Organisatiebesluit gemeente Sittard-Geleen

Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  de organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Sittard-Geleen;

• b.

  afdeling: iedere organisatie-eenheid die op grond van dit besluit een eigen resultaatverantwoordelijkheid heeft;

• c.

  team: een organisatie-eenheid binnen een afdeling;

• d.

  unit: een organisatie-eenheid binnen een team;

• e.

  integraal manager: de leidinggevende die verantwoordelijk is voor zowel de te behalen resultaten als voor de inzet van de toegewezen mensen en middelen om die resultaten te bereiken;

• f.

  producten: in de productbegroting gedefinieerde resultaten die door een regulier en continu proces door de organisatie worden geleverd;

• g.

  project: een in de productbegroting gedefinieerde bijzondere eenmalige opdracht, begrensd in tijd en middelen en afgesloten met een concreet, vooraf gedefinieerd resultaat;

• h.

  resultaat: de levering of de dienst die een tastbare uitkomst is van het eigen werkproces;

• i.

  resultaatverantwoordelijkheid: programma-, product- en projectverantwoordelijkheid die zowel beleidsadvisering, planning, realisatie van en afleggen van rapportage en verantwoording omvat;

• j.

  bedrijfsverantwoordelijkheid: omvat de zorg voor het doeltreffend en doelmatig inzetten en beheren van productiemiddelen (personeel, informatie, financiën, automatisering etc.) zodanig dat een goede kwaliteit van arbeid, klantgerichtheid en een voldoende flexibel productieproces zijn gewaarborgd;

• k.

  programma: een in de programmabegroting gedefinieerd samenstel van maatregelen en activiteiten die nodig zijn om doelstellingen (in termen van maatschappelijke effecten) te kunnen realiseren;

• l.

  bedrijfsvoering: de sturing en beheersing van processen - primair en ondersteunend - binnen de organisatie om de doelstellingen te kunnen realiseren;

• m.

  ijkbundel: een HRM-instrument waarmee, uitgaande van de organisatorisch gewenste situatie, via de daarin beschreven rolprofielen wordt vastgelegd welke verantwoordelijkheden bij de medewerker worden neergelegd;

• n.

  rolprofiel: de typerende en niveaubepalende beschrijving van de generieke en specifieke rollen die de medewerker moet vervullen, aangevuld met de kenmerkende contacten, het werk- en denkniveau en een opsomming van de belangrijkste competenties.

§ 1. Bestuurlijk kader voor het functioneren van de organisatie

In dit organisatiebesluit wordt de inrichting van de gemeentelijke organisatie vastgesteld.

De organisatie ondersteunt de gemeentelijke bestuursorganen bij de vervulling van hun taken. Dit gebeurt binnen het bestuurlijk kader dat geformuleerd is in het Besturings- en Managementconcept (BMC) gemeente Sittard-Geleen.

§ 2 Uitgangspunten voor de inrichting en het functioneren van de organisatie (bedrijfsvoering)

2.1 Het primaire proces

Uitgangspunten voor de wijze van werken zijn:

• •

  de activiteiten van de gemeente zijn gericht op enerzijds het voldoen aan de taken die zij wettelijk moet vervullen;

• •

  daarnaast levert de gemeente producten en diensten waarmee wordt ingespeeld op de maatschappelijke omstandigheden en op de vraag van burgers en maatschappelijke instellingen;

• •

  burgers en maatschappelijke instellingen moeten een zo helder mogelijk beeld hebben van de producten en diensten die de gemeente kan leveren én van de kwaliteit, de leveringstijd, de kosten en de voorwaarden;

• •

  de producten en diensten die de gemeente kan leveren moeten optimaal toegankelijk zijn voor burgers en maatschappelijke instellingen;

• •

  de producten en diensten die de gemeente levert moeten het resultaat zijn van een optimale inzet van mensen en financiële middelen.

2.2 Het ondersteunende en het bedrijfsvoeringsproces

Het ondersteunende proces is gericht op het ondersteunen van het primaire proces. De te onderscheiden onderwerpen daarbij zijn planning, control, personeel, organisatie, financiën, informatie, automatisering, facilitaire services, communicatie en juridische advisering.

2.2.1. Planning en control

Planning en control is het cyclisch proces van richting geven, begroten, rapporteren, (bij)sturen en verantwoorden, uitgewerkt in het P&C-besluit gemeente Sittard-Geleen.

2.2.2 Ondersteunende en bedrijfsvoeringsprocessen

De ondersteunende en de bedrijfsvoeringsprocessen zijn opgedragen aan de afdelingen

• •

  Financiële en Juridische Bedrijfsvoering;

• •

  Personeel, Organisatie en Communicatie;

• •

  Interne Services.

2.3 Checks en balances

In de structuur, de rollen en de processen zijn garanties ingebouwd, die kwaliteit, integraliteit, rechtmatigheid, integriteit, doeltreffendheid en doelmatigheid waarborgen. Voor wat betreft de aspecten rechtmatigheid, integriteit, doeltreffendheid en doelmatigheid is dit nader beschreven in het Interne Controle Kader.

Voor het zicht op en het beheersen van de risico’s wordt risicomanagement toegepast zoals beschreven in de Kadernota Risicomanagement.

§ 3 Hoofdkenmerken en structuur organisatie

3.1 Hoofdstructuur van de organisatie

De organisatie is samengesteld uit:

• •

  de gemeentesecretaris;

• •

  directeuren;

• •

  de concerncontroller;

• •

  de concernstaf;

• •

  afdelingen.

3.1.1 De gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie. Daarbij wordt hij ondersteund en geadviseerd door de directeuren, de Concerncontroller en de Concernstaf.

De rollen van de gemeentesecretaris zijn nader omschreven onder punt 4.1 van dit besluit.

3.1.2 De directeuren

De directeuren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris en ondersteunen en adviseren hem.

De directeuren hebben een hiërarchische positie en een eigen inhoudelijke verantwoordelijkheid zoals beschreven onder punt 4.2 van dit besluit. Hiertoe wordt uitgegaan van een opdeling van de gemeentelijke organisatie in drie domeinen, te weten;

• •

  Dienstverlening, Zorg en Veiligheid;

• •

  Bedrijfsvoering;

• •

  Omgeving en Economie.

De hoofdtaken van de domeinen zijn gericht op de realisatie en ontwikkeling van de aan hen toegewezen programma’s en op de realisatie en ontwikkeling van de producten en projecten.

3.1.3 Concerncontroller

De Concerncontroller is gepositioneerd op concernniveau. Hij legt verantwoording af en rapporteert aan de gemeentesecretaris en in uitzonderlijke situaties rechtstreeks aan het college van Burgemeester en Wethouders, dan wel de Burgemeester.

Het specifieke kader waarbinnen de concerncontroller zijn werkzaamheden verricht wordt gevormd door:

• •

  het door Burgemeester en Wethouders vastgestelde auditprogramma en -plan;

• •

  het Interne Controle kader.

3.1.4 Concernstaf

De Concernstaf (CS) richt zich op

• •

  kwaliteit van de besluitvormingsprocessen;

• •

  het bewaken van de samenhang tussen visie, programma’s en strategie.

Dit vertaalt zich in de navolgende hoofdtaken

• •

  procesmatige coördinatie en ondersteuning bij voorbereiding van besluiten;

• •

  advisering aan en ondersteuning van (het college van) Burgemeester en Wethouders, de Burgemeester, de gemeentesecretaris en de directeuren.

De CS is hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris.

3.1.5 Afdelingen

Er zijn afdelingen die gericht zijn op de primaire dienstverlening en afdelingen die voor de interne ondersteuning zorgen.

Afdelingen kunnen onderverdeeld zijn in teams onder hiërarchische leiding van een teamleider.

Daarnaast kan worden overgegaan tot instelling van units onder functionele en operationele aansturing van een unitcoördinator of van projectgroepen onder functionele en operationele aansturing van een projectmanager.

De afdelingen zijn geordend binnen de onder punt 3.1.2 genoemde domeinen:

1. Dienstverlening, Zorg en Veiligheid

Dienstverlening

hoofdtaken: informatieverstrekking en klantcontactcentrum, verstrekken van documenten, verlenen van vergunningen, toekennen van (zorg)voorzieningen, heffen en innen van belastingen.

Maatschappelijke Ontwikkeling

hoofdtaken: stadsdeelmanagement, beleid Onderwijs, Cultuur, Sport en Welzijn, uitvoering sociaal maatschappelijke projecten.

Werk en Inkomen

hoofdtaak de uitvoering van de Wet Werk en Bijstand.

Veiligheid en Handhaving

hoofdtaken: integraal veiligheidsbeleid, handhaving.

Onder dit domein ressorteren verder de Brandweer en het Stadsarchief.

2. Bedrijfsvoering

Financiële en Juridische Bedrijfsvoering

hoofdtaken: advisering en ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering, planning en control, financiële en juridische advisering en informatievoorziening.

Personeel, Organisatie en Communicatie

hoofdtaken: personeelsbeleid (beleidsadvisering en ondersteuning uitvoering), organisatiebeleid (idem) en communicatie (in- en extern).

Interne Services

hoofdtaken: facilitaire service, documentatie en secretariaat, informatie en automatisering.

3. Omgeving en Economie

Economische Zaken

hoofdtaken: beleidsadvisering, ondernemersloket, bestuurlijke netwerken, subsidie en lobby.

Ruimtelijke Ontwikkeling

hoofdtaken: beleidsadvisering, ruimtelijke inrichting.

Beheer Openbare Ruimte

hoofdtaken: advisering en toezicht beheer openbare ruimte, uitvoering beheer openbare ruimte per stadsdeel, uitvoering afval en reiniging.

Vastgoed en Projecten

hoofdtaken: beleidsadvisering, grondexploitatie, vastgoedbeheer, projectmanagement.

Onder dit domein ressorteren verder Museum Het Domein en de Schouwburg.

3.2 Verfijning hoofdstructuur

1.Binnen de onder 3.1.5 genoemde afdeling bestaan de volgende teams:

Domein Dienstverlening, Zorg en Veiligheid

Afdeling Dienstverlening

Team Fronttoffice – Team Vergunningen – Team Belastingen – Team Zorg en Ondersteuning – Team Kwaliteit, Beleid en Beheer.

Maatschappelijke Ontwikkeling

Team Stadsdeelmanagement – Team Onderwijs, Cultuur, Welzijn en Sport;

– Team Leerplicht / RMC.

Werk en Inkomen

Team Poort - Team Werk, Inkomen en Zorg - Team Recht en Kwaliteit – Team Uitvoering en Ondersteuning.

Veiligheid en Handhaving

Team Veiligheid – Team Fysieke handhaving.

Domein Bedrijfsvoering

Financiële en Juridische Bedrijfsvoering

Team Financiële en Juridische Advisering – Team Financiële Informatie.

Personeel, Organisatie en Communicatie

Team Human Resource Management – Team Communicatie.

Interne Services

Team Geo-informatie – Team Facilitaire Service – Team Documentbeheer en Secretariaat – Team Informatie en Automatisering.

Domein Omgeving en Economie

Ruimtelijke Ontwikkeling

Team Ruimtelijk Beleid – Team Ruimtelijk Ontwerp.

Beheer Openbare Ruimte

Team Planning en Coördinatie – Team Wijkteams – Team Uitvoering – Team Afval en Reiniging.

Vastgoed en Projecten

Team Vastgoed.

1.De gemeentesecretaris is bevoegd de organisatorische indeling van een team in units aan te passen.

§ 4 Management(-sturing) organisatie en hoofdtaken

4.1 Gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris vervult de rollen van

• •

  strategisch adviseur van het college van Burgemeester en Wethouders;

• •

  algemeen directeur als ambtelijk eindverantwoordelijke.

4.2 Directeuren

• •

  De directeuren geven hiërarchisch leiding aan de hoofden van de afdelingen die behoren tot het hun door de gemeentesecretaris toegewezen domein.

• •

  De directeuren zijn jegens de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor de ontwikkeling en realisatie van de programma’s die hun worden toegewezen op basis van een in overleg met hen door de gemeentesecretaris te bepalen taakverdeling.

4.3 Afdelingshoofden

Elke afdeling wordt geleid door een afdelingshoofd. Deze geeft hiërarchisch en functioneel leiding aan de medewerkers van zijn afdeling.

Het afdelingshoofd is resultaatverantwoordelijk voor de aan zijn afdeling toegewezen producten en projecten en bedrijfsverantwoordelijk voor zijn afdeling. De te behalen resultaten en de wijze van werken zijn uitgewerkt in het afdelingsplan dat qua opzet en inhoud aansluit bij het P&C-besluit gemeente Sittard-Geleen.

Het afdelingshoofd is als integraal manager bevoegd om binnen de vastgestelde beheerskaders te beslissen over de inzet van de beschikbaar gestelde middelen. Hierover legt hij verantwoording af aan de directeur van het domein waartoe zijn afdeling behoort en rapporteert hij aan hem.

4.4 Teamleiders

Elk team wordt geleid door een teamleider.

De teamleider is hiërarchisch ondergeschikt aan het afdelingshoofd en legt verantwoording af aan en rapporteert aan het afdelingshoofd. Hij geeft hiërarchisch, functioneel en operationeel leiding aan de medewerkers van het team.

De teamleider is onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd resultaatverantwoordelijk voor de aan het team toegewezen producten en bedrijfsverantwoordelijk voor het team.

4.5 Overige vormen van aansturing

Naast de hiervoor genoemde leidinggevende functies kunnen de navolgende vormen van niet-hiërarchische aansturing dan wel coördinatie voorkomen.

4.5.1 Unitcoördinator

Grote teams kunnen onderverdeeld zijn in units.

Een unit wordt geleid door een unitcoördinator. Deze is hiërarchisch ondergeschikt aan de teamleider en legt verantwoording af aan en rapporteert aan de teamleider.

De unitcoördinator is belast met de functionele en operationele leiding aan de medewerkers van de unit. Hij is verantwoordelijk voor de realisatie van de afgesproken resultaten door de unit.

4.5.2 Projectmanager

De aanwijzing van de projectmanager – en waar nodig de omschrijving van zijn bevoegdheden – gebeurt via het vaststellen dan wel wijzigen van de productbegroting resp. van de projectbladen die daar deel van uitmaken.

De uitvoering van een project en het nemen van beslissing in het kader van die uitvoering gebeurt overeenkomstig de Procesbeschrijving Projecten.

4.6 Vervanging

• •

  De gemeentesecretaris wordt vervangen door de aangewezen loco-gemeentesecretaris.

• •

  Directeuren vervangen elkaar.

• •

  De concerncontroller wordt vervangen door de auditor.

• •

  Afdelingshoofden worden vervangen door de aangewezen teamleider. Met instemming van de directeur van het betreffende domein kan een andere voorziening worden getroffen.

• •

  Teamleiders vervangen elkaar of worden vervangen door het afdelingshoofd. Met instemming van het betreffende afdelingshoofd kan een andere voorziening worden getroffen.

• •

  Unitcoördinatoren worden vervangen door de teamleiders.

• •

  Productverantwoordelijken worden vervangen door de teamleider of het afdelingshoofd.

§ 5 Overlegvormen

Binnen de organisatie bestaan de volgende overlegvormen:

• •

  Concern Management Team (CMT), wekelijks overleg tussen de gemeentesecretaris en de directeuren onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris;

• •

  managementoverleg tussen enerzijds de gemeentesecretaris en de directeuren en anderzijds de afdelingshoofden onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris (wekelijks);

• •

  bedrijfsvoeringsoverleg tussen alle afdelingshoofden over de realisatie van de bedrijfsvoering onder leiding van de directeur Bedrijfsvoering (tweewekelijks);

• •

  domeinoverleg tussen de directeur met de binnen zijn domein werkzame afdelingshoofden (wekelijks) en de teamleiders (periodiek) over het bereiken van de resultaten;

• •

  afdelingsoverleg, periodiek overleg binnen een afdeling onder voorzitterschap van het afdelingshoofd;

• •

  team- c.q. unitoverleg.

Naast genoemde overlegvormen kunnen andere overlegvormen worden ingesteld.

§ 6 Vaststelling en ingangsdatum

• 1.

  Het organisatiebesluit zoals vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 22 mei 2007, wordt op de dag van inwerkingtreding van dit besluit ingetrokken.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2008

• 3.

  Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Sittard-Geleen”.