Bezoekersreglement archieven gemeente Stadskanaal

Het archief is voor het publiek geopend op werkdagen van 10.00 tot 16.00 uur.

Bezoekers kunnen parkeren op de parkeerplaats naast het gemeentehuis.

Bezoekers hebben toegang tot de werkruimte, die zich bevindt op de tweede verdieping van het gemeentehuis. De plaats staat aangegeven op de bijgeleverde plattegrond. Daarop staan ook garderobe, toiletten en koffiehoek aangegeven.

Bezoekers kunnen gebruik maken van de kantine en de rookruimte van het gemeentehuis. De kantine is geopend van 12.00 tot 13.00 uur. De rookruimte grenst aan de kantine. Beide ruimtes zijn te vinden op de begane grond van het gemeentehuis en zijn aangegeven op bijgeleverde plattegrond.

Bezoekers melden zich bij ieder bezoek bij de receptie van het gemeentehuis. Zij worden dan opgehaald door een medewerker van team Publiek.

Bij het eerste bezoek krijgt de bezoeker een exemplaar van het bezoekersreglement uitgereikt.

Bij het eerste bezoek legitimeert en registreert de bezoeker zich. Zonder deze registratie wordt geen inzage in archiefstukken gegeven. De registratie bevat naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, onderwerp van onderzoek, bezoekdatum en handtekening van de bezoeker. Deze gegevens worden uitsluitend voor statistische doeleinden gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Door ondertekening van de registratie verklaart de bezoeker bekend te zijn met en zich te houden aan het bezoekersreglement. Wanneer een bezoeker zich niet houdt aan de regels of aanwijzingen van medewerkers niet opvolgt, kan de toegang tot de werkruimte ontzegd worden.

Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven bij de registratie, waarin in overleg met de bezoeker correcties en aanvullingen kunnen worden aangebracht.

De bezoeker laat jassen, tassen, koffers, mobiele telefoons of andere voorwerpen die de rust kunnen verstoren, alsmede etens-, drink- en rookwaren achter buiten de werkruimte. De medewerker DIV zal hiervoor aanwijzingen geven.

De faciliteiten in de werkruimte zijn bedoeld als hulpmiddelen bij onderzoek en mogen daarom niet voor andere (privé)doeleinden worden ingezet.

Stukken kunnen worden aangevraagd via de aanwezige medewerker. De bezoeker dient stukken minimaal één dag van tevoren via email aan te vragen (gemeente@stadskanaal.nl) met als onderwerp ‘aanvraag archiefonderzoek’. Bij afwijkingen van deze regel zal naar een praktische oplossing worden gezocht. De beschikbare beschrijvingen van het archief zijn te raadplegen op www.groningerarchiefnet.nl en een deel van de boekencollectie is toegankelijk via de digitale catalogus van de openbare bibliotheek www.mijneigenbibliotheek.nl. De bezoeker ontvangt een bevestiging met praktische informatie (onder meer over de bereikbaarheid van het gemeentehuis). Het fotoarchief van de gemeente valt niet onder deze regelingen. Dit archief is te raadplegen via de Beeldbank Groningen.

Er kunnen uitsluitend stukken worden aangevraagd uit archieven en collecties, die toegankelijk zijn middels een toegang (inventaris of plaatsingslijst).

Na aanvraag duurt het maximaal 30 minuten voordat stukken ter inzage worden gegeven.

Inzage en openbaarheid van stukken wordt conform de Archiefwet 1995 en het afzonderlijk bij archieven bepaalde geregeld.

Indien de toestand van archiefstukken daartoe aanleiding geeft of die stukken niet veilig aan de bezoeker kunnen worden verstrekt, kan de inzage worden afgewezen door de medewerker.

Indien de bezoeker niet verklaart dat het onderzoek een historisch, wetenschappelijk, genealogisch of statistisch doel dient, zullen geen stukken ter inzage worden gegegeven die onder het regime van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.

Voor de inzage van stukken waarvan de openbaarheid is beperkt kan een schriftelijk verzoek worden ingediend bij het gemeentebestuur. Dit is geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur.

Raadpleging van stukken kan alleen op de daartoe aangewezen werkplek plaatsvinden en daarvoor moeten aanwezige hulpmiddelen worden gebruikt volgens de aanwijzingen.

Op archiefstukken mag niet worden geschreven en vouwen, kreuken of scheuren dienen te worden voorkomen.

Leunen op stukken, bevochtigen van pagina's bij het omslaan of blijvend aanbrengen van bladwijzers tussen stukken is niet toegestaan.

De aangetroffen interne volgorde van de geraadpleegde stukken mag niet worden veranderd.

Na raadpleging dienen de stukken weer te worden geretourneerd aan de medewerker.

Het is mogelijk om archiefstukken te laten reproduceren, tenzij de materiële staat zich ertegen verzet of er andere wettelijke beletselen zijn in de ogen van de aanwezige medewerker.

Reproduceren kan op aanvraag gebeuren door een medewerker en mag niet door de bezoeker zelf worden gedaan. Van deze regel kan worden afgeweken, wat wordt beoordeeld door de aanwezige medewerker.

Het tijdstip van reproduceren is afhankelijk van de hoeveelheid en de beschikbaarheid van middelen. De aanwezige medewerker beoordeelt dit.

De kosten van reproducties worden vooraf vastgesteld en zijn beschikbaar op een aanwezige tarievenlijst.

Foto’s maken van archiefstukken is toegestaan, mits er geen gebruik wordt gemaakt van de flitser. Hierover dient de bezoeker van tevoren te overleggen met de medewerker DIV.

Geheel of gedeeltelijke afwijzing van verzoeken tot inzage worden al naar gelang de aard van het verzoek op schriftelijke of mondelinge wijze toegelicht. De Archiefwet 1995, danwel de Algemene wet bestuursrecht, biedt de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen deze afwijzing.

Voor klachten over de dienstverlening geldt de klachtenregeling van 8 maart 2004.