Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2007

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  dienst: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft;

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Tilburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c.

  financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Tilburg, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financieel-economische positie;

  • -

    het beheren van vermogenswaarden;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • -

    het afleggen van rekening en verantwoording.

• d.

  administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e.

  financieel beheer: het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Tilburg.

• f.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• g.

  doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

• h.

  doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

• i.

  planning en control: ontwikkelen, invoeren en beheren van beleids- en beheersingsinstrumentarium met betrekking tot het (strategisch) beleid alsmede het financieel-, personeel-, organisatie-, communicatie- en informatiserings- en financieringsbeleid.

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de Programmabegroting aangeboden aan de gemeenteraad., De Programmabegroting is het contract tussen raad en college. De Jaarstukken jaar t-1 vormen de basis voor de Programmabegroting jaar t+1. Daarbij worden tevens betrokken de wensen en verlangens welke geuit zijn bij de behandeling/vaststelling van deze Jaarstukken door de raad. Immers dan wordt op integrale wijze verantwoording afgelegd aan de raad over de bereikte resultaten van het afgelopen jaar. De begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming.

• 2.

  De raad stelt tenminste bij de aanvang van elke nieuwe raadsperiode een indeling naar programma voor de eerstvolgende raadsperiode vast.

• 3.

  De programmabegroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

• 4.

  De raad stelt per programma vast:

  • -

    de beoogde maatschappelijke effecten (outcome)

  • -

    de te leveren goederen en diensten (output)

  • -

    de beschikbare middelen (input)

• De raad stelt, op voorstel van het college, de indicatoren vast over de hierboven bedoelde informatie zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 5.

  De programmabegroting is ingedeeld overeenkomst de voorgeschreven indeling in het “Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten”.

• 6.

  De programmabegroting wordt uitgewerkt in de uitvoeringsbegrotingen van de diensten. De uitvoeringsbegrotingen zijn de aangegane contracten tussen het college en de directeur van een dienst en bevatten de gedetailleerde uitwerking van de programma´s van de programmabegroting.

Artikel 6. Budgetbewaking en tussentijdse rapportage

• 1.

  Onder budgetbewaking wordt verstaan het periodiek signaleren van overschrijdingen (budgetbewaking in engere zin) en eventueel andere afwijkingen van het budget alsmede de (bedrijfseconomische) analyse van de verschillen tussen budget en werkelijkheid (budgetbewaking in ruimere zin).

• 2.

  Het college rapporteert tussentijds driemaal per jaar over de realisatie van de begroting aan de raad via de voortgangsberichten. en sluit de periodieke verantwoording af met de jaarrekening. De tussentijdse rapportages bestaan uit voorjaars-, najaars- en eindejaarsbericht. Het financieel voorjaarsbericht wordt door het college vastgesteld en ter kennisneming aan de raad gestuurd. In het eindejaarsbericht kunnen beleidsvoorstellen worden opgenomen, die samenhangen met de uitkomsten van het voorgaande jaar. Deze voorstellen dienen alleen betrekking te hebben op het lopende jaar.

• Gelet op het gewijzigde karakter van het financieel voorjaarsbericht (geen vaststelling meer door de raad) wordt de melding van afwijkingen strikt beperkt tot herijkingen (en dus onomstreden), al dan niet gekoppeld aan vastgestelde interne normeringen. Bij twijfel of discussie daarover worden afwijkingen niet in het financieel voorjaarsbericht opgenomen, maar betrokken bij de samenstelling van het najaarsbericht.

• Herijkingen zijn financiële consequenties (positief en negatief) van exogene factoren. Ze zijn niet beïnvloedbaar. Verder worden in het Financieel voorjaarsbericht de budgettaire gevolgen opgenomen van:

  • -

    door de raad buiten het traject van begroting of najaars- en eindejaars-berichten om genomen besluiten, voor zover die financiële consequenties ook expliciet in die besluiten worden genoemd en nog niet in de begroting zijn geraamd;

  • -

    collegebesluiten, tenzij daarin is vastgelegd dat ze betrokken zullen worden bij de besluitvorming over de begroting of een najaars- of eindejaarsbericht of in dat kader aan de raad zullen worden voorgelegd.

• 3.

  Het financieel voorjaarsbericht leidt niet tot aanpassing van de door de raad vastgestelde programmabegroting. De budgettaire effecten worden meegenomen bij de samenstelling van het najaarsbericht.

• 3.

  De voortgangsberichten gaan in op afwijkingen, wat betreft de baten, de lasten, de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten;

• 4.

  Het college stelt nadere regels op omtrent de momenten en de wijze waarop wordt gerapporteerd over de bedrijfsvoering, de werkplanning en de afwijkingen van de activiteiten en de prestaties ten opzichte van het aangegane jaarcontract.

Artikel 11. Invordering en Debiteurenbeheer

Het college neemt voor de inning van openstaande vorderingen de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Debiteurenbeheer en Invorderingsbeleid”.

Artikel 14. Paragrafen

A . Lokale heffingen

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst bij de aanvang van het begrotingsjaar;

• 2.

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid, de ontwikkeling van de lokale lastendruk voor huishoudens en bedrijven.

B. Weerstandsvermogen

• 1.Het college geeft bij de begroting, voortgangsberichten en jaarstukken inzicht in de belangrijkste risico´s van materieel belang op concernniveau en een weergave van alle risico´s in een risicomatrix; de risicomatrix geeft inzicht in de omvang van het risico en de kans dat een bepaald risico zich daadwerkelijk voordoet; in de voortgangsberichten wordt tevens de ontwikkeling van het risico ten opzichte van de laatste rapportage opgenomen;

• 3.

  De risicomatrix wordt gekoppeld aan het aanwezige weerstandsvermogen zoals dat door de raad is gedefinieerd in de nota “Het Weerstandsvermogen van de gemeente Tilburg” en men geeft aan een inschatting in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico´s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen;

C. Onderhoud Kapitaalgoederen

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen;

D. Financiering

• 1.

  Het college geeftin de treasuryparagraaf de actuele informatie voor het dagelijks beheer van de financieringsfunctie; de regels hieromtrent zijn in het Treasurystatuut opgenomen en wijzigingen worden door de raad vastgesteld; het treasurystatuut maakt deel uit van deze verordening;

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van:

• • de kasgeldlimiet;

• • de renterisiconorm;

• • de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen;

• • de omvang en samenstelling van de uitzettingen;

• • de huidige liquiditeitspositie;

• • de liquiditeitsplanning;

• • de toekomstige financieringsbehoefte;

• • de rentevisie;

• • de rentekosten en de renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

E. Bedrijfsvoering

In het onderdeel bedrijfsvoering van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven; in het onderdeel bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over nieuwe ontwikkelingen.

F. Verbonden Partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande belangen en het aanwezig zijn van problemen bij bestaande participaties. Van elk van de verbonden partijen wordt bij de begroting en jaarstukken een opgave verstrekt van:

• het openbaar belang;

• het eigen en vreemd vermogen en het resultaat, voor zover bekend;

• het financieel belang en de zeggenschap.

G. Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid wordt aandacht geschonken aan de geraamde meerjarige resultaten van de grondexploitatie en belangrijke beleidsmatige ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijke grondverwervingen, de grondprijzen, de manier van samenwerking met martkpartijen e.d. Tevens worden de belangrijkste wettelijke ontwikkelingen op het terrein van de grondexploitatie geschetst.

De Vastgoedmonitor wordt bestuurlijk afgewikkeld binnen de reguliere budgetcyclus. De raad wordt tussentijds (via de berichten) conform bestaand beleid, geïnformeerd over afwijkingen op majeure projecten en overige belangrijke afwijkingen (kwaliteit/resultaat of financieel).

Artikel 15. De financiële administratie

Het college zorgt er voor dat:

• 1.

  De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording en andere relevante wetgeving.

• 2.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en binnen de afzonderlijke de diensten;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang vorderingen, schulden, voorraden etc;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders;

  • d.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de geldende wet- en regelgeving;

Artikel 16. De financiële organisatie

Het college zorgt er voor dat er:

• 1.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten is zoals vastgelegd in het Organisatiereglement;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden, verantwoordelijkheden is, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd, en legt dit in besluiten vast;

• 3.

  binnen de door de raad vastgestelde kaders interne regels (protocollen) komen die in besluiten worden vastgelegd voor:

  • a.

    aanbesteding en inkoop van werken, diensten en goederen;

  • b.

    subsidieverstrekking en steunverlening.

Artikel 17. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2008 en per genoemde datum vervalt de Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2003.

Artikel 18. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële

beheersverordening gemeente Tilburg 2007”.