Regeling vervallen per 27-12-2013

Archief- en documentatieverordening 2004

Geldend van 01-07-2004 t/m 26-12-2013 met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2004

Intitulé

Archief- en documentatieverordening 2004

De Raad van de gemeente Sliedrecht;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 juni 2004;

gelet op artikel 30, eerste lid, artikel 31 en artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

besluit:

vast te stellen de volgende:

ARCHIEF- EN DOCUMENTATIEVERORDENING 2004

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • 1.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • 2.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b van de wet voor zover behorende tot de gemeente;

  • 3.

    de archiefbewaarplaats: een, ingevolge artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • 4.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • 5.

    een archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden en documentatie in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de wet;

  • 6.

    de beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • 7.

    beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

  • 8.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

  • 1. Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen het Stadsarchief Dordrecht, gelegen aan het Stek 13 te Dordrecht.

  • 2. De archiefbewaarplaats wordt beheerd door de archivaris.

Hoofdstuk III De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en documentatie

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor:

  • 1.

    de archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen.

  • 2.

    het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2 van deze verordening, alsmede van de archiefruimten overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 5

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het college van burgemeester en wethouders stelt, met in achtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet is bepaald, voorschriften vast voor het beheer van:

  • 1.

    de archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen, welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht (het besluit informatiebeheer).

  • 2.

    de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentatie (het besluit gemeentelijke archiefbewaarplaats).

Artikel 9

Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet en legt daarbij de verslagen over die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in artikel 15 van deze verordening.

Hoofdstuk IV Het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

Artikel 10

De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door aan het Stadsarchief Dordrecht verbonden ambtenaren in het bezit van een diploma archivistiek.

Artikel 12

  • 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die hem vervangt of bijstaat alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede indien hij hiertoe aanleiding vindt aan het college van burgemeester en wethouders en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college van burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 16

De archiefverordening van de gemeente Sliedrecht van 18 december 2000 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze verordening heeft terugwerkende kracht en treedt in werking met ingang van 1 juli 2004.

Artikel 18

Deze verordening wordt aangehaald als Archief- en documentatieverordening 2004.

Vastgesteld in de openbare vergadering

van de raad der gemeente Sliedrecht op

28 juni 2004

De griffier, De voorzitter,