Inkoop- en aanbestedingsbeleid Ten Boer 2016

Gevolgde aanpak

We hebben als kader het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gebruikt en het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Groningen, dat in 2015 is vastgesteld. De concept teksten zijn ambtelijk afgestemd met Groningen en bestuurlijk met het college van Ten Boer.

Opbouw en leeswijzer

Deze beleidsnota start met een korte beschrijving van onze visie in hoofdstuk 2, waarbij praktische doelgerichtheid centraal staat. In hoofdstuk 3 volgt een uitwerking van deze doelen. De juridische kaders, integriteit en professionaliteit beschrijven we in hoofdstuk 4. In het laatste hoofdstuk komt het feitelijke proces van aanbesteden aan de orde. We sluiten af met een bijlage met definities.

Verschillende wijzen van inkopen

We kopen de afgelopen jaren en de komende jaren als gemeente Ten Boer op 3 verschillende manieren goederen en diensten in, namelijk:

• 1.

  Zelfstandig, als gemeente Ten Boer, voor een bedrag van circa € 1,0 miljoen per jaar.

• 2.

  Door de gemeente Groningen, namens Ten Boer, vanuit de dienstverleningsovereenkomsten DVO, voor een bedrag van circa € 1,1 miljoen per jaar. Dit bedrag is exclusief eventuele investeringen in wegen, riolering, GREX e.d., die jaarlijks variëren.

NB: hiertoe heeft Groningen haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ons geactualiseerde beleid is daarvan afgeleid en daardoor zijn er veel overeenkomsten in doelen en aanpak. Met name wat betreft het bevorderen van lokaal aanbesteden, wijzen we Groningen er op dat we verwachten dat ondernemers uit Ten Boer kansen krijgen bij aanbestedingen. Zie verder hieronder. We vragen van Groningen jaarlijks een verantwoording van hun aanbestedingen en tussentijds bespreken en evalueren we met Groningen de inkoop en aanbestedingen die zij namens ons uitvoeren.

• 3.

  Door samen te werken met diverse partners, bijvoorbeeld in regionaal verband. We betalen ca. € 1,9 miljoen aan gemeenschappelijke regelingen per jaar en kopen via RIGG zorg in voor een bedrag van ca. € 2,8 miljoen per jaar.

Ons nieuwe inkoopbeleid is alleen van toepassing op de zelfstandig door ons ingekochte goederen en diensten, zoals onder punt 1. benoemd. We houden ons inkoopbeleid daarom beknopt. Zoals hierboven beschreven, zijn de doelen van het Groninger inkoop- en aanbestedingsbeleid vrijwel identiek aan die van ons. We monitoren en evalueren met Groningen de wijze waarop zij hun inkoop en aanbesteding voor ons uitvoeren en rapporteren daarover aan de raad van Ten Boer.

Doelgerichtheid van inkoop en aanbesteden

De gemeente heeft bij inkoop enerzijds een aantal maatschappelijke doelen, zoals:

• ·

  het bevorderen van duurzaamheid,

• ·

  werkgelegenheid en de lokale economie (MKB),

• ·

  alsmede het verbeteren van de kansen voor diegenen met een afstand tot de arbeidsmarkt (social return of SROI, social return on investment).

Tegelijk heeft de gemeente ook bedrijfsvoeringsdoelen, zoals het efficiënt en effectief gebruiken van overheidsmiddelen.

Het nieuwe inkoopbeleid wordt ingezet om te helpen bij de realisatie van deze doelen.

Daartoe hebben we de gemeentelijke doelen vertaald naar voor inkoop en aanbesteden relevante (sub-)doelen, bijbehorende doelstellingen en strategieën. Dit alles is beknopt uitgewerkt in het volgende hoofdstuk.

Wij willen onze doelen bereiken door middel van flexibiliteit en maatwerk én door een afweging aan de voorkant van het proces, op de volgende vragen:

• §

  Kiezen we voor inkopen of voor subsidiëren?

• §

  Uitbesteden of zelf doen?

• §

  Kunnen we profiteren van samenwerking met derden?

Leidend in deze afwegingen is de mate waarin de oplossing bijdraagt aan de realisatie van onze doelen en of het bijdraagt aan een hogere doelmatigheid of een hogere kwaliteit van dienstverlening.

Met de herziening van het inkoop- en aanbestedingsbeleid beschikken wij ook over een adequaat inkoopinstrumentarium voor de aanpak van de taken die op het gebied van zorg en participatie vanuit het Rijk naar gemeenten zijn overgedragen.

Inkopen of subsidiëren?

De gemeente kan de afweging maken of zij een bepaald doel wil realiseren via inkoop of door het verstrekken van een subsidie.

Bij deze keuze is het belangrijk om te bepalen hoe we in een concreet geval willen sturen en hoe we onze relatie met de ander willen invullen. Dat bepaalt of een publiekrechtelijke relatie (subsidie) of een privaatrechtelijke relatie (overeenkomst) de meest geëigende is.

In het algemeen kunnen we stellen dat de mogelijkheid tot het realiseren van wat wij wensen het best geborgd is door middel van inkopen, maar met name bij het inkopen van diensten moet nadrukkelijk de afweging worden gemaakt tussen aanbesteden en subsidiëren. Wanneer de nadruk ligt op het leveren van een product (goederen of diensten) ligt inkopen het meest voor de hand, ligt de nadruk op het verzorgen van activiteiten, dan kan subsidiering een betere oplossing zijn. 

Uitbesteden of zelf doen?

Het inkoopproces start (in theorie) meestal met de vraag ‘zelf doen of uitbesteden’? In onze dagelijkse praktijk is deze afweging iets anders, aangezien ‘zelf doen’ voor ons betekent dat de gemeente Groningen de werkzaamheden uitvoert. Bij de meeste reguliere werkzaamheden zoals deze in onze dienstverleningsovereenkomsten DVO met Groningen zijn afgesproken, is dat niet aan de orde. Bij nieuwe klussen en projecten vindt deze afweging wel plaats, in overleg met het management van de gemeente Groningen. De op dat moment beschikbare capaciteit, kennis en ervaring bij de gemeente Groningen en onze wensen ten aanzien van snelheid en kwaliteit, bepalen of die werkzaamheden door de gemeente Groningen worden uitgevoerd of dat een externe partij wordt gezocht.

Samenwerking met derden

De gemeente werkt actief samen met derden, ter versterking van de regio en ook om effectief samen te werken of in te kopen. Daarbij gaat het meestal naburige gemeenten of om lokale bedrijven. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, ondersteuning wettelijke milieutaken (Omgevingsdienst Groningen), werkvoorzieningsschap, belastingen en sociale regelgeving.

Zo is bijvoorbeeld in het kader van de decentralisaties sociaal domein regionale of landelijke samenwerking bij inkoop in bepaalde gevallen bij wet verplicht gesteld.

Duurzaamheid

Duurzaamheid is een belangrijk uitgangspunt.

We geven het goede voorbeeld door in te zetten op duurzaam inkopen en aanbesteden.

We sluiten aan bij het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, waarmee we invulling geven aan onze voorbeeldfunctie. Dat gaan we jaarlijks monitoren. We voegen duurzaamheidsdoelen/-eisen toe aan onze aanbestedingen. We gaan verduidelijken hoe we duurzaamheid meetbaar maken. De sociale aspecten bij inkoop breiden we verder uit, door waar relevant ILO-normen, keurmerken (o.a. fair trade) en gedragscodes in de keten toe te passen. Dat geldt ook voor het toepassen van de principes van de circulaire economie, door in de aanbestedingen verspilling tegen te gaan en in de gunningscriteria de totale gebruikskosten (TCO) te betrekken.

We vinden dat

• ·

  een goede inkoopvoorbereiding

• ·

  (steekproefsgewijze) evaluatie van individuele inkooptrajecten

• ·

  en jaarlijkse monitoring van het totaal aan inkoop- en aanbestedingstrajecten

belangrijke instrumenten zijn om bovenstaande eisen te leren implementeren, om effecten te meten en onze inkoop en aanbesteding te verbeteren.

Dit kan de beleidsyclus van inkoop en aanbesteding worden genoemd: beleid bepalen, inkopen/aanbesteden, evalueren, bijstellen van beleid en verbeteringen inkoop/aanbesteding doorvoeren. En weer evalueren, bijstellen etc. We rapporteren hierover in de begrotingscyclus.

Social return

Door de toepassing van social return willen wij kansen bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Via het inkoop- en aanbestedingsbeleid stimuleren wij dat opdrachtnemers een bijdrage leveren aan de regionale en/of gemeentelijke arbeidsmarktdoelstellingen. Op deze manier krijgen mensen die over geen of onvoldoende relevante werkervaring beschikken de kans om voor kortere of langere tijd bij een regulier bedrijf geplaatst te worden. Social return is primair gericht op het realiseren van arbeidsplaatsen. Op het gebied van social return streven we de komende jaren het volgende doel na:

Het vergroten van de opbrengst van social return door met opdrachtnemers maatwerkafspraken te maken.

We willen bereiken dat het aantal plaatsingen via aanbestedingen wordt vergroot en we willen dat het aantal aanbestedingen waarin social return wordt toegepast eveneens wordt vergroot. Dit gaan we jaarlijks monitoren.

Daartoe gaan we onderzoeken hoe social return effectiever kan worden toegepast, in overleg met marktpartijen aan zowel de aanbodkant als bij onze leveranciers.

Lokale economie en MKB

We hebben een sterke ambitie om de lokale economie en de positie van onze lokaal MKB te versterken. Ons doel op dit gebied luidt:

Het stimuleren van de lokale economie en werkgelegenheid en het versterken van de kansen voor het lokale MKB door het aandeel van het lokale bedrijfsleven in het inkoopvolume te vergroten.

We willen het inkoopvolume dat ondergebracht wordt bij het lokale bedrijfsleven vergroten. Onder ‘lokaal’ verstaan we bedrijven in de gemeente Ten Boer. We gaan eerst na hoeveel dat nu is en hoe dat is verdeeld over de verschillende sectoren. We willen dat bereiken door lokale leveranciers actief en gericht te benaderen. Bijvoorbeeld door hen uit te nodigen om zich te melden op de leverancierslijst van de gemeente Groningen, de zogenaamde ‘long list’. We gaan het lokale MKB waar dat mogelijk en passend is, uitnodigen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, we werken idem waar mogelijk en passend, met zogenaamde ‘percelen’ en door niet te zware en/of lokaal-gerichte criteria op te nemen. We gaan na of we kunnen werken met langduriger lokale contracten, zodat het voor leveranciers de moeite waard is om te investeren in de samenwerking met de gemeente.

Integriteitskader

Integriteit en integer handelen door bestuur en ambtenaren staat bij ons hoog in het vaandel.

Voor inkoop en aanbesteden gelden de volgende principes:

• -

  Integriteit van opdrachtnemers

  De gemeente streeft ernaar slechts samen te werken met partijen waarvan de integriteit niet ter discussie staat.

• -

  Objectief en transparant

  Inkoopbeslissingen worden zo objectief mogelijk genomen en (de schijn van) belangenverstrengeling willen we voorkomen. Dit doen we door transparante keuzes in onze aanbestedingstrajecten en er op toe te zien dat personen, die betrokken zijn bij de aanbestedingsprocedure, geen belangen hebben die hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid in het gedrang kunnen brengen.

Juridisch kader

We streven naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico’s op schadeclaims door aanbestedingen rechtmatig uit te voeren. We leven de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• »

  Aanbestedingswet 2012 Dit wettelijke kader implementeert de “Europese Aanbestedingsrichtlijnen” en de Rechtbeschermingsrichtlijn (2207/66/EG).

• »

  Europese wet- en regelgeving De wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis.

• »

  Burgerlijk Wetboek Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• »

  Gemeentewet Het wettelijke kader voor gemeenten.

• »

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De algemene beginselen en uitgangspunten van het aanbestedingsrecht zoals voorgeschreven in de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012:

  • -

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • -

    Non-Discriminatie: Discriminatie van bedrijven en organisaties op grond van nationaliteit o.a. is niet toegestaan.

  • -

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • -

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• »

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Professioneel kader

Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Een professionele zakelijke inkoop draagt hier aan bij. Opdrachtnemers mogen verwachten dat de gemeente hen tegemoet treedt en behandelt als professioneel opdrachtgever.

Inkopen en aanbesteden zijn gericht op doelmatigheid. Als gunningscriterium wordt in principe de ‘beste prijs-kwaliteitsverhouding’ (BPKV) toegepast. Wanneer er echter duidelijke motieven zijn om hiervan af te wijken hanteren we laagste prijs (LP) of levenscycluskosten als gunningscriterium.

De gemeente hanteert in de inkoop- en aanbestedingsprocessen uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• -

  Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Groningen (of voor zover van toepassing contractmodellen of algemene voorwaarden die paritair zijn opgesteld, bijvoorbeeld UAV GC);

• -

  (in geval van Werken) Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016).