Mandaatbesluit beleidsproducten c.a. projecten en vaststelling Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009

Ondertekening

BIJLAGE 1 (nieuw)

Bijlage 1 behorend bij het mandaatbesluit beleidsproducten c.q. projecten van 24 februari 2009

Regeling

budgethouders begroting en kredieten 2013

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Budget: een deel van de begroting tot uitdrukking komend in baten respectievelijk lasten verbonden aan een programma, (administratief) product c.q. project, met de daarbij behorende effecten, resultaten en activiteiten per programma, (administratief) product c.q. project.

(Onder)mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Master-budgethouder: de gemeentesecretaris/algemeen directeur, die door mandaat bevoegd is in naam van het college van burgemeester en wethouders besluiten te nemen ten aanzien van alle door de gemeenteraad per programma vastgestelde budgetten.

Budgethouder: het hoofd van een afdeling dat belast is met het beheer van één of meerdere budgetten en aan wie ondermandaat is verleend om in naam van het college van burgemeester en wethouders besluiten te nemen.

Deel-budgethouder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die belast is met het beheer van één of meerdere budgetten en aan wie ondermandaat is verleend om in naam van het college van burgemeester en wethouders besluiten te nemen.

Toeleverancier: een medewerker die activiteiten verricht ten behoeve van een budget, waarvan hij/zij geen deel-budgethouder is.

Artikel 2 Master-budgethouder

• a.

  De master-budgethouder is voor het college van burgemeester en wethouders aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• b.

  De master-budgethouder ziet er op toe, dat door het jaarlijks door de master-budgethouder vast te stellen budgethoudersregister voor alle budgetten (deel)budgethouders worden aangewezen en dat deze worden geregistreerd in de financiële administratie. Ook wijzigingen van (deel)budgethouders gedurende het jaar worden vastgelegd in het budgethoudersregister en in de financiële administratie.

• c.

  Ingeval van afwezigheid van de master-budgethouder wordt door de master-budgethouder een vervanger aangewezen.

Artikel 3 Budgethouder en deel-budgethouder

• a.

  De budgethouder is voor de master-budgethouder aanspreekbaar en verantwoording schuldig voor alle aan haar of hem toevertrouwde budgetten.

• b.

  De deel-budgethouder is voor de budgethouder aanspreekbaar en verantwoording schuldig voor alle aan haar of hem toevertrouwde budgetten.

• c.

  Een (deel)budgethouder conformeert zich aan de opzet van de indeling van de (administratieve) producten c.q. projecten. Indien hij of zij voor een adequate budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, komt hij of zij dit overeen met de afdelingscontroller.

Artikel 4 Verplichtingen

• a.

  De (deel)budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie en interne controle van de processen en activiteiten nodig voor het realiseren van het (administratief) product c.q. project.

• b.

  De (deel)budgethouder rapporteert bij een forse (dreigende) budgetover- of budgetonderschrijding ingevolge een voorgenomen aanbesteding of opdrachtverlening aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist bij een forse (dreigende) budgetoverschrijding of tot aanbesteding dan wel opdrachtverlening mag worden overgegaan. Indien noodzakelijk maakt de (deel)budgethouder in de eerstvolgende bestuursrapportage melding van het resultaat van de aanbestedingsrapportage.

• c.

  De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem of haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie betreffende.

• d.

  Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de aangewezen (deel)budgethouder c.q. toeleverancier. Daarbij wordt aangegeven ten laste dan wel ten gunste van welk grootboeknummer en kostensoort de betalings- of inningsopdracht moet worden geboekt.

• e.

  De (deel)budgethouder zorgt voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt bij afwijkingen verantwoording af in het kader van de planning- en controlcyclus.

• f

  De toeleverancier is verantwoordelijk voor de te verrichten activiteiten tegen de maximaal afgesproken kosten en kwaliteit van de toelevering.

• g.

  De toeleverancier verstrekt al of niet op verzoek tijdige en betrouwbare informatie aan de (deel)budgethouder ten einde deze in de gelegenheid te stellen verantwoording af te leggen overeenkomstig deze regeling.

Artikel 5 Overige instructies

• a.

  De (deel)budgethouder draagt er zorg voor dat hij of zij permanent inzicht heeft in de omvang van de verplichtingen die door hem of haar zijn aangegaan.

• b.

  De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaft hieromtrent de nodige informatie.

• c.

  De (deel)budgethouder is verplicht om bij het aanvragen van een nieuw budget voorcalculaties aan te leveren die het budget onderbouwen.

• d.

  De (deel)budgethouder maakt afspraken met de toeleverancier wat toegeleverd zal worden en tegen welke kosten en kwaliteit die toelevering zal geschieden.

• e.

  De (deel)budgethouder ziet er op toe, dat op de juiste wijze tijdsinzicht wordt verkregen ten aanzien van de verrichte activiteiten.

Artikel 6 Informatie master-budgethouder

De master-budgethouder draagt overeenkomstig de planning- en controlcyclus zorg voor het verstrekken van periodieke informatie aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 7 Condities / beperkingen

• a.

  Bevoegdheden ten aanzien van een budget zijn ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel)budgethouders dezelfde integrale bevoegdheid hebben ten aanzien van een budget.

• b.

  Onverminderd het bepaalde onder a en artikel 4 onder d, is het toegestaan dat een betalingsopdracht in het financiële systeem wordt afgedaan door een andere medewerker dan de (deel)budgethouder.

• c.

  De functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met de functies van inkoop-coördinator en kassier, alsmede medewerkers van de financiële administratie en controlling.

• d.

  Per organisatieonderdeel en/of per (deel)budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels – aan de uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht.

• e.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten uitgeoefend door de master-budgethouder of door een door de master-budgethouder aan te wijzen vervanger, met een aanwijzingsbesluit zoals bedoeld in artikel 8.

• f.

  Bij afwezigheid van de deel-budgethouder worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten uitgeoefend door een door de budgethouder aan te wijzen vervanger, met een aanwijzingsbesluit zoals bedoeld in artikel 8.

Artikel 8 Aanwijzing

• a.

  Medewerkers worden uit hoofde van hun functie master-budgethouder of budgethouder.

• b.

  In de productenraming wordt aangegeven welke medewerker (deel)budgethouder is, alsmede de budgetten die aan deze medewerker zijn toegekend.

• c.

  De in de productenraming opgenomen (deel)budgethouders worden jaarlijks bij afzonderlijk besluit aangewezen. In het aanwijzingsbesluit vindt een verwijzing plaats naar de specificatie zoals die in de productenraming opgenomen is. Op het niveau van de master-budgethouder wordt één besluit genomen en op het niveau van de budgethouders zoveel besluiten als er afdelingen zijn. Van ieder besluit wordt één exemplaar door de betreffende medewerkers ondertekend. Door ondertekening wordt formeel vastgelegd dat de mandaatgever instemt met de in de begroting opgenomen ondermandatering en dat de gemandateerde kennis neemt van de ondermandatering. Het ondertekende besluit wordt bewaard door de medewerker controlling.

• d.

  Structurele wijzigingen of aanvullingen op de aanwijzingsbesluiten worden doorlopend genummerd en ondertekend. Daarna worden deze toegevoegd aan de officiële exemplaren die in bewaring zijn bij de medewerker controlling.

• e.

  Iedere budgethouder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de ondertekende versie van het aanwijzingsbesluit en wijzigingen / aanvullingen daarop. Uitsluitend op basis van de ondertekende versie is de medewerker financiële administratie gemachtigd om in overeenstemming daarmee een betalingsopdracht / inningsopdracht te verwerken.

• f.

  Bij ziekte of vervanging van de (deel)budgethouder is artikel 7 van deze regeling van toepassing. In die gevallen kan volstaan worden met een schriftelijke mededeling omtrent de vervanging aan de afdelingscontroller. Die mededeling wordt toegevoegd aan de officiële exemplaren die in bewaring zijn bij de medewerker controlling.

• g.

  De artikelen 8c tot en met 8f zijn ook van overeenkomstige toepassing op toeleveranciers.

Artikel 9 Overige regelingen

De (deel)budgethouders en toeleveranciers dienen tevens rekening te houden met de regels zoals die in het kader van de beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle zijn gesteld en alle overige regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden.

Artikel 10 Geschillen

Geschillen tussen de (deel)budgethouder en de toeleverancier worden door de (deel)budgethouder onverwijld voorgelegd aan de master-budgethouder.

De master-budgethouder neemt of een beslissing of legt het geschil voor aan het college van burgemeester en wethouder.

Artikel 11 Ingangsdatum

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland,

de secretaris, S.S. Weistra

de burgemeester, M.A.J. van der Tas

Artikelsgewijze toelichting regeling budgethouders begroting en kredieten.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Budget

Budgetten kunnen betrekking hebben op baten en lasten van zowel de exploitatie, de kostenplaatsen als de investeringen.

De aan het budget verbonden prestaties of activiteiten dienen zoveel mogelijk in de begroting te worden opgenomen en aansluitend in de registratie en bewaking van het budget te worden betrokken.

Artikel 2 Master-budgethouder

De master-budgethouder (gemeentesecretaris) draagt zijn bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budgetten verbonden werkzaamheden op aan de afdelingshoofden, die daarmee als budgethouder optreden.

Artikel 3 Budgethouder en deel-budgethouder

Op grond van het mandaatbesluit is de master-budgethouder bevoegd om namens het college van burgemeester en wethouders budgetten te beheren en ter zake besluiten te nemen. Voorts is het de gemandateerde toegestaan ondermandaat te verlenen. Dus van master-budgethouder naar budgethouder en van budgethouder naar deel-budgethouder.

De afdelingscontroller komt zoveel als mogelijk tegemoet aan de wensen van de (deel)budgethouder ten einde deze in de gelegenheid te stellen het budgetbeheer optimaal te voeren, rekening houdende met de binnen de gemeente geldende richtlijnen ten aanzien van de inrichting van de administratie.

Artikel 4 Verplichtingen

De in dit artikel opgenomen bepalingen moeten de beheersing van de aangegane verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven waarborgen. Geadviseerd wordt om daarom gebruik te maken van de aanwezige verplichtingenadministratie.

Overigens geldt de beheersing ook voor de inkomsten.

Aanbestedingen gaan aan verplichtingen vooraf en leiden vaak tot budgetafwijkingen. In het geval een aanbesteding zou leiden tot een forse budgetoverschrijding (meer dan € 20.000 of meer dan 10% van het totale budget), moet dit in een zo vroeg mogelijk stadium aan de verantwoordelijke wethouder voorgelegd worden. In overleg met deze wethouder wordt dit ook aan het college voorgelegd.

Ook onderschrijdingen zijn mogelijk. Deze komen ten gunste van de algemene middelen en mogen dus niet worden benut voor eventuele aanvullende wensen.

Artikel 5 Overige instructies

De verantwoordelijke (deel)budgethouder maakt bij de te vervaardigen voorcalculatie eventueel afspraken met de benodigde toeleveranciers. Daarbij kan gedacht worden aan het aantal in te zetten uren en uitbesteding van werkzaamheden.

Artikel 7 Condities / beperkingen

Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de (deel)budgethouder dan wel de toeleverancier (zie artikel 4 onder d).

De activiteiten die voortvloeien uit het budgetbeheer zijn overwegend van uitvoerende aard. Vandaar dat de (deel)budgethouder in de gelegenheid wordt gesteld om de afdoening van de betalingsopdracht over te dragen aan een of meerdere medewerkers. Indien de afdoening van de betalingsopdracht door een derde van toepassing is, dient dit schriftelijk te worden vastgelegd door de (deel)budgethouder. De schriftelijke bevestiging van de (deel)budgethouder wordt bewaard door de medewerker controlling.

Artikel 8 Aanwijzing

Op het niveau van (deel)budgethouder is het van belang dat er jaarlijks een goede aanwijzing plaatsvindt. Dit artikel voorziet daarin. Door de afdeling Ondersteuning is voor het aanwijzingsbesluit een model ontwikkeld.

Tevens is in dit artikel geregeld hoe met structurele wijzigingen of aanvullingen op de aanwijzingsbesluiten wordt omgegaan.

Daarnaast voorziet het artikel in een praktische oplossing voor het geval er sprake is van ziekte of tijdelijke vervanging van de (deel)budgethouder.

In de productenraming staat overigens alleen de budgethouder van het beleidsproduct vermeld. In de van de productenraming afgeleide administratieve productenraming staat ook de deel-budgethouder vermeld.

Artikel 9 Overige regelingen

De verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder betreft ook de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC).

Er moet een adequate organisatie van de processen en activiteiten plaatsvinden binnen de recht-matigheidseisen.

BIJLAGE 2

MODEL

Onderwerp: Ondermandaat budgethouders

Steenwijk,

Uitgegaan:

De master-budgethouder;

overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hem krachtens mandaat toekomende bevoegdheden met betrekking tot het beheer van in de begrotingen vermelde budgetten en het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan budgethouders;

dat het de master-budgethouder op grond van het bepaalde in het mandaatbesluit en de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009 is toegestaan ondermandaat te verlenen;

b e s l u i t :

• a.

  aan te wijzen als budgethouder de functionarissen zoals die zijn opgenomen in de begrotingen (jaar)

• b.

  ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009, alsmede de algemene instructies (het mandaatstatuut d.d. 29 april 2008) van toepassing te verklaren;

• c.

  te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende op die waarop het is bekend gemaakt.

De master-budgethouder

A.F.Peterson

(handtekening)

Voor gezien, de budgethouder, hoofd afdeling ....................

Naam: ……………………………………………………..

(handtekening)

Voor gezien, de budgethouder, hoofd afdeling ....................

Naam: ……………………………………………………..

(handtekening)

BIJLAGE 3

MODEL

Onderwerp: Ondermandaat deel-budgethouders.

Steenwijk,

Uitgegaan:

De budgethouder van de afdeling ........;

overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hem krachtens ondermandaat toekomende bevoegdheden met betrekking tot het beheer van in de begrotingen vermelde budgetten en het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan deel-budgethouders;

dat het de budgethouder op grond van het bepaalde in het mandaatbesluit en de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009 is toegestaan ondermandaat te verlenen;

b e s l u i t:

• a.

  aan te wijzen als deel-budgethouder de functionarissen zoals die zijn opgenomen in de begrotingen (jaar);

• b.

  ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009, alsmede de algemene instructies (het mandaatstatuut d.d. 28 april 2008) van toepassing te verklaren;

• c.

  te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende op die waarop het is bekend gemaakt.

Voor akkoord, de master-budgethouder

A.F. Peterson

(handtekening)

De budgethouder, hoofd afdeling ...

Naam………………………………………………………………………….

(handtekening)

Voor gezien, de deel-budgethouder, (senior)medewerker afdeling

Naam: ………………………………………………………………………….

(handtekening)

Voor gezien, de deel-budgethouder, (senior)medewerker afdeling

Naam: ………………………………………………………………………….

(handtekening)