Regeling vervallen per 01-01-2023

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020

Geldend van 01-09-2020 t/m 31-12-2022

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020

De raad van de gemeente Son en Breugel;

gezien het voorstel van de voorzitter en de griffier van de raad van de gemeente Son en Breugel d.d. 11 augustus 2020, bijlage nr.: 38 – 2020;

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

B E S L U I T :

  • 1.

    Vast te stellen de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020.

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

  • 1.

    In deze verordening wordt verstaan onder:

  • •

    ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

  • •

    bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie.

  • 2.

    In deze verordening wordt met een raadslid gelijkgesteld het (plaatsvervangend) lid van een raadscommissie dat geen raadslid is en dat in handen van de raadsvoorzitter de eed of belofte heeft afgelegd.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2. Verzoek om informatie

  • 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2.

    De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

  • 3.

    Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist en meldt dit aan de griffier.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

  • 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2.

    De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffie, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde ambtelijke bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

  • 3.

    De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a.

    Naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    Dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.

  • 4.

    Indien de bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit schriftelijk, met redenen omkleed, mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 5.

    Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

  • 2.

    Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoek om ambtelijke bijstand

Als het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe tot de griffier.

Paragraaf 3: Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

  • 1.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2007, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel. Deze bedragen worden jaarlijks door de raad vastgesteld als onderdeel van de gemeentebegroting.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a.

    bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b.

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10 Reserve

  • 1.

    De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8.

  • 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 11 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 11 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

  • 1.

    Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad schriftelijk verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning.

  • 2.

    De raad stelt aan de hand van de verantwoording als bedoeld in het eerste lid van dit artikel en met inachtneming van het bepaalde in deze verordening over de bestedings-wijze de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar conform het bepaalde in deze verordening uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve;

    • d.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 12

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op 1 september 2020.

  • 2.

    Op dat tijdstip vervalt de Regeling ambtelijke bijstand, vastgesteld bij raadsbesluit van 3 april 2003.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 27 augustus 2020

DE RAAD VOORNOEMD,

de griffier, de voorzitter,

Frans den Hengst Hans Gaillard

Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2020

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsadviseur of com-missiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de Gemeentewet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de Gemeentewet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2 Verzoek om informatie

Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek om informatie gericht aan een ambtenaar als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a. of b. betreft.

Artikelen 3 en 4. Verzoek om bijstand en geschil over verleende ambtelijke bijstand.

Verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffie de verzochte ondersteuning niet kan leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. In de praktijk wordt doorgaans een informele oplossing gekozen wanneer dergelijke vraagstukken zich voordoen.

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, zal de griffier in overleg treden met de secretaris als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan kan de burgemeester ook hier een bemiddelende rol spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand.

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie tot de griffier wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar, via tussenkomst van de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke voor de organisatie, hierop aan te spreken.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. Tot nu toe heeft de gemeenteraad afgezien van het vaststellen van een variabel deel per raadszetel.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 10. Reserve

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Uit de schriftelijke verantwoording kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Artikel 12. Slotbepaling

Dit artikel behoeft geen toelichting.