Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR8093
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR8093/1
Regeling vervallen per 29-11-2012
Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2008
Geldend van 08-05-2008 t/m 28-11-2012 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2008
Intitulé
Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2008De raad van de gemeente Stadskanaal;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 4 april 2008, nr. R 6583;
besluit:
vast te stellen:
Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2008
1. Inleidende bepalingen
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
organisatieonderdeel:
-
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de algemeen directeur heeft;
- b.
administratie:
-
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Stadskanaal en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- c.
financiële administratie:
-
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Stadskanaal, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
het financiële beheer;
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- 5.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;
- 1.
- d.
administratieve organisatie:
-
het stelsel van organisatorische maatregelen, gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;
- e.
financieel beheer:
-
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Stadskanaal;
- f.
rechtmatigheid:
-
het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten;
- g.
doelmatigheid:
-
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
- h.
doeltreffendheid:
-
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
2. Begroting en verantwoording
Artikel 2 Programma-indeling
De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast, zoals bedoeld in artikel 8 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) .
Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de geraamde lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.
- 2.
Bij de begroting kan de raad besluiten, in zowel de begroting als de jaarstukken, extra paragrafen toe te voegen aan de verplicht gestelde paragrafen volgens het BBV. Een besluit tot het laten vervallen van deze niet-verplichte paragrafen, wordt eveneens door de raad genomen.
- 3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
- 4.
In de toelichting op de jaarrekening worden van de investeringen de substantiële afwijkingen ten opzichte van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.
- 5.
De toelichting op het overzicht van baten en lasten van de begroting bevat alle geraamde incidentele baten en lasten van € 100.000,00 of hoger.
- 6.
De toelichting op de jaarstukken bevat alle gerealiseerde incidentele baten en lasten van € 100.000,00 of hoger.
Artikel 4 Kaders ontwerp-begroting
Het college biedt voor 1 mei aan de raad een voorstel aan voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 31 mei vast.
Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
- 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.
- 2.
De nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
- 3.
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.
Artikel 6 Tussentijdse rapportage
- 1.
Het college informeert de raad door middel van de voorjaars- en najaarsnota tussentijds over de realisatie van de begroting en indien nodig voegt het college hierbij een voorstel voor wijziging van de begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
- 2.
De tussentijdse rapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:
- a.
de voorjaarsnota, omvattende minimaal de eerste drie maanden van het begrotingsjaar, uiterlijk 1 mei. De raad stelt de voorjaarsnota uiterlijk 31 mei van het begrotingsjaar vast.
- b.
de najaarsnota, omvattende minimaal de eerste acht maanden van het begrotingsjaar, uiterlijk 1 oktober. De raad stelt de najaarsnota uiterlijk 31 oktober van het begrotingsjaar vast.
- a.
- 3.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
- 4.
De rapportages gaan in op substantiële afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de baten als de investeringen, de geleverde goederen en diensten en op alle afwijkingen die van belang zijn voor de realisatie van de maatschappelijke effecten van de programma's.
3. Financieel beleid
Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota waardering en afschrijving vaste activa aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:
- a.
de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa;
- b.
de termijnen en methodieken voor afschrijving van vaste activa;
- c.
het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt.
Artikel 8 Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 9 Reserves en voorzieningen
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen;
- c.
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen;
- d.
de minimale omvang van de algemene reserve en van reserve grondexploitatie.
Artikel 10 Onderhoud openbare ruimte
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt voor wegen, riolering, water, openbaar groen en civiele kunstwerken in ieder geval:
- a.
het kader voor de inrichting van het onderhoud;
- b.
het beoogde onderhoudsniveau;
- c.
de normkostensystematiek;
- d.
het meerjarig budgettair beslag.
Artikel 11 Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten, alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
- 2.
De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.
Artikel 12 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
- 1.
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven, belastingen (inclusief leges), rechten en heffingen.
- 2.
Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen, de uitgifte van gronden en erfpachtcanons en overige gemeentelijke diensten. De raad stelt de nota vast.
- 3.
De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen, worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.
Artikel 13 Financieringsfunctie
- 1.
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting te kunnen uitvoeren;
- b.
het beheersen van de risico’s, verbonden aan de financieringsfunctie, zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
- c.
het zoveel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
- d.
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
- a.
- 2.
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
- a.
Het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met ten minste een single A-rating van één van de volgende erkende ratingbureaus: Moody's, Standard & Poor's of Fitch IBCA.
- b.
Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het eind van de looptijd in tact is.
- c.
Derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s.
- d.
Voor het aantrekken van financieringen voor langer dan één jaar, worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd.
- e.
Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.
- a.
- 3.
De raad kan, met uitzondering van de hierna genoemde waarborgfondsen, uitsluitend uit hoofde van de publieke taak besluiten tot het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties, anders dan genoemd in het tweede lid. Op verzoeken tot het aangaan van achtervangovereenkomsten voor leningen die geborgd zijn door de Stichting Waarborgfondsen Sociale Woningbouw, het Waarborgfonds Eigen Woningen, het Waarborgfonds voor de Zorgsector, het Waarborgfonds Kinderopvang of de Stichting Waarborgfonds Sport beslist het college.
- 4.
Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut. Het college zendt het besluit financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad.
4. Financieel beheer en interne controle
Artikel 14 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoort;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake de geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen;
- g.
het voldoen aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;
- h.
het verstrekken van de vereiste informatie aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Artikel 15 Interne controle
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Ten behoeve van de jaarlijkse interne toetsing stelt het college een intern controleplan vast. Het college biedt de raad het interne controleplan ter kennisneming aan. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 16 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
5. Financiële organisatie
Artikel 17 Financiële organisatie
- 1.
Het college draagt de zorg voor en legt vast:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.
- a.
Artikel 18 Inkoop en aanbesteding
Het college draagt zorg voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten.
Artikel 19 Verstrekking subsidies
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.
6. Slotbepalingen
Artikel 20 Inwerkingtreding
- 1.
De "Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2006", vastgesteld door de raad op 29 mei 2006, wordt ingetrokken.
- 2.
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2008, en is eveneens van toepassing op de jaarrekening 2007.
Artikel 21 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als "Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2008".
Ondertekening
BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN FINANCIEEL CONTROLLER
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;
gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);
besluiten;
vast te stellen een beschrijving van de werkzaamheden financieel controller.
Artikel 1 Doel functie
- 1.
De financieel controller is verantwoordelijk voor het proces planning & control conform de procesbeschrijving van het hoofdproces Planning & control uit het procesboek gemeente Stadskanaal.
- 2.
Het proces Planning & control heeft tot doel: het systematisch beheersen en besturen van de organisatie, waarbij gemeten productie en effecten worden gerelateerd aan de concrete doelen van de organisatie, verschillen worden geanalyseerd en gericht bijgestuurd.
Artikel 2 Plaats in de organisatie
- 1.
De financieel controller behoort organisatorisch tot de concernstaf.
- 2.
De functie is onverenigbaar met de functie van kassier, betalingsfiatteur en administrateur/comptabele.
- 3.
De financieel controller kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks tot Burgemeester en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de algemeen directeur hiervan in kennis heeft gesteld.
Artikel 3 Taken
- 1.
Het managementteam en/of Burgemeester en Wethouders voorstellen te doen ter bevordering van het doelmatig en rechtmatig beheer en doeltreffendheid van het beleid.
- 2.
Burgemeester en Wethouders voorstellen te doen tot het instellen van onderzoeken naar doelmatigheid en rechtmatigheid van beheer en doeltreffendheid van beleid. Hij doet dit niet voordat hij het managementteam hierover in kennis heeft gesteld.
- 3.
Het adviseren over het algemene financiële beleid.
- 4.
Het verstrekken van richtlijnen en uitgangspunten voor het samenstellen van de documenten van de begroting, tussenrapportages en de jaarstukken.
- 5.
Het, namens het college van Burgemeester en Wethouders, ondertekenen van betalings- en inningsopdrachten, nadat de administrateur/comtabele deze opdrachten voor akkoord heeft getekend.
Artikel 4 Algemene bepalingen
- 1.
Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 1.1.1: Financieel adviseur/controller.
- 2.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.
Artikel 5 Citeertitel
Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden financieel controller.
Artikel 6 Inwerking treden
Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.
Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.
De secretaris, De burgemeester,
BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN ADMINISTRATEUR/COMPTABELE
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;
gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);
besluiten;
vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden administrateur/comptabele, inhoudende:
Artikel 1 Doel functie
- 1.
De administrateur/comptabele is verantwoordelijk voor de organisatie en het doen bijhouden van de financiële administratie van de gemeente en voor de administraties in opdracht van derden conform de procesbeschrijving van het hoofdproces Financiële administratie uit het procesboek gemeente Stadskanaal. Onder de financiële administratie wordt in deze beschrijving de debiteuren-, crediteuren-, kassiersadministratie en de verwerking van de urenregistratie verstaan.
- 2.
De administrateur/comptabele ziet toe op naleving van de van toepassing zijnde wettelijke voorschriften en anderszins voorgeschreven richtlijnen binnen de gemeente Stadskanaal t.a.v. de financiële administratie.
Artikel 2 Plaats in de organisatie
- 1.
De administrateur/comptabele behoort organisatorisch tot de dienst gemeentebedrijf. De financieel controller is opdrachtgever voor de werkzaamheden zoals beschreven in deze beschrijving.
- 2.
De functie is onverenigbaar met de functie van kassier en van betalingsfiatteur.
- 3.
De administrateur/comptabele kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen, rechtstreeks tot Burgemeesters en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de financieel controller hiervan in kennis heeft gesteld. [ 'Burgemeesters' moet zijn 'Burgemeester' ]
Artikel 3 Taken
- 1.
De administrateur/comptabele draagt er zorg voor dat:
- a.
de financiële administratie regelmatig en tijdig wordt bijgewerkt;
- b.
de administratieve organisatie zodanig is dat kan worden voldaan aan de eisen van doelmatig en rechtmatig beheer;
- c.
de administratieve verantwoording volledig en juist is;
- d.
de innings- en betaalopdrachten in overeenstemming met de geldende procedures juist worden behandeld;
- e.
in geval van niet-tijdige betaling van aan de gemeente verschuldigde gelden tijdig de nodige wettelijke vervolgingsmaatregelen worden genomen.
- a.
- 2.
De administrateur/comptabele ondertekent na akkoordbevinding van de bijbehorende documentatie de innings- en betaalopdrachten en overhandigt deze vervolgens ter ondertekening (2e handtekening) aan de financieel controller.
- 3.
De administrateur/comptabele is verantwoordelijk voor een adequate informatievoorziening aan Burgemeester en Wethouders en de daarvoor in aanmerking komende functionarissen.
Artikel 4
- 1.
Voordat de ontvangen gegevens en stukken in de administratie worden vastgelegd, wordt door of onder verantwoordelijkheid van de administrateur/comptabele nagegaan of:
- a.
de financiële controle door de bevoegde functionarissen heeft plaatsgevonden;
- b.
de grootboekcoderingen zijn aangegeven conform de inrichting van de begroting en financiële administratie;
- c.
de besteding van de bij de begroting toegestane bedragen rechtmatig heeft plaatsgevonden, met inachtneming van gegeven voorschriften en gestelde voorwaarden voor de uitvoering van de begroting.
- a.
Artikel 5 Algemene bepalingen
- 1.
Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.0: Teamleider administratie.
- 2.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.
Artikel 6 Citeertitel
Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden administrateur/comptabele.
Artikel 7 Inwerking treden
Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.
Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.
De secretaris, De burgemeester,
BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN FACTUURCONTROLEUR
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;
gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);
besluiten;
vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden factuurcontroleur, inhoudende:
Artikel 1 Doel functie
1. Het toezien dat de ingestelde procedures, waarmee wordt gewaarborgd dat voor ontvangen goederen en diensten niet meer wordt betaald dan waartoe de gemeente ter nakoming van de gemaakte afspraken verplicht is, worden nageleefd.
Artikel 2 Plaats in de organisatie
- 1.
De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de administrateur/comptabele.
- 2.
De functie is onverenigbaar met de functie van kassier en van betalingsfiatteur.
- 3.
De werkzaamheden mogen niet het karakter van zelfcontrole hebben. De facturen betreffen geen goederen/diensten ter zake waarvan de controleur op andere wijze verantwoordelijkheid draagt.
Artikel 3 Taken
- 1.
De te beoordelen facturen worden als regel dagelijks ontvangen van de administrateur/comptabele of rechtstreeks van de budgetverantwoordelijke.
- 2.
Van de ontvangen facturen wordt nagegaan of:
- a.
het de originele factuur betreft;
- b.
de reeds ontvangen documentatie betreffende de facturen, zoals een bestel- en ontvangstbon, volledig is;
- c.
de ontvangen factuur en bijbehorende documentatie voorzien is van de benodigde fiatteringen van de daartoe bevoegde personen ((deel)budgethouder en/of goederenontvangst) en aantekeningen betreffende de bestelling en de levering;
- d.
de op de factuur opgenomen NAW-gegevens van degene die de levering heeft verricht in overeenstemming zijn met de besteldocumentatie;
- e.
de grootboekcoderingen zijn aangegeven conform de inrichting van de begroting en financiële administratie en overeenstemmen met de op de factuur voorkomende omschrijvingen.
- f.
de aangegane verplichting, indien vastgelegd, geheel of gedeeltelijk moet worden afgeboekt. Gegevens inzake nalevering c.q. nafacturering worden vastgelegd.
- g.
de berekeningen inzake aantallen en prijzen, de gehanteerde BTW percentages en de totaaltellingen juist zijn.
- h.
de aangegeven betaaldatum overeenstemt met de op de bestelbon overeengekomen betalingscondities c.q. de binnen de eigen organisatie gebruikelijke betalingstermijn.
- a.
- 3.
Bij gesignaleerde afwijkingen wordt het volgende in acht genomen:
- a.
opmerkingen en bevindingen ten aanzien van de beoordeelde facturen en de daarbij behorende documentatie worden afhankelijk van het belang van de zaak vastgelegd en direct dan wel periodiek ter kennis gebracht van de administrateur/comptabele;
- b.
de voor de bestelling verantwoordelijke functionaris wordt geraadpleegd; zo nodig wordt de desbetreffende factuur met de bijbehorende documenten aan de functionaris verstrekt, nadat het gesignaleerde probleem afdoende is vastgelegd;
- c.
wanneer het gesignaleerde daartoe aanleiding geeft, wordt de desbetreffende factuur c.q. de daarbij behorende documentatie vanwege de eraan gebonden bewijswaarde niet aan de verantwoordelijke functionaris verstrekt;
- d.
de toelichting op c.q. de correctie wegens gesignaleerde afwijking(en) wordt zorgvuldig beoordeeld.
- a.
- 4.
Afsluitend worden de volgende handelingen verricht:
- a.
de facturen worden na akkoordbevinding door de controleur geparafeerd;
- b.
indien noodzakelijk worden voortellingen gemaakt van de gecontroleerde facturen. Deze voortellingen worden vastgelegd;
- c.
de invoerverslagen van de geboekte facturen worden afgestemd met eventuele voortellingen van de facturen;
- d.
dedoor de factuurcontroleurgeboekte facturen en de daarbij behorende documentatie worden verstrekt aan de functionaris die is belast met de verdere afwikkeling van deze stukken (betalingsfiatteur).
- a.
Artikel 4 Algemene bepalingen
- 1.
Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.10: Financieel administratief medewerker B.
- 2.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.
Artikel 5 Citeertitel
Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden factuurcontroleur.
Artikel 6 Inwerking treden
Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.
Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.
De secretaris, De burgemeester,
BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN BETALINGSFIATTEUR
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;
gelet op artikel 26 lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);
besluiten;
vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden betalingsfiatteur, inhoudende:
Artikel 1 Doel functie
- 1.
Het waarborgen dat betalingen slechts kunnen plaatsvinden nadat is vastgesteld dat een betalingsverplichting bestaat.
- 2.
Het toetsen van de juistheid van de overgelegde betalingsvoorstellen.
Artikel 2 Plaats in de organisatie
- 1.
De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de administrateur/comptabele.
- 2.
De functie is onverenigbaar met de functie van administrateur/comptabele, kassier en factuurcontroleur.
- 3.
De werkzaamheden mogen niet het karakter van zelfcontrole hebben. De bewijsstukken aangaande de betalingsverplichting betreffen geen leveringen/diensten terzake waarvan de betalingsfiatteur de verplichting is aangegaan.
Artikel 3 Taken
- 1.
De te beoordelen betalingsvoorstellen worden ontvangen van de factuurcontroleur.
- 2.
Voor aanvullende informatie worden zonodig de factuurcontroleur, de voor fiattering verantwoordelijke functionaris dan wel de uitvoerder van aanvullende werkzaamheden geraadpleegd.
- 3.
Op de ontvangen betalingsvoorstellen worden geen wijzigingen aangebracht. Bij gebreken worden de ontvangen betalingsvoorstellen c.q. wordt de daarbij behorende documentatie aan de verantwoordelijke functionaris geretourneerd.
- 4.
Van de ontvangen betalingsvoorstel wordt nagegaan of:
- a.
de bij het betalingsvoorstel overlegde documentatie, bijvoorbeeld factuur met bestel- en ontvangstbon, volledig is;
- b.
de vermelde NAW-gegevens en het eventuele bankrekeningnummer van degene aan wie de betaling is gericht, overeenstemmen met de documentatie;
- c.
het te betalen bedrag en de bij de betaling gehanteerde omschrijvingen conform de overgelegde documentatie zijn;
- d.
de (gewenste) betaaldatum overeenkomt met de uiterste betaaldatum;
- e.
de voorschriften inzake bijzondere betalingen zijn nageleefd (spoedbetalingen en dergelijke);
- f.
van contante betalingen de aard en de noodzaak zijn nagegaan; waar mogelijk wordt gestreefd naar betaling via bankrekening.
- a.
- 5.
Daarop aansluitend worden de volgende handelingen verricht:
- a.
de opmerkingen en bevindingen naar aanleiding van de beoordeling en de gesignaleerde gebreken worden afhankelijk van het belang van de zaak vastgelegd en direct dan wel periodiek ter kennis gebracht van de administrateur/comptabele;
- b.
de beoordeelde, voor akkoord verklaarde, definitieve betalingsvoorstellen, inclusief de daarbij behorende documentatie, worden ter ondertekening en verdere afhandeling aan de administrateur/comptabele verstrekt.
- a.
Artikel 4 Algemene bepalingen
- 1.
Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.10: Financieel administratief medewerker B.
- 2.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.
Artikel 5 Citeertitel
Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden betalingsfiatteur.
Artikel 6 Inwerking treden
Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.
Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 10 februari 2004.
De secretaris, De burgemeester,
BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN KASSIER
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;
Gelet op artikel 26, lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);
besluiten;
vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden kassier, inhoudende:
Artikel 1 Doel functie
- 1.
Het waarborgen dat de girale geldswaarden en overige waardedocumenten deugdelijk worden bewaard.
- 2.
Het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van betalingen en ontvangsten.
Artikel 2 Plaats in de organisatie
- 1.
De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de administrateur/comptabele.
- 2.
De functie is onverenigbaar met de functie van factuurcontroleur, betalingsfiatteur en administrateur/comptabele.
- 3.
De kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks tot Burgemeester en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de administrateur/comptabele en de financieel controller hiervan in kennis heeft gesteld.
Artikel 3 Algemene taken
- 1.
De kassier zorgt ervoor dat hij of een plaatsvervanger gedurende de vastgestelde kantooruren aanwezig is.
- 2.
De kassier neemt bij afwijking in de uitvoering van deze taak, in overleg met de administrateur/comptabele, de benodigde maatregelen om de uitvoering te waarborgen.
Artikel 4 Bewarende taken
1. De kassier mag zonder toestemming van Burgemeester en Wethouders geen andere administraties onder zijn beheer hebben dan waartoe hij door Burgemeester en Wethouders is aangewezen.
Artikel 5 Handelingen betreffende betalingen
- 1.
Betalingen worden slechts verricht nadat daartoe een schriftelijke en door de administrateur/comptabele en de financieel controller ondertekende opdracht is ontvangen.
- 2.
Van de opdrachten tot betaling wordt nagegaan of deze in overeenstemming met de gegeven richtlijnen zijn ingevuld en of er geen beletselen zijn voor de juiste en tijdige afwikkeling van de betaling.
- 3.
In de betalingsopdrachten worden geen wijzigingen aangebracht. Onjuiste of onvolledige betalingsopdrachten worden in overleg met de opdrachtgever ongeldig gemaakt en geretourneerd.
- 4.
Wanneer de gesignaleerde afwijkingen daartoe aanleiding geven wordt de administrateur/comptabele geïnformeerd. De betalingsopdracht wordt in dit geval vanwege zijn bewijswaarde niet aan de opdrachtgever geretourneerd.
- 5.
Betalingsopdrachten die via financiële instellingen moeten worden afgewikkeld worden tijdig toegezonden. Van de verzonden opdrachten wordt een afschrift bewaard. Met behulp van deze afschriften wordt de juiste en tijdige afwikkeling vastgesteld.
- 6.
Bij niet tijdige en/of onjuiste afwikkeling van betalingsopdrachten wordt naar de reden hiervan geïnformeerd en wordt tevens de opdrachtgever tot betaling op de hoogte gesteld.
- 7.
Afgewikkelde betalingsopdrachten worden systematisch gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstukken voor de uitgevoerde transacties.
- 8.
De afwikkeling of correctie van foutieve betalingen wordt, behoudens het verzoek om terugstorting, door de kassier overgedragen aan de administrateur/comptabele.
- 9.
Spoedeisende betalingen kunnen met goedkeuring van de administrateur/comptabele zonder schriftelijke betalingsopdracht vooraf worden verricht. De kassier ziet er op toe dat de betalingsopdracht zo spoedig mogelijk daarna wordt verstrekt.
Artikel 6 Handelingen betreffende ontvangsten
- 1.
Alle opdrachten tot inning van gelden worden individueel naar uiterste vervaldatum geregistreerd. Ontvangen bedragen worden in deze registratie afgeboekt.
- 2.
Alle ontvangen bedragen waarvoor geen opdracht tot inning is ontvangen worden gescheiden geregistreerd en ter kennis gebracht van de administrateur/comptabele.
- 3.
Maandelijks wordt een overzicht vervaardigd van de nog niet afgewikkelde opdrachten tot inning, waaruit de ouderdom op systematische en overzichtelijke wijze blijkt. Deze openstaande posten worden ter afdoening aan de administrateur/comptabele overgedragen.
Artikel 7 Informerende taken
- 1.
Aan Burgemeester en Wethouders, de administrateur/comptabele en andere daartoe bevoegde personen worden alle inlichtingen verstrekt die zij redelijkerwijs kunnen verlangen.
- 2.
Overigens worden geen inlichtingen verstrekt voordat door Burgemeester en Wethouders dan wel de administrateur/comptabele toestemming is verleend.
Artikel 8 Algemene bepalingen
- 1.
Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op de in het functieboek opgenomen functiebeschrijving 5.4.11: Kassier.
- 2.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.
Artikel 9 Citeertitel
Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden kassier.
Artikel 10 Inwerking treden
Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.
Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van
10 februari 2004.
De secretaris, De burgemeester,
BESCHRIJVING WERKZAAMHEDEN SUBKASSIER
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stadskanaal;
Gelet op artikel 26, lid b van de Verordening artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening gemeente Stadskanaal);
besluiten;
vast te stellen de Beschrijving werkzaamheden subkassier, inhoudende:
Artikel 1 Doel functie
- 1.
Het waarborgen dat contanten en andere aan contanten gelijk te stellen geldswaarden deugdelijk worden bewaard.
- 2.
Het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van contante betalingen en ontvangsten conform het besluit Aanwijzing subkassier(s).
Artikel 2 Plaats in de organisatie
- 1.
De werkzaamheden worden verricht onder toezicht van de direct leidinggevende.
- 2.
De functie is onverenigbaar met de functie van factuurcontroleur, betalingsfiatteur en administrateur/comptabele.
- 3.
De subkassier kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks tot Burgemeester en Wethouders wenden. Hij doet dit niet voordat hij de administrateur/comptabele en de financieel controller hiervan in kennis heeft gesteld.
Artikel 3 Algemene taken
- 1.
De subkassier zorgt ervoor dat hij of een plaatsvervanger gedurende de vastgestelde openingstijden aanwezig is.
- 2.
De subkassier houdt toezicht op de naleving van, c.q neemt in acht, de gestelde regels met betrekking tot de toegang tot en de beveiliging van de kasruimte(n) en de kas(sen).
- 3.
De subkassier neemt bij afwijking in de uitvoering van deze ta(a)k(en), in overleg met zijn direct leidinggevende, de benodigde maatregelen om de uitvoering te waarborgen.
Artikel 4 Bewarende taken
- 1.
De subkassier mag zonder toestemming van Burgemeester en Wethouders geen andere kassen onder zijn beheer hebben dan waartoe hij door Burgemeester en Wethouders is aangewezen.
- 2.
De toevertrouwde contanten en andere geldswaarden worden gescheiden van de privé-middelen bewaard.
- 3.
De toevertrouwde waarden worden ondergebracht in een kas c.q een baliekas en een centrale kas.
- 4.
De waarden van de kas(sen) word(t)(en) in de hiervoor ter beschikking gestelde c.q aangewezen bergruimte(n) bewaard.
- 5.
De kas(sen) word(t)(en) afgesloten wanneer deze niet in gebruik is/zijn.
- 6.
Bij het sluiten van de kassiersruimte wordt de inhoud van een baliekas bij de centrale kas opgeborgen.
- 7.
De kas/centrale kas wordt tenminste wekelijks opgemaakt. Een baliekas wordt dagelijks opgemaakt. Van deze kasopneming(en) wordt aantekening gehouden in een kasstaat.
- 8.
Voordelige en nadelige verschillen worden onmiddellijk uitgezocht en na constatering als ontvangst c.q uitgave verantwoord en gemeld aan de direct leidinggevende.
- 9.
Wanneer de waarden in de kas, niet zijnde een voorschot- of baliekas, de € 500,00 overschrijden wordt het meerdere in de kas van het publieksbureau of bij een financiële instelling gestort. Van de storting van deze gelden wordt de administrateur/comptabele in kennis gesteld.
- 10.
Wanneer de waarden in een baliekas de € 500,00 overschrijden, wordt het meerdere in de centrale kas gestort.
- 11.
Wanneer de waarde in een centrale kas de maximum waarde zoals vastgelegd in het besluit Aanwijzing subkassier(s) overschrijdt, wordt het meerdere bij een financiële instelling gestort. Van de storting van deze gelden wordt de administrateur/comptabele in kennis gesteld.
- 12.
De direct leidinggevende houdt toezicht dat de stortingen regelmatig plaatsvinden en dat de in lid 9,10 en 11 aangegeven maximum waarden niet worden overschreden.
- 13.
De subkassier van het publiekbureau kan tot maximaal € 1.500,00 opnemen bij een financiële instelling. Overige aanvullingen van contanten worden aangevraagd bij de administrateur/comptabele. De verstrekte opdracht tot inning van contanten bij een financiële instelling wordt binnen twee werkdagen geëffectueerd of anders ongeldig gemaakt en geretourneerd.
Artikel 5 Handelingen betreffende contante betalingen
- 1.
Contante betalingen worden slechts verricht nadat daartoe een schriftelijke en door bevoegde personen ondertekende opdracht is ontvangen.
- 2.
Van de opdrachten tot betaling wordt nagegaan of deze in overeenstemming met de gegeven richtlijnen zijn ingevuld en of er geen beletselen zijn voor de juiste en tijdige afwikkeling van de betaling.
- 3.
In de betalingsopdrachten worden geen wijzigingen aangebracht. Onjuiste of onvolledige betalingsopdrachten worden in overleg met de opdrachtgever ongeldig gemaakt en geretourneerd.
- 4.
Wanneer de gesignaleerde afwijkingen daartoe aanleiding geven wordt de administrateur/comptabele geïnformeerd. De betalingsopdracht wordt in dit geval vanwege zijn bewijswaarde niet aan de opdrachtgever geretourneerd..
- 5.
Betaling in contanten vindt alleen plaats tegen deugdelijke kwijting en nadat is vastgesteld dat de identiteit van de ontvangende partij overeenstemt met de op de betalingsopdracht vermelde gegevens.
- 6.
Alle betaalde bedragen worden direct na betaling geregistreerd. De kwijtingen worden systematisch gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstukken voor de uitgevoerde transacties.
- 7.
Spoedeisende contante betalingen kunnen met goedkeuring van de administrateur/comptabele zonder schriftelijke betalingsopdracht vooraf worden verricht. De subkassier ziet er op toe dat de betalingsopdracht zo spoedig mogelijk daarna wordt verstrekt.
- 8.
De subkassier draagt er zorg voor dat de registratie van contante betalingen periodiek ter verwerking wordt aangeboden aan de administratie van de gemeente.
- 9.
In afwijking van lid 1 kan een subkassier belast met het doen van contante betalingen, mits vastgelegd in het besluit Aanwijzing subkassier(s), daarvoor een vast voorschot ontvangen.
- 10.
In afwijking van lid 8 worden de uit het voorschot gedane betalingen periodiek gedeclareerd. De door de subkassier bij te houden registratie dient zodanig ingericht te zijn dat op eenvoudige wijze blijkt welke uitgaven zijn gedeclareerd en terugontvangen.
Artikel 6 Handelingen betreffende contante ontvangsten
- 1.
Voor alle in contanten dan wel in andere aan contanten gelijk te stellen geldswaarden ontvangen bedragen wordt een schriftelijke kwijting verleend. Het afgeven van kwijtingsbewijzen in blanco of door middel van een handtekeningstempel is verboden.
- 2.
Alle ontvangen bedragen worden direct na ontvangst geregistreerd.
- 3.
De subkassier draagt er zorg voor dat de registratie van contante ontvangsten periodiek ter verwerking wordt aangeboden aan de administratie van de gemeente.
Artikel 7 Informerende taken
- 1.
Aan Burgemeester en Wethouders, de administrateur/comptabele en andere daartoe bevoegde personen worden alle inlichtingen verstrekt die zij redelijkerwijs kunnen verlangen.
- 2.
Overigens worden geen inlichtingen verstrekt voor.dat door Burgemeester en Wethouders dan wel de administrateur/comptabele toestemming is verleend.
Artikel 8 Algemene bepalingen
- 1.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving of van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de functie behoort.
- 2.
Deze beschrijving van werkzaamheden is een aanvulling op in het functieboek opgenomen functiebeschrijvingen. In het besluit Aanwijzing subkassier(s) is aangegeven welke functiebeschrijvingen het betreft.
Artikel 9 Citeertitel
Deze beschrijving kan worden aangehaald onder de titel Beschrijving werkzaamheden subkassier.
Artikel 10 Inwerking treden
Deze beschrijving treedt in werking op de dag dat deze beschrijving is vastgesteld.
Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Stadskanaal in de vergadering van
10 februari 2004.
De secretaris, De burgemeester,
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl