Verordening op de ambtelijke bijstand 2018

Geldend van 28-03-2018 t/m heden

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand 2018

De raad van de gemeente Staphorst

gelezen het voorstel van de voorzitter en griffier van 11 januari 2018

gelet op artikel 33 Gemeentewet,

besluit:

vast te stellen de Verordening op de ambtelijke bijstand 2018

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    raad: de gemeenteraad van de gemeente.

  • b.

    secretaris: de secretaris van het college van burgemeester en wethouders, tevens directeur van de ambtelijke organisatie.

  • c.

    ambtenaren: in deze verordening worden hiermee ambtenaren van de ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan.

Artikel 2 Ambtelijke bijstand

  • 1. Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand.

Artikel 3. Verzoek

  • 1. Een raadslid wendt zich rechtstreeks of via de griffier tot een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Als de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. Indien de secretaris besluit het verzoek niet te honoreren informeert hij daarover de griffier.

  • 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

  • 5. De ambtenaar die bijstand heeft verleend, stelt de griffier en de secretaris direct op de hoogte van de verstrekte informatie of het uitgebrachte advies.

Artikel 4 Voorwaarden

  • 1. Een ambtenaar verleent ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

    • c.

      de gevraagde bijstand een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit dat de uitvoering van de aan de dienst of een onderdeel daarvan opgedragen werkzaamheden in het gedrang komt.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Als de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

Artikel 5 Weigering verzoek ambtelijke bijstand

  • 1. Als het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 6 Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1. Als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand doet hij via de griffier hiervan mededeling aan de secretaris;

  • 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen de griffier en de secretaris de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 7 Slotbepalingen, citeertitel; inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening op de ambtelijke bijstand 2018’.

  • 2. Deze verordening treedt in werking op 28 maart 2018.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van gemeente Staphorst van 6 februari 2018.

voorzitter,

T.C. Segers

griffier,

L. Roest-Jonkers

Toelichting

Verordening op de ambtelijke bijstand 2018

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans voor het college.

De raad beschikt over een griffier die op verzoek informatie kan verstrekken aan de raad of individuele raadsleden, dan wel de raad van advies dient. Voor specialistische hulp zal een beroep op de ambtelijke organisatie nodig kunnen zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikelsgewijs

Artikel 3

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Als het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad en het reglement van orde voor het college.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Artikel 4

Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 5 In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en als nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 6

Ook als – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid en de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.