Regeling vervallen per 26-04-2019

Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Gemeente Stadskanaal

Geldend van 11-06-2009 t/m 25-04-2019

Intitulé

Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Gemeente Stadskanaal

1. Inleiding

Taken en doelstelling

De rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden en twee leden van de gemeenteraad van Stadskanaal en wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie.

De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen:

  • a.

    doeltreffendheid:

  • zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald?

  • b.

    doelmatigheid:

  • is de voorbereiding, totstandkoming (politieke besluitvorming) en uitvoering van beleid efficiënt verlopen?

  • c.

    rechtmatigheid:

  • voldoet de uitvoering aan de wet- en regelgeving?

Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst.

Niet alle onderwerpen zullen zich lenen voor een uitgebreid onderzoek zoals beschreven in dit protocol. In sommige gevallen kan worden bekeken of de onderzoeksvraag op een andere wijze door de rekenkamercommissie kan worden beantwoord, bijvoorbeeld in de vorm van een korte analyse of door middel van zogenaamde quick-scans die betrekking hebben op een beperkter terrein of gepaard gaan met kleinere acties dan de onderzoeken die normaliter worden uitgevoerd. De rekenkamercommissie kan de gemeenteraad mede gebaseerd op de uitkomsten van deze korte analyse, quick-scans, gevraagd en ongevraagd adviseren.

Onderzoeksprotocol

In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamercommissie de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de commissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamercommissie met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de rekenkamercommissie en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamercommissie haar taken wil uitoefenen.

Dit protocol is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het lokale rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te herzien.

De rekenkamercommissie hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek:

  • a.

    zorgvuldigheid:

  • betrouwbaarheid en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten;

  • b.

    objectiviteit:

  • objectieve en gedegen analyse van de feiten;

  • c.

    transparante oordeelsvorming:

  • beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet normenkader.

Missie

De rekenkamercommissie wil door middel van haar onderzoeken een positieve en stimulerende bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Stadskanaal, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraad versterkt.

2. Onderwerpselectie

Genereren onderzoeksonderwerpen

De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamercommissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De gemeenteraad, maar ook derden, kunnen de rekenkamercommissie verzoeken om een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. Alle inkomende verzoeken worden door de rekenkamercommissie verzameld in een groslijst, waaruit geselecteerd wordt bij het opstellen van het jaarlijkse onderzoeksplan. Op verzoeken van de raad en derden zal altijd een reactie van de rekenkamercommissie volgen. Indien nodig kan de verzoeker van een onderzoek worden uitgenodigd door de commissie om zijn verzoek nader toe te lichten.

De rekenkamercommissie laat zich bij haar keuze van onderwerpen niet alleen leiden door verzoeken van derden, maar houdt ook zelf bij wat er aan thema's speelt binnen de gemeente. Hiervoor maakt de rekenkamercommissie gebruik van officiële stukken zoals raadsstukken, B&W-stukken, de begroting en jaarrekening en commissiestukken. Verder hanteert de commissie andere bronnen, zoals interviews, lokale kranten, vakbladen en oriënteert de rekenkamercommissie zich op het werk van andere rekenkamer(commissie)s in het land. De rekenkamercommissie houdt op deze wijze de groslijst van onderwerpen bij.

Selectiecriteria

In zijn algemeenheid geldt dat de rekenkamercommissie bij de keuze van haar onderwerpen een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de rekenkamercommissie beoogt, gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit. Meer specifiek hanteert de rekenkamercommissie de volgende criteria:

Selectiecriteria rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie neemt bij de keuze van een onderwerp de volgende criteria, in willekeurige volgorde, in acht:

  • •

    het financiële belang van een onderwerp;

  • •

    het maatschappelijke belang van een onderwerp;

  • •

    de mate van risico m.b.t. doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid;

  • •

    de mate van geschiktheid als rekenkameronderzoek;

  • •

    het moment van het doen van onderzoek;

  • •

    het leereffect.

3. Onderzoeksopzet en aankondiging

Nadat door de rekenkamercommissie het onderzoeksplan is vastgesteld bepaalt de rekenkamercommissie het onderzoeksonderwerp/de onderzoeksonderwerpen en stelt de commissie de onderzoeksopzet vast. De rekenkamercommissie verricht hiertoe vooronderzoek in de vorm van de analyse van relevante documenten en literatuur. Indien nodig kan de rekenkamercommissie besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren.

De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen:

Onderzoeksopzet rekenkamercommissie

  • A.

    Wat willen we bereiken?

    • 1.

      Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag

    • 2.

      Doel van het onderzoek

  • B.

    Wat willen we weten

    • 3.

      Centrale vraagstelling en deelvragen

    • 4.

      Omschrijving normenkader

  • C.

    Hoe komen we dat te weten

    • 5.

      Globale onderzoeksopzet: keuze onderzoeksinstrumenten

    • 6.

      Organisatie: tijdpad, inhuur externe expertise en kosten

De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan de raad en het college. Daarbij wordt ook aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren (rekenkamercommissie zelf en/of extern onderzoek).

De rekenkamercommissie zorgt ervoor dat de aankondiging van het onderzoek opgenomen wordt in het gemeentenieuws dat via de gebruikelijke media gepubliceerd wordt en op de gemeentelijke website opgenomen wordt.

De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de rekenkamercommissie een zekere flexibiliteit te behouden. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het niet (meer) mogelijk of niet (meer) opportuun is de onderzoeksopzet in de bestaande vorm uit te voeren. De rekenkamercommissie behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de raad en het college.

4. Start van het onderzoek

Voor elk onderzoek treedt één van de leden van de rekenkamercommissie op als coördinator van het onderzoek. De coördinator is actief betrokken bij het lopende onderzoek en fungeert als klankbord voor de secretaris. De secretaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt.

Schematisch zal een onderzoek er vaak als volgt uitzien:

  • •

    dossierstudie;

  • •

    interviews;

  • •

    experts raadplegen;

  • •

    concept rapport;

  • •

    hoor en wederhoor;

  • •

    definitief rapport.

Aan een onderzoek gaat vooraf, afhankelijk van het onderzoeksonderwerp, een gesprek met de manager van de betrokken eenheid/eenheden en/of de gemeentesecretaris en/of de controller. In dit gesprek zal een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie een toelichting geven op de onderzoeksaanpak. De desbetreffende manager of de controller kan desgewenst medewerkers, waarvan hij/zij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De rekenkamercommissie zal de manager of de controller vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen.

In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamercommissie de door haar benodigde informatie van de betrokken sector zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de sector door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt.

5. Samenwerking met externen

Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek.

De ondersteuning kan op diverse manieren worden geregeld:

  • •

    Een professioneel onderzoeksbureau;

  • •

    Stagiaires van hogeschool of universiteit, al of niet extern gecoördineerd;

  • •

    Andere door de rekenkamercommissie adequaat geachte uitwerkingen.

Indien een extern professioneel bureau in de arm wordt genomen, zal meer dan één onderzoeksbureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te werken. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamercommissie. De/het bureau(s) met de meest aansprekende offerte zullen/zal worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte. Op basis hiervan maakt de rekenkamercommissie een keuze.

De bureaus zal bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Stadskanaal. Wanneer dit het geval is en de rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt.

Wanneer de opdrachtverlening aan een extern bureau plaats vindt kan de rekenkamercommissie daar voorwaarden aan verbinden.

Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamercommissie blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamercommissie worden genomen. De coördinator van de rekenkamercommissie is met ondersteuning van de secretaris verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het bureau wordt verwacht dat dit zich houdt aan het onderzoeksprotocol.

De secretaris of de coördinator van de rekenkamercommissie introduceert de onderzoeker(s) bij de contactpersonen voor het onderzoek.

6. Voortgang en dossiervorming

Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:

  • •

    Alle verslagen van interviews worden ter accordering aan de geïnterviewden voorgelegd.

  • •

    Het uitgangspunt is (uiteindelijk) openbaarheid: in uitzonderlijke gevallen, geheel ter beoordeling van de rekenkamercommissie, worden documenten of gespreksverslagen als vertrouwelijk benoemd.

  • •

    Er is regelmatig overleg tussen de secretaris en de coördinator van de rekenkamercommissie over de voortgang van het onderzoek.

In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels:

  • •

    Het onderzoeksbureau overlegt periodiek, met de frequentie als vastgelegd in de voorwaarden met de secretaris en de coördinator over de voortgang en de relevante ontwikkelingen, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding.

  • •

    De rekenkamercommissieleden en de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen.

  • •

    De onderzoekers zijn aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie(s) en de raadsvergadering.

  • •

    De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd.

  • •

    Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om zich ten overstaan van derden uit te laten over de voortgang of de resultaten van het onderzoek.

  • •

    De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamercommissie. Verzoeken en vragen van derden worden door het onderzoeksbureau altijd naar de rekenkamercommissie doorverwezen.

Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit:

Opbouw onderzoeksdossier

  • 1.

    Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen

  • 2.

    Offerte onderzoeksbureau (indien van toepassing)

  • 3.

    Alle gespreksverslagen

  • 4.

    Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse

  • 5.

    Eindrapport

  • 6.

    Schriftelijke stukken inzake technisch wederhoor

  • 7.

    Inhoudelijke reactie college

  • 8.

    Nawoord rekenkamercommissie

  • 9.

    Aanbiedingsbrief raad

  • 10.

    Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht

  • 11.

    Verslagen van de voortgangsbesprekingen van de rekenkamercommissie

  • 12.

    Verslagen van de behandeling in de raadscommissie en raad

Archivering

De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. [ de "Archiefwet" moet zijn "Archiefwet 1995". ] De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid Bestuur. Besluitvorming vindt daaropvolgend plaats en de aanvrager wordt schriftelijk bericht over het besluit.

7. Rapportage

Het uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen.

Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan wordt deze bron vermeld.

Bij het opstellen van het rapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen:

Indeling rapport rekenkamercommissie

  • •

    Samenvatting

  • •

    Vraagstelling en achtergronden

  • •

    Opzet

  • •

    Feitenrelaas en analyse

  • •

    Normenkader

  • •

    Conclusies

  • •

    Aanbevelingen

  • •

    Bijlagen: bronnen (lijst van geïnterviewden, tussentijdse notities en documenten en literatuur)

In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt.

De rekenkamercommissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rapport van de rekenkamercommissie. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld. De eindverantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie houdt tevens in dat de commissie zelf haar aanbevelingen formuleert aan de raad en/of het college.

8. Zienswijzen

De verordening op de rekenkamercommissie bepaalt dat het mogelijk is voor betrokkenen om hun zienswijzen op het conceptrapport kenbaar te maken. [ De "verordening op de rekenkamercommissie moet zijn "Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie". ] De rekenkamercommissie maakt hierbij een onderscheid tussen een technische reactie en een bestuurlijke reactie.

Technische reactie

De rekenkamercommissie biedt allereerst de mogelijkheid tot een technische reactie. Dit betekent dat betrokkenen de mogelijkheid krijgen het conceptrapport te controleren op feitelijke onjuistheden. Het rapport zal, nadat dit in concept gereed is, voor wat betreft de feitelijke bevindingen worden aangeboden aan het college en andere betrokkenen. Hen wordt de gelegenheid gegeven hun commentaar aan de commissie kenbaar te maken. Hiervoor wordt een termijn in acht genomen van vier weken. Na deze termijn binnengekomen reacties worden niet meegenomen in de afwegingen. De rekenkamercommissie bepaalt wie er als betrokkenen worden aangemerkt. Na het verstrijken van deze termijn worden de naar het oordeel van de rekenkamercommissie gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport gecorrigeerd.

Bestuurlijke reactie

Vervolgens wordt het definitieve rapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie. De rekenkamercommissie stelt een termijn van vier weken waarbinnen de bestuurlijke reactie gegeven zal moeten worden. Wanneer binnen de gestelde termijn geen bestuurlijke reactie is ingekomen wordt aangenomen dat het college akkoord is met het definitieve rapport.

Naar aanleiding van een ingekomen bestuurlijke reactie zal de rekenkamercommissie een nawoord opstellen.

Het eindrapport zal inclusief de bestuurlijke reactie en het nawoord worden aangeboden aan de raad. Het rapport gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief waarin wordt ingegaan op het doel, de inhoud en de resultaten van het onderzoek en aanbevelingen van de rekenkamercommissie.

9. Publicatie en publiciteit

Met het aanbieden van het rapport aan de raad zal de rekenkamercommissie ook een persbericht versturen. Vorm en inhoud worden bepaald in afstemming met degenen die in de gemeentelijke organisatie voor de communicatie/voorlichting verantwoordelijk zijn. Het rapport wordt aan alle betrokkenen verzonden en het rapport en het persbericht worden op de website van de rekenkamercommissie geplaatst.

De voorzitter van de commissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Hij kan zich laten bijstaan door de secretaris en/danwel het commissielid dat zich met het onderzoek heeft beziggehouden. Zonodig kan de rekenkamercommissie besluiten een persconferentie te houden.

10. Behandeling commissie en raad

Het eindrapport wordt aan de raad aangeboden. De voorzitter en eventueel de andere leden van de rekenkamercommissie zijn in de desbetreffende vergadering aanwezig om toelichting te verschaffen op het rapport.

11. Natraject

Interne effectiviteit

Na afloop van elk onderzoek vindt er een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamercommissie en eventueel het extern bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamercommissie besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in een evaluatienotitie. Het jaarlijkse verslag van de rekenkamercommissie bevat een onderdeel waarin aandacht wordt besteed aan dit aspect.

Externe effectiviteit

Voor de externe effectiviteit van de rekenkamercommissie is het van belang te volgen wat er met de rapporten wordt gedaan. De rekenkamercommissie volgt op dit punt de tussentijdse ontwikkelingen. Wanneer de rekenkamercommissie constateert dat er onvoldoende gevolg wordt gegeven aan haar aanbevelingen, zal zij de raad hierop attenderen.

Uitleg onderzoeksprotocol

Daar waar dit protocol niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit protocol, beslist de rekenkamercommissie op voorstel van de voorzitter.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van d.d. 12 mei 2009
De rekenkamercommissie Stadskanaal,
De voorzitter, De secretaris,
H. Haan A.J. Veninga