Aanbestedingsprotocol Gemeente Sittard-Geleen 2010

5.1 Het bureau inkoopservices brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over inkopen en aanbestedingen.

5.2 Het bureau inkoopservices brengt advies uit ten aanzien van:

• a.

  Een melding van een opdracht zoals bedoeld in artikel 13 lid 1 van dit protocol.

• b.

  Het voldoen van de aanbestedingsdocumenten aan de uitgangspunten van het inkoopbeleid en de regels van het aanbestedingsprotocol;

• c.

  De te voeren inkoopstrategie;

• d.

  De wijze van aanbesteden;

• e.

  Het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.

5.3 Van de adviezen zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het bevoegde afdelingshoofd. Voorstellen daartoe aan het bevoegde afdelingshoofd, gaan vergezeld van een advies van het bureau inkoopservices.

5.4 Het bureau inkoopservices adviseert het college van B&W over de verzoeken aan het college zoals bedoeld in artikel 2 lid 7 van dit protocol.

5.5 Het bureau inkoopservices analyseert de inkooppakketten van de organisatie en identificeert op basis van deze analyse besparings- en/of verbeterpotentieel.

5.6 Op basis van deze identificatie van het besparings- en/of verbeterpotentieel doet het bureau inkoopservices voorstellen aan organisatieonderdelen inzake te behalen besparingen of te realiseren verbeteringen door de organisatieonderdelen.

5.7 Het bureau inkoopservices ondersteunt organisatieonderdelen bij het inkopen c.q. aanbesteden.

5.8 Het bureau inkoopservices wijst de beschikbare inkoopondersteuning toe op basis van de ontvangen verzoeken tot ondersteuning. Daarbij is de volgorde van ontvangst van de verzoeken bepalend voor de toewijzing van de ondersteuning.

5.9 Het is de verantwoordelijkheid van het organisatieonderdeel dat ondersteuning wenst om dit zo vroeg mogelijk te melden zodat de gevraagde ondersteuning gepland en geleverd kan worden.

5.10 Het monitoren van de uitvoering door het maken van managementrapportages aan de hand van de ontvangen meldformulieren (artikel 13) en de ontvangen verantwoordingsformulieren (artikel 15). Maandelijks worden een aantal rapportages ter beschikking gesteld aan o.a. het afdelingshoofd IS. Het betreft de volgende rapportages:

• -

  afwijkingen (art. 2.6 en 2.7);

• -

  Meldingen > € 5.000,- < € 10.000,-, dit is een tijdelijke maatregel tot 31-12-2010; - Meldingen > € 10.000,- (art. 13);

• -

  Verantwoordingsformulier (art. 15).

6.1 Voor het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure moet de opdrachtwaarde (exclusief BTW) geraamd worden overeenkomstig de bepaling van artikel 9 BAO.

6.2 Voor een gemengde opdracht (leveringen en/of diensten en/of werken) bepaald dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst of levering.

6.3 Op basis van de overeenkomstig lid 1 van dit artikel geraamde opdrachtwaarde dient de navolgende aanbestedingsprocedure gevolgd te worden:

Werken

Leveringen & diensten

6.4 Bij onderhandse aanbestedingen wordt minimaal een bedrijf uit de gemeente Sittard-Geleen uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven in de gemeente Sittard-Geleen gevestigd zijn die aan de gestelde geschiktheidseisen kunnen voldoen.

6.5 Kan aan lid 4 van dit artikel niet worden voldaan, dan wordt daarvan met opgave van redenen melding gemaakt in het inkoopdossier.

6.6 Het is toegestaan in percelen aan te besteden met toepassing van de voor het totaal van deze percelen bepaalde aanbestedingsprocedure.

6.7 Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een bedrijf uit de gemeente Sittard-Geleen uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de gemeente Sittard-Geleen gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheidseisen kan voldoen.

6.8 In de navolgende gevallen is het toegestaan om - met inachtneming van artikel 6.7 - een opdracht enkelvoudig aan te besteden:

• a.

  wanneer, in het kader van een openbare aanbesteding, een aanbesteding met voorafgaande selectie of een onderhandse procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of aanmeldingen tot deelname zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd.

• b.

  wanneer een overheidsopdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd.

• c.

  wegens redenen van dwingende spoed, als gevolg van gebeurtenissen die niet konden worden voorzien en die niet aan de gemeente Sittard-Geleen toe te rekenen zijn.

6.9 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor leveringen enkelvoudig aan te besteden:

voor door de oorspronkelijke leverancier te verrichten aanvullende leveringen die:

• a.

  bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of;

• b.

  voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties,

wanneer verandering van leverancier de gemeente Sittard-Geleen ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar en het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

6.10 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor werken of diensten enkelvoudig aan te besteden:

voor aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in een oorspronkelijk gegunde opdracht waren opgenomen en die technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden uitgevoerd, onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

1ste de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden;

2de de gunning geschiedt aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, en;

3 de het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

10.1 De gemeente Sittard-Geleen kan de integriteit van gegadigden toetsen.

10.2 Bij nationale en Europese aanbestedingen is deze integriteitstoets verplicht.

10.3 Bij enkelvoudige en onderhandse aanbestedingen wordt de integriteit van gegadigden enkel getoetst indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht.

10.4 Een gegadigde kan zijn integriteit aantonen door het overleggen van een Verklaring omtrent het gedrag voor Rechtspersonen, die wordt afgegeven door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie. De integriteit van een gegadigde kan op geen andere wijze worden getoetst of aangetoond.

10.5 De Gemeente Sittard-Geleen sluit een gegadigde die geen integriteitsverklaring zoals genoemd in lid 4 van dit artikel kan overleggen, uit van verdere deelname aan een aanbesteding.

10.6 Het college van burgemeester en wethouders kan in geval van een dwingende reden van algemeen belang besluiten geen integriteitstoets toe te passen in de aanbestedingsprocedures zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel.

11.1 De publicatie van de aankondiging van een openbare aanbesteding al dan niet met voorafgaande selectie (Nationaal én Europees) dient altijd te worden geplaatst op de gemeentelijke internetpagina én op www.aanbestedingskalender.nl.

11.2 De aanbestedingsdocumenten worden zoveel als mogelijk digitaal ter beschikking gesteld aan gegadigden door plaatsing van de documenten op www.aanbestedingskalender.nl.

12.1 Bij een niet-openbare aanbesteding (aanbesteding met voorafgaande selectie) wordt van het voornemen tot selectie een mededeling gedaan aan alle gegadigden. Deze mededeling bevat een motivering van de reden(en) waarom gegadigde(n) niet wordt c.q. worden geselecteerd.

12.2 Bij een openbare aanbesteding wordt van het voornemen tot gunning een mededeling gedaan aan alle inschrijvers. Deze mededeling bevat een motivering van de reden(en) waarom de opdracht niet wordt gegund aan de(ze) inschrijver(s).

12.3 De Gemeente Sittard-Geleen gaat bij een niet-openbare procedure niet verder met de inschrijffase en sluit bij een openbare procedure niet eerder een overeenkomst dan nadat een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van de in lid 1 en lid 2 van dit artikel bedoelde mededeling is verstreken.

12.4 Een gegadigde die niet voor selectie tot de inschrijffase of een inschrijver die niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt, kan tijdens de in lid 3 van dit artikel genoemde periode bezwaar maken tegen het voornemen de gegadigde niet uit te nodigen tot inschrijving respectievelijk tegen het voornemen de inschrijver de opdracht niet te gunnen.

13.1 De aanbesteding van een overeenkomst met een geraamde waarde groter dan € 10.000 moet voorafgaand aan de aanbesteding gemeld worden bij het bureau inkoopservices door het invullen van het meldformulier (bijlage 2).

13.2 De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde manager is verantwoordelijk voor het juist invullen van het meldformulier.

13.3 Het bureau inkoopservices geeft uiterlijk binnen 5 werkdagen na ontvangst van de melding zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel, een inkoopadvies zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 sub a t/m d van dit protocol.

13.4 Op dit advies is artikel 5 lid 3 van dit protocol van toepassing.

14.1 Van een aanbesteding wordt een inkoopdossier bijgehouden.

14.2 De inhoud van een inkoopdossier is in bijlage 1 van dit protocol vastgelegd.

14.3 De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde manager is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier.

15.1 Iedere aanbesteding wordt afgesloten met het invullen het verantwoordingsformulier zoals dit door het college van B&W is vastgesteld (bijlage 2).

15.2 De tot het sluiten van de overeenkomst gevolmachtigde manager is verantwoordelijk voor het juist en volledig invullen van dit formulier.

16.1 Het college van B&W kan nadere regels opstellen terzake het administreren van aangegane overeenkomsten.

16.2 De voor een aanbesteding verantwoordelijke manager is verantwoordelijk voor het laten registreren van de overeenkomst die uit de aanbesteding voortvloeit.

17.1 Iedere manager is verantwoordelijk voor de juiste en volledige opgave van de onder eigen verantwoordelijkheid uitgevoerde aanbestedingen in de periodieke managementrapportages overeenkomstig de geldende richtlijnen voor het opstellen van managementrapportages.

17.2 De voor de aanbesteding verantwoordelijke manager stelt het in artikel 14 van dit protocol bedoelde inkoopdossier in het kader van een interne controle/audit of een accountantscontrole, op verzoek beschikbaar.

17.3 De voor de aanbesteding verantwoordelijke manager verstrekt alle gevraagde informatie en gegevens in het kader van een controle zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel.

18.1 Het college past dit protocol aan indien dit op grond van nieuwe jurisprudentie, wet- of regelgeving noodzakelijk is.

18.2 Het college past dit protocol aan indien dit op grond van een evaluatie van het inkoopbeleid of aanbestedingsprotocol gewenst is.

18.3 Het college informeert de hiervoor aangewezen commissie over aanpassingen van het aanbestedingsprotocol.