Organisatieverordening, 1998

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Sector: De organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2;

• b.

  Afdeling: Een onderdeel van een sector;

• c.

  Stafafdeling: Een organisatorische eenheid, die geen onderdeel uitmaakt van een sector.

• d.

  Sectorhoofd: De ambtenaar, benoemd geschorst en ontslagen door de gemeenteraad op voordracht van burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een sector;

• e.

  Afdelingschef: De ambtenaar als zodanig benoemd door burgemeester en wethouders;

• f.

  Managementteam: Het overlegorgaan, genoemd in artikel 12.

Artikel 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:

• a.

  de sector burgerzaken;

• b.

  de sector middelen;

• c.

  de sector grondgebiedzaken;

• d.

  de stafafdeling personeel en organisatie;

• e.

  de stafafdeling voorlichting.

Artikel 3 Inrichting van sectoren

• 1.

  Op voorstel van het sectorhoofd regelen burgemeester en wethouders de organisatie-structuur van die sector dan wel een wijziging daarvan

• 2.

  Bij het ook na een herhaald verzoek in gebreke blijven van een sectorhoofd doet de gemeentesecretaris het voorstel, als bedoeld in het eerste lid.

Artikel 4 Taakafbakening tussen sectoren

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen op voorstel van het managementteam met inachtneming van artikel 3 een nadere taakafbakening tussen de sectoren vaststellen.

• 2.

  Op voorstel van de gemeentesecretaris gehoord de betrokken sectorhoofden kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een sector tijdelijk aan een andere sector toewijzen.

Artikel 5 Verhouding tot de gemeenteraad

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden.

• 2.

  Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad met inachtneming van de vastgestelde richtlijnen.

• 3.

  Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van raadsvergaderingen.

• 4.

  De secretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen, voorzover bedoelde leden in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de verzoeker rekening wordt gehouden. Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige toepassing.

• 5.

  Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het verschaffen ervan.

• 6.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen, het stellen van vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van orde op vergaderingen van de gemeenteraad.

• 7.

  De secretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de raadsvergaderingen.

Artikel 6 Verhouding tot burgemeester en wethouders

• 1.

  De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

• 3.

  Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 4.

  Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.

• 5.

  Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

• 6.

  De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

• 7.

  Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

Artikel 7 Verhouding tot de ambtelijke organisatie

• 1.

  Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning, de voorlichting en het personeelsbeleid.

• 2.

  Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

• 3.

  Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

• 4.

  Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening. Daartoe treft hij in overleg met de sectorhoofden de nodige maatregelen.

• 5.

  Hij heeft het recht bij alle sectorhoofden inlichtingen in te winnen die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn.

• 6.

  Hij stelt in overleg met de sectorhoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

• 7.

  In overleg met de sectorhoofden legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

• 8.

  Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

• 9.

  Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de sectorhoofden.

• 10.

  Hij kan vergaderingen op sectoren bijwonen.

Artikel 8 Verticale en horizontale coordinatie

De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de sectorhoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

Artikel 9 Verhouding tot de sector

• 1.

  Het sectorhoofd heeft de leiding over de onder hem ressorterende sector en daarbinnen te onderscheiden afdelingen. Hij is daarbij inhoudelijk verantwoordelijk voor het taakgebied van de sector.

• 2.

  Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de sector als onderdeel van de gehele organisatie, waaronder:

  • -

    het goed beheersen en beheren van de toegemeten budgetten;

  • -

    de voortdurende zorg voor de kwaliteit van de te leveren produkten en voor de verbetering daarvan;

  • -

    een anticiperend personeelsbeleid (ondersteund door Personeel en Organisatie);

  • -

    een goede coordinatie binnen de sector, met andere sectoren en de stafafdelingen;

  • -

    een goede verdeling van het werk over de medewerkers en de tijd (waar het de coordinatie betreft).

• 3.

  Hij volgt alle ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op het functioneren van de sector, alsmede vooruitlopen op mogelijke ontwikkelingen, wat onder meer inhoudt:

  • -

    het volgen van (landelijke) ontwikkelingen, wetsvoorbereidingen, afkondigingen bijvoorbeeld in de Staatscourant;

  • -

    uitvoeren van - geautoriseerd - toegepast onderzoek;

  • -

    onderzoek naar subsidiemogelijkheden.

• 4.

  Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor het in samenwerking met de afdelingschefs: adviseren inzake de vaststelling van beleid met betrekking tot de aan de sector opgedragen taken;

  • -

    aangeven van mogelijkheden om het op elkaar afgestemde en door het college en de raad bepaalde beleid te realiseren;

  • -

    zorg dragen voor een goede afstemming en coordinatie tussen de afdelingen;

  • -

    zorg dragen voor het effectief en efficiënt uitvoeren van de aan de sector opgedragen taken;

  • -

    beoordelen of de door de sector uitgebrachte adviezen passen binnen het door het college vastgestelde kader en of zij aanvulling behoeven van andere sectoren. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van genomen beslissingen.

• 5.

  Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer sectoren raakt of er coordinatie-behoeften of -mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere sector. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke sector de zaak aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in het managementteamoverleg.

• 6.

  Het sectorhoofd:

  • -

    voert periodiek overleg met de afdelingshoofden;

  • -

    adviseert over en geeft uitvoering aan mandaatbesluiten;

  • -

    voert regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken met de afdelingschefs;

  • -

    ziet er op toe, dat functionerings- en beoordelingsgesprekken regelmatig worden gevoerd;

  • -

    zorgt voor goede informatiestromen binnen de sector;

  • -

    zorgt voor budgetbeheer en - bewaking;

Artikel 10 Externe contacten

Het sectorhoofd heeft externe contacten met betrekking tot het taakveld van de sector.

Artikel 11 Vervanging

Het sectorhoofd wordt bij korte afwezigheid vervangen door de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger. Bij langere afwezigheid wordt op voordracht van de gemeentesecretaris door burgemeester en wethouders een vervanger aangewezen.

Artikel 12 De afdelingschefs

De afdelingschefs hebben onder leiding van het sectorhoofd de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• 1.

  De dagelijkse leiding van het afdeling.

• 2.

  De zorg voor de vakinhoudelijke advisering aan de bestuurscolleges via het hoofd van de sector.

• 3.

  Het volgen van de ontwikkelingen, die van invloed zijn op het functioneren van de afdeling, alsmede het vooruitlopen op mogelijke ontwikkelingen en het initiëren van nieuwe beleidsvoorstellen met betrekking tot de aan de afdeling opgedragen taken.

• 4.

  Het aangeven van mogelijkheden om het op elkaar afgestemde en door het bestuur bepaalde beleid te realiseren en de zorg voor de feitelijke uitvoering van beleidsbeslissingen.

• 5.

  Het leveren van kwalitatief goede produkten door de afdeling.

• 6.

  De zorg voor een goede taakverdeling over en taakuitoefening door zijn medewerkers.

• 7.

  De zorg voor effectief en efficiënt werken en goede werkprocessen.

• 8.

  Budgetbeheer en -bewaking van de afdeling.

• 9.

  De zorg voor een goede informatieverstrekking aan belanghebbenden en klantgericht optreden.

• 10.

  De zorg voor een goed functionerend afdelingsoverleg.

• 11.

  De zorg voor personele zaken van de afdeling, waaronder begrepen:

  • -

    het binnen de vastgestelde procedure sollicitatiegesprekken voeren met sollicitanten;

  • -

    het regelmatig voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken met de medewerkers;

  • -

    het voeren van gesprekken met medewerkers over klachten, beoordelingen en andere zaken de medewerkers en/of diens werk betreffend;

  • -

    deskundigheidsbevordering van medewerkers.

• 12.

  De zorg voor het gegevensbeheer.

• 13.

  De zorg voor het (laten) uitvoeren van applicatiebeheer.

• 14.

  De zorg voor de afhandeling van bezwaar- en beroepsprocedures.

• 15.

  Het vertegenwoordigen van de afdeling bij in- en extern overleg.

• 16.

  De zorg voor risicomanagement.

• 17.

  De zorg voor het opstellen van begroting/rapportages/rekening van de afdeling.

• 18.

  De zorg voor het afdelingsplan en het aan het sectorhoofd rapporteren (via de afdelingsmarap).

Artikel 13 Vervanging

De afdelingschef wordt bij afwezigheid vervangen door het sectorhoofd of diens plaatsvervanger. Bij langere afwezigheid wordt op voordracht van het sectorhoofd door burgemeester en wethouders een vervanger aangewezen.

Artikel 14 Managementteamoverleg

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de sectorhoofden. Dit overleg wordt managementteamoverleg genoemd.

• 2.

  Het managementteamoverleg heeft tot taak:

  • -

    een goede coordinatie in de integrale beleidsvoorbereiding en -uitvoering tot stand te brengen en voorzover nodig te beoordelen, welke sector voor advisering of uitvoering de eerste verantwoordelijkheid draagt;

  • -

    de zorg voor volledige informatie van en naar het college;

  • -

    de coordinatie van de algemene beschouwingen en de beleidstoelichting op de gemeentebegroting en -rekening;

  • -

    de coordinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid;

  • -

    de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven;

  • -

    de coordinatie van activiteiten tussen sectoren onderling en in relatie tot het bestuur;

  • -

    de zorg voor planning, prioriteitsstelling en voortgang van de werkzaamheden;

  • -

    de informatieuitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;

  • -

    de bespreking en coordinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur;

  • -

    het creëren van goede werkmethoden;

  • -

    het onderkennen van belangrijke ontwikkelingen cq het onderling afstemmen van reacties daarop;

  • -

    het bespreekbaar maken van problemen cq het onderling afstemmen van reacties daarop;

  • -

    het actueel houden van het mandateringsbesluit;

  • -

    overige zaken, die voor meer sectoren van belang zijn.

• 3.

  In het managementteamoverleg hebben de gemeentesecretaris en de sectorhoofden zitting. De gemeentesecretaris is voorzitter.

• 4.

  Indien de te behandelen zaken daartoe aanleiding geven kan de gemeentesecretaris andere daarvoor in aanmerking komende functionarissen uitnodigen om - ad hoc – aan de vergadering deel te nemen.

• 5.

  De leden van het college kunnen op eigen initiatief of op initiatief van het managementteam het overleg bijwonen teneinde onder meer de beleidsstandpunten te kunnen toelichten.

• 6.

  De vergaderingen van het managementteam vinden in de regel wekelijks plaats.

• 7.

  De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van het sectorhoofd kunnen agendapunten worden ingebracht.

• 8.

  In het managementteamoverleg moeten onder meer de navolgende punten aan de orde komen:

  • -

    de belangrijkste beslissingen van het college en de wijze waarop de uitvoering dient plaats te vinden en wie voor de uitvoering verantwoordelijk is;

  • -

    de voortgang der werkzaamheden;

  • -

    de aanpak van nieuwe beleidszaken;

  • -

    gedachten en ideeën die binnen de afzonderlijk sectoren leven.

• 9.

  Van het overleg wordt een kort besluitenlijst gemaakt, die ter kennisname aan burgemeester en wethouders wordt voorgelegd. De sectorhoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de sectoren.

• 10.

  De vervanger van de gemeentesecretaris/voorzitter is de loco-secretaris, al dan niet tevens sectorhoofd. Het managementteam is voorts nog eindverantwoordelijk voor:

  • -

    het management van de ambtelijke organisatie;

  • -

    de inhoud van sectoroverstijgende adviezen.

Artikel 15 Sectoroverleg

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in advisering door de sector en ter bevordering van de onderlinge coordinatie wordt sectoroverleg gevoerd.

• 2.

  Het sectoroverleg heeft tot taak:

  • -

    doorkoppeling van het besprokene in het managementteamoverleg en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur;

  • -

    planning en coordinatie van de werkzaamheden van de sector (o.a. voortgangsbewaking, coordinatie en besluitenlijst);

  • -

    het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

  • -

    het bespreken van personeelsbeleid;

  • -

    overleg over andere zaken, zoals gedachten en ideeën levend binnen de sector;

• 3.

  Aan het overleg nemen het sectorhoofd en alle afdelingschefs behorende tot de sector deel.

• 4.

  Het sectoroverleg vindt minimaal éénmaal per twee weken plaats. De opbouw van de sector of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het sectorhoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen.

• 5,

  Het sectorhoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit het overleg voor. De afdelingschefs kunnen eveneens agendapunten aandragen.

• 6.

  Voorzover door één van de deelnemers aan het overleg gewenst, wordt een beknopt verslag gemaakt en aan de deelnemers uitgereikt.

Artikel 16 Overleg sectorhoofd met portefeuillehouder

• 1.

  Het sectorhoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

  • -

    wat in het managementteamoverleg, sectoroverleg en in het bestuur besproken of besloten is;

  • -

    het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

  • -

    de voortgang en planning van diverse zaken van de sector/portefeuille;

  • -

    bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;

  • -

    het bespreken van nieuwe zaken voor de sector/portefeuille.

• 2.

  Het overleg vindt minstens éénmaal per twee weken plaats.

• 3.

  Essentiële cq relevante punten uit dat overleg worden in het managementteam besproken.

Artikel 17 Overleg burgemeester en wethouders - managementteam

Tenminste driemaal per jaar vindt er overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en het managementteam over met name beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid.

Artikel 18 Het afdelingsoverleg

• 1.

  Zoveel als nodig wordt geoordeeld, doch tenminste zes maal per jaar vindt formeel afdelingsoverleg plaats.

• 2.

  Voorzover dit voor de goede gang van zaken wenselijk wordt geacht, wordt van het besprokene een beknopt verslag opgemaakt en aan de deelnemers uitgereikt.

• 3.

  Indien het sectorhoofd, de afdelingschef of één van de deelnemers aan het overleg dit wenselijk acht, woont het sectorhoofd het overleg bij.

• 4.

  De afdelingschef doet binnen drie dagen na het overleg mededeling van de belangrijkste punten van het overleg aan het sectorhoofd.

Artikel 19

Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud.

Artikel 20 Mandatering

• 1.

  Tenzij de regeling, waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van één of meer van hun bevoegdheden mandateren aan de secretaris of een sectorhoofd.

• 2.

  Een sectorhoofd kan de uitoefening van aan hem gemandateerde bevoegdheden subman-dateren aan onder zijn verantwoordelijkheid staande ambtenaren. Indien hij van deze mogelijkheid gebruik maakt geeft hij daarvan kennis aan burgemeester en wethouders.

• 3.

  De gemandateerde bevoegdheden worden uit naam en onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders en burgemeester uitgeoefend.

• 4.

  Burgemeester en wethouders kunnen hieromtrent nadere aanwijzingen geven.

• 5.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle besluiten tot het verlenen van (sub)mandaat voor eenieder ter inzage worden gelegd.

Artikel 21 Citeerwiize

Deze verordening kan worden aangehaald als de 'Organisatieverordening gemeente Steenbergen, 1998'.

Artikel 22

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt voorzien door burgemeester en wethouders.