Regeling vervallen per 01-01-2020

Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

Geldend van 29-03-2018 t/m 31-12-2019

Intitulé

Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Medewerker:

    de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1, sub a van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Sittard-Geleen, alsmede de persoon die anderszins in dienst van de gemeente Sittard-Geleen werkzaamheden verricht.

  • b.

    Rechtspositionele besluiten:

    alle besluiten die op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Sittard-Geleen of andere wettelijke regelingen ten aanzien van de rechtspositie van een medewerker kunnen worden genomen, met uitzondering van aanstellingsbesluiten, ontslagbesluiten en (voorgenomen) besluiten betreffende disciplinaire maatregelen.

  • c.

    ICT-middelen:

    alle huidige en toekomstige elektronische communicatiefaciliteiten en ICT-apparatuur.

  • d.

    Elektronisch verzenden:

    versturen door middel van ICT-middelen van een signaal dat de medewerker een rechtspositioneel besluit in een beveiligde omgeving, bij voorkeur via het eigen portal, kan inzien en/of downloaden.

  • e.

    Het college:

    Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen.

Artikel 2 Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

  • 1. Rechtspositionele besluiten door of namens het college, met uitzondering van de besluiten genoemd in artikel 1 sub b van deze regeling, worden elektronisch verzonden.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de medewerkers een eigen, gemeentelijk e-mailadres ter beschikking hebben en/of krijgen.

  • 3. Het college treft beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

  • 4. Het college treft beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking.

Artikel 3 Onvoorziene gevallen

In afwijking van artikel 2, lid 1 kunnen rechtspositionele besluiten in onvoorziene gevallen en/of in bijzondere omstandigheden, zo mogelijk op verzoek van de medewerker, ook anderszins worden verzonden door of namens het college.

Medewerkers die aangeven dat zij de besluiten eveneens schriftelijk wensen te ontvangen, krijgen deze tevens per post toegezonden.

Bovendien bestaat de mogelijkheid om groepen van medewerkers uit te zonderen en schriftelijk te berichten.

Artikel 4 Slotbepalingen

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten” en treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 5 december 2017

Burgemeester en Wethouders van Sittard-Geleen,
De Burgemeester,
drs. G.J.M.Cox
De secretaris,
mr. G.J. C.Kusters

Toelichting bij de Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

Wettelijke basis voor deze regeling is artikel 125, eerste lid, onderdeel n, juncto lid 2 van de Ambtenarenwet.

Het aanstellings- en ontslagbesluit en het (voorgenomen) besluit betreffende disciplinaire maatregelen zijn van elektronische verzending uitgesloten omdat de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Sittard-Geleen voor die besluiten expliciet bepaalt dat die op schrift moeten.

De gemeente zorgt dat er voldoende voorzieningen zijn voor alle medewerkers, ook die zonder werkcomputer, om van digitaal verzonden besluiten kennis te nemen.

Gebruikers van het e-HRM webportaal Youforce kunnen zelf aangeven of zij via hun zakelijk of privé emailadres berichten willen ontvangen.

Standaard is het zakelijk e-mailadres ingesteld. Iedere medewerker kan zelf een privé e-mailadres instellen.

De medewerker krijgt per e-mail een signalering dat hij via zijn eigen portal (met wachtwoord) kennis kan nemen van een rechtspositioneel besluit, waarna hij in deze beveiligde omgeving het besluit kan inzien en / of downloaden.

De toezending per e-mail geldt als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), ook al is geen sprake van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er op het internet of intranet een besluit in te zien en te downloaden valt.

Op grond van artikel 2:17 lid 1 van de Awb geldt als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is verzonden het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde. Dit laatste is van belang voor de termijn waarbinnen bezwaar kan worden gemaakt tegen het besluit

Toelichting bij de artikelen

Artikel 1. Art. 1 sub b vermeldt de besluiten die uitgesloten zijn van het elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten.

Artikel 2. Lid 1 maakt dat een medewerker met een eigen gemeentelijk e-mailadres niet kan weigeren om een rechtspositioneel besluit elektronisch toegezonden te krijgen. Het betekent echter niet dat alle rechtspositionele besluiten alleen maar elektronisch kunnen worden toegezonden.

Artikel 3. Wanneer bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken kunnen rechtspositionele besluiten, zo mogelijk op verzoek van de medewerker, op een andere wijze worden verzonden, bijvoorbeeld bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker waarvan geen privé e-mailadres bekend is.

Tevens kunnen medewerkers verzoeken de besluiten eveneens per post toegezonden te krijgen.