Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA);

• b

  kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

• c

  foutberichtenverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;

• d

  autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;

• e

  gegevensbeheerder: informatiebeheerder persoonsgegevens en privacybeheerder GBA

Artikel 3

De seniormedewerker Burgerzaken wijst functionarissen aan die worden belast met:

• -

  het applicatiebeheer;

• -

  de gegevensbewerking.

Artikel 4

De gegevensbeheerder voorziet in:

• a

  een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen de

  rapportage over de resultaten van deze kwaliteitssteekproef;

• b

  uitvoering van de driejaarlijkse ‘periodieke audit GBA’;

• c

  administratieve beheersprocedures, voor zover niet door of bij de Wet in is voorzien;

• d

  de afhandeling van verzoeken om managementgegevens;

• e

  de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid van de wet;

• f

  de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 2e lid van de wet;

• g

  de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid van de wet;

• h

  de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen;

• i

  de behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 5

De gegevensbeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:

• -

  kwaliteit van de gegevens; en

• -

  persoonsinformatievoorziening.

Artikel 6

De gegevensbeheerder ziet er op toe dat:

• a

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

• b

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• c

  de managementsamenvatting van de driejaarlijkse ‘periodieke GBA-audit’ ter kennis komt van de gemeenteraad;

• d

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

Artikel 7

De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 8

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a

  De inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of op basis van een besluit van het College van burgemeester en wethouders;

• b

  Het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• c

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• d

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 9

De gegevensbeheerder is bevoegd:

• a

  op grond van het in artikel 8 onder b, genoemde toezicht alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b

  advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders of aan de door de gemeente aangestelde ‘functionaris gegevensbescherming’ over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 10

De gegevensbeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voorzover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.

Artikel 11

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem,

• b

  het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;

• c

  de technische afhandeling van de periodieke gegevens verstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van burgemeester en wethouders;

• d

  het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• e

  het beheer van de gebruikers documentatie;

• f

  het versie beheer van het toepassingssysteem.

Artikel 12

De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem.

Artikel 13

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a

  een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan;

• b

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c

  een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem.

• d

  maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken;

• e

  de bijhouding van een logboek waarin problemen, klachten en bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• f

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk;

• g

  de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers;

• h

  de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveau's die aan gegevensverwerkers zijn toegewezen;

• i

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang;

• j

  de inrichting m.b.t. de protocollering;

• k

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• l

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• m

  de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• n

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

Artikel 14

De applicatiebeheerder adviseert de gegevensbeheerder:

• a

  gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen;

• b

  installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.

Artikel 15

De applicatiebeheerder beslist over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem.

Artikel 16

De applicatiebeheerder neemt deel aan het externe gebruikersoverleg.

Artikel 17

De gegevensverwerker voorziet in:

• a

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voorzover de verwerker daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd;

• b

  het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte brondocumenten;

• c

  de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81 en 82 van de wet;

• d

  het doorsturen van bezwaren als bedoeld in artikel 83 en 86 van de wet naar de Commissie beroep- en bezwaarschriften van de gemeente;

• e

  de behandeling van het netwerkverkeer, met uitzondering van de periodieke gegevensverstrekking;

• f

  de behandeling van het foutberichtenverslag;

• g

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet;

• h

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• i

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, en

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland;

• j

  de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78, 3e lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• k

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opneming als ingeschrevene in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Artikel 18

De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 19

De beheersreglementen Gemeentelijke Basis Administratie van de voormalige gemeenten Steenwijk en Brederwiede worden ingetrokken.

Artikel 20

Deze beheerregeling treedt in werking op 9 april 2002.

Artikel 21

Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 22

De beheerregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.