Instructie voor centrale kassier, subkassier en voorraadbeheerder Sittard-Geleen 2002

1. De kassier, subkassier en voorraadbeheerder is verplicht de voorschriften na te leven, welke het college van burgemeester en wethouders – het hoofd CA gehoord hebbende – middels deze instructie heeft gegeven omtrent de inrichting van de administratie en de organisatie van werkzaamheden.

2. De werkzaamheden staan onder toezicht van het hoofd C.A.. Afwijkingen in de uitvoering van de uit deze instructie voortvloeiende taken, worden zo spoedig mogelijk door de kassier ter kennis gebracht van het hoofd C.A., waarna deze samen met de kassier de benodigde maatregelen treft.

3. De functie van kassier wordt gepositioneerd binnen de afdeling Centrale Administraties. De centrale kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandige verantwoordelijkheid betreffen, rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders wenden. Het hoofd C.A. wordt hiervan vooraf op de hoogte gesteld.

4. De functies subkassier en voorraadbeheerder vallen hierarchisch onder een afdelingshoofd binnen een gemeentelijke sector. Het al dan niet instellen van deze functies is afhankelijk van de noodzaak tot het decentraal verrichten van betreffende handelingen. Binnen de totale gemeentelijke organisatie kunnen dus meerdere subkassiers en voorraadbeheerders voorkomen. Zij ontvangen functionele instructies van de (centrale) kassier met betrekking tot het beheer, bewaring en registratie van contante geldmiddelen en waardedocumenten. Het afdelingshoofd (c.q. Locatie coördinator Stadswinkel) is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van onderhavige instructie binnen zijn afdeling.

5. De functies kassier, subkassier en voorraadbeheerder zijn onverenigbaar met de functie van hoofd Centrale Administraties en Gemeentesecretaris. Tevens mogen kassier en subkassier niet tegelijkertijd budgethouder zijn.

6. Het college van burgemeester en wethouders wijst de functionarissen aan voor de functies van kassier, subkassier en voorraadbeheerder en bewaakt de vereiste functiescheiding.

1. De kassier, subkassiers en voorraadbeheerders vervullen hun functie op de door het college van burgemeester en wethouders te bepalen plaatsen. Tevens bepaalt het college van burgemeester en wethouders de openingstijden, waarbinnen publieksdiensten kunnen worden verricht door betreffende ambtenaren.

2. De kassier, subkassiers en voorraadbeheerders dragen er zorg voor dat bij verlof of afwezigheid om andere reden, onvoorziene omstandigheden uitgezonderd, alle maatregelen zijn genomen waardoor een goede voortgang van de werkzaamheden zoveel mogelijk worden gewaarborgd.

3. Van alle handelingen inzake de betalingen, ontvangsten en voorraadmutaties wordt op overzichtelijke en correcte wijze aantekening gehouden (zie ook art. 5.5).

4. Alle stukken welke betrekking hebben op de in lid 3 van dit artikel bedoelde handelingen, worden systematisch gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstukken voor de uitgevoerde transacties.

5. De kassier is verantwoordelijk voor (het organiseren van) transporten van geldswaarden en waardedocumenten en gedraagt zich daarbij naar de aanwijzingen van het college van burgemeester en wethouders.

6. Voor de dagelijkse en locatiegebonden handelwijze bij beheer en bewaring van geldswaarden en waardedocumenten wordt gebruik gemaakt van de detailinstructies die als bijlage zijn toegevoegd (bijlage van D&T).

1. Subkassiers en voorraadbeheerders zorgen dat de contanten, andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden en waardedocumenten deugdelijk worden bewaard. Deze waarden worden, op aanwijzing van het hoofd C.A., ondergebracht in loketkassen resp. documentkluizen. Subkassier en voorraadbeheerder zijn individueel verantwoordelijk voor de aan hen toevertrouwde middelen. Een subkassier kan slechts één kas onder zijn beheer hebben.

2. Tot een nader te bepalen datum wordt toegestaan dat meerdere subkassiers gebruik maken van één loketkas voor een locatie. Door het afdelingshoofd dienen maatregelen te worden getroffen teneinde de controleerbaarheid en kasverantwoording te kunnen waarborgen.

3. Bij het beëindigen van de publieksdienstverlening worden geldswaarden en waardedocumenten in daartoe aangewezen ruimten opgeborgen, waarbij het sleutelbeheer wordt geregeld in overleg tussen het desbetreffende afdelingshoofd en de kassier.

4. De centrale kassier is verplicht zodanig maatregelen te treffen, dat het aanwezige kasgeld bij de loketkassen, dat naar verwachting binnen een tijdsverloop van vijf dagen niet nodig zal zijn, wordt gestort op de bankrekening van de gemeentelijke huisbankier. Het gezamenlijke kasgeld per locatie mag bij het sluiten van de loketkassen een bedrag van € 5.000,-- niet te boven gaan.

5. De saldi van de loketkassen worden tenminste wekelijks opgemaakt door de verantwoordelijk subkassier. Indien noodzakelijk, kan in overleg tussen de betrokkenen worden besloten tot dagelijkse kasopmaak. De schriftelijke vastlegging (kasstaat), bestaande uit een specificatie van de aanwezige geldswaarden en een sluitende specificatie van de mutaties t.o.v. het vorige saldo, wordt door zowel de subkassier als zijn afdelingshoofd (bij Stadswinkels de locatie coördinator) voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de Centrale grootboekadministratie. In deze kasstaten wordt een scheiding aangebracht tussen chartaal en giraal geldverkeer.

6. Als overgangsregeling tot het inwerking treden van een nieuw systeem, zullen bij de Stadswinkels maandelijks kasstaten worden opgemaakt en aangeleverd zoals bij lid 5 omschreven.

7. Voorraad- en mutatieoverzichten worden maandelijks opgemaakt door de voorraadbeheerders, waarbij een sluitende weergave wordt verstrekt van alle ingekomen, uitgegane en op voorraad aanwezige waardedocumenten. Tevens wordt een sluitende koppeling gelegd naar de documentbetalingen en –ontvangsten. De schriftelijke vastlegging wordt door zowel de voorraadbeheerder als zijn afdelingshoofd voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de Centrale grootboekadministratie.

8. Geconstateerde verschillen worden ná constatering als ontvangst c.q. uitgave in de kasstaat verantwoord. Deze verschillen worden onmiddellijk ter kennis gebracht van het betreffende afdelingshoofd; verschillen groter dan € 50,-- aan het hoofd C.A..

9. De subkassier is verantwoordelijk voor kasverschillen. Hij/Zij heeft de plicht per omgaande en tezamen met het afdelingshoofd de oorzaken te analyseren, die tot de verschillen hebben geleid en de nodige maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen. Een verslag van analyse en genomen maatregelen gaat naar het hoofd C.A. Bij verschillen groter dan € 500,-- en bij herhaalde verschillen bij dezelfde kas van meer dan € 100,-- wordt door deze het college van burgemeester en wethouders van deze kasverschillen onmiddellijk in kennis gesteld.

10. De subkassier mag zonder toestemming van het college van burgemeester en wethouders geen andere kassen onder zijn berusting hebben dan waartoe hij/zij is aangewezen. De toevertrouwde contanten en geldswaarden, waarvoor hij als subkassier is aangewezen, worden afgescheiden van de privé-middelen bewaard.

11. De wekelijkse kasstaten, alsmede de maandelijkse mutatieoverzichten van geldswaarden worden door de kassier gecontroleerd, alvorens deze door de grootboekadministratie worden verwerkt.

1. Contant geldverkeer dient uit oogpunt van veiligheid en ter vermijding van administratieve handelingen zoveel mogelijk te worden beperkt.

2. Het hoofd C.A. is verantwoordelijk voor het doorvoeren binnen de beschikbare kaders van alternatieven voor contant geldverkeer. Te denken valt aan pin- en chipbetalingen.

3. Anderzijds dient uit oogpunt van dienstbaarheid aan klanten de mogelijkheid tot contant geldverkeer geboden te worden, voor zover de gewenste klantvriendelijkheid dat noodzakelijk maakt. Ook de mogelijkheden voor pin- en chipbetalingen behoren tot een klantvriendelijke dienstverlening.

1. Door budgethouders danwel door de medewerkers debiteurenadministratie worden opdrachten tot inning van inkomsten geregistreerd in de debiteurenadministratie, met o.a. vermelding van de uiterste vervaldatum. Deze registratie dient on-line beschikbaar te zijn voor kassier / subkassiers voor raadpleging.

2. Voor in contanten, dan wel in andere geldswaarden ontvangen bedragen, verleent de subkassier een schriftelijke kwijting. (kassabon, kwitantie, pincodebon, etc.) Het afgeven van kwijtingsbewijzen in blanco en/of door middel van een handtekeningstempel is niet toegestaan.

3. Een betalingsontvangst in contanten tegen deugdelijke kwijting vindt eerst plaats, nadat is vastgesteld dat de persoonsgegevens van de betaler (schuldenaar) in overeenstemming zijn bevonden met de gegevens van de inningsopdracht. Kwitanties worden door de Kassier ontwikkeld en zodanig van kenmerken voorzien dat een volledige controle op eenduidig gebruik mogelijk is. De kassier verstrekt op verzoek van de subkassier kwitanties.

4. Contant ontvangen bedragen worden door de medewerkers debiteurenadministratie in die registratie afgeboekt aan de hand van de kasstaten. In de kasstaten dienen daartoe de noodzakelijke gegevens te worden opgenomen.

5. Ontvangen bedragen waarvoor geen inningsopdracht is ontvangen, worden gespecificeerd opgenomen op de kasstaat, die vervolgens naar de afdeling C.A. gaat. De afdeling C.A. verzorgt de verdere afhandeling richting budgethouder.

6. Via controle op de wekelijkse kasstaten houdt de kassier toezicht op de afwikkeling van de in lid 3 van dit artikel bedoelde ontvangsten. Bij afwijkingen informeert hij het hoofd C.A.

1. Opdrachten tot contante uitbetaling via de subkas dienen te verlopen binnen de daartoe afgesproken procedures (budgethoudersregeling en crediteurenadministratie) en te worden afgegeven door daartoe via mandaatbesluit bevoegde personen.

2. De subkassier draagt zorg voor tekening voor ontvangst door de ontvanger.

3. Contante uitbetalingen worden geregistreerd via de kasstaat. De door de budgethouder getekende opdrachten, welke tevens voor ontvangst zijn getekend door de ontvanger worden toegevoegd aan de kasstaat en gaan vervolgens naar de kassier resp. grootboekadministratie. De kassier controleert de juiste en tijdige afwikkeling van de betalingsopdracht en de noodzaak tot contante betaling. Hij stelt de hoofd C.A. op de hoogte van eventueel geconstateerde onjuistheden, alsmede van de in verband daarmee uit te voeren correcties.

4. Betalingsopdrachten inzake contante betaling die niet binnen 10 werkdagen ná de datum van betaalbaar stellen zijn afgewikkeld, worden, nadat zij ongeldig zijn gemaakt, terug in handen gesteld van de budgethouder/opdrachtgever.

1. De kassier geeft aan het college van burgemeester en wethouders en aan het hoofd C.A. alle inlichtingen, welke zij ter zake van de kassierswerkzaamheden verlangen.

2. Bij de uitoefening van hun op grond van een (wettelijk-) voorschrift opgedragen taak wordt aan de daartoe aangewezen personen en/of instellingen die inlichtingen verstrekt, welke nodig zijn voor de uitoefening van de hen opgedragen taak.