Verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie De Waddeneilanden 2018

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

- wet: Gemeentewet;

- commissie: de gezamenlijke Rekenkamercommissie De Waddeneilanden van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Texel;

- voorzitter: voorzitter van de commissie;

- secretaris: secretaris van de commissie;

- raden: gemeenteraden van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Texel

- colleges: colleges van burgemeester en wethouders van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Texel;

- begeleidingscommissie: bestaat uit de gezamenlijke griffiers en wordt, indien gewenst of nodig, aangevuld met van elke gemeente 1 raadslid. Deze commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.

Artikel 2 Commissie

1. Er is een commissie die door de raden wordt ingesteld conform artikel 84 lid 1 Gemeentewet en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie De Waddeneilanden. Deze commissie oefent de Rekenkamerfunctie uit als bedoeld in artikel 81 oa Gemeentewet.

2. De commissie bestaat drie leden, waaronder een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De commissie wijst zelf één van de leden als vice-voorzitter aan. De mogelijkheid bestaat om twee vervangende leden te benoemen.

3. De begeleidingscommissie functioneert als vast aanspreekpunt voor de commissie.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

1. De commissie heeft als taak het uitvoeren van onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en bestuur. Een door de commissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, tweede lid. Onderzoeken zijn gericht op structurele processen met als doel te leren van gedane zaken. Incidenten kunnen wel aanleiding zijn voor onderzoek.

2. De taken en bevoegdheden van de commissie zijn zoals beschreven in artikel 182 tot en met 185 Gemeentewet.

Artikel 4 Benoeming leden en taak voorzitter

1. De raden benoemen de leden van de commissie. De selectie van de leden vindt plaats op basis van een openbare sollicitatieprocedure en met ondersteuning van de begeleidingscommissie.

2. De leden worden benoemd op basis van een gezamenlijke voordracht, voorbereid door de begeleidingscommissie.

3. De leden van de commissie worden voor een periode van vier jaar benoemd. Aftredende leden kunnen terstond worden herbenoemd voor maximaal nog twee periodes van vier jaar.

4. De voorzitter van de commissie wordt benoemd uit het midden van de commissie door de raden. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt de plaatsvervangend voorzitter op als voorzitter.

5. De commissie houdt een rooster van aftreden bij en draagt, met de begeleidings-commissie, zorg voor de continuïteit van de commissie.

6. Op de leden van de commissie is artikel 15, lid 1 en 2, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

7. De leden van de commissie nemen niet deel aan een onderzoek indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding komt.

Artikel 5 Eed

Ten aanzien van de leden is artikel 81 g van de Gemeentewet van overeenkomstige toe-passing. De leden leggen de Eed af in de raadsvergadering op Texel, in afstemming met de raden van Ameland, Vlieland, Schiermonnikoog en Terschelling.

Artikel 6 Ontslag en non-activiteit

1. De raad van Texel ontslaat in overleg met de raden van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling de leden of stellen hen op non-actief.

2. Het lidmaatschap van een lid eindigt:

a) op eigen verzoek;

b) bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de commissie;

c) wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

d) indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

e) indien het lid naar het oordeel van de raden van tenminste twee deelnemers ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen;

f) indien hij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen.

g) indien handelt in strijd met artikel 15 Gemeentewet, waarbij voor lid 3 geldt dat de Gedragscode van de raad van Texel geldt.

Artikel 7 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de commissie

1. De leden en de voorzitter ontvangen een vaste vergoeding per vergadering, respectievelijk € 144 en € 180 alsmede een vergoeding voor gemaakte voorbereidings- en eventuele onderzoekskosten van € 75 per uur voor zowel de leden als de voorzitter. Deze vergoedingen kunnen worden aangepast door de raden en zijn exclusief btw.

2. Tevens worden reis-, verblijfs- en vergaderkosten vergoed conform de reiskosten-regeling en de algemene maatstaven van de gemeente Texel. Onkosten en vergoedingen worden op basis van declaraties vergoed. De leden en de voorzitter dienen deze in bij de gemeente Texel.

3. De in het eerste en tweede lid bedoelde kosten worden vergoed uit het budget dat jaarlijks door elk van de raden wordt gereserveerd voor de commissie, te weten € 6.200. In dat budget is tevens rekening gehouden met de uitvoering van secretaris-taken

Artikel 8 Secretaris

1. De commissie kan de secretaristaken naar keuze zelf ter hand nemen of uitbesteden.

2. De secretaris staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

3. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de commissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

4. De secretaris draagt onder andere zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, de vorming van dossiers, financiën en communicatie. Daarnaast stelt de secretaris de conceptonderzoeksopzet op van elk onderzoek en de conceptofferte uitvraag bij een onderzoek dat door de commissie wordt uitbesteed.

Artikel 9 Reglement van Orde

De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raden en colleges. Elke gemeente zorgt dat deze informatie op de (eigen) website terecht komt.

Artikel 10 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

1. De commissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet (ook wel ‘plan van aanpak’) vast.

2. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de commissie ter kennisgeving aan de raden en colleges verstuurd en gepubliceerd op de websites van de deelnemers.

3. De raden kunnen afzonderlijk of gezamenlijk de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de betreffende raad of raden binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad/raden voldoet, licht zij dit toe.

4. De commissie kan zogenaamde flitsonderzoeken uitvoeren die betrekking hebben op een beperkter terrein of gepaard gaan met kleinere acties dan de onderzoeken die normaliter worden uitgevoerd.

5. De commissie kan de gemeenteraden, mede gebaseerd op de uitkomsten van de in het vorige lid genoemde flitsonderzoeken, gevraagd en ongevraagd adviseren

Artikel 11 Werkwijze

1. De commissie stelt voor ieder te onderzoeken onderwerp een onderzoeksopzet vast en formuleert de onderzoeksvragen.

2. De voorzitter van de commissie is belast met en verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van het onderzoek.

3. De commissie kan gebruik maken van (een) externe onderzoeker(s), met inachtneming van het beschikbare budget.

4. De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

5. De commissie beoordeelt of het wenselijk is de betreffende raad of gezamenlijke raden tussentijds te informeren.

6. De commissie is bevoegd bij alle leden van de betreffende gemeentebesturen en bij alle ambtenaren die mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van de gemeentebesturen en de ambtenaren van de gemeenten zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.

7. De commissie is bevoegd bij besturen en directies van de hierna genoemde organisaties de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van het onderzoek. Het betreft:

a) Openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente(n) deelnemen over de jaren dat wordt deelgenomen.

b) Instellingen waaraan de gemeente(n), alleen of samen met andere gemeenten, een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

c) NV’s en BV’s waarin de deelnemer(s) tenminste 50% aandelenkapitaal houdt/houden en over de periode dat de gemeente(n) alleen of samen het geplaatste aandelenkapitaal houdt.

d) Rechtspersonen die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen.

8. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

9. De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de commissie rapporten die aan de raden worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

10. De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

11. De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid (ambtelijk wederhoor) om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptbevindingenrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in ieder geval degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De gemeentesecretaris bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. Het ambtelijk hoor- en wederhoor heeft betrekking op feitelijke informatie.

12. De commissie legt het onderzoeksrapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan de colleges voor ten behoeve van het bestuurlijke hoor, waarbij de termijn ook twee weken bedraagt. De reacties van de colleges worden integraal in het definitieve onderzoeksrapport opgenomen. De commissie kan een nawoord schrijven.

13. Na vaststelling door de commissie wordt het definitieve onder toezending van een afschrift aan de colleges en betrokkenen, onder embargo aan de raden aangeboden.

Artikel 12 Het proces rondom de behandeling van een onderzoeksrapport

1. Het rapport wordt behandeld in de gemeenteraad/raden waar het rapport betrekking op heeft. In de overige punten van Artikel 12 dient raad gelezen te worden als betreffende raad of raden.

2. De commissie biedt het rapport aan de raad aan, nadat het advies van het college is ontvangen. Na verzending van het definitieve onderzoeksrapport aan de raden is het rapport openbaar tenzij er een embargo op het rapport is vastgesteld. De raad biedt de commissie gelegenheid een toelichting te geven op het rapport en biedt de raadsleden gelegenheid voor het stellen van vragen aan de commissie.

3. Inhoudelijke behandeling vindt plaats aan de hand van een raadsvoorstel, dat een voorstel voor het al dan niet overnemen van de aanbevelingen van de commissie bevat.

4. Uiteindelijk neemt de raad een besluit over het raadsvoorstel.

Artikel 13 Budget, jaarverslag en onderzoeksplan

1. De commissie is bevoegd binnen het aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

a. de vergoedingen aan de leden;

b. de kosten van de secretaris-taken;

c. externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld;

d. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

3. De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raden.

4. Jaarlijks stelt de commissie een jaarverslag en jaarrekening in vóór 1 april van het daaropvolgende jaar.

5. Om de communicatie tussen de commissie en de raden te bevorderen wordt ten minste één keer per jaar overleg gevoerd tussen de commissie, de begeleidingscommissie en (een vertegenwoordiging van) de raden. Dat overleg heeft de volgende functies:

a) Het bespreken van het onderzoeksplan;

b) Het letten op de verhouding tussen de verschillende toetsings- en controle-instrumenten van raden;

c) Het uitwisselen van verwachtingen en ervaringen.

6. De commissie stelt jaarlijks een tweejarig onderzoeksplan met begroting op, waarin wordt aangegeven welke gezamenlijke en afzonderlijke onderzoeken de commissie voornemens is om uit te voeren voor de raden. Dit onderzoeksplan wordt jaarlijks geactualiseerd.

Artikel 14 Overige bepalingen

In de gevallen, waarin deze verordening niet voorziet of wanneer een artikel voor meerdere uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist:

a) Voor zover het de werkwijze van de commissie betreft: de voorzitter van de commissie

b) Voor zover het de bevoegdheden van de commissie betreft:

i. De betreffende raad indien het een onderzoek van die gemeente betreft op voorstel van het presidium/de gezamenlijke Fractievoorzitters van die gemeente.

ii. De raden van de deelnemers, indien het een onderzoek betreft namens alle deelnemers, op voorstel van de begeleidingscommissie.

Artikel 15 Inwerkingtreding en Intrekking

Deze verordening treedt in werking de eerste dag na publicatie en tegelijkertijd wordt de Verordening op de Rekenkamercommissie 2014 ingetrokken.

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening gezamenlijke Rekenkamercommissie Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Texel 2018”.