd wordt niet door de accountants geveld. Het is aan de Raad om een politiek oordeel te geven en te besluiten tot het verlenen van décharge.

Artikel 9.5 De rechtmatigheidcontrole

Na afloop van het begrotingsjaar moet de Raad zich een oordeel kunnen vormen over de rechtmatigheid van het gevoerde beheer, teneinde het college décharge te kunnen verlenen. Behoudens later in rechte gebleken onrechtmatigheden, ontlast het besluit tot vaststelling van de rekening de leden van het college ten aanzien van het daarin verantwoorde financiële beheer. De accountantscontrole is daarbij uiteraard van groot belang. gepresenteerde cijfers een getrouw beeld geven.