Statuut voor de raadscommissie gemeente Tilburg 2008

Ondertekening

Toelichting Statuut voor de raadscommissies gemeente Tilburg 2008

Algemeen.

Dit commissiestatuut heeft betrekking op de functionele raadscommissies, als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. Deze commissies hebben tot taak de besluitvorming van de raad voor te bereiden en met het college en de burgemeester te overleggen.

Het politieke besluitvormingsproces kan in drie fases worden onderverdeeld:

• -

  het verzamelen van informatie over de aan de orde zijnde onderwerpen, zodat daarover in een latere fase op een verantwoorde manier besluitvorming kan plaatsvinden;

• -

  meningsvorming, middels het politieke debat in de raadscommissies en eventueel in de raad;

• -

  besluitvorming. De besluitvorming vindt in de meeste gevallen plaats in de raad, maar wordt dan in de raadscommissies voorbereid.

In 2006 / 2007 zijn enkele wijzigingen doorgevoerd in het vergaderstelsel van de raad. In het nieuwe Reglement van Orde van de raad zijn deze veranderingen verwerkt.

De nieuwe werkwijze heeft ook gevolgen voor de raadscommissies. Zo worden alle voorstellen die in de raad aan de orde komen eerst zo veel mogelijk in de raadscommissies voorbereid. Dat geldt ook voor initiatiefvoorstellen. In de commissie wordt bepaald of het voorstel als hamerstuk in de raad behandeld zal worden, of aan de hand van moties en amendementen die in de commissievergadering worden aangekondigd, dan wel of het voorstel als discussiestuk aan de raad wordt voorgelegd, op basis van discussiepunten die nog resteren uit de behandeling van het voorstel in de raadscommissie.

Dit commissiestatuut sluit zo veel mogelijk aan bij het Reglement van Orde van de raad.

Ten opzichte van het vorige commissiestatuut zijn er enkele wijzigingen aangebracht. In de artikelgewijze toelichting zijn deze nader aangegeven.

Artikel 1.

Bij het aantreden van de raad bepaalt de raad welke raadscommissies er zijn.

De samenstelling van de raadscommissies is geregeld in de artikelen 2 en 3 van het commissiestatuut.

Er zijn op dit moment vier functionele raadscommissies:

• -

  raadscommissie Economie;

• -

  raadscommissie Fysiek;

• -

  raadscommissie Maatschappij;

• -

  raadscommissie Modern Bestuur.

Dit commissiestatuut heeft betrekking op deze vier raadscommissies.

Daarnaast kennen we nog enkele andere raadscommissies, die hun eigen statuut hebben: de raadscommissie voor de Bezwaarschriften, de Rekenkamercommissie en de raadscommissie voor Bestuurlijke Vernieuwing. Deze laatste commissie heeft vooral een voorbereidende taak voor bestuurlijk / organisatorische aangelegenheden op het terrein van de raad. De raadscommissie voor Bestuurlijke Vernieuwing is primair een voorbereidingscommissie en is geen politiek orgaan. Voorstellen van deze commissie worden in beginsel voorgelegd aan de raadscommissie Modern Bestuur voor het verdere besluitvormingsproces.

Artikel 2. Samenstelling

Raadsleden kunnen lid zijn van een raadscommissie en, onder bepaalde condities, ook niet-raadsleden (zie artikel 3 van het commissiestatuut).

De raad benoemt aan het begin van elke raadsperiode de leden van de raadscommissies. Indien er gedurende een raadsperiode een wisseling in de bezetting van een raadscommissie plaatsvindt en de wisseling betrekking heeft op zittende raadsleden of al benoemde commissieleden niet-raadsleden, dan is daarvoor geen afzonderlijk raadsbesluit nodig. Dan kan worden volstaan met een mededeling van de fractievoorzitter aan de voorzitter van de betreffende raadscommissie. Dit bevordert een soepele overgang en voorkomt onnodige bureaucratie.

Als het gaat om niet reeds benoemde commissieleden niet-raadsleden, dan is daarvoor wel een raadsbesluit nodig, in verband met het onderzoek van de raad of voldaan wordt aan de benoembaarheidseisen.

Artikel 82 van de Gemeentewet schrijft voor dat een lid van de raad voorzitter is van een raadscommissie. Dat geldt uiteraard ook voor de plaatsvervangend voorzitter. Dat betekent dat commissieleden niet-raadsleden geen voorzitter respectievelijk plaatsvervangend voorzitter kunnen zijn van een raadscommissie.

De voorzitter is, naast het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde en het doen naleven van het commissiestatuut, belast met het voorbereiden van de vergaderingen van de raadscommissie, waaronder het opstellen van een conceptagenda, alsmede met andere activiteiten van de raadscommissie, zoals informatiebijeenkomsten, werkbezoeken etc. De voorzitter wordt hierbij ondersteund door de commissiesecretaris en de overige medewerkers van de raadsgriffie.

Het commissiestatuut geeft de fractie die de voorzitter levert de mogelijkheid om een extra commissielid voor te dragen. Dit, omdat de voorzitter geen woordvoerder kan zijn van zijn fractie. Als van deze mogelijkheid gebruik gemaakt wordt, dan heeft de voorzitter geen stemrecht in de commissie, om te voorkomen dat de stemverhouding wordt verstoord.

Bij staken van de stemmen beslist de voorzitter (zie artikel 12), ongeacht of de voorzitter regulier stemrecht heeft in de commissie of niet.

Artikel 3. Commissieleden niet-raadslid

In het vorige commissiestatuut was bepaald dat fracties met maximaal twee leden, één commissielid konden voordragen die geen raadslid is. De raad heeft op 16 maart 2006 besloten om ten aanzien van éénpersoonsfracties de mogelijkheid te creëren om voortaan twee commissieleden niet-raadslid te benoemen. Deze uitbreiding is geëvalueerd. Op basis van de uitkomsten van die evaluatie is nu vastgelegd dat alle fracties, ongeacht de grootte, twee commissieleden niet-raadsleden kunnen voordragen. Dit heeft geen invloed op het toegestane maximale aantal commissieleden per fractie.

In het vorige commissiestatuut was bepaald dat een commissielid, dat geen raadslid is, in maximaal drie raadscommissie kon worden benoemd. Deze bepaling is geschrapt. Het wordt hiermee aan de fracties overgelaten op welke manier de fractie de werkzaamheden wil verdelen. Daarbij zal het in de praktijk niet of nauwelijks voorkomen dat een commissielid niet-raadslid zitting zal nemen in alle vier de raadscommissies.

Commissieleden die geen raadslid zijn, moeten ook voldoen aan een aantal benoembaarheidseisen, vergelijkbaar met de benoembaarheidseisen van raadsleden. Daarom wordt, net zoals dat bij raadsleden gebeurt, bij elke benoeming van nieuwe commissieleden niet-raadslid, door de raad daartoe een onderzoek ingesteld.

Voor de commissieleden niet- raadslid geldt in voorkomend geval de geheimhoudingsplicht op dezelfde manier als voor raadsleden.

Artikel 4. Bijwonen vergaderingen

Uitgangspunt is dat de portefeuillehouder bij de commissievergaderingen aanwezig is, voor het verstrekken van informatie en het beantwoorden van vragen. De portefeuillehouder kan zich daarbij doen vergezellen van ambtelijke adviseurs, die op uitnodiging van de voorzitter ook het woord kunnen voeren.

Op 3 juni 2002 heeft de raad de volgende regels gesteld omtrent de deelname van leden van het college aan commissie- en raadsvergaderingen:

• 1.

  Bij voorstellen die door het college worden voorgelegd, wordt de betrokken portefeuillehouder in de gelegenheid gesteld om een toelichting te verstrekken, indien de commissie te kennen geeft daaraan behoefte te hebben. Daarbij verstrekt de portefeuillehouder de toelichting, informatie en inlichtingen, die door of vanuit de commissie wordt gevraagd.

• 2.

  Ten aanzien van andere punten bepaalt de voorzitter, zo mogelijk vooraf en anders ter vergadering, of en hoe de portefeuillehouder in de gelegenheid wordt gesteld om aan de beraadslaging van de commissie deel te nemen, in het bijzonder voor het verstrekken van informatie en inlichtingen en het geven van toelichting.

• 3.

  Ook individuele leden van de commissie kunnen, met inachtneming van de vergaderorde en het commissiestatuut, aan de portefeuillehouder toelichting, informatie en inlichtingen vragen.

• 4.

  Indien een portefeuillehouder in overige situaties wil deelnemen aan de beraadslaging van een commissie, richt hij daartoe een met redenen omkleed verzoek aan de voorzitter. De voorzitter bepaalt of het verzoek wordt ingewilligd. Daarbij betrekt hij zonodig de opvattingen van de commissie daarover. De voorzitter houdt daarbij rekening met alle relevante feiten en omstandigheden, zoals de inhoud van de agenda van de betreffende commissie en de actualiteit of urgentie van het te bespreken onderwerp.

In het vorige commissiestatuut was al bepaald dat raadsleden in elke commissievergadering aanwezig kunnen zijn en daar ook het woord kunnen voeren. Dus ook in de commissievergaderingen waarvan zij geen lid zijn. Van deze bepaling kan gebruik worden gemaakt ingeval van verhindering van een commissielid of als er een onderwerp aan de orde komt dat meer specifiek op het werkterrein ligt van een raadslid dat geen lid is van de betreffende raadscommissie.

Deze mogelijkheid bestond nog niet voor commissieleden niet-raadslid. Het is redelijk dat ook deze commissieleden in voorkomend geval de mogelijkheid hebben om aanwezig te zijn en het woord te voeren in commissies waarvan zij geen lid zijn.

Alleen leden van een commissie die ter vergadering aanwezig zijn, kunnen deelnemen aan de stemming.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De ambtelijke ondersteuning door de raadsgriffie is vooral procedureel en procesmatig, zowel voor de commissies als geheel als voor individuele commissieleden.

De raadsgriffie heeft geen zelfstandige inhoudelijke adviesfunctie (in casu geen tweede kanaalsadvisering).

Artikel 6. Algemene taken commissie

In het Reglement van Orde van de raad is aangegeven dat voorstellen aan de raad in beginsel steeds inhoudelijk in de raadscommissie aan de orde komen, ter voorbereiding van de besluitvorming in de raad. Dit geldt ook voor initiatiefvoorstellen, tenzij de raad besluit om het initiatiefvoorstel direct in de raad aan de orde te stellen. In de raadscommissie kan informatie-uitwisseling plaatsvinden en meningsvorming.

De commissie kan daarnaast gevraagd en ongevraagd adviezen uitbrengen en het college en de burgemeester informatie en inlichtingen vragen. Dit als onderdeel van de verantwoordingsplicht van het college en de burgemeester.

In het commissiestatuut is verder de "voorhangprocedure" geregeld.

Op grond van artikel 160, lid 2 van de Gemeentewet kan het college slechts besluiten tot oprichting van een rechtspersoon nadat de raad een ontwerp besluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

Eenzelfde procedure wordt voorgeschreven voor de overdracht van bestuursbevoegdheden van het college aan o.a. bestuurscommissies.

In sommige gevallen verbindt de raad aan delegatie of attributie van een bevoegdheid aan het college de voorwaarde dat de functionele raadscommissie daarin wordt betrokken.

Het college kan daarnaast in belangrijke kwesties, zonder dat er sprake is van een op de wet of raadsbesluit gebaseerde verplichting, de raadscommissie gelegenheid geven haar wensen en bedenkingen in te brengen, voordat het college een definitief besluit neemt.

Als toepassing wordt gegeven aan de wettelijk verplichte voorhangprocedure, dat wordt de aangelegenheid na de commissiebehandeling altijd ter besluitvorming voorgelegd aan de raad.

Ingeval van een vrijwillige voorhangprocedure, kan de commissie aangeven of de aangelegenheid nog voorgelegd moet worden aan de raad.

In het vorige commissiestatuut was nog een afzonderlijke bepaling opgenomen over de Termijnagenda van de raadscommissies. In dit commissiestatuut is dit niet meer afzonderlijk geregeld. De commissie kan zelf bepalen of zij een Termijnagenda wil opstellen met het oog op de voorbereiding van belangrijke onderwerpen, die maatschappelijk en/of politiek relevant zijn en die de eerstkomende periode in een raadscommissie besproken zullen worden.

Artikel 7. Oproepen/vaststellen agenda

In het vergaderschema dat de raad elk jaar vaststelt, worden ook de vergaderingen van de raadscommissies ingepland. Commissievergaderingen worden, behoudens onvoorziene omstandigheden, niet op eenzelfde tijd ingepland. Dit is als zodanig ook expliciet geregeld in het Reglement van Orde van de raad.

De voorzitter van de commissie is belast met het opstellen van de ontwerp agenda van de commissie. Hij let er daarbij op dat aangeleverde agendapunten op de agenda worden geplaatst, zoals de voorstellen van het college en de initiatiefvoorstellen die de raad voor advies in handen van de commissie heeft gesteld.

In het vorige commissiestatuut was nog bepaald dat ten minste drie commissieleden een verzoek konden indienen om een onderwerp op de ontwerp agenda te plaatsen. In de vorige raadsperiode is afgesproken dat elk raadslid een dergelijk verzoek kan doen.

In het overleg met de commissievoorzitters van 1 maart 2005 is een gedragslijn opgesteld ten aanzien van de behandeling van agendapunten, die op verzoek van een commissielid op de agenda zijn geplaatst:

• -

  Het verzoekende commissielid ligt het agendapunt kort toe.

• -

  Wil het commissielid iets anders dan een korte toelichting (bijvoorbeeld een presentatie e.d.), dan moet hij hierover, voorafgaande aan de commissievergadering, contact opnemen met de voorzitter van de commissie.

• -

  De voorzitter bepaalt wat tijdens de vergadering is toegestaan.

• -

  Bij verschil van mening tussen het commissielid en de voorzitter, beslist de voorzitter.

In elke agenda wordt de rondvraag opgenomen, zowel per portefeuillehouder wiens portefeuille betrekking heeft op het werkterrein van de betreffende commissie als een rondvraag voor de voorzitter.

Met betrekking tot de rondvraag geldt de werkafspraak dat rondvraagpunten die uiterlijk op donderdag vóór de commissievergadering bij de commissiesecretaris zijn aangeleverd worden uitgezet bij de dienst / portefeuillehouder, zodat de portefeuillehouder een juist en volledig antwoord kan geven tijdens de commissievergadering. De tijdig ingediende vragen worden ook toegezonden aan de overige commissieleden. Rondvraagpunten die niet tijdig zijn aangeleverd worden zo mogelijk door de portefeuillehouder tijdens de vergadering beantwoord. Is dit voor de portefeuillehouder niet mogelijk, dat wordt de vraag later via de terugkoppeling beantwoord.

Zijn er vooraf geen vragen voor de portefeuillehouder aangemeld, dan is het mogelijk dat een plaatsvervangend portefeuillehouder de vragen beantwoordt c.q. in ontvangst neemt.

Daarnaast geldt de gedragslijn dat tijdens de rondvraag geen vragen worden gesteld over een onderwerp waarover een andere fractie al schriftelijke vragen heeft gesteld op grond van artikel 47 van het Reglement van Orde van de raad.

In de uitnodiging geeft de voorzitter aan of een onderwerp in één of twee keer in de commissie aan de orde komt. Bij de invoering van het nieuwe vergaderstelsel in 2006 is besloten dat de raadscommissies Fysiek en Maatschappij voortaan twee keer per maand vergaderen. Omvangrijke onderwerpen worden voortaan in twee vergaderingen besproken. In de eerste vergadering staat het verzamelen van informatie centraal. Die vergadering is primair bedoeld voor informatie-uitwisseling met collegeleden, ambtenaren en deskundigen. In de tweede vergadering gaat het vooral om onderlinge discussie en standpuntbepaling door de commissieleden. De portefeuillehouder kan, op uitnodiging van de voorzitter, deelnemen aan de discussie.

De uitnodigingen voor de commissievergaderingen met de vergaderstukken worden in beginsel ten minste 10 dagen vóór de commissievergadering toegestuurd, zodat commissieleden in ieder geval twee weekenden hebben ter voorbereiding. Raads- en commissieleden die geen zitting hebben in de betreffende commissie, ontvangen de agenda, zodat zij geïnformeerd zijn over de punten die in de commissie aan de orde komen.

Artikel 8. Hoorzitting

Deze bepaling is overgenomen uit het vorige commissiestatuut.

Deze bepaling regelt het houden van hoorzittingen door de raadscommissie.

Dit zijn specifieke bijeenkomsten, waarvan een beknopt verslag wordt gemaakt.

Daarnaast kan de commissie besluiten andersoortige bijeenkomsten te houden, zoals werkbezoeken en informatiebijeenkomsten. Veelal zal dit gebeuren ter voorbereiding van belangrijke onderwerpen die in de raadscommissie aan de orde komen.

Artikel 9. Besloten vergaderingen

De Gemeentewet bepaalt dat vergaderingen van raadscommissies als regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van de raadscommissie of de voorzitter, kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 10. Quorum

Deze bepaling is overgenomen uit het vorige commissiestatuut en behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 11. Vergaderorde

Nieuw in dit artikel is dat hierin is vastgelegd dat elke fractie in beginsel bij elk agendapunt slechts één woordvoerder heeft. Van de commissieleden wordt verwacht dat zij per agendapunt binnen de fractie afspraken maken over het woordvoerderschap, zodat de woordvoerder namens de fractie het woord voert. Als dat aan de orde is, kan daarbij zonodig blijk worden gegeven van meerderheids- en minderheidsstandpunten. Maar dat zal zich in de praktijk niet of nauwelijks voordoen.

In dit artikel is verder bepaald dat belangrijke onderwerpen in twee vergaderingen kunnen worden besproken. Eerst informatief en later meningsvormend / besluitvormend.

Conform het raadsbesluit van 17 mei 2007, naar aanleiding van de evaluatie van het nieuwe vergaderstelsel, is in het commissiestatuut de mogelijkheid opgenomen voor meer afwijkende / experimentele wijzen van bespreking van agendapunten in de raadscommissie. De voorbeelden die daarbij zijn genoemd hebben onder meer betrekking op het toelichten van initiatiefvoorstellen in de commissievergadering door de indiener vanaf het spreekgestoelte, waarna de commissieleden gelegenheid krijgen om vragen te stellen over het voorstel, waarna onderling inhoudelijk debat plaats vindt. De portefeuillehouder krijgt de mogelijkheid een préadvies te geven. Als ander voorbeeld is genoemd het vergaderen op locatie.

Artikel 12. Advies van raadscommissie

In dit artikel is vastgelegd dat als er in een commissie gestemd wordt. Dit gebeurt op basis van gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

In het overleg van de commissievoorzitters van 10 maart 2003 is afgesproken dat, indien een fractie aangeeft niet aanwezig te kunnen zijn bij een commissievergadering, maar wel fractiestandpunten kenbaar gemaakt heeft vóór de commissievergadering bij de voorzitter / secretaris, deze standpunten bij de behandeling van het desbetreffende agendapunt door de voorzitter worden meegedeeld.

Indien een fractie heeft aangegeven niet aanwezig te kunnen zijn bij een commissievergadering, maar ná de commissievergadering nog wel fractiestandpunten kenbaar maakt aan de voorzitter / secretaris, dan worden deze standpunten, mits tijdig ingediend, met vermelding van de datum van aanlevering in het verslag opgenomen. Deze standpunten hebben geen invloed op de bepaling van het commissiestandpunt. Bepalend is immers het commissiestandpunt, zoals de voorzitter dit tijdens de vergadering formuleert.

Ten aanzien van raadsvoorstellen die in de commissie aan de orde komen, bepaalt de commissie of het voorstel aan de raad wordt voorgelegd als A-stuk (agendapunten zonder discussie), als B-stuk (agendapunten met moties en amendementen) of als C-stuk (agendapunten met discussie). Een punt wordt in ieder geval als B-stuk geagendeerd, als een fractie aangeeft dat bij dat punt moties of amendementen zullen worden ingediend. Op grond van de Gemeentewet heeft elk raadslid immers het recht om moties en amendementen in te dienen.

Artikel 13. Gecombineerde vergadering

Elke commissie heeft zijn eigen werkterrein. In de praktijk komt het voor dat een bepaald onderwerp tot het werkterrein van meerdere raadscommissies behoort.

In artikel 12 is vastgelegd dat in een dergelijk geval de voorzitters van de betrokken raadscommissies in onderling overleg bepalen in welke commissie het onderwerp aan de orde komt.

Het is in Tilburg praktijk dat gecombineerde commissievergaderingen tot een minimum beperkt blijven. In voorkomend geval kunnen raads- en commissieleden van andere commissies desgewenst deel nemen aan de vergadering waarin het betreffende onderwerp aan de orde komt.

Artikel 14. Insprekers

De bepalingen over insprekers zijn verruimd. Er is voor gekozen om het spreekrecht in de commissievergadering meer uit te werken. In het commissiestatuut is daarom een ruimere mogelijkheid opgenomen om in te spreken over onderwerpen die niet op de agenda staan zijn.

Artikel 15. Ingekomen brieven

In het vorige commissiestatuut was nog bepaald dat ingekomen brieven op een lijst van ingekomen stukken geplaatst moesten worden ten behoeve van de eerstvolgende vergadering van de commissie.

In het nieuwe commissiestatuut is opgenomen dat ingekomen brieven die betrekking hebben op een agendapunt, worden betrokken bij het betreffende agendapunt en dat in andere gevallen de voorzitter zorg draagt voor afdoening van de brieven.

In de praktijk worden commissieleden zo snel mogelijk geïnformeerd over ingekomen brieven, veelal via e-mail. Het is dan aan de commissieleden om te bepalen of zij de brief willen agenderen voor de commissievergadering.

Wanneer een brief een antwoord vergt, draagt de voorzitter daar zorg voor.

Artikel 16. Mededelingen

Zie ook de toelichting bij artikel 4 omtrent de deelname van portefeuillehouders aan de commissievergaderingen.

Artikel 17. Verslaglegging

Van het besprokene wordt een samenvattend verslag gemaakt, waarbij de fractiestandpunten worden aangegeven.

Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Omdat niet alleen commissieleden het woord kunnen voeren, kunnen ook anderen die tijdens de commissievergadering het woord hebben gevoerd voorstellen doen tot aanpassing van het concept verslag.

Het besprokene tijdens de commissievergaderingen kan ook live via internet worden gevolgd. De geluidsbestanden zijn later ook via de gemeentesite te raadplegen.

Artikel 18. Interpretatie statuut

Deze bepaling behoeft geen toelichting.

Artikel 19. Tijdstip inwerkingtreding en citeerartikel

Deze bepaling behoeft geen toelichting.