Inkoopbeleid gemeente Sittard-Geleen 2008-2011

Missie en doelstellingen

Als opdrachtgever draagt de gemeente een bijzondere verantwoordelijkheid. Van de gemeente wordt verwacht dat zij de haar ter beschikking staande middelen zorgvuldig besteed. Meer nog dan voor ondernemingen geldt dat de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van haar inkopen aantoonbaar en controleerbaar moet zijn.

Het inkoopbeleid geeft richting aan de opdrachtgeversrol van Sittard-Geleen. De gemeente Sittard-Geleen streeft er naar een professionele, integere en betrouwbare opdrachtgever te zijn die;

• ·

  Leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt;

• ·

  Producten, diensten en werken in de juiste kwaliteit tegen de juiste prijs koopt;

• ·

  Transparante en controleerbare inkoopprocessen toepast;

• ·

  Aantoonbaar aan wet- en regelgeving voldoet;

• ·

  De inkoopprocessen een bijdrage laat leveren aan de resultaten van de gemeentelijke programma’s;

• ·

  De inkoopprocessen een bijdrage laat leveren aan het verbeteren van het financiële resultaat en de financiële beheersing van de organisatie;

• ·

  De kwaliteit van haar inkoopfunctie voortdurend verbeterd.

Het voortdurend verbeteren de kwaliteit van de inkoopprocessen is noodzakelijk gelet de uitdagingen waarvoor zij zich nadrukgesteld ziet:

Zoals gememoreerd in de inleiding zal naar verwachting in 2008 de aanbestedingswet in werking treden. De nadere invulling daarvan zal bepalend zijn voor de vrije beleidsruimte van overheden. Het gemeentelijk aanbestedingsprotocol zal aan deze wet aangepast moeten worden. De organisatie zal haar inkoopprocessen dienovereenkomstig moeten aanpassen.

Een professionele inkoop draagt bij aan de doelstellingen van gemeentelijke programma’s. Belangrijke doelen voor de organisatie zijn het bevorderen van de participatie van burgers aan de arbeidsmarkt en het optimaliseren van voorwaarden voor MKB. Daartoe beschikt de gemeente over tal van beleidsinstrumenten. Het gemeentelijk inkoopbeleid kan als flankerend beleid een bijdrage leveren aan deze doelstellingen.

Een professionele inkoop draagt bij aan het verbeteren van het financiële resultaat en de financiële beheersing van de organisatie. Zeker in de huidige omstandigheden zal dit aan de orde zijn. Zonder een gestructureerde en multidisciplinaire aanpak zal de organisatie daar niet in slagen.

1. Algemene beleidsuitgangspunten

Bij het bepalen van het beleid én het protocol moet rekening gehouden worden met het aanbestedingsrecht. Maar alhoewel het opdrachtgeverschap van de gemeente binnen dit uitgebreide kader van wet- en regelgeving dient plaats te vinden, laat dit onverlet dat er ruimte is voor eigen beleid en dat door ‘slim’ in te kopen bijgedragen kan worden aan de organisatie- en programmadoelstellingen!

1.1 Integriteit

Wij vinden het van groot belang dat bestuurders en ambtenaren integer zijn en zakelijke relaties met (potentiële) opdrachtnemers onderhouden. Daarom dienen medewerkers en bestuurders van de gemeente Sittard-Geleen zich in contacten met (potentiële) opdrachtnemers te houden aan de voor hen geldende gedragscodes van de gemeente Sittard-Geleen.

De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van haar opdrachtnemers. De gemeente wil enkel zaken doen met betrouwbare opdrachtnemers die zich niet bezig houden met criminele of illegale activiteiten. Daarom kan de gemeente Sittard-Geleen de integriteit toetsen van gegadigden die meedingen naar gemeentelijke opdrachten. Enkel de ondernemer die – indien daarom gevraagd - een Verklaring omtrent Gedrag (VOG-verklaring) kan overleggen, komt in aanmerking voor een gemeentelijke opdracht. Nadere regels omtrent het toetsen van de integriteit van opdrachtnemers worden opgenomen in het gemeentelijk aanbestedingsprotocol.

1.2 Duurzaam inkopen

Overheden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om een duurzame bedrijfsvoering. Een belangrijk onderdeel van een duurzame bedrijfsvoering is duurzaam inkopen. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- én sociale aspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu én sociale aspecten.

Door duurzaam in te kopen kunnen overheden hun invloed gebruiken om duurzame ontwikkelingen in ondernemingen te bevorderen. De rijksoverheid heeft zichzelf de resultaatsverplichting opgelegd om in 2010 voor 100 % duurzaam in te kopen. Voor decentrale overheden geldt een inspanningsverplichting van 50 % in 2010 (rekeneenheid: Euro’s).

In opdracht van het ministerie van VROM ontwikkelt SenterNovem hulpmiddelen en criteria om duurzaamheidsaspecten bij inkopen mee te nemen. Aan de hand van de ontwikkelde criteria kan worden bepaald of een inkoop wel of niet duurzaam is.

Aangezien de gemeente een fair trade streven heeft is het voldoen aan de duurzaamheidseis van 50 % een minimum inzet. Het streven is gericht om te voldoen aan een hogere norm. Daartoe zal Sittard-Geleen bij haar inkopen de toepassing van milieu- en sociale criteria zoals ontwikkeld door SenterNovem onderzoeken en neemt deze daar waar mogelijk in aanbestedingen op.  Daarbij dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen: Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. In het aanbestedingsprotocol worden nadere regels inzake de toetsing en toepassing van milieu- en sociale criteria opgenomen.

1.3 Een gelijk speelveld voor het midden en klein bedrijf

Het midden- en klein bedrijf (MKB) is een belangrijke groep opdrachtnemers van de gemeente. Uit de inkoopscan 2004 bleek ruim 90 % van de gemeentelijke opdrachtnemers tot het MKB te behoren.

In het kader van de diepte audit aanbestedingen is de positie van lokale ondernemers nader onderzocht. Daaruit blijkt de gemeente in 2006 een kwart van haar inkoopuitgaven in Sittard-Geleen besteedde (zie diagram 2.3.1). Van alle inkoopcrediteuren (N=1622) was 22 % in Sittard-Geleen gevestigd.

diagram 2.3.1. Geografische spreiding van het inkoopvolume 2006

In een notitie van de Provincie Limburg over haar aanbestedingenbeleid in 2005 blijkt dat de provincie 70% (gemeente Sittard-Geleen 67%) van haar inkoopvolume binnen de provinciegrenzen realiseert. Het percentage Limburgse opdrachtnemers bedraagt 52% (gemeente Sittard-Geleen 50%). Verder blijkt uit cijfers van het Nederlands Inkoop Centrum (NIC) dat gemeenten gemiddeld 60% van hun inkoopvolume binnen de provinciegrenzen realiseren.

Een frequent gehoorde klacht van het MKB is dat zij geen faire kans krijgen bij overheidsaanbestedingen. In het bijzonder bij omvangrijke opdrachten die nationaal openbaar of Europees aanbesteed worden. De bezwaren van het MKB richten zich daarbij op aspecten zoals de omvang van de administratieve lasten, de (dis)proportionaliteit van geschiktheidseisen, de toenemende volumeaggregatie t.g.v. samenwerking, de focus op de laagste prijs en het gebrek aan informatieverschaffing. In het rapport diepte audit aanbestedingen is de aanbeveling opgenomen “bij de uitwerking van het nieuwe inkoopbeleid/aanbestedingsprotocol met name voor openbare en Europese aanbestedingsprocedures aandacht te hebben voor het in positie brengen van lokale ondernemers. Daarbij dient het uitgangspunt “het verkrijgen van het beste product tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding” gehandhaafd te blijven.”

Sittard-Geleen onderschrijft het belang van het MKB voor de stad en regio (programma Duurzame bedrijvigheid) en het belang van een gelijk speelveld voor alle potentiële gegadigden en het MKB in het bijzonder. In het aanbestedingsprotocol worden nadere regels opgenomen om te voorkomen dat de drempel voor deelname aan aanbestedingen onbedoeld en/of ongewenst wordt verhoogd voor het MKB met dien verstande dat:

Het uitgangspunt “het verkrijgen van het juiste product tegen de beste prijs/kwaliteitverhouding” gehandhaafd blijft.

Aspecten als volumeaggregatie, de geschiktheidseisen en de gunningscriteria zijn onderdeel van het bepalen van de inkoopstrategie (hoe krijg ik het juiste product tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding?) voorafgaand aan de aanbesteding.

Sittard-Geleen bij haar opdrachtverstrekkingen non-discriminatoir zal handelen.

Dit is een van de grondbeginselen uit het EG-verdrag. Sittard-Geleen zal iedere potentiële gegadigde, ongeacht de omvang en plaats van vestiging van de ondernemer gelijk moeten behandelen. Daarom kan de gemeente – als zij dit al zou willen - geen positieve discriminatie toepassen ten gunste van een individuele ondernemer of een groep ondernemers (bijv. het plaatselijke of regionale MKB). Het grondbeginsel van non-discriminatie gaat voor alle andere doelstellingen.

1.4 Arbeidsmarktbeleid en het SW-bedrijf

Door de toegenomen decentralisatie van onderdelen van sociale zekerheid naar gemeenten, speelt de gemeente een steeds belangrijkere rol in het spectrum van sociale zekerheid en zorg. De gezamenlijke colleges van de Westelijke Mijnstreek hebben een arbeidsmarktbeleid laten opstellen. In dit beleid zijn concrete doelstellingen benoemd die Sittard-Geleen zich met de gemeenten uit de regio Westelijke Mijnstreek stelt.

Een belangrijke doelstelling is de participatie van iedere burger, duurzaam en binnen de mogelijkheden die hij/zij heeft (programma Sociaal Vitale Stad). Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor leerbedrijven en het regionale SW-bedrijf in het bijzonder. Sittard-Geleen kan de participatie van moeilijk plaatsbare groepen op diverse wijzen bevorderen. Onder andere ook vanuit haar opdrachtgeverschap i.r.t. tot leerbedrijven en het regionale SW-bedrijf!

De mogelijkheden daartoe worden vooral bepaald door Europese juridische kaders Al naar gelang de casus beschikt de gemeente over een aantal opties. Deze opties variëren van niet aanbesteden maar rechtstreeks opdragen tot aanbesteden met toepassing van sociale criteria:

Sittard-Geleen kan bij een aanbesteding voorwaarden stellen aan potentiële opdrachtnemers over het te werk stellen van specifieke doelgroepen. Doelgroepen zijn langdurig werkzoekenden, jongeren (bijv. leerlingwerkplaatsen) en arbeidsgehandicapten. Vanuit het arbeidsmarktbeleid is het mogelijk op basis van artikel 26 Bao een sociaal protocol op te stellen. Middels de toepassing van dit protocol kunnen opdrachtnemers verplicht worden een deel van de opdrachtwaarde te besteden aan de inzet van personen uit bovengenoemde doelgroepen.

In het gemeentelijk aanbestedingsprotocol worden de mogelijkheden opgenomen zoals het Bao die biedt.

1.5 Inkoopsamenwerking

Sittard-Geleen zoekt actief inkoopsamenwerking met partners in en buiten de regio. Deze samenwerking richt zich op het delen van volume, kennis en capaciteit. Daar waar door volumeaggregatie betere prijzen en voorwaarden behaald kunnen worden, ligt het voor de hand om samen aan te besteden. Een verdergaande samenwerkingsvorm is het delen van inkoopkennis en capaciteit. Samen met de partners in de regio worden de mogelijke voor- en nadelen van het delen van volume, kennis en capaciteit onderzocht. Het onderzoeksresultaat wordt vertaald in een voorstel actieprogramma inkoopsamenwerking 2008.

2. Juridische beleidsuitgangspunten

De gemeente Sittard-Geleen leeft wet- en regelgeving na.

Dit is geen exceptioneel uitgangspunt. Toch wordt dit uitgangspunt hier expliciet benoemd omdat de gemeente Sittard-Geleen groot belang hecht aan de rechtmatigheid van haar inkoopprocessen.

Naast in acht te nemen algemene juridische beginselen zoals de beginselen van behoorlijk bestuur, de précontractuele trouw en het principe van redelijkheid en billijkheid wordt het inkoopproces van de gemeente vooral geregeld door Europese en nationale wetgeving;

Sittard-Geleen dient bij de verstrekking van opdrachten de grondbeginselen uit het EG-verdrag in acht te nemen; Het vrij verkeer van goederen (art. 28), de vrijheid van vestiging (art. 43), het vrij verlenen van diensten (art. 49) en de daarvan afgeleide beginselen, zoals gelijke behandeling, het verbod op discriminatie, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning.

Voor het verstrekken van overheidsopdrachten boven specifieke drempelwaarden zijn nadere regels vastgelegd in richtlijn 2004/18/EG (verder: de Richtlijn). Implementatie van de Richtlijn heeft plaatsgevonden door overschrijving naar het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: het Bao). De gemeente past het Bao toe.

Naar aanleiding van het onderzoek van de Parlementaire Enquête Commissie wordt Nederland voorzien van een nieuw wettelijk kader voor het aanbesteden van overheidsopdrachten. De aanbestedingswet zal van wezenlijke invloed zijn op het gemeentelijk aanbestedingsprotocol. De inwerkingtreding van de wet wordt niet eerder dan in de tweede helft van 2008 verwacht. Naar wordt verwacht zal het BAO middels een AMvB aangepast worden en ook van toepassing verklaard worden op opdrachten beneden de Europese drempelwaarden.

Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving past de organisatie een gemeentelijk aanbestedingsprotocol toe bij aanbestedingen. In het protocol worden nadere regels uitgewerkt die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgen. Het aanbestedingsprotocol wordt door het college in een besluit vastgesteld. Daarmee geeft het college invulling aan artikel 26 van de Financiële verordening van de gemeente Sittard-Geleen. Het protocol zal steeds aan ontwikkelingen, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen aangepast worden.

3. Bedrijfseconomische beleidsuitgangspunten

Bij de uitvoering van haar taken betrekt de gemeente goederen, diensten en werken van derden. Uitgangspunt daarbij is het verkrijgen van het juiste product tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Het aantal bedrijven waarmee Sittard-Geleen zaken doet ligt jaarlijks rond de 1500.

• 3.1Analyse inkoopuitgaven

  Een professioneel inkoopproces dient bij te dragen aan het verbeteren van het financiële resultaat en de financiële beheersing van de organisatie! Zeker in de huidige financiële omstandigheden. Deze doelstelling kan enkel gerealiseerd worden door middel van een gestructureerde aanpak waarbij de inkoopuitgaven geanalyseerd worden en het besparingspotentieel geïdentificeerd wordt.

• Door middel van een kwantitatieve analyse van crediteuren kan bepaald worden wie voor hoeveel wat bij wie inkoopt. Op basis van deze gegevens is het mogelijk het besparingspotentieel en verbeterpunten te identificeren. De analyse vormt de basis voor het jaarlijkse inkoopactieplan dat door het bureau inkoopservices wordt opgesteld.

• 3.2 Bepalen Inkoopstrategie

• Bij het inkopen van producten gaat het niet enkel om het betalen van de laagste prijs. Naast prijs zijn ook andere aspecten van belang. Andere aspecten kunnen bijvoorbeeld zijn het reduceren van de Total Cost of Ownership, het zekerstellen van de levering of het zekerstellen van de kwaliteit. Welke criteria van belang zijn is afhankelijk van de karakteristieken van een productgroep, het belang ervan voor de organisatie en de karakteristieken van de markt. Wil de organisatie producten op een economisch verantwoorde wijze inkopen dan zal zij daarvoor adequate strategieën moeten ontwikkelen. Het ontwikkelen van een inkoopstrategie vraagt om een multidisciplinaire en gestructureerde aanpak.

• De wijze van marktbenadering (het aanbesteden) wordt in overheidsland veelal enkel bepaald aan de hand van de opdrachtwaarde: een onmiskenbaar hard getal bepaalt volgens welke procedure wordt aanbesteed. Dit ongeacht of de aanbestedingsprocedure in de ideale inkoopstrategie past. Ten aanzien van Europese aanbestedingen kunnen we daar geenszins iets aan veranderen. Dat is immers vastgelegd in de Europese richtlijn en Nederlandse wet- en regelgeving.

• In het eigen beleid is het wel mogelijk om - binnen de kaders van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie - meer ruimte te scheppen in de keuzemogelijkheid van een aanbestedingsprocedure en daarmee recht te doen aan het ontwikkelen van inkoopstrategieën: Het bepalen van de ideale aanbestedingsstrategie (en procedure) maakt deel uit van de productstrategieanalyse. Deze wordt in een gestructureerd proces in een multidisciplinair verband uitgevoerd. Een belangrijk punt van aandacht hierbij is dat de organisatie en haar medewerkers over een voldoende mate van inkoopvolwassenheid moeten beschikken zodat deze werkwijze geen escape wordt voor het niet hoeven uitvoeren van enige aanbesteding. Deze werkwijze dient juist een uitdaging te zijn voor de organisatie om de inkoop van haar productpakketten strategisch en structureel te verbeteren.

• Voor het analyseproces wordt door het bureau inkoopservices een tool ontwikkeld en beheerd. Het bureau inkoopservices is leidend in de uitvoering van productstrategieanalyses. Het werken met dit analyse-instrument wordt vooralsnog binnen één onderdeel van de organisatie bij wijze van proef uitgevoerd. In het gemeentelijk aanbestedingsprotocol worden nadere regels terzake opgenomen. De resultaten van de proef worden geëvalueerd en gerapporteerd.

• 4. Organisatorische beleidsuitgangspunten

Het inkoopbeleid kan niet los van andere gemeentelijke regelgeving worden gezien. Het inkoopbeleid sluit aan op het besturings- en managementconcept (BMC), het organisatiebesluit, de budgetregeling, het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de gemeente Sittard-Geleen.

4.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Het organisatiebesluit regelt de verantwoordelijkheden van het management. Het is de verantwoordelijkheid van de manager dat inkoopprocessen in zijn organisatieonderdeel geborgd zijn en correct worden uitgevoerd. Daarmee wordt niet enkel de rechtmatigheid maar ook de doeltreffendheid en de doelmatigheid van inkoopprocessen gewaarborgd.

De volmachten tot het aangaan van overeenkomsten met derden terzake de levering van goederen, het verlenen van diensten en het uitvoeren van werken, zijn geregeld in het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen. In aanvulling daarop kunnen verstrekte ondermandaten van toepassing zijn.

Het college van B&W stelt conform art. 26 van de financiële verordening, binnen de kaders van wet- en regelgeving en het inkoopbeleid een gemeentelijk aanbestedingsprotocol vast. In dit protocol zijn de spelregels waaraan de organisatie zich bij al haar inkopen dient te houden nader uitgewerkt.

4.2 Het bureau inkoopservices

Professioneel inkopen vraagt om een multidisciplinaire aanpak waarbij juridische, bedrijfseconomische en commerciële kennis gebundeld wordt. Een specifieke rol is weggelegd voor het Bureau Inkoopservices van het Service Center. Dit bureau is het kennisnetwerk voor de gemeentelijke organisatie op het gebied van inkopen en aanbesteden. Het bureau stelt haar kennis in de vorm van adviezen, hulpmiddelen, trainingen en ondersteuning, ter beschikking van de organisatie.

• Een belangrijke taak voor het bureau is het professionaliseren van de gemeentelijke inkoopprocessen. Het bureau inkoopservices stelt daartoe inkoopverbeterplannen op en voert deze uit.

  • 4.

    3 Informatietechnologie voor inkoop

Het ontwikkelen en implementeren van ondersteunende informatiesystemen en informatietechnologie is belangrijk voor een goede beheersing van de inkoopprocessen. Goed geïntegreerde systemen zijn de basis voor het verbeteren en ontwikkelen van inkoopprocessen.

Een belangrijk instrument ter ondersteuning van inkoopprocessen is een centraal contractenregister; Een centrale informatieverzameling van geautoriseerde contracten en daaraan gerelateerde gegegevens. Contractbeheer - het aanleggen en onderhouden van een contractregister – is een bijzondere vorm van documentregistratie waarvoor vele softwareoplossingen beschikbaar zijn.

Binnen de gemeente worden decentraal overeenkomsten met derden gesloten. Deze overeenkomsten kunnen, vanwege de mate waarin zij kritisch zijn voor onze bedrijfsvoering en/of vanwege de ermee gemoeide kosten, van minder of meer belang voor onze organisatie zijn. Door het niet of niet juist managen van contracten loopt de organisatie kleine en grote continuïteits- en financiële risico’s.

Ook in het kader van de diepte audit aanbestedingen (juli 2007) wordt aanbevolen zorg te dragen voor een centrale registratie van contracten. De voordelen ervan zijn:

• ·

  Het waarborgen van de volledigheid van de rapportage van uitgevoerde aanbestedingen.

• ·

  Het beschikken over een volledig overzicht van resp. inzicht in de uit de aanbestedingen voortvloeiende contracten en overeenkomsten en de hierop betrekking hebbende rechten en verplichtingen.

• ·

  Het versterken van de controlemogelijkheden, met name ten aanzien van de naleving van het beleid, de juiste en volledige verantwoording via de P&C cyclus en de doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering, inclusief dossiervorming.

Nut en noodzaak van een centrale contractregistratie staan dan ook buiten kijf. De invoering van contractbeheer wordt in 2008 ter hand genomen.

5. In werking treden, rapportage en evaluatie beleid

Het beleid treedt in werking op 1 januari 2008 en kan worden geciteerd als inkoopbeleid Sittard-Geleen.

De beleidsuitgangpunten van het gemeentelijk inkoopbeleid vinden hun vertaling in het gemeentelijk aanbestedingsprotocol, in inkoopverbeterplannen, in inkoopprocessen en -procedures.

Jaarlijks wordt aan de raad gerapporteerd over de voortgang in de realisatie van het beleid. Het beleid wordt in 2011 geëvalueerd.