Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland (Organisatiebesluit)

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  het managementteam (MT): de secretaris en de managers van de afdelingen tezamen;

• c.

  (staf)afdeling: iedere organisatie eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de secretaris heeft;

• d.

  team: iedere organisatie eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de manager van de desbetreffende afdeling heeft;

• e.

  middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:

  • -

    het personeelsbeleid;

  • -

    het financiële beleid;

  • -

    het organisatiebeleid;

  • -

    het informatiebeleid;

  • -

    het automatiseringsbeleid;

  • -

    alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.

• f.

  juridische rechtmatigheid: het voldoen van handelingen en besluiten aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving.

• g.

  financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale-, en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Artikel 2 Organisatie-eenheden

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende (staf)afdelingen:

• a.

  Afdeling brandweer

• b.

  Concernstaf

• c.

  Afdeling ondersteuning

• d.

  Afdeling maatschappelijke ontwikkeling

• e.

  Afdeling ruimtelijke en economische ontwikkeling

• f.

  Afdeling inwoners en ondernemers

• g.

  Afdeling openbare werken

Artikel 2a Organisatie brandweer

De organisatie, het beheer en de taken van de afdeling gemeentelijke brandweer, alsmede de verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn neergelegd in de “Beleidsregel inzake de organisatie, het beheer en de taak van de gemeentelijke brandweer Steenwijkerland”. Bij afwijkende bepalingen in de Beleidsregel gaan deze uit boven de bepalingen in dit besluit.

Artikel 3a Hoofdtaken van de concernstaf (inclusief concerncontrol)

De algemene taak van concernstaf is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  effectieve sturing en beheersing van de organisatie;

• b.

  Bestuurs- en managementondersteuning;

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel 3b Hoofdtaken van de afdeling Ondersteuning

De algemene taak van de afdeling Ondersteuning is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Financiële kaderstelling;

• b.

  Belastingen;

• c.

  Facilitaire zaken;

• d.

  Financiële administratie;

• e.

  Algemeen juridische en bestuurszaken;

• f.

  Bestuursondersteuning;

• g.

  Documentaire informatievoorziening;

• h.

  Procesmanagement;

• i.

  Beheerorganisatie / informatievoorziening;

• j.

  Website;

• k.

  Personeelszaken (p&o)

• l.

  Inkoop

• m.

  Kaderstellling ambtelijke organisatie en ontwikkeling

• n.

  Human Recourse Management (HRM)

• o.

  Informatiemanagement

• p.

  Communicatie

• q.

  Kernen en wijken

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel 3c Hoofdtaken van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling

De algemene taak van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Maatschappelijke Participatie (inclusief WMO);

• b.

  Sport;

• c.

  Onderwijs;

• d.

  Cultuur;

• e.

  Jeugd;

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel 3d Hoofdtaken van de afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling

De algemene taak van de afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Ruimtelijke ordening;

• b.

  Grondzaken en planeconomie;

• c.

  Economie

• d.

  Wonen;

• e.

  Plattelandsontwikkeling;

• f.

  Toerisme;

• g.

  Projecten.

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel 3e Hoofdtaken van de afdeling Inwoners en Ondernemers

De algemene taak van de afdeling Inwoners en Ondernemers is de zorg voor de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie van de integrale vergunningverlening en integraal toezicht en handhaving gericht op het gebied van de fysieke leefomgeving:

• a.

  Volkshuisvesting;

• b.

  Ruimtelijke Ordening;

• c.

  Milieu (inclusief de beleidsvoorbereiding);

• i.

  Burgerzaken;

• d.

  Klantencontactcentrum (kcc);

• e.

  Kaderstelling dienstverlening;

• f.

  duurzaamheid.

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel 3f Hoofdtaken van de afdeling Openbare Werken

De algemene taak van de afdeling Openbare Werken is de zorg voor de werkvoorbereiding, de uitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  Verkeer en vervoer;

• b.

  Water & riolering;

• c.

  Groen en spelen;

• d.

  Inrichting en beheer van de openbare ruimte;

• e.

  Beheer van de gemeentelijke gebouwen;

• f.

  Projecten (advisering, projectmanagement en toezicht);

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel 4 Structuur (staf)afdelingen

• 1.

  Op basis van de hoofdtaken genoemd in de artikelen 3a t/m 3f zijn de afdelingen ingedeeld in teams.

• 2.

  Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen en teams betrekt het college vooraf de secretaris.

• 3.

  De secretaris kan in overleg met de afdelingsmanagers de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 5 Leiding dagelijks beheer

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de secretaris. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers om de kwaliteit en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

• 2.

  De secretaris wordt hierbij ondersteund door de concernstaf en concerncontrol.

• 3.

  Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris berust het dagelijks beheer van een afdeling bij de manager van de afdeling.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende manager van de afdeling berust het dagelijks beheer van een team bij de teamleider van het cluster.

• 5.

  In het Algemeen mandaatbesluit 2011, na inwerkingtreding daarvan en de daarop vastgestelde wijzigingen is vastgelegd aan welke functionarissen het college mandaat heeft verleend voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden.

Artikel 6 Functionarissen financiële organisatie

• 1.

  Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: manager afdeling ondersteuning, coördinator begroting, coördinator jaarrekening, afdelingscontroller, medewerker treasury en de senior medewerker administratie. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien deze niet strijdig zijn met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

• 2.

  De functies van de manager afdeling Ondersteuning en senior mede-werker administratie zijn onverenigbaar met die van medewerker treasury alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie.

• 3.

  De functies van medewerker treasury en senior medewerker administratie worden exclusief aan de afdeling Ondersteuning toegewezen.

Artikel 7 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

• 1.

  Het college wijst de manager van de afdeling Ondersteuning, Inwoners en Ondernemers, Maatschappelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling en Openbare Werken als 1e, 2e , 3e, 4e, en 5e loco-secretaris aan. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de 1e, 2e, 3e, 4e, 5e loco-secretaris.

• 2.

  Bij afwezigheid van de medewerker treasury en van de senior medewerker administratie regelt de manager van de afdeling Ondersteuning de vervanging.

• 3.

  Vervanging van afdelingsmanagers vindt plaats door aanwijzing door de secretaris.

Artikel 8 Organisatie projecten

• 1.

  Bij projecten die afdelingsoverschrijdend zijn, is de werkwijze zoals afgesproken in de notitie projectmatig werken van december 2005 van toepassing. Bij het besluit tot het instellen van een projectorganisatie wordt door de gemeentesecretaris een ambtelijk opdrachtgever, zijnde een afdelingsmanager, een politiek opdrachtgever, zijnde een lid van het college en een projectleider aangewezen. Afhankelijk van het soort project kan een projectcoördinator worden aangewezen.

• 2.

  Voor het overige is van toepassing de nota projectmatig werken van december 2005, dan wel de meest recente versie daarvan.

Artikel 9 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

• 1.

  Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

• 2.

  Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

• 3.

  De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeente-bestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.

Artikel 10 Ondersteuning college

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2.

  De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de gemeentesecretaris het college bij het nemen van beslissingen.

• 4.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

• 5.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

• 6.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

Artikel 11 Ondersteuning commissies

Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 10 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde (bestuurs)commissies ex artikel 83 en 84 van de Gemeentewet.

Artikel 12 Aansturing ambtelijk apparaat

• 1.

  Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    de bedrijfsvoering;

  • c.

    het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • d.

    de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgestelde beleid;

  • e.

    de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

  • f.

    de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • g.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • h.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

• 2.

  Het college houdt jaarlijks een functionerings- en beoordelingsgesprek met de secretaris

Artikel 13 Informatieplicht

De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingsmanagers schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun dienst zijn verbonden.

Artikel 14 Aansturing afdelingsmanagers, concerncontroller en concernstaf

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. Hij bevordert onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden.

• 2.

  De secretaris houdt jaarlijks met de afdelingsmanagers, concerncontroller en de andere leden van de concernstaf een functionerings/ POP gesprek en een beoordelingsgesprek en doet hiervan verslag aan het college.

Artikel 16 De concerncontroller

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris werkt de concerncontroller vanuit een procesgerichte en onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd aan een effectieve sturing en beheersing van de organisatie. Vanuit een voorwaardenscheppende, toetsende en adviserende rol worden:

• • a.

    instrumenten (door)ontwikkeld in het kader van periodieke verantwoording, sturing en planning;

  • b.

    ontwikkelingen van binnen en buiten de organisatie beoordeeld op de betekenis voor de gemeente;

  • c.

    de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het middelenbeleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering bewaakt. In dit kader worden voorstellen aan het college gedaan en audits uitgevoerd.

  • d.

    bestaande structuren doorontwikkeld met de focus op samenhang en nut en noodzaak;

  • e.

    heersende cultuuraspecten geïnventariseerd en getracht in positieve zin te beïnvloeden.

Artikel 17 Afdelingsmanager

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt de afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: de opstelling en uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de secretaris en overige zaken die de afdeling betreffen.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt een afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan.

• 3.

  Een afdelingsmanager draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die voor het college worden voorbereid, op:

  • a.

    de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

  • b.

    de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid,

alsmede de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 18 Teamleider

Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling draagt de teamleider met in achtneming van de gemeentebrede kaders mede zorg voor: de opstelling en uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de manager en overige zaken die het team betreffen.

Artikel 19a Taken van de coördinator begroting

Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling ondersteuning draagt de coördinator begroting zorg voor de financiële kaderstelling en het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen.

Artikel 19b Taken van de coördinator jaarrekening

Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling Ondersteuning en onverminderd het bepaalde in artikel 15 j draagt de coördinator jaarrekening zorg voor:

• a.

  het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening en het jaarverslag voor de gemeente als geheel;

• b.

  de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS.

Artikel 19c Taken van de senior medewerker financiële administratie

Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling Ondersteuning en onverminderd het bepaalde in artikel 15 j draagt de senior medewerker financiëleadministratie zorg voor:

• a.

  het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;

• b.

  de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

• c.

  het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de secretaris, de concerncontroller, de medewerker treasury en de afdelingsmanagers;

• d.

  de afdrachten sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds.

Artikel 20 Taken van de medewerker treasury

• 1.

  De medewerker treasury is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort. De medewerker treasury voert de aan hem toegewezen taken uit in nauwe samenwerking met de manager van de afdeling Ondersteuning.

• 2.

  De medewerker treasury voert zijn taken uit onder toezicht van de manager van de afdeling Ondersteuning en binnen de kaders van de “Wet Financiering decentrale overheden” en artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Steenwijkerland” en het besluit “Financieringsstatuut gemeente Steenwijkerland 2006”.

Artikel 21 Taken van de afdelingscontroller

• 1.

  Een afdelingscontroller adviseert de manager van de hem toebedeelde afdeling gevraagd en ongevraagd over:

  • a.

    de financiële planning en de aansluiting daarvan op de beleids- en middelenplanning;

  • b.

    het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrapportage;

  • c.

    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

  • d.

    de opzet en de werking van de administratieve organisatie;

  • e.

    het opzetten en doen functioneren van een systeem van budgetteren;

  • f.

    het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de financiële rechtmatigheid van het beheer en de administratie;

  • g.

    de verdeling, analyse en interpretatie van de beschikbare financiële en niet-financiële gegevens, zodat deze geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten door de afdelingsmanagers;

  • h.

    het voorzien van beleidsvoorstellen van bedrijfseconomische adviezen;

  • i.

    het bewaken van de te betalen en uitstaande vorderingen;

  • j.

    voortgangsbewaking op voorstellen vanuit de beleidsagenda.

• 2.

  Indien een afdelingscontroller een meer doelmatig of doeltreffend beheer mogelijk acht, treedt hij hierover in overleg met de afdelingsmanager van zijn afdeling. Zo nodig treedt hij zelfstandig in overleg met de concerncontroller.

• 3.

  Een afdelingscontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de financiële rechtmatigheid van de begrotingsvoorstellen, het afdelingsplan, de tussentijdse rapportages, de jaarrapportage en de beleidsvoorstellen van zijn afdeling. Indien er sprake is van een afwijkend standpunt met de afdelingsmanager van zijn afdeling, doet de afdelingscontroller hiervan mededeling bij het desbetreffende stuk.

Artikel 22 Taken van de administratie

• 1.

  De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit:

  • a.

    de financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per afdeling verbijzonderde administraties;

  • b.

    de per afdeling verbijzonderde administraties.

• 2.

  De afdeling Ondersteuning voert de financiële administratie van de gemeente en de niet per afdeling verbijzonderde administraties.

• 3.

  Iedere afdeling voert de door de manager afdeling Ondersteuning per afdeling toegewezen verbijzonderde administraties.

• 4.

  Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)”, de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet.

Artikel 23 managementteam

• 1.

  De secretaris en de managers van de afdelingen vormen het managementteam.

• 2.

  De secretaris is voorzitter van het managementteam.

• 3.

  De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen vast. Ieder lid van het managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.

• 4.

  De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken tenminste twee dagen voorafgaand aan de vergadering in het bezit is bij de leden van het managementteam.

• 5.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan in het eerste lid genoemde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen.

• 6.

  De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

• 7.

  Bij afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen conform hetgeen bepaald in artikel 7.

Artikel 24 Taken managementteam

Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• a.

  de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

• b.

  het afstemmen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen;

• c.

  de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• f.

  tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

Artikel 25 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten aan de secretaris.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De secretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 26 Begrotingscyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

• a.

  de Perspectiefnota Financieel Beleid;

• b.

  de Voorjaarsnota;

• c.

  de (meerjaren)Programmabegroting;

• d.

  de Najaarsnota;

• e.

  de Jaarrekening en het Jaarverslag.

Artikel 27 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde (meerjaren)programmabegroting stelt het college de productbegroting vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productbegroting toe aan de afdelingen.

• 2.

  Op basis van de programmabegroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productbegroting, maken de afdelingsmanagers onder eindverantwoordelijkheid van de secretaris voor elke afdeling een afdelingsplan, waarvan de productbegroting en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.

• 3.

  In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

• 4.

  Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de secretaris. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingsmanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

Artikel 28 Budgetbevoegdheden en plichten

De bevoegdheden en plichten van budgethouders liggen vast in de ‘Regeling budgethouders begroting en kredieten 2006’ danwel de meest recente versie daarvan.

Artikel 29 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen

• 1.

  Door het college vastgestelde budgetten in de productbegroting en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden overschreden.

• 2.

  Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

• 3.

  Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten.

• 4.

  Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste resp. ten laste van de algemene middelen.

• 5.

  Het onder het eerste tot en met vierde lid genoemde wordt in de vorm van een begrotingswijziging twee maal per jaar bij de tussenrapportages aan het college voorgelegd.

• 6.

  Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden gelijktijdig aan het college voorgelegd.

Artikel 30 Verantwoording en décharge

• 1.

  Iedere afdeling legt door middel van de tussenrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingsmanagers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de manager van de afdeling ondersteuning.

• 2.

  Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

• 3.

  Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

Artikel 31 Accountantscontrole

• 1.

  De manager van de afdeling Ondersteuning draagt ten behoeve van de raad de zorg voor de voorbereiding en begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole.

• 2.

  De manager van de afdeling Ondersteuning treedt op als contactpersoon van de gemeente voor de accountant en coördineert voor de gemeente de accountantscontrole.

• 3.

  De manager van de afdeling Ondersteuning organiseert het periodieke afstemmingsoverleg tussen de accountant en de vertegenwoordiger uit de raad, de vertegenwoordiger uit de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën en de secretaris.

• 4.

  Bij de uitvoering van controlewerkzaamheden aangaande de gemeenterekening treedt de manager van de afdeling Ondersteuning op als aanspreekpunt van de gemeente voor de accountant. Hij draagt zorg voor de facilitering van de accountant. Hij neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ en ziet er op toe dat ook de andere ambtenaren van de afdeling deze regels in acht nemen.

• 5.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college ziet de secretaris toe op het herstel van de in het verslag van bevindingen genoemde tekortkomingen bij de afdelingen, alsmede op herstel van de door de accountant gerapporteerde bevindingen van niet bestuurlijk belang bij de afdelingen. Hij treedt hiertoe in overleg met het desbetreffende afdelingsmanager en afdelingscontroller.

Artikel 32 Juridische rechtmatigheid

• 1.

  Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris de zorg voor:

  • a.

    de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren;

  • b.

    de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

• 2.

  De juridisch controller is belast met/verantwoordelijk voor:

  • a.

    het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de secretaris en de afdelingen;

  • b.

    het signaleren van algemene juridische ontwikkelingen van belang voor het concern, coördineren van de invoering van nieuwe wetgeving op het gebied van het (algemeen) bestuurs- en gemeenterecht en advisering van het bestuur en management omtrent de gevolgen daarvan;

  • c.

    zelfstandige beoordeling van de juridische kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en doen van aanbevelingen daarover;

  • d.

    advisering over de inrichting van processen (maatregelen bedenken) en de implementatie van (nieuwe) normen en richtlijnen in de organisatie;

  • e.

    Implementatie van concernbrede juridische kwaliteitszorg.

Artikel 33 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid

• 1.

  Onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur of delen daarvan worden verricht op initiatief van concerncontrol door de IC-functie van de afdeling Ondersteuning.

• 2.

  In opdracht van het college stelt concerncontrol de rekenkamer tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij instelt of laat instellen.

• 3.

  De resultaten van de onderzoeken legt concerncontrol voor het aanbieden aan het college ter bespreking voor aan het managementteam.

• 4.

  Concerncontrol stelt op grond van de resultaten van de onderzoeken plannen van verbetering op. De plannen van verbetering legt hij voor het aanbieden aan het college ter bespreking voor aan het managementteam.

Artikel 35 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2011.

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Steenwijkerland