Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens

Ondertekening

Bijlage

Bijlage 1: Verbanden met andere gemeentelijke registraties.

• 1.

  Het datadistributiesysteem (DDS) wordt beheerd onder verantwoordelijkheid van de afdeling BMO.

• 2.

  De leerplichtadministratie (RBL) wordt beheerd onder verantwoordelijkheid van de afdeling Inwonerszaken.

Bijlage 2:

Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de GBA kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de GBA te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke GBA-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden.

De volgende organisatieonderdelen zijn, op basis van hun wettelijke taken, geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de GBA:

Basisset Algemeen:

De afdelingen Ontwikkeling, BMO, Inwonerszaken, Uitvoering en Vergunningen en Handhaving, alsmede het Bedrijfsbureau en het Stafbureau.

Basisset Vastgoedviewer: alle afdelingen.

Communicatie: Afdeling Stafbureau.

Wegwijs/WMO: Afdeling Inwonerszaken, cluster Wegwijs.

Uitgebreid profiel: Afdeling Uitvoering, Afdeling BMO

Receptie: Afdeling Inwonerszaken, cluster receptie.

De overige organisatieonderdelen zijn op grond van hun algemene en administratieve taken geautoriseerd voor een basisset persoonsgegevens, enerzijds ten behoeve van het raadplegen van persoonsgegevens in de GBA (basisset algemeen) en anderzijds ten behoeve van het raadplegen van persoonsgegevens in relatie tot objecten (basisset Vastgoedviewer).

Bijlage 3: Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Deze bijlage is gewijzigd door het college in mei 2011. De wijziging betreft de verwijdering van de autorisatie voor “Zorg voor Jeugd” en de toevoeging van de autorisatie voor “CRIB ‘s-Hertogenbosch”.

Aan de Afdeling BMO, cluster facilitaire zaken;

Afdeling Uitvoering, buitendienst;

Afdeling Ontwikkeling: CRIB 's-Hertogenbosch kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de GBA plaatsvinden.

Bijlage 4: Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Het beleid van de gemeente is geen gegevens te verstrekken op grond van deze bepaling in de verordening. Mocht in de toekomst het noodzakelijk of wenselijk zijn dit beleid te wijzigen, dan beperken de verstrekkingen zich tot de hierna vermelde gegevens en voorwaarden.

De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan.

Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk nietcommercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Bijlage 5: Overzicht van aangehaakte gegevens

• ·

  Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen;

• ·

  Burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, gescheiden, weduwe/weduwnaar, geregistreerd partner, gescheiden geregistreerd partner, achtergebleven geregistreerd partner);

• ·

  Gezinsverhouding en -relatie;

• ·

  Vorige woongemeente;

• ·

  Adreshistorie, die voor 1-10-1994 is ontstaan;

• ·

  Historische persoonslijsten van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente;

• ·

  De historische persoonslijsten van personen die voor 1-10-1994 zijn overleden of vertrokken naar het buitenland;

• ·

  Vrije aantekeningen.

Nota-toelichting

Toelichting Verordening GBA

Artikel 1. - Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.

Artikel 2. - Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de GBA-gegevens

Dit artikel formuleert het doel van de verbanden, inzage en/of de verstrekking en regelt hoe dit wordt vastgelegd.

De afnemers die de GBA als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.

Artikel 3. - Beheer

De dagelijkse zorg van de GBA vindt plaatst onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de Afdeling Inwonerszaken. In een daarvoor opgestelde beheersregeling worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van diverse functies /functionarissen, die feitelijk belast zijn met de dagelijkse zorg nader uitgewerkt.

Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Zo’n regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA.

Artikel 4. - Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.

In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.

Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘online verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren Burgerzaken/Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Indien van toepassing, Onderdeel 4 is alleen nodig als de gemeente gebruik maakt van een bewerker.

Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze verordening. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.

Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in deze modelverordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA.

De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken tot het toepassingssysteem.

Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers

Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA.

Artikel 7. - Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente

In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:

– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.

– In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.

– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.

– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.

– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp.

– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk nietcommercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.

Op dit moment is hier geen sprake van en wordt een beleid aangehouden dat op deze wijze geen vertrekkingen gedaan worden.

Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken over te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.

In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.

In de wetgeving rond de GBA is exact omschreven welke gegevens in de GBA opgenomen en bijgehouden moeten worden.

Voor eigen gemeentelijk gebruik bevat de registratie nog extra aanvullende gegevens.

Dit zijn de zogenaamde aangehaakte gegevens.

De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.

Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingen

Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.

Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens

Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit bete

kent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.

Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.

Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.

Artikel 16 t/m 18

bevatten bepalingen over beveiliging, terugmeldingen, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.

Artikel 16. - Beveiliging

De beveiliging wordt geregeld in het beveiligingshandboek.

Het gaat daarin over onder meer de volgende aandachtsgebieden:

– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van bev

eiligingsmaatregelen;

– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

– het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.

Artikel 17. - Terugmelding

In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de GBA gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken. Om de GBA zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Burgerzaken/Publiekszaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen. Gezien het belang van de GBA wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke GBA-gegevens.

Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de GBA.

Artikel 18. - Slotbepaling

De oude verordening dient te worden ingetrokken.

In de bijlagen 1 t/m 5 staat de invulling van een aantal artikelen van de verordening gedetailleerd weergegeven.

In de praktijk zullen hier regelmatig wijzigingen of aanvullingen op plaatsvinden.

Het is dus praktisch wijziging van deze bijlagen over te laten aan het college.

Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en de ter inzage legging geregeld.