ORGANISATIEBESLUIT SMALLINGERLAND 2011

Artikel 1

De structuur van de ambtelijke organisatie

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente Smallingerland is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met afdelingen. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de gemeentesecretaris, als algemeen directeur, aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. De organisatie als totaal wordt aangestuurd door het Directieteam, samengesteld uit de algemeen directeur aangevuld met één of meerdere directeuren, die onderling de taken en aandachtsvelden verdelen. Afdelingen staan onder leiding van een afdelingshoofd.

• 2.

  Het college stelt de organisatorische hoofdstructuur vast.

• 3.

  De algemeen directeur besluit, naar aanleiding van een door het college genomen besluit met betrekking tot projectorganisatie, tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid dat meerdere organisatorische eenheden aan gaat. Het beheer van zo'n verband wordt opgedragen aan een door de algemeen directeur aan te wijzen projectleider.

Artikel 2

Algemeen beheer

• 1.

  Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college.

• 2.

  Het college kan nadere regels stellen ten aanzien van de ambtelijke organisatie.

Artikel 3

Benoeming, ontslag en vervanging

• 1.

  De directeuren, de afdelingshoofden, alsmede de Commandant brandweer worden benoemd en ontslagen door het college, op voordracht van de gemeentesecretaris.

• 2.

  Het college stelt nadere regels omtrent de benoeming van de overige medewerkers.

• 3.

  Het college wijst, op voordracht van de gemeentesecretaris, loco-secretarissen aan die, in een vast te stellen volgorde, de gemeentesecretaris vervangen bij diens afwezigheid.

• 4.

  De algemeen directeur kan voor elk afdelingshoofd op voorstel van het afdelingshoofd, een plaatsvervanger aanwijzen.

Artikel 4

Instructie gemeentesecretaris

Het college stelt een afzonderlijke instructie voor de gemeentesecretaris vast.

Artikel 5

Verantwoordelijkheid algemeen directeur

Met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het college is de algemeen directeur eindverantwoordelijk voor:

• 1.

  het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie als totaal;

• 2.

  een goede kwaliteit en het adequaat functioneren van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• 3.

  een goede kwaliteit van de ambtelijke advisering aan en ondersteuning van bestuursorganen;

• 4.

  een goede bewaking van de planning van producten en activiteiten die voor de gemeentelijke organisatie als geheel van belang zijn;

• 5.

  een goed gecoördineerd en geïntegreerd handelen vanuit de onderscheiden organisatieonderdelen;

• 6.

  het doelmatig functioneren van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6

Verantwoordelijkheid Directieteam

Als afgeleide van en met inachtneming van de verantwoordelijkheden van de algemeen directeur is het Directieteam verantwoordelijk voor:

• 1.

  coördinatie en eindverantwoordelijkheid voor voorbereiding en uitvoering van het (totale) gemeentelijke beleid; bewaken van samenhang, prioriteitsstellingen en uitwerkingsrichting;

• 2.

  bevorderen en uitzetten van strategische (afdelingsoverstijgende) lijnen;

• 3.

  eindadvisering richting bestuur; doorvertalen van bestuurlijke besluiten en opvattingen in opdrachten naar de gemeentelijke organisatie;

• 4.

  (eenheid in) gemeentelijke bedrijfsvoering (personeelsbeleid en –uitvoering, informatie en automatiseringsbeleid, financieel beleid en beheer, planning en control, administratieve organisatie);

• 5.

  leiding geven aan de totale organisatie.

Artikel 7

Verantwoordelijkheid afdelingshoofd

• 1.

  Met inachtneming van de verantwoordelijkheden van het Directieteam is een afdelingshoofd verantwoordelijk voor:

  • a.

    het dagelijks beheer en de leiding van de afdeling;

  • b.

    een goede kwaliteit van de door de afdeling uit te brengen adviezen en overige producten;

  • c.

    het op effectieve en efficiënte wijze realiseren van de door of namens het betuur vastgestelde omvang en kwaliteit van de dienstverlening, de levering van de opgedragen producten en de verantwoordelijkheden voor de daartoe ter beschikking gestelde middelen;

  • d.

    een goede voorbereiding, coördinatie, voortgang, behandeling en juiste afdoening en uitvoering van taken en activiteiten binnen de afdeling;

  • e.

    de zorg voor een goede vakinhoudelijke en integrale advisering met betrekking tot het taakgebied van de afdeling aan bestuursorganen;

  • f.

    een goede informatie-uitwisseling tussen medewerkers en management en bestuur;

  • g.

    goed overleg met andere afdelingen ten behoeve van een geïntegreerde beleidsvoorbereiding en –uitvoering;

  • h.

    regelmatig werkoverleg met de medewerkers.

• 2.

  Over de dagelijkse en strategische aspecten van de beleidsvoering heeft het afdelingshoofd regelmatig overleg met de portefeuillehouder.

Artikel 8

Concerncontroller

De algemeen directeur wijst een concerncontroller aan. Deze is, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van het Directieteam, meer specifiek verantwoordelijk voor:

• a.

  het sturen, initiëren en stimuleren van de verdere ontwikkeling van een integraal beleids- en beheersinstrumentarium;

• b.

  de sturing en coördinatie bij het opstellen, bewaken en verantwoorden van het gemeentelijk beleidsplan, werkplannen en budgetten en de beoordeling/analyse van resultaten;

• c.

  het toezicht op de totstandkoming van periodieke rapportages en analyses, de coördinatie van budgetterings- en planningscycli;

• d.

  de optimalisering van de administratieve organisatie en de informatievoorziening;

• e.

  de beoordeling van investeringsprojecten;

• f.

  het uitvoeren van bedrijfseconomische onderzoeken.

Artikel 9

Verantwoording en rapportage

• 1.

  Het directieteam legt periodiek verantwoording af aan het college door middel van het uitbrengen van rapportages.

• 2.

  Het college kan nadere regels vaststellen omtrent de inrichting van deze rapportages.

• 3.

  Afdelingshoofden leggen aan het Directieteam verantwoording af over het door hen gevoerde dagelijks beheer door het uitbrengen van rapportages.

Artikel 10

Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 november 2011.

• 2.

  De Organisatieverordening Smallingerland 2000, zoals vastgesteld door de raad op 3 oktober 2000, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

• 3.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Smallingerland.