Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR341291
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR341291/1
BESLUIT DOCUMENTAIR INFORMATIEBEHEER GEMEENTE SITTARD-GELEEN 2014
Geldend van 27-11-2014 t/m heden
Intitulé
BESLUIT DOCUMENTAIR INFORMATIEBEHEER GEMEENTE SITTARD-GELEEN 2014Burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen,
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Sittard-Geleen 2014,
besluiten
vast te stellen het Besluit Documentair informatiebeheer gemeente Sittard-Geleen 2014,zijnde voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
-
1. Dit besluit verstaat onder:
a.
de wet:
de Archiefwet 1995;
b.
de regeling:
de Archiefregeling;
c.
archiefverordening:
de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 9 juli 2014;
d.
archiefbewaarplaats:
de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
e.
archivaris:
de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
f.
beheer van documenten:
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
g.
beheerder:
degenen die ingevolge artikel 3 van de verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
h.
beheereenheid:
een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel.
i.
documenten:
bescheiden zoals omschreven in artikel 1, onder c van de wet, waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat als bewijs of verantwoording van de activiteit te dienen;
j.
informatiebestand:
documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
k.
informatiesysteem:
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend, geraadpleegd en vernietigd;
l.
informatievoorziening:
het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie;
-
2. Hoofdstuk 3 van de regeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, behalve waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk 2 De archiefbewaarplaats
Artikel 2
-
1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de Kapittelstraat 6 te Sittard.
-
2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat, bevinden.
Artikel 3
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende documenten en documentaire verzamelingen.
Artikel 4
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 5
-
1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 6
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 7
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheid voor de Informatievoorziening
Artikel 8
Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit de gemeentelijke organisatie van de gemeente Sittard-Geleen bedoeld met aan het hoofd de gemeentesecretaris.
Artikel 9
De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 10
De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
Hoofdstuk 4 Archiefvorming en -ordening
Productie van documenten
Artikel 11
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 12
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 13
De gemeentesecretaris draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 14
Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een kopie bewaard die identiek is aan het verzonden document.
Identificering van de documenten
Artikel 15
-
1. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:
- ·
wanneer het document is ontvangen of opgemaakt;
- ·
wie de afzender of vervaardiger is;
- ·
op welke taak het document betrekking heeft;
- ·
wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn;
- ·
wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- ·
-
2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
-
3. Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 16
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 17
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Artikel 18
-
1. De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden. In deze inventaris worden de informatiebestanden beschreven en in verband gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
-
2. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:
- ·
een beschrijving van het bestand;
- ·
van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen;
- ·
het betreffende werkproces;
- ·
begin- en einddatum en indien van toepassing;
- ·
de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
- ·
-
3. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
-
4. De vakafdeling doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie van documenten en informatiebestanden als bedoeld in het eerste lid. Ook in geval van migratie doet de vakafdeling hiervan opgave.
-
5. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van het in het vierde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
- a.
de afdeling waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
- b.
de afdeling waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;
- c.
het team A&D en de unit DIV.
- a.
Artikel 19
Uit de in het vorige artikel beschreven overzicht blijkt te allen tijde waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Hoofdstuk 5 Beheer van documenten
Bewaring van documenten
Artikel 20
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 21
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan.
Artikel 22
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris hebbende gehoord.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 23
De gemeentesecretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 24
-
1. De gemeentesecretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan.
-
2. Raadpleging en uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid. Bij andere functionarissen alleen na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris, of van degene(n) die daartoe gemandateerd zijn.
Artikel 25
De gemeentesecretaris ziet er op toe dat geen document uit de informatiebestanden worden verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 26
-
1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
-
2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, zijn, behoudens toestemming van burgemeester en wethouders, slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
-
3. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen, aan degenen aan wie uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlening van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
-
4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
Vervanging van informatie
Artikel 27
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 28
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Artikel 29
Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 32 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van de gemeentesecretaris, eventueel voorzien van advies van de archivaris.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 30
-
1. De gemeentesecretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
-
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
-
3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 18 van dit besluit bedoelde overzicht.
Artikel 31
-
1. De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.
-
2. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van documenten
Artikel 32
-
1. Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
-
2. Ten aanzien van het tijdstip, de wijze en de vorm van overbrenging van documenten en informatiebestanden, overlegt de gemeentesecretaris met de gemeentearchivaris.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 33
Het Besluit Informatiebeheer gemeente Sittard-Geleen 2007 wordt ingetrokken.
Artikel 34
Dit besluit wordt aangehaald als het Besluit Documentair informatiebeheer gemeente Sittard-Geleen 2014.
Ondertekening
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen van 07-10-2014.
Burgemeester en Wethouders van Sittard-Geleen,
Memorie van toelichting bij Besluit Documentair informatiebeheer gemeente Sittard-Geleen 2014
Dit Besluit Documentair informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2014. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op analoge (papieren) documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten.
Dit besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en archiefordening en het beheer van documenten. met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen in de vorm van digitaal vastgelegde documenten en informatiebestanden. Het Besluit Documentair informatiebeer is aangepast aan de Archiefregeling.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1, eerste lid
Sub e en f
Ten aanzien van de begrippen documenten en archiefbescheiden kan ter verduidelijking het volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met papieren documenten. Maar naast de “klassieke” papieren documenten vallen nadrukkelijk ook digitale documenten en digitale informatiebestanden onder de werking van de wet. Zowel het begrip document (tekstbestanden) als registraties (andere gegevensbestanden) dienen gerelateerd te worden aan het archiefrechterlijk begrip documenten.
Diverse definities van documenten:
- ·
Archiefwet: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- ·
Internationale norm NEN-ISO 15489-1 Informatie en documentatie - Archiefbeheer (ISO 15489-1: 2001, IDT) en ook van toepassing op digitaal vastgelegde documenten en bestanden: vastgelegde informatie die, of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld;
- ·
Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) wordt het begrip document als informatieobject omschreven: een informatieobject is een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, e-mail bericht (met bijlagen), (zaak) dossier, internetsite (of een deel ervan), foto/afbeelding, geluidopname, blog enz.” (Bron: NEN 2082).
Sub h en i
De definities voor de begrippen Informatiebestand en informatievoorziening zijn vooral
opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
Artikel 1, tweede lid
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden.
Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale documenten en informatiebestanden.
Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Het is vooraf niet altijd duidelijk welke documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor waar nodig in dit besluit, uitzonderingen gemaakt. Vooral in artikel 18 van dit besluit.
Artikel 4
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentearchivaris.
Artikel 5
De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 6
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Artikel 12
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 13
De opstelling van de procedures wordt aan de gemeentesecretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de hiërarchisch verantwoordelijken van de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 15
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
Artikel 17
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Artikel 18
Deze artikelen hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 18, vierde tot en met vijfde lid
Met de bepalingen in lid 4 en 5 van dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat documenten op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de leesapparatuur of de drager. Hierbij dient niet alleen aandacht te zijn voor het documentmanagementsysteem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige documenten bevatten.
Als er geen verantwoordelijk organisatieonderdeel meer is, zorgt het team A&D ervoor dat de conversie en migratie wordt uitgevoerd. Ook dan zullen er financiële middelen beschikbaar moeten komen. De identificatie van dergelijke informatiebestanden zal gemeenschappelijke inspanning vereisen van het team A&D en de unit DIV informatievoorziening. Het team A&D kan uiteraard niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de informatiebestanden.
Artikel 21
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling. Deze regeling stelt vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 23
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 25
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 26
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 27 en 28
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
Artikel 30
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 31
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 32
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl