Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020 (Zeeuws Vlaanderen)

Jaarlijks geven de gemeenten in Zeeuws Vlaanderen vele miljoenen uit aan werken, leveringen en diensten, die door inkoop beïnvloedbaar zijn. In 2018 waren deze uitgaven circa 75 miljoen euro voor de Zeeuws Vlaamse gemeenten. Dat schept een grote verantwoordelijkheid. De gemeenten willen deze gemeenschapsgelden dan ook op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze besteden. De gemeenten spannen zich continu in voor een verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de gemeenten plaatsvinden. De gemeenten streven daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dienen de gemeenten continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Daarnaast gaan de gemeenten bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

• 1.

  Juridische uitgangspunten: hoe gaan de gemeenten om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

• 2.

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaan de gemeenten om met de maatschappij en het milieu in het inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)

• 3.

  Economische uitgangspunten: hoe gaan de gemeenten om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe kopen de gemeenten in? (zie verder hoofdstuk 6)

De colleges van Burgemeester en Wethouders stellen op grond van de betreffende financiële verordening het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. Het college legt dit ter kennisname voor aan de gemeenteraad.

Schematisch is de positionering van de inkoopuitgangspunten als volgt:

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten in Zeeuws Vlaanderen wordt verstaan onder:

De gemeenten willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid onder andere de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

  De gemeenten leven daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast kopen de gemeenten efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeenten houden daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

  Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop en aanbesteding. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een duidelijke inkoopstrategie per aanbesteding, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeenten en de contractant. De gemeenten spannen zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen

  Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kunnen de gemeenten ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

• d.

  Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeenten

  De gemeenten hebben een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeenten willen bij het inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

• e.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeenten

  Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeenten en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

• f.

  Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeenten als voor ondernemers

  Zowel de gemeenten als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeenten verlichten deze lasten door onder meer proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kunnen de gemeenten hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeenten maken, waar mogelijk gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeenten leven de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeenten restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor dit inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet:

  De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• •

  Europese wet- en regelgeving:

  Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen enzovoort van de Europese Commissie.

• •

  Het EU-verdrag en het Verdrag betreft de Werking van de Europese Unie:

  De overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EU-verdrag inzake de interne markt.

• •

  Burgerlijk Wetboek:

  Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• •

  Gemeentewet:

  Het wettelijke kader voor gemeenten.

• •

  Algemene wet bestuursrecht:

  Het wettelijke kader voor gemeenten.

• •

  Jurisprudentie:

  Jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

• •

  Privacywetgeving:

  Gemeenten voeren aanbestedingen uit waarbij er door de ondernemer persoonsgegevens worden verwerkt in opdracht van de gemeenten. Dit speelt vooral op het gebied van het sociaal domein en bij ICT-gerelateerde diensten. Daarnaast worden door de gemeenten ook andere diensten ingekocht waarbij in opdracht van de gemeenten persoonsgegevens verwerkt kunnen worden. In dat geval is de privacywetgeving van toepassing.

• •

  Gids Proportionaliteit:

  De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• •

  Aanbestedingsreglement Werken:

  In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij inkoop

3.2.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De gemeenten nemen bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling:

  Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• •

  Non-discriminatie:

  Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie:

  De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Objectiviteit:

  De gemeenten mogen geen voorkeur hebben.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid):

  De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeenten passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning:

  Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeenten.

3.2.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De gemeenten nemen bij hun inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De gemeenten streven er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeenten passen, afgestemd op de desbetreffende aanbesteding, toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);

• •

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten model VNG;

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart de inschrijver dat hij voldoet aan de gestelde eisen, (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria).

• •

  Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012 en UAV GC 2005) voor werken;

• •

  Model Standaard Verwerkersovereenkomst Vereniging Nederlandse Gemeenten.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben, of kunnen hebben. Hierbij zullen de gemeenten een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de van toepassing zijnde mandaat- budgethoudersregeling van de aanbestedende gemeente. De gemeenten willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Slechts bij hoge uitzondering kan onder de Europese drempel gemotiveerd worden afgeweken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid op basis van specifieke technische, economische of duurzaamheidsoverwegingen als dit past binnen de kaders van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012.

Afwijkingen van de onder de Europese drempelwaarden te volgen procedure kunnen slechts om bijzondere redenen. In principe zijn het gebrek aan tijd, gebrek aan geld, of gebrek aan kennis geen redenen om af te wijken van de voorgeschreven inkoop- en aanbestedingsprocedures.

Het afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk na goedkeuring van het college van Burgemeester en Wethouders.

Bijzondere redenen voor het college kunnen zijn:

• 1.

  een subsidieverstrekker schrijft een andere aanbestedingsprocedure voor als voorwaarde voor subsidieverlening;

• 2.

  bij een gemeenschappelijke aanbesteding met andere overheden kan worden gekozen voor het aanbestedingsbeleid van één van deze andere overheden;

• 3.

  specifieke deskundigheid/monopolisme;

• 4.

  artistieke/technische redenen van bescherming van alleenrechten/auteursrechten;

• 5.

  dwingende spoed, indien bijvoorbeeld de veiligheid of service aan de burger in het geding komt;

• 6.

  aanvullende opdrachten en/of vervolgopdrachten. De keuze voor een andere opdrachtnemer zou onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich meebrengen;

• 7.

  op grond van de eisen van proportionaliteit een andere aanbestedingsprocedure dient te worden gevolgd;

• 8.

  technische redenen, het betreft bijvoorbeeld updates, extra licenties voor software.

Daarnaast kan een beroep gedaan worden op een uitzonderingsgrond. Eén van die uitzonderingsgronden betreft het zogenaamde quasi-inbesteden. Het is mogelijk om overheidsopdrachten één op één aan een aan de aanbestedende dienst gelieerde rechtspersoon te gunnen. Voorwaarde is dat die gelieerde rechtspersoon een verlengstuk is van de aanbestedende dienst en dat wordt voldaan aan het toezichtscriterium, het merendeel criterium en dat er geen sprake is van directe participatie van privékapitaal.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is er niet voor gekozen om de bijzondere redenen die tot afwijking van de algemene regels kunnen leiden, limitatief op te nemen. Deze redenen kunnen zo uiteenlopend zijn dat een opsomming nimmer volledig zal zijn en derhalve het risico met zich meebrengt dat een gegrond verzoek om afwijkend aan te besteden niet gehonoreerd kan worden.

3.7 Offertebeoordeling

Voor alle aanbestedingen hanteren de gemeenten selectie-eisen waarbij rekening wordt gehouden met de eigen maatschappelijke en economische doelstellingen. De selectie-eisen kunnen bestaan uit sociale, milieu-, technische, financiële, organisatorische en economische eisen waaraan een inschrijver moet voldoen. Speciale aandacht schenken de gemeenten aan de toepassing van de dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Offertes van ondernemers die voldoen aan de selectie-eisen worden vervolgens beoordeeld op de gunningseisen en -criteria.

3.8 Inkoopklachtenloket

Gestimuleerd wordt dat de gemeenten en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kunnen de gemeenten opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

3.9 Doorlegging aanbestedingsverantwoordelijkheid

Daar waar de gemeenten subsidies of uitvoeringsverantwoordelijkheid op specifieke beleidsterreinen aan derden verstrekken, kan voor die partij de verplichting ontstaan dat zij onder hetzelfde inkoop- en aanbestedingsbeleid valt als de gemeenten. Zij heeft dan dezelfde verplichtingen met betrekking tot aanbesteden als de gemeenten. In voorkomende gevallen zal deze verplichting in de subsidiebeschikking dan wel overdrachtsdocument of overeenkomst worden opgenomen.

3.10 Belangrijke kaders bij het verwerken van persoonsgegevens

Indien de gemeenten een nieuwe levering of dienst door middel van een inkoop- of aanbestedingsprocedure willen aanschaffen, zal er voor het publiceren van de aanbesteding dan wel het aangaan van de contractonderhandelingen specifiek moeten worden nagedacht of er persoonsgegevens worden verwerkt. Indien dit het geval is en de opdrachtnemer of inschrijver aan wie de aanbesteding wordt gegund in opdracht van de gemeenten persoonsgegevens verwerkt, moeten de verantwoordelijk medewerkers verplicht de volgende onderdelen nalopen en in acht nemen:

• •

  Verwerkersovereenkomst

  Wanneer het primaire proces dat de opdrachtnemer of inschrijver in opdracht van de gemeenten uit gaat voeren ziet op het verwerken van persoonsgegevens, moet er een verwerkersovereenkomst worden gesloten. Per medio 2019 heeft de VNG de Model verwerkersovereenkomst van de VNG algemeen verbindend verklaard voor al haar leden. Dit betekent dus dat deze verwerkersovereenkomst per 2020 verplicht door de gemeenten moet worden gehanteerd en hiervan mag niet worden afgeweken. Doordat diverse bepalingen in de verwerkersovereenkomst verwijzen naar de hoofdovereenkomst (van dienstverlening of de applicatie) is het van groot belang dat de aanbestedende dienst/afdeling rekening houdt met specifieke afspraken ten aanzien van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in de hoofdovereenkomst.

• •

  DPIA:

  Wanneer de inkoop of aanbesteding van een dienst het verwerken van persoonsgegevens met een hoog risico inhoudt, is het verplicht vooraf een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren. Mocht er sprake zijn van dergelijke hoog risico verwerkingen, dan moet de privacy officer van de gemeente tijdig en vooraf worden geïnformeerd. In de gunningsfase zal een ontbindende voorwaarde moeten worden opgenomen, dat gemeenten:

• 1.

  zich het recht voorbehouden, dat indien uit de DPIA blijkt dat de hoge risico’s niet aantoonbaar door de inschrijver kunnen worden gemitigeerd door passende technische en organisatorische maatregelen de definitieve gunning niet wordt verleend; en

• 2.

  indien de risico’s wel door passende technische en organisatorische maatregelen kunnen worden gemitigeerd deze voor de definitieve gunning moeten zijn geïmplementeerd; of

• 3.

  zich het recht voorbehoud dat indien uit de DPIA blijkt dat de hoge risico’s niet aantoonbaar door de contractspartij kunnen worden gemitigeerd door passende technische en organisatorische maatregelen de gemeente zich het recht voorbehoud de overeenkomst te ontbinden.

4.1 Integriteit

De gemeenten stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De gemeenten hebben hoog in het vaandel dat hun bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeenten contracteren enkel integere ondernemers.

De gemeenten willen enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen en aanbestedingen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeenten kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij inkopen nemen de gemeenten sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De gemeenten stimuleren daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van werken, leveringen en diensten.

De gemeenten hebben ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast hebben de gemeenten als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen willen zij een duurzaam beleid door ondernemers stimuleren. De gemeenten vergroten de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door hun opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen bijvoorbeeld worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

• •

  Klimaatbewust en milieuvriendelijk Inkopen

  De gemeenten onderschrijven het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De gemeenten willen stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de gemeenten (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers gestimuleerd tot CO2-reductie.

• •

  Biobased inkopen

  Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De gemeenten streven ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

• •

  Circulair inkopen

  Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeenten kunnen bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

• •

  Internationale Sociale Voorwaarden

  De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat ondernemers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kunnen de gemeenten bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kunnen de gemeenten de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

• •

  Innovatiegericht

  De gemeenten kunnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeenten zullen waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

• •

  Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN

  Door Maatschappelijk Verantwoord inkopen dragen de gemeenten bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

De gemeenten willen dat inkopen Social return opleveren

Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeenten, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeenten willen dat hun inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor Social return bij een specifieke werk, dienst en eventueel levering. De gemeenten kunnen Social return inzetten voor:

• •

  Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

• •

  Het stimuleren van sociaal ondernemen.

• •

  Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

Specifiek voor de gemeenten in Zeeuws Vlaanderen geldt het beleidskader Zeeuwse samenwerking Social Return On Investment (SROI) met subregionale uitvoering, dit beleidskader is opgenomen in de bijlage.

Dit Zeeuws Vlaamse inkoopbeleid gaat ervan uit dat hiermee de lokale en regionale economie wordt versterkt. Als publieke opdrachtgevers gaan de gemeenten uit van de kracht van ondernemers en overheden bij het creëren van maatschappelijke waarde.

5.1 Zelf doen of uitbesteden

De voorbereiding van het inkoopproces start met het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens wordt bepaald of de gemeenten zelf in deze behoefte kunnen en willen voorzien, of dat er ingekocht moet worden.

De inkoop- en aanbestedingsprocedure start met dit strategische inkoopvraagstuk van make or buy. Bepaalde werken, leveringen of diensten kunnen of willen de gemeenten niet in eigen beheer uitvoeren. Bij de besluitvorming wordt rekening gehouden met integrale kosten, kwaliteit, sociale aspecten en andere belangen. Uitbesteden kan leiden tot prijsverlaging en kwaliteitsverhoging. maar ook tot afhankelijkheid van de ondernemer, verlies van kwaliteit en minder greep op de kosten.

Wordt besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is vervolgens de vraag hoe de gemeenten de markt het beste kunnen benaderen.

5.2 Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeenten achten het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt).

Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van deze analyses. Deze consultatie zal afhankelijk van de scope, met lokale en landelijke ondernemers plaatsvinden.

5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De gemeenten achten een te grote afhankelijkheid van ondernemers en contractanten niet wenselijk.

De gemeenten streven naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers en contractanten zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeenten moeten in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij hun inkopen (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

De gemeenten kiezen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeenten door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeenten kiezen in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.4 Lokale economie, MKB, ZZP en sociale ondernemingen

De gemeenten hebben oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeenten moeten niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.

De gemeenten hebben oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeenten houden echter bij het inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en zelfstandigen in het oog. Dit kunnen de gemeenten doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

De gemeenten hebben oog voor sociale ondernemingen.

Bij inkopen kunnen de gemeenten opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De gemeenten hanteren als uitgangspunt dat zij oog hebben voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Naast kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke aanbestedingen uit voortkomen.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeenten hebben de vrijheid om zelf zorg te dragen voor hun taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de gemeenten kiezen voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteren zij (onder meer) de in onderstaand overzicht opgenomen grensbedragen. Bij deze afweging is onder meer het type werk, levering of dienst en de markt van belang.

De gemeenten zullen − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de gemeenten gemotiveerd aangeven waarom zij hiervan wensen af te wijken.

Alle bedragen zijn exclusief BTW. De Europese drempelbedragen worden iedere twee jaar vastgesteld bij Verordening van de Europese Commissie. Voor 2020/2021 zijn deze bedragen:

• •

  € 214.000,- voor leveringen en diensten;

• •

  € 5.350.000,- voor werken.

Niet reguliere inkoop

Dit betreft kleine -eenmalige- inkopen die al dan niet met een bestelbon of factuur direct kunnen worden aangekocht. Er hoeft dus geen gereguleerde inkoopprocedure te worden doorlopen.

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeenten vragen minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeenten vragen minimaal aan drie ondernemers een offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zullen de gemeenten nationaal aanbesteden.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zullen de gemeenten in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen boven € 22.500,- voor leveringen en diensten en € 45.000,- voor werken wordt voorafgegaan door een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de opdracht. Dit geldt ook indien de inkoop over een periode van 4 jaar de betreffende waarde overstijgt. Vanaf deze bedragen is inschakeling van de inkoopadviseur (gemeenten Sluis en Terneuzen) of collegiale toetsing (gemeente Hulst) verplicht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeenten willen immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaan die zij niet kunnen nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeenten bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen de gemeenten een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op lange termijn). De gemeenten wensen geen ondernemers te betrekken in hun inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

6.2 Inkopen in de organisatie

Inkopen is in de Zeeuws Vlaamse gemeenten als volgt georganiseerd:

6.3 Verantwoordelijkheden

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkopen van werken leveringen en diensten. Het college van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder, opdrachtgever en inkoper essentieel.

6.4 Dossiervorming

Het aanbestedingsdossier speelt bij aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern), maar ook tijdens de uitvoering van het proces.

Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. De dossiervorming is een taak en verantwoordelijkheid van de functionaris die belast is met de uitvoering van de aanbesteding. De aanbestedingsdossiers dienen inzichtelijk en volledig te zijn. Het aanbestedingsdossier zal na afloop van het aanbestedingsproces centraal worden gearchiveerd.

6.5 Contractbeheer

Door middel van goed contractbeheer is het eenvoudig vast te stellen met welke ondernemers er contracten zijn en voor welke onderwerpen. Contracten worden geregistreerd in een contractenbeheersysteem. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het registreren van de contracten. Door dit systeem ontstaat inzicht in het aantal afgesloten contracten, de overeengekomen prijzen en voorwaarden, ingekomen facturen kunnen hieraan worden getoetst. Ook worden betrokkenen gealarmeerd bij belangrijke stappen in het contract, zoals waarschuwing om te starten met een nieuwe aanbesteding, eventueel gebruik te maken van een optiejaar, nieuwe onderhandelingen te voeren enzovoort. Contractbeheer is in de Zeeuws Vlaamse gemeenten als volgt georganiseerd:

6.6 Inwerkingtreding

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking per 1 januari 2020 en vervangt de voorgaande versies.