Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tiel houdende regels omtrent gegevensverstrekking basisregistratie personen (Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Tiel 2020)

Ondertekening

Bijlage 1

Lijst van organen van de gemeente Tiel/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe met een raadpleegmogelijkheid in de Basisregistratie personen (BRP) van de gemeente Tiel.

De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Tiel/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe hebben rechtstreeks toegang tot de BRP voor de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke en overige taken. Men heeft slechts inzage in de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze wettelijke taken en overige taken. Overige taken hebben betrekking op beleidsmatige taken van de gemeente Tiel.

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle organen van de gemeente Tiel/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe beschikken hooguit over een beperkt gedeeltelijk inzagerecht.

Bijlage 2

Lijst van organen van de gemeente Tiel/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe waaraan ad hoc of door middel van een selectie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen (BRP) van de gemeente Tiel.

Bijlage 3

Lijst van applicaties van de gemeente Tiel waaraan via een koppeling met ESB persoonsgegevens worden verstrekt.

Bijlage 4

Aangehaakte gegevens

• •

  Voorletter(s) van de persoon, ouder(s), partner en kinderen

• •

  Burgerlijke staat

• •

  Wijk-/buurtcode

• •

  Stemdistrict

• •

  Interne aantekeningen

• •

  Telefoonnummers

• •

  E-mailadressen

In deze bijlage is een opsomming opgenomen van alle gegevens die aangemerkt worden als zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze gegevens maken geen onderdeel uit van de persoonsgegevens die voorkomen in de BRP.

De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG.

Een afdeling/team van de gemeente Tiel/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe kan voor het uitvoeren van de wettelijke taken/overige taken deze aangehaakte gegevens verstrekt krijgen.

Toelichting algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden.

Dit betekent dat in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving geldt. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Voor de uitvoering van de AVG is in Nederland de Uitvoeringswet AVG ingevoerd.

De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP en de Kieswet van toepassing is.

De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 4 van dit reglement.

De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG en vallen niet onder de werking van de Wet BRP.

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Bevoegdheid college B&W

De wetgever laat het volgens art. 3.8 Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over om regels te stellen voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie personen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft op 17 september 2014 in de ‘Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Tiel 2014’ geregeld de verstrekkingen aan organen van de gemeente Tiel over te laten aan het college van burgemeester en wethouders.

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Tiel aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de gemeente/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit art. 3.8 Wet BRP.

De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art. 6 lid 1 sub e AVG.

Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in Hoofdstuk 3, Paragraaf 2, van de Wet BRP.

Gegevens van ‘niet- inwoners’

De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Tiel woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in de Registratie Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Tiel op grond van art. 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke Basisregistratie Personen.

GABA betekent: Gemeente Als Buitengemeentelijke Afnemer. De gegevens die wij ontvangen via deze GABA-aansluiting worden met de Enterprise service bus (ESB) doorgegeven aan gekoppelde applicaties.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente Tiel zijn ingeschreven via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn, raadplegen of gebruiken zij de BRP.

In bijlage 3 zijn de applicaties opgenomen die via de ESB persoonsgegevens krijgen aangeleverd die zij nodig hebben voor de uitvoering van de wettelijke taken.

Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe

Vanaf 1 januari 2016 werken de gemeenten Culemborg, Geldermalsen (thans gemeente West Betuwe) en Tiel samen op het gebied van bedrijfsvoering. Deze samenwerkingsvorm is bekend onder de naam Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe. Dit betekent dat de medewerkers van de Bedrijfsvoeringsorganisatie toegang hebben tot het gemeentelijk systeem van de BRP van de gemeente Tiel voor de werkzaamheden die zij voor de gemeente Tiel uitvoeren.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling zijn integraal overgenomen van artikel 1.1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, orgaan, derde, ingezetene en ingeschrevene:

• •

  Basisregistratie: Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit de centrale door het rijk beheerde GBA-V en door de gemeente beheerde GBA-voorzieningen.

• •

  Orgaan: Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Tiel/ Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team, afdeling of domein).

• •

  Derde: Een derde volgens de Wet BRP is elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

• •

  Ingezetene: De ingeschrevene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Tiel.

• •

  Ingeschrevene: Een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de basisregistratie. Dat kunnen personen zijn die niet in Nederland woonachtig zijn, maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Tiel woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Tiel op grond van artikel 3.2 Wet BRP.

Zolang de Wet BRP door de gemeente Tiel wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikte onder het regime van de wet GBA, is er met betrekking tot de eigen inwoners nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK. De gemeente Tiel beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners.

Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Tiel woonachtig zijn, moet de gemeente Tiel het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht nemen.

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Artikel 2: Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Wanneer een orgaan van de gemeente/Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens artikel 2.34 Wet BRP.

Artikel 3: Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom de verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt en de data waarop de gegevens zijn verstrekt. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.

Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van de staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten wordt niet geprotocolleerd.

Artikel 4: Inwerkingtreding en citeertitel

Het Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Tiel 2020, waarmee dit reglement kan worden geciteerd, treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot 25 mei 2018, de dag waarop de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking is getreden.