Nota Reserves en voorzieningen 2011 Gemeente Tubbergen

Ondertekening

Nota Reserves en voorzieningen 2011 Gemeente Tubbergen

Reservebeleid, balans tussen nu en toekomst

Afd. MID cluster financiën

Versie 7 april 2011

Inhoudsopgave

1. Inleiding

1.1 Actualisatie van beleid

In de raadsvergadering van 13 juni 2005 is de nota Reserves en voorzieningen 2005 vastgesteld. Ingevolge de financiële verordening Gemeente Tubbergen (artikel 10) is afgesproken dat het college eens per 4 jaar de nota actualiseert en aan de raad aanbiedt.

De resultaten van deze actualisatie worden in de vorm van deze nota aan de gemeenteraad ter vaststelling voorgelegd. De voorliggende nota Reserves en Voorzieningen 2011 wordt eerst nu aangeboden mede doordat medio 2010 de nieuwe gemeenteraad is geïnstalleerd.

Het doel van de nota is om kortweg aan te geven hoe we omgaan met de reserves en voorzieningen. De raad wordt gevraagd om het beleid, de kaders, de uitgangspunten en criteria m.b.t. de reserves en voorzieningen vast te stellen.

Hierbij wordt expliciet ingegaan op de omvang, het bestedingsdoel en welk maatschappelijk effect beoogd wordt. Het voordeel van een periodieke afzonderlijke nota is de uitgebreidere informatiewaarde en een meer toegespitste focus op het beleid.

Mede in het licht van de huidige economische crisis en de forse bezuinigingen welke op de gemeente zijn afgekomen is een heroverweging van het reservebeleid zinvol. Ook een hernieuwde vaststelling van de voorzieningen is wenselijk omdat er voor wat betreft de voorzieningen wijzigingen zijn geweest waardoor niet alle voorzieningen meer als voorziening bestempeld kunnen worden maar als balanspost “vooruit ontvangen bedragen”.

Deze balanspost maakt overigens geen deel uit van deze nota omdat de vooruit ontvangen bedragen als vreemd vermogen worden aangemerkt en derhalve niet tot het eigen vermogen behoren. Ook heeft de gemeenteraad over deze balansposten geen zeggenschap.

Een periodieke evaluatie is nodig om te voorkomen dat teveel gemeentelijke middelen vast komen te zitten in reserves en voorzieningen zonder beleidsmatige reden. Zo worden ze onnodig ontrokken aan een integrale afweging. Door reserves en voorzieningen meer te baseren op plannen en minder te beschouwen als buffer worden ze een integraal onderdeel van de afwegingen in het kader van de planning- en controlcyclus.

Elk jaar worden bij de jaarrekening de reserves en voorzieningen in beeld gebracht waarbij inzicht wordt gegeven in het verloop en de mutaties. Daarnaast is het de afgelopen jaren een gewoonte om bij kadernota een heroverweging en stand van zaken van de voornaamste reserves weer te geven met als doel inzicht te krijgen in de incidentele vrijval van beschikbare middelen.

1.2 Planning en proces

Alvorens het beleid voor de reserves en voorzieningen vorm en inhoud te geven zijn in samenspraak met de commissie Samenleving & Bestuur de gewenste uitgangspunten, kaders en afbakening van het reservebeleid doorgenomen. In de uitvraagsessie van 28 februari bij de commissie S & B is aangegeven dat t.a.v. het reservebeleid voor Tubbergen een afzonderlijke nota Reserves en Voorzieningen 2011 wordt opgesteld en vastgesteld. Dit standpunt is unaniem door de commissieleden genomen. Voor samenwerking op dit taakveld met de gemeente Dinkelland is het nog te vroeg.

Voordat we ingaan op de uitgangspunten, criteria en kaders welke verband houden met de reserves en voorzieningen is in bijlage 3 een samenvatting opgenomen van hetgeen met betrekking tot de reserves en voorzieningen is geschreven in de programmabegroting 2011. Ook is hierbij de vindplaats in de programmabegroting aangegeven.

Daarnaast zijn ook de uitgangspunten voor het financieel beleid en reservebeleid zoals aangegeven in het coalitie akkoord 2011-2014 opgenomen.

In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is in de artikelen 40 t/m 45 aangegeven wat gemeenten minimaal moeten aangeven in de begroting en rekening met betrekking tot de informatie en verantwoording omtrent reserves en voorzieningen.

In bijlage 2 worden de theoretische begrippen met betrekking tot de reserves en voorzieningen aangegeven. Hierbij wordt o.a. ingegaan op de begripsbepaling, functies en het onderscheid in reserves en voorzieningen.

1.3 Bepaling reserve- en voorzieningenbeleid

Reservebeleid is geen op zichzelf staand beleid maar maakt onderdeel uit van het algemeen financieel beleid, dat het maken van integrale beleidsafwegingen bevordert. Ten aanzien van de reservepositie concluderen wij dat vooralsnog het deel van de algemene reserve en de bestemmingsreserve grondexploitatie dat boven de vastgestelde minimale ondergrens vrij besteedbaar is.

Uit oogpunt van doelmatigheid moet het aantal reserves en voorzieningen zo beperkt mogelijk worden gehouden. Instelling en/of opheffen van een reserve of een voorziening kan dan ook alleen geschieden door expliciete besluitvorming door de gemeenteraad. Dit kan door de raad voor te stellen om bij begroting en/of jaarrekening, kadernota, berap of (een onderdeel van) een afzonderlijk raadsvoorstel, te besluiten tot het instellen en/of opheffen van een reserve of voorziening.

Alle toevoegingen en onttrekkingen aan reserves moeten plaatsvinden via de resultaatbestemming (functie 980 van de financiële begroting). Toevoegingen en onttrekkingen aan voorzieningen worden op het desbetreffende product en programma verantwoord.

In het reserve- en voorzieningenbeleid is het van belang om een duidelijke visie in samenhang met het financieel beleid op te schrijven welk binnen de kaders van het huidige BBV past.

Zowel vanuit bestuurlijk als bedrijfseconomisch oogpunt is het wenselijk regelmatig het aantal, de omvang en de bestedingsdoelen van reserves en voorzieningen onder de loep te nemen. Aspecten als doelstelling, maatschappelijk effect, bodem, plafond, voeding, onttrekkingen, rentetoerekening en overige criteria (voor zover van toepassing) komen hierbij aan de orde. Bovendien wordt hiermee een doorkijk gemaakt naar de toekomst.

In hoofdstuk 2 wordt aangegeven waarom de nota reserves en voorzieningen opgesteld wordt, welke uitgangspunten en criteria hiervoor gehanteerd worden.

In hoofdstuk 3 van deze notitie vindt invulling plaats van het beleid ten aanzien van:

• -

  het vormen van reserves en voorzieningen;

• -

  de rente van reserves;

• -

  het inzetten van reserves en voorzieningen;

• -

  visie op vrijval, herbestemming of opheffen van reserves en voorzieningen;

• -

  bestemming resultaat en resultaatweergave;

• -

  afbakening werkgebied.

In hoofdstuk 4 gaan we uitgebreid in op de algemene reserve.

2. Waarom een nota Reserves en Voorzieningen

Hieronder redenen die de aanleiding vormen tot het opstellen van een nieuwe nota Reserves en Voorzieningen 2011. 

• 1.

  In het coalitieakkoord is aangegeven dat het reservebeleid zal worden heroverwogen. Dit zal mogelijk leiden tot herziene kaders voor de omvang van de algemene en bestemmingsreserves en nieuwe criteria voor de toerekening van de renteopbrengsten van reserves.

• 2.

  Op 13 juni 2005 heeft de gemeenteraad de nota Reserves en Voorzieningen 2005 vastgesteld. Destijds is overeengekomen dat het beleid, het aantal en de omvang van de reserves en voorzieningen regelmatig wordt bijgesteld. De laatste jaren is in de verschillende kadernota’s stil gestaan bij de actualiteit van de verschillende reserves en voorzieningen en de mogelijke vrijval hiervan ten gunste van de algemene middelen.

• 3.

  Met de nieuwe nota wordt getracht meer duidelijkheid en inzicht te geven in het reservebeleid waarmee dit instrumentarium in de toekomst handvaten biedt om een verantwoord financieel beleid te kunnen voeren.

2.1 Wat willen we

Wij willen per bestaande reserve en voorziening aangeven voor welk doel deze is gevormd en welk maatschappelijk effect voor ogen is. Ook wordt in beeld gebracht op welke manier de voeding, besteding, rentetoerekening en eventueel de bodem en/of plafond van de reserve of voorziening is. Tevens zullen we in de toekomst bij elke nieuwe reserve of voorziening duidelijk aan te geven voor welk doel deze wordt gevormd en welk maatschappelijk effect voor ogen is.

2.2 Wat kunnen we

Het verdient de voorkeur om taken te realiseren binnen de exploitatie. Voordat we voorstellen doen om een reserve of voorziening in te stellen onderzoeken we of het beoogde doel of maatschappelijk effect ook gerealiseerd kan worden zonder een reserve of voorziening in te stellen. Op deze manier waken wij er voor om de middelen zoveel mogelijk actief in de exploitatie te houden waardoor ze te allen tijde bij de integrale afwegingen worden betrokken. Hiermee trachten we het aantal reserves en voorzieningen zoveel mogelijk te beperken. Wanneer blijkt dat voor het realiseren van een bepaald doel reservevorming nodig is wordt voor dat doel afzonderlijk een reserve ingesteld. Wel wordt jaarlijks bij kadernota de noodzaak van reserves bezien om zodoende het aantal reserves te beperken.

Voor groot onderhoud van gebouwen zijn voorzieningen gevormd. Op deze manier worden de lasten zoveel mogelijk gelijkmatig over de begrotingsjaren verdeeld. Dit is ook vanuit het oogpunt van het opstellen van een solide begroting van belang. Groot onderhoud  wordt niet geactiveerd omdat dit in principe de levensduur niet verlengd maar veelal noodzakelijk om de gestelde levensduur van het actief te realiseren.

Alvorens in het volgende hoofdstuk in te gaan op het beleid t.a.v. de reserves en voorzieningen vindt hieronder een opsomming plaats van de uitgangspunten en criteria welke worden gehanteerd in het reservebeleid. Er is een onderscheid gemaakt in:

• -

  algemene uitgangpunten;

• -

  specifieke uitgangspunten;

• -

  criteria voor instellen reserves en voorzieningen.

2.3 Algemene uitgangspunten voor het reserve- en voorzieningenbeleid:

• -

  Besluitvorming over uitbreiding dan wel inkrimping van te besteden middelen vindt plaats door middel van integrale afwegingsprocessen binnen de P&C cyclus.

• -

  Het financieel beleid is gericht op structureel evenwicht tussen lasten en baten.

• -

  De voorwaarden waaronder reserves of voorzieningen worden gevormd moeten door de raad vastgesteld worden. Hierbij is het de insteek dat voorkomen moet worden dat er onbedoeld “stuwmeren” (potjes) ontstaan.

• -

  Reserves en voorzieningen mogen zich niet onttrekken aan ombuigingsrondes, efficiency operaties etc.

2.4 Specifieke uitgangspunten waaraan reserve- en voorzieningenbeleid minimaal moet voldoen:

• -

  Het beleid met betrekking tot reserves en voorzieningen moet simpel en transparant zijn.

• -

  De gemeenteraad besluit tot het vormen, aanwenden en opheffen van reserves en tot het vormen en opheffen van voorzieningen. (aanwendingen van voorzieningen wordt overgelaten aan het college)

• -

  Een voorziening mag nooit negatief staan en dient altijd ten laste van het jaarresultaat op het noodzakelijke peil te worden gebracht.

• -

  Er vindt in principe geen reservevorming plaats via onderuitputting op begrotingsposten met uitzondering van: egalisatiereserve afvalverwerking, rioleringen en de jaarlijks nieuwe reserve ‘verplichtingen voorgaand dienstjaar’ i.v.m. overhevelen incidentele budgetten.

• -

  Bestemmingsreserves hebben een korte doorlooptijd, uitgangspunt hiervoor is 2 jaar. (bij kadernota kan de raad altijd weer opnieuw heroverwegen en/of “levensduur” van de reserve te verlengen)

• -

  Rentetoevoeging aan voorzieningen is bij wet niet toegestaan. Bij een systeem van contante waarde wordt bespaarde rente als dotatie weer toegevoegd aan de voorziening.

• -

  Voor onderhoudsvoorzieningen welke gebaseerd zijn op een meerjarenonderhoudsplan wordt een index gehanteerd op de jaarlijkse dotaties voor de inflatie.

• -

  Dotaties aan voorzieningen vinden ten laste van de programma’s en bijbehorende producten/activiteiten plaats, onafhankelijk van de uitkomsten van het resultaat.

• -

  Bestedingen/uitgaven vinden rechtstreeks plaats ten laste van de voorziening.

• -

  Jaarlijks wordt in het jaarverslag een toelichting gegeven op de mutaties op de reserves en voorzieningen.

• -

  Reserves en voorzieningen worden jaarlijks heroverwogen bij kadernota.

• -

  Reserves en voorzieningen worden binnen de kaders van het treasury statuut uitgezet.

• -

  Rente toevoeging aan reserves vindt – conform de BBV – plaats via de resultaatbestemming.

• -

  Rentetoevoeging aan reserves is onder nadere regels toegestaan. (Verwezen wordt naar het onderdeel rentebeleid).

• -

  Aanwending van en toevoegingen aan reserves vinden eerst plaats na resultaatbepaling van jaarrekening.

2.5 Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen.

• -

  De reserve en/of voorziening is bestemd ter dekking van omvangrijke, toekomstige voorzienbare investeringen of groot onderhoud.

• -

  Indien voorkomen moet worden dat de jaarlijkse lasten van beoogd of nieuw beleid sterk fluctueren en dat alleen met behulp van reservevorming de lasten op een evenwichtige wijze over de begrotingsjaren gespreid kunnen worden (egaliseren).

• -

  Indien onvoldoende zicht is op besteding van rijksgelden als gevolg van decentralisatie van rijkstaken kunnen deze gelden of een deel van deze gelden gereserveerd worden.

• -

  Instellen van nieuwe reserves en voorzieningen moet leiden tot het beter realiseren van gestelde beleidsdoelen dan via een reguliere begrotingspost.

• -

  Voorkomen moet worden dat het instellen van reserves en voorzieningen leiden tot uitholling van de integrale begrotingsafwegingen.

• -

  Het instellen van het aantal reserves en voorzieningen wordt tot een minimum beperkt.

3. Beleid reserves en voorzieningen

3.1 Algemeen

Zoals in de inleiding is aangegeven is het van belang om de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording ten aanzien van reserves en voorzieningen op gemeentelijk niveau nader uit te werken.

Het reserve- en voorzieningenbeleid moeten passen binnen de kaders van het BBV. Genoemd wordt o.a. het onderscheid tussen reserves en voorzieningen en hoe om te gaan met de resultaatbepaling en –bestemming.

Daarnaast wordt het beleid afgestemd op het algemeen financieel beleid van de gemeente.

In artikel 156 van de Gemeentewet is geregeld dat de raad het budgetrecht heeft. Hieruit vloeit voort dat het instellen en opheffen van een reserve of voorziening een bevoegdheid is van de gemeenteraad. Deze bevoegdheid kan niet overgedragen worden aan het College.

Elke nieuw in te stellen of op te heffen reserve of voorziening zal dan ook bij raadsbesluit moeten plaatsvinden.

Het raadsbesluit bevat de volgende elementen:

• -

  doelstelling;

• -

  maatschappelijk effect;

• -

  voeding

• -

  besteding (bestedingsplan)

• -

  rentebeleid

• -

  eventueel bodem en/of plafond van de reserve of voorziening.

Wat is reservebeleid?

In het reservebeleid wordt geregeld op welke wijze de gemeente wil omgaan met middelen die opzij worden gelegd voor een bewust gekozen doel (bestemming). Hierbij worden eveneens de voorzieningen betrokken. Reserves vormen een belangrijke component van het gemeentelijke weerstandsvermogen. Een consistent en evenwichtig reservebeleid is daarom van belang. Om te voorkomen dat het budgetrecht van de raad wordt aangetast of burgers onnodig worden belast, moet worden voorkomen dat middelen onnodig en zonder integrale afweging worden onttrokken of toegevoegd aan reserves en voorzieningen. Hiertoe zullen beleidsregels moeten worden vastgelegd. Tevens worden beleidsregels vastgelegd ten aanzien van bestemming van resultaten, waarbij een relatie wordt gelegd met de gewenste omvang. (zie ook 3.2 de afgesproken drieluik met betrekking tot de streefnormen (minimale omvang) van de algemene reserve, bestemmingsreserve grondexploitatie en de reserve WWB)

Bij realisatie van een bestemming beslist de raad over het eventueel resterende saldo. Dit saldo zal primair ten gunste van de algemene reserve worden gebracht. Indien de algemene reserve boven de minimale omvang is kan de raad er voor kiezen om in de drieluik verder af te dalen. Ook dit is een specifieke bevoegdheid van de raad. Beschikkingen en toevoegingen aan reserves kunnen alleen plaatsvinden d.m.v. specifieke raming in de begroting, kadernota, resultaatbestemming bij jaarrekening of via een afzonderlijk raadsbesluit.

Voorzieningen

Voor voorzieningen welke ingesteld zijn of worden met het oog op het egaliseren van in de toekomst per jaar sterk fluctuerende kosten (bijv. grootonderhoud (school)gebouwen) spelen het plafond en looptijd een ondergeschikte rol. Achter deze voorzieningen liggen meerjaren onderhoudsramingen.

Op dit moment zijn de onderhoudsvoorzieningen gemeentelijke gebouwen en schoolgebouwen nog afgestemd op voeding o.b.v. verouderde achterliggende meerjaren onderhoudsplannen (Nibag). Een nieuwe actuele nulmeting heeft plaats gevonden en er zijn nieuwe onderhoudsplanningen opgesteld (Dion). De resultaten hiervan moeten nog vertaald worden in een aanpassing van de jaarlijkse dotaties en de hoogte van de jaarlijkse indexering. Het college heeft op 24 augustus 2010 besloten om in afwachting van de uitkomst van de kerntakendiscussie een extra dotatie aan de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen op te schorten.

3.2 Beleid voor het vormen van reserves en voorzieningen

Het instellen van een reserve of voorziening door de raad dient altijd gepaard te gaan met een goede onderbouwing. Belangrijk hierbij is dat de motieven welke worden gebruikt om middelen af te zonderen integraal af te wegen tegen het belang van alle gemeentelijke middelen. Bij de overweging om een nieuwe reserve of voorziening in te stellen is het van belang dat stilgestaan wordt bij de hiervoor genoemde uitgangspunten en criteria.

Aanvullende beleidsuitgangspunten reserves

De afgelopen jaren zijn in de verschillenden kadernota’s een aantal aanvullende beleidsuitgangspunten geformuleerd ten aanzien van de verschillende reserves. In de nu voorliggende beleidsnota Reserves en voorzieningen 2011 stellen wij voor om deze beleidsuitgangspunten te formaliseren.

Voor de volledigheid hebben we ze hieronder kort opgesomd. Voor een aantal reserves zijn streefnormen (minimale omvang) bedacht wat betekent dat incidentele meevallers slechts dan vrij besteedbaar zijn als de betreffende reserves op orde zijn.

In volgorde van belangrijkheid kan de volgende opzet van de betreffende reserves worden opgesteld:

• 1.

  Algemene reserve – minimale omvang € 3 miljoen;

• 2.

  Bestemmingsreserve grondexploitatie – minimale omvang € 2,75 miljoen;

• 3.

  Reserve WWB inkomensdeel – minimale omvang € 0,75 miljoen;

• 4.

  Reserve incidenteel beschikbaar algemene middelen.

Hieronder een kort toelichting op de minimale omvang van de bestemmingsreserve grondexploitatie en WWB inkomensdeel. Wij stellen voor om de minimale omvang vooralsnog te handhaven in afwachting van de nog op te stellen nota Risicomanagement alvorens deze minimale omvang ter discussie te stellen.

Algemene reserve

Hiervoor wordt verwezen naar hoofdstuk 4 van deze nota.

Bestemmingsreserve grondexploitatie (inclusief reserve voorlopige resultaten)

De voeding van deze reserve komt uit de exploitatieresultaten van de afgesloten complexen. Jaarlijks wordt bezien aan de hand van berekeningen welk bedrag overgeheveld wordt naar de bestemmingsreserve uitkeringen grondexploitatie. De (maximale) grens van het weerstandsvermogen van het Grondbedrijf is tot op heden € 5,15 miljoen euro te zijn. Ook hiervoor geldt dat de raad de omvang van deze reserve bepaalt. De huidige maximale omvang bestaat uit een door de raad vastgestelde buffer van 2¾ miljoen voor onvoorziene risico’s en een buffer van 8 jaar voor mogelijke planschades en uitbestedingen (totaal € 2,4 miljoen)

Bestemmingsreserve WWB inkomensdeel

Zoals ook in de programmabegroting 2011 aangegeven dient de minimale omvang van deze reserve gezien de onzekere tijden en de te verwachten toestroom van het aantal bijstandsklanten minimaal op een niveau te zitten van € 750.000. Ook eventuele extra aanvullende rijksvergoedingen op grond van de vangnetregeling worden aan deze bestemmingsreserve toegevoegd.

Bestemmingsreserve incidenteel beschikbaar algemene middelen

De voeding van deze reserve vindt plaats als de voorgaande 3 reserves (welk deel uit maken van de drietraps rakket) op orde zijn. De raad is vrij om hiervoor bestemmingen aan te wijzen, dit kan langs zowel de weg van de P&C documenten als een afzonderlijk raadsvoorstel en –besluit.

Voorgesteld wordt voor de hierna genoemde reserves in volgorde van belangrijkheid op het gewenste niveau te brengen alvorens incidentele middelen als vrij besteedbaar aan te merken of in bestemmingsreserve onder te brengen.

• 1.

  Algemene reserve – minimale omvang € 3 miljoen;

• 2.

  Algemene reserve grondbedrijf – minimale omvang € 2,75 miljoen;

• 3.

  Reserve inkomensdeel WWB – minimale omvang € 0,75 miljoen;

• 4.

  Reserve incidenteel beschikbaar algemene middelen.

3.3 Rentebeleid

Wettelijk kader

Rentetoerekening aan reserves past in feite niet binnen het baten- en lastenstelsel. Volgens de richtlijnen van het Burgerlijk wetboek, (boek 2, titel 9) is rentetoerekening aan reserves niet toegestaan.

Voor gemeenten is echter een uitzondering gemaakt omdat die een bestedingshuishouding zijn en omdat de jaarrekening bij de overheid ten aanzien van resultaatbepaling een ander doel heeft dan bij het bedrijfsleven.

In het BBV wordt met betrekking tot het bijschrijven van rente onderscheid gemaakt tussen reserves en voorzieningen.

• -

  Op reserves mag indirect via de resultaatbestemming rente worden bijgeschreven. De raad bepaalt de hoogte van de rentebijschrijving.

• -

  Aan voorzieningen mag zoals reeds eerder aangegeven geen rente worden bijgeschreven. De omvang van een voorziening dient gelijk te zijn aan het noodzakelijk niveau. Tenzij voor een voorziening een systeem van contante waarde berekening wordt gehanteerd.

Huidige rentebeleid

Het huidige rentebeleid voor reserves en voorzieningen is afgestemd op een percentage van 4,5% (gelijk aan de omslagrente). Deze rente komt voor een deel (2,5%) van diverse reserves ten gunste van de begroting (en jaarrekening) van baten en lasten. Het andere deel (2%) wordt toegevoegd aan de betreffende reserve. Deze toevoeging vindt plaats als een compensatie van inflatoire ontwikkelingen. Bij een tweetal reserves te weten: reserve 800 jarig bestaan Tubbergen en reserve toekomstige uitbreiding schoolgebouwen wordt 4,5% rente toegevoegd aan de reserve.

(Overigens is in de programmabegroting 2011 eenmalig afgeweken van bovenstaande bestaande beleid in afwachting van (nieuw) te ontwikkelen (rente)beleid. Besloten is om voor 2011 éénmalig 1% van de bespaarde rente aan de reserves toe te voegen.)

Nieuw rentebeleid

Bij de specifieke uitgangspunten is aangegeven dat de “levensduur” van een bestemmingsreserve maximaal 2 jaar is. Gelet op dit uitgangspunt is de noodzaak tot toevoegen van het inflatiepercentage aan alle reserves niet meer aanwezig. Wij stellen voor om jaarlijks bij de begroting het inflatiepercentage (consumentenprijsindex alle huishoudens over het begrotingsjaar - 1) in een aparte bestemmingsreserve “waardevast houden bestemmingsreserves”. Jaarlijks wordt bij de kadernota aangegeven welke reserves een dotatie krijgen ter compensatie van de inflatie (het waardevast houden van bepaalde bestemmingsreserve). Tevens stellen wij voor om jaarlijks bij kadernota het restant van de bestemmingsreserve “waardevast houden bestemmingsreserves” toe te voegen aan de incidenteel algemene dekkingsmiddelen.

Er is een belangrijke uitzondering en dat is de algemene reserve. In het kader van een verantwoord en duurzaam financieel beleid wordt de rente (€ 135.000) van de algemene reserve tot het bedrag van de ondergrens van € 3 miljoen als structureel dekkingsmiddel ten gunste van de exploitatie gebracht. In de begroting 2011 is structureel een totaalbedrag van € 863.000 aan bespaarde rente aan de exploitatie toegevoegd. Het corresponderende bedrag van circa € 20 miljoen kan worden gezien als een “ijzeren voorraad” van reserves.

Instellen nieuwe bestemmingsreserve “Waardevast houden bestemmingsreserves”

Zoals hiervoor aangegeven is het nodig om een nieuwe bestemmingreserve in te stellen om het mogelijk te maken om jaarlijks bij kadernota die reserves te voorzien van een dotatie om de inflatie te compenseren.

Hieronder een beschrijving van het toetsingskader van deze reserve.

Doel: Het compenseren van de inflatie van die reserves welke het nodig hebben. Dit betekent dat reserves die om welke reden waardevast moeten worden gehouden te voorzien van een dotatie ter hoogte van een jaarlijks bij kadernota nader vast te stellen inflatiecorrectie.

Maatschappelijk effect: Uitvoering van het specifieke project welke bij het instellen van de reserve voor ogen is komt financieel niet in gevaar.

Voeding: Jaarlijks bij kadernota het verschil tussen de bespaarde rente en het vaste bedrag welke structureel aan de exploitatie wordt toegevoegd toevoegen aan de bestemmingsreserve “waardevast houden bestemmingsreserves”

Besteding(plan): Jaarlijks bij kadernota het inflatiepercentage (consumentenprijsindex alle huishoudens over het begrotingsjaar - 1) toevoegen aan die reserves welke waardevast gehouden moeten worden.

Rentetoerekening: N.v.t. omdat jaarlijks bij kadernota het niet bestede bedrag voor inflatiecorrectie vrijvalt t.g.v./t.l.v. de incidenteel algemene dekkingsmiddelen.

Voorgesteld wordt het rentebeleid als volgt vast te stellen:

• A.

  De bespaarde rente over het eigen- en vreemd vermogen is gelijk aan de omslagrente over investeringen;

• B.

  Afhankelijk van de omvang van de reserves en voorzieningen en de daarmee samenhangende bespaarde rente wordt een vast structureel bedrag toegevoegd aan exploitatie;

• C.

  Het verschil tussen de bespaarde rente (A) en het vaste bedrag welke structureel aan de exploitatie wordt toegevoegd (B) toevoegen aan de bestemmingsreserve “waardevast houden bestemmingsreserves”;

• D.

  Jaarlijks wordt bij de kadernota aangegeven welke reserves een dotatie krijgen ter compensatie van de inflatie (uitgangspunt hierbij kan zijn de consumentenprijsindex) vanuit de reserve “waardevast houden bestemmingsreserve”;

• E.

  Jaarlijks wordt bij kadernota voorgesteld het restant van de bestemmingsreserve “waardevast houden bestemmingsreserves” toevoegen aan de incidentele algemene dekkingsmiddelen;

• F.

  Het instellen van de nieuwe reserve “Waardevast houden bestemmingsreserves”.

Deze werkwijze kan vanaf de begroting 2012 toegepast worden.

Het BBV en rente eigenfinancieringsmiddelen

Uitgangspunt binnen het BBV-2004 is te komen tot een inzichtelijke verantwoording van de rentelasten en -baten. De reserves en voorzieningen worden gebruikt voor de financiering van investeringen.

Door deze werkwijze worden rente-inkomsten verkregen en deze moeten op grond van de B.B.V. direct verantwoord worden in de exploitatie en maken derhalve deel uit van de resultaatbepaling.

3.4 Beleid inzetten reserves en voorzieningen

Mutaties op reserves worden buiten de resultaatbepaling gehouden. Dit betekent dat alle dotaties en beschikkingen via de specifiek hiervoor ingestelde functie 980 verlopen. Tevens is er onderscheid gemaakt met betrekking tot de inzet van reserves voor investeringen met een economisch nut of een maatschappelijk nut.

In de verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid (Financiële verordening gemeente Tubbergen ex. art. 212 van de gemeentewet), welke door de gemeenteraad op 13 september 2004 is vastgesteld en de 1e wijziging hierop van mei 2005 zijn kaders opgenomen met betrekking tot het waarderen en afschrijven van vaste activa. Hier zijn in art.11 lid 3 ten aanzien van de investeringen met een economisch nut criteria vastgesteld met betrekking tot de afschrijvingstermijnen.

Investeringen met een economisch nut

Dit zijn investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid tot verwerven, verhandelbaar zijn of inkomsten genereren d.m.v. heffingen. Het gaat dus om de mogelijkheid om middelen aan te kopen en weer te verkopen. Niet om de vraag of de gemeente dat daadwerkelijk wil. Met de invoering van het BBV mogen reserves niet meer direct in mindering worden gebracht op deze investeringen. Daarnaast mag er op deze investeringen niet resultaatafhankelijk extra worden afgeschreven.

Reserves die al dan niet zijn voorbestemd mogen wel als dekkingsmiddel tegenover de kapitaallasten worden gebruikt. Vanuit de betreffende reserve wordt gedurende de afschrijvingstermijn een bijdrage ter hoogte van de jaarlijkse kapitaallasten aan de exploitatie gegeven.

Investeringen met een maatschappelijk nut

Op investeringen met een maatschappelijk nut (bv. de aanleg van een weg) moeten bestemmingsreserves juist wel direct in mindering worden gebracht. Op deze investeringen mag dus resultaatgericht extra afgeschreven worden.

Voorzieningen

Het begrip voorzieningen is in bijlage 2 aangegeven.

Voorzieningen kunnen worden gevormd om een verplichting of risico welke vooraf ingeschat of berekend kan worden af te dekken.

Onderhoudsvoorzieningen kunnen er voor zorgen dat de structurele lasten gelijkmatig ten laste van de exploitatie komen. Aan onderhoudsvoorzieningen dienen actuele- en meerjarige onderhoudsplannen aan ten grondslag liggen.

Periodiek zal er een afstemming moeten plaatsvinden in hoeverre de dotaties nog in overeenstemming zijn met het meerjaren onderhoudsplan. De daadwerkelijke uitgaven aan het doel waarvoor de voorziening in het leven is geroepen vinden rechtstreeks ten laste van de voorziening plaats en niet meer ten laste van de exploitatie.

Voorzieningen hebben een relatie met de paragraaf “Weerstandsvermogen”. Voor kwantificeerbare risico’s dienen voorzieningen te worden gevormd, niet kwantificeerbare risico’s komen tot uitdrukking in de paragraaf “Weerstandsvermogen” onderdeel financiële risico’s.

3.5 Visie op vrijval, herbestemming of opheffen van reserves en voorzieningen

De ervaring leert dat in de loop der jaren het aantal reserves en voorzieningen groeit. Middelen worden geoormerkt voor een bepaald wenselijk bestedingsdoel of buffer. Periodiek is het van belang om na te gaan of de afgezonderde middelen nog noodzakelijk zijn of dat de middelen weer vrij besteedbaar kunnen komen. Afgezonderde middelen in bestemmingsreserve worden vaak onnodig ontrokken aan de integrale afwegingsfunctie hetgeen niet wenselijk is.

Vrijval

Zoals bij de uitgangspunten aangegeven zullen ingestelde reserves en voorzieningen waarover in de afgelopen 2 jaar door de raad geen bestedingsbesluit is genomen vrijvallen en toegevoegd worden aan een reserve volgens de systematiek van de drieluik zoals genoemd onder punt 3.2.

Ook wanneer huidige reserves geen concreet bestedingsplan meer hebben vallen deze reserves vrij .Het eventueel vrijkomend bedrag wordt aan een reserve volgens de systematiek van de drieluik toegevoegd.

Herbestemming

Indien een doel waarvoor een reserve is gevormd herzien wordt kan dit in één van de P&C documenten worden aangegeven. Op deze wijze kan de bestemming van de reserve gewijzigd worden.

Opheffen

Reserves en voorzieningen kunnen door de raad worden opgeheven als het doel waarvoor ze in het leven zijn geroepen niet meer actueel is of als door middel van het instellen van een reguliere begrotingspost het gewenste (beleids)doel ook kan worden gerealiseerd. Verder dienen reserves en voorzieningen te worden opgeheven als de regelgeving dit op enig moment met betrekking tot bepaalde zaken dwingend voorschrijft.

Dit is het geval bij van derden ontvangen middelen met een specifiek doel. Deze middelen worden niet meer als voorziening beschouwd maar komen op de balans tot uitdrukking in de balanspost “vooruit ontvangen bedragen”.

Wanneer huidige reserves geen concreet bestedingsplan hebben kunnen hiertoe voorstellen worden gedaan in één van de P&C documenten om deze reserves op te heffen. Het eventueel vrij komend bedrag wordt aan een reserve volgens de systematiek van de drieluik toegevoegd.

Door reserves en voorzieningen meer te baseren op bestedingsplannen en minder te beschouwen als buffer worden reserves en voorzieningen integraal onderdeel van de afwegingen in het kader van de jaarlijkse planning- en controlcyclus.

3.6 Bestemming exploitatieresultaat en resultaatweergave

Bestemming resultaat

Bij de bestemming van het resultaat dient de raad een integrale afweging te maken ten aanzien van de bestemming van dit resultaat.

Voor de noodzakelijke continuïteit van het gemeentelijk financieel beleid is het wel wenselijk om een kader aan te geven voor de bestemming van dit resultaat.

Voorgesteld wordt de volgende volgorde te hanteren met betrekking tot toevoeging aan en beschikking over reserves, nadat het resultaat is vastgesteld.

• 1.

  Rentetoevoeging aan reserves op basis van het voorstel zoals vermeld bij punt 3.3.

• 2.

  Toevoegingen aan en beschikkingen over bestemmingsreserves en egalisatiereserves conform de ramingen in de begroting en mogelijke specifieke raadsbesluiten, met uitzondering van de beschikking over de algemene reserve voor dekking van de resultaten uit de P&C documenten.

• 3.

  Voor een aantal reserves zijn streefnormen (minimale omvang) bedacht wat betekent dat incidentele meevallers slechts dan vrij besteedbaar zijn als de betreffende reserves op orde zijn. In volgorde van belangrijkheid kan de volgende opzet van de betreffende reserves worden opgesteld:

  - Algemene reserve – minimale omvang € 3 miljoen;

  - Algemene reserve grondbedrijf – minimale omvang € 2,75 miljoen;

  - Reserve inkomensdeel WWB – minimale omvang € 0,75 miljoen;

  - Reserve incidenteel beschikbaar algemene middelen.

Resultaatweergave

Een belangrijk aspect voor reserves en voorzieningen is het maken van onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. 

• -

  Resultaatbepaling: het zichtbaar maken van het overschot of tekort binnen de exploitatie.

• -

  Resultaatbestemming:het geven van een bestemming aan het bepaalde resultaat door middel van toevoegingen aan reserves en/of dekking via onttrekkingen aan reserves. (functie 980)

In het BBV is bepaald dat alle toevoegingen en onttrekkingen aan reserves verband houdende met de hoofdfuncties 0 t/m 9 nog slechts op één functie van de begroting mogen worden verantwoord namelijk het functienummer 980. Hierdoor worden de toevoegingen en onttrekkingen aan en van reserves in één oogopslag zichtbaar.

Hierdoor ontstaan er twee exploitatiesaldi:

• 1.

  het saldo van de rekening van baten en lasten (saldi (hoofd)functies 0 t/m 960)

• 2.

  en het uiteindelijke saldo na resultaatbestemming (saldi t/m (hoofd)functies 980)

Dotaties aan of het vrijvallen van voorzieningen maken onderdeel uit van de bepaling van het exploitatieresultaat. Deze toevoegingen en/of vrijval worden geraamd en verantwoord op de functies t/m nummer 960. Een beschikking over de voorziening vindt rechtstreeks plaats ten laste van die voorziening. In de raming en rekening van baten en lasten komt een beschikking over een voorziening dus niet voor.

3.7 Afbakening werkgebied van de nota Reserves en Voorzieningen

Sinds 2008 kennen we de balanspost “vooruit ontvangen bedragen” welke gevormd wordt door middelen van anderen (Rijk/Derden). Dit zijn o.a. middelen welke beschikbaar zijn gesteld door middel van beschikkingen van andere rijksoverheden of derden en die terug dienen te vloeien naar degenen die ze beschikbaar hebben gesteld, indien ze niet worden besteed aan het doel waarvoor ze bestemd waren. Dit uitgangspunt ligt verankerd in artikel 40 en 44 lid 2 van de BBV.

Voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen geldt dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44 lid 2 BBV vallen.

Gewijzigd artikel 44 lid 2.

Als middelen van derden die specifiek besteed moeten worden en waarvoor een terugbetalingsverplichting geldt als deze niet volgens de bestedingsvoorwaarden worden aangewend kunnen op dezelfde wijze worden verwerkt als specifieke uitkeringen, dus als voorruitontvangst.

De toegekende middelen zijn beschikbaar voor een specifiek bestedingsdoel en moeten als zodanig verantwoord worden. Bij niet besteding bestaat een terugbetaalverplichting. De gemeenteraad kan derhalve geen invloed uit oefenen op de middelen door het bestedingsdoel te wijzigen.

Uit bovenstaande kan worden afgeleid dat deze vermogensbestanddelen niet tot het eigen vermogen van de gemeente behoren. Deze middelen vallen derhalve niet onder de reikwijdte van deze nota Reserves en Voorzieningen 2011.

Voor een overzicht van de posten welke onder deze balanspost vallen wordt verwezen naar de laatst vastgestelde jaarrekening 2009 pagina 198.

4. Algemene reserve

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de algemene reserve, de huidige alsmede het nieuw vast te stellen beleid ten aanzien van de algemene reserve.

4.1 Buffer

De algemene reserve is een reserve waaraan geen concrete bestemming is gegeven. Hierdoor vervult deze reserve de functie van buffer voor het opvangen van algemene financiële tegenvallers. Ze dient als waarborg van de continuïteit en kan incidentele niet voorziene tegenvallers opvangen. De algemene reserve is een belangrijke component voor de bepaling van de weerstandscapaciteit zoals aangegeven in de paragraaf weerstandsvermogen van de jaarlijkse programmabegroting.

4.2 Voeding

De algemene reserve wordt gevoed door eventuele positieve rekeningsresultaten, negatieve rekeningsresultaten worden in mindering gebracht. Daarnaast kunnen bijvoorbeeld incidentele meevallers, mutaties vanuit kadernota en 2de Berap aan de algemene reserve worden toegevoegd of onttrokken. Tevens kan door eventuele vrijval of opheffing van een bestaande reserve welk voortvloeien uit een van de P&C documenten aan de algemene reserve worden toegevoegd.

4.3 Minimale omvang

Om vast te kunnen stellen welke minimale en/of maximale omvang aan de algemene reserve kan worden toegekend dient er inzicht te bestaan in de risico’s. Dit betekent overigens niet dat er een berekening van de totale financiële risico’s kan worden gemaakt. In de paragraaf “Weerstandsvermogen” wordt jaarlijks een opsomming gegeven van de algemene en specifieke risico’s. Risico’s kunnen zowel interne als externe oorzaken hebben. Op externe risico’s heeft de gemeente in beginsel geen grip. Deze risico’s kunnen o.a. het gevolg zijn van openeind regelingen, kortingen op de algemene uitkering uit het gemeentefonds, het inperken van OZB tarieven, uitvoering van het BTW compensatiefonds, renteontwikkelingen etc. Interne risico’s kunnen ontstaan door tekortkomingen in de bedrijfsvoering inclusief de Planning en Control cyclus. Bijvoorbeeld een ontoereikende budgetdiscipline.

Overigens zullen wij in de loop van 2011 een raadsvoorstel doen om de nota Risicomanagement Gemeente Tubbergen vast te stellen.

Gezien de onzekere tijden waarin we verkeren wordt de komende jaren gestreefd naar een minimale omvang van de algemene reserve van minimaal € 3 miljoen. Dit betekent dat als de algemene reserve door welke redenen dan ook onder de norm van € 3 miljoen komt direct tot aanvulling moet worden overgegaan. Dit besluit betekent dat er op ieder moment in ieder geval € 3 miljoen beschikbaar is voor het opvangen van risico´s.

In de programmabegroting is budgettair rekening gehouden met de toevoeging van de bespaarde rente van de algemene reserve aan de exploitatie o.b.v. de minimaal benodigde omvang van € 3 miljoen. Concreet betekent dit dat het betreffende bedrag onderdeel uit maakt van het totaal structureel opgenomen bedrag als bespaarde rente reserves en voorzieningen. Voor het bepalen van de minimale omvang van de algemene reserve zijn geen wettelijke normen vastgesteld. Met het instellen van een minimale omvang wordt getracht te voorkomen dat bij elke toekomstige financiële tegenvaller een bezuinigingsactie moet worden opgestart.

Voorgesteld wordt om de komende jaren, in afwachting van de op te stellen nota Risicomanagement, te blijven streven naar een minimale omvang van de algemene reserve van € 3 miljoen. Dit streven moet volgens ons de komende jaren binnen het totaal van het reservebeleid als de hoogste prioriteit worden gezien. Dit betekent dat als de algemene reserve door welke reden dan ook onder de norm van € 3 miljoen komt direct tot aanvulling moet worden overgegaan. Dit kan door incidentele meevallers, bestemming van het rekeningsresultaat  maar ook door ruimte te zoeken binnen andere reserves.

5. Doorlichting reserves en voorzieningen 2011

In de verordening ex art. 212 GW is vastgelegd dat om de vier jaar een bijgestelde nota aan de raad wordt voorgelegd ter behandeling en vaststelling. Bij deze herziening (en ook bij het tussentijds instellen van nieuwe bestemmingsreserves en voorzieningen) zal nadrukkelijk aandacht geschonken (moeten) worden aan de beweegredenen waarom de reserve of voorziening is (wordt) gevormd. Wij geven bij het instellen van reserves en voorzieningen  inzicht in ondemeer aard, doel, voeding, besteding en het te bereiken maatschappelijk effect.

Aan de hand van de opzet zoals hieronder is weergegeven zullen wij per reserve of voorziening de noodzaak van de (bestemmings)reserve of voorziening aangeven. Indien de noodzaak niet meer (voldoende) aanwezig is zullen wij in één van de P&C documenten  voorstellen doen om de reserve of voorziening te betrekking bij de integrale afweging van baten en lasten.

5.1 Nadere uitwerking Overzicht toetsingskaders reserves en voorzieningen 2011:

 Doel en oorsprong              

Per reserve of voorziening is aangegeven met welk doel deze in het leven is geroepen of wat de oorsprong is geweest.

De volgende situatie kunnen zich voordoen :

• -

  het egaliseren van lasten tot het vormen van een bestemmingsreserve voor een specifieke investering of onderhoud;

• -

  het reserveren van niet bestede specifieke budgetten in de exploitatie waarvoor een planning is gemaakt of verplichtingen zijn aangegaan;

• -

  het ontvangen van specifieke bijdragen waarvoor geen terugbetalingsverplichting geldt;

• -

  het treffen van een voorziening voor onderhoud op basis van een meerjarenplanning;

• -

  het ontvangen van gelden van derden met een specifieke bestedingsplicht worden op de balanspost “vooruit ontvangen bedragen” verantwoord.

Maatschappelijk effect

Hier wordt (indien mogelijk) aangegeven welk maatschappelijk effect wordt beoogd te bereiken met de ingestelde reserve of voorziening. Veelal zal dit in het raadsvoorstel welke geleid heeft tot het instellen van de reserve of voorziening vermeld staan.

Voeding

Aangegeven wordt hoe en tot welke omvang de reserve of voorziening wordt gevoed. Dit kan o.a. zijn door:

een jaarlijkse of incidentele toevoeging in de resultaatbestemming;

ontvangen incidentele bijdragen met een vaste bestemming;

reservering van niet bestede begrotingsbudgetten;

of reservering van (delen van) specifieke belastingopbrengsten.

Rentetoerekening

Per reserve/voorziening is aangegeven hoe met de bespaarde rente wordt omgegaan :

Jaarlijks wordt bij de kadernota aangegeven welke reserves een dotatie krijgen ter compensatie van de inflatie;

Van reserves die geen inflatiecompensatie krijgen wordt de rente volledig toegevoegd aan de exploitatie;

Besteding(plan)

Toegelicht wordt of er sprake is van jaarlijkse of incidentele beschikkingen. Indien van toepassing wordt tevens aangegeven op welke wijze de besteding wordt berekend en/of er een bestedingsplan aanwezig is.

Voorstel

Hier wordt aangegeven of een reserve of voorziening voor de toekomst in stand moet blijven of dat de bestemming wordt gewijzigd. Ook kunnen voorstellen gedaan worden m.b.t. de minimale of maximale omvang van de reserve.

5.2 Overzicht reserves en voorzieningen

De door uw raad op 9 mei 2011 vastgestelde jaarrekening 2010 (overzicht reserves en voorzieningen) geeft een overzicht van de huidige (peildatum 31-12-2010) door de raad ingestelde reserves en voorzieningen. In dit overzicht komt naar voren wat de totaal stand van verschillende reserves en voorzieningen is aan het begin en eind van het begroting- of rekeningsjaar. Ook is overzichtelijk weergegeven wat de toegevoegde bespaarde rente per reserve bedraagt op basis van de destijds geldende nota Reserves en voorzieningen 2005. Tevens zijn de door de raad geraamde toevoegingen en aanwendingen opgenomen in dit overzicht. Naast inzicht in het verloop per reserve of voorziening is er ook inzicht in de totale omvang van de reservepositie.

Voor alle duidelijkheid in het genoemde overzicht is nog uitgegaan van het bestaande beleid m.b.t. de reserves en voorzieningen . Deze overzichten vormen de basis voor de matrix van bijlage “Overzicht reserves en voorzieningen 2011”.

In bijlage 1 van deze nota wordt aan de hand van de vermelde toetsingskaders een doorlichting van alle reserves en voorzieningen gemaakt zoals die zijn opgenomen in de begroting 2011 en/of jaarrekening 2010. In deze bijlage wordt een overzicht gegeven van het toetsingskader ten aanzien van de reserves en voorzieningen. Dit overzicht kan jaarlijks bij kadernota worden geactualiseerd en aangepast naar voortschrijdend inzichten.

Voorgesteld wordt in te stemmen met het overzicht toetsingskaders voor het instellen van of het herbestemmen van een bestaande reserve of voorziening zoals aangegeven bij punt 5.1 “Nadere uitwerking overzicht toetsingskaders reserves en voorzieningen 2011.

Voorgesteld wordt om het toetsingskader voor heroverweging van reserves en voorzieningen jaarlijks bij kadernota te laten plaatsvinden.

6. Resumé en besluitvorming

6.1 Resumé

In deze nota Reserves en Voorzieningen 2011 zijn voorstellen gedaan met betrekking tot:

• -

  De begrenzing omtrent de minimale omvang van de algemene reserve;

• -

  Criteria en beleid voor het vormen van reserves en voorzieningen

• -

  Rente beleid (renteberekening)

• -

  Beleid inzetten reserves envoorzieningen Visie op vrijval, herbestemming, opheffen van reserves en voorzieningen

• -

  Bestemming exploitatieresultaat en resultaatweergave

• -

  Afbakening werkgebied van de nota Reserves en Voorzieningen

Hieronder een overzicht van de voorstellen:

A. Voorgesteld wordt voor de hierna genoemde reserves in volgorde van belangrijkheid op het gewenste niveau te brengen alvorens incidentele middelen als vrij besteedbaar aan te merken of in bestemmingsreserve onder te brengen.

• -

  Algemene reserve – minimale omvang € 3 miljoen;

• -

  Algemene reserve grondbedrijf – minimale omvang € 2,75 miljoen;

• -

  Reserve inkomensdeel WWB – minimale omvang € 0,75 miljoen;

• -

  Reserve incidenteel beschikbaar algemene middelen. 

B.  Voorgesteld wordt het rentebeleid als volgt vast te stellen: 

• a.

  De bespaarde rente over het eigen- en vreemd vermogen is gelijk aan de omslagrente over investeringen;

• b.

  Afhankelijk van de omvang van de reserves en voorzieningen en de daarmee samenhangende bespaarde rente wordt een vast structureel bedrag toegevoegd aan exploitatie;

• c.

  Het verschil tussen de bespaarde rente (A) en het vaste bedrag welke structureel aan de exploitatie wordt toegevoegd (B) toevoegen aan de bestemmingsreserve “waardevast houden bestemmingsreserves”;

• d.

  Jaarlijks wordt bij de kadernota aangegeven welke reserves een dotatie krijgen ter compensatie van de inflatie (uitgangspunt hierbij kan zijn de consumentenprijsindex) vanuit de reserve “waardevast houden bestemmingsreserve”;

• e.

  Jaarlijks wordt bij kadernota voorgesteld het restant van de bestemmingsreserve “waardevast houden bestemmingsreserves” toevoegen aan de incidentele algemene dekkingsmiddelen;

• f.

  Het instellen van de nieuwe reserve “Waardevast houden bestemmingsreserves”. 

C.  Voorgesteld wordt om de komende jaren, in afwachting van de op te stellen nota Risicomanagement,  te blijven streven naar een minimale omvang van de algemene reserve van € 3 miljoen. Dit streven moet volgens ons de komende jaren binnen het totaal van het reservebeleid als de hoogste prioriteit worden gezien. Dit betekent dat als de algemene reserve door welke reden dan ook onder de norm van € 3 miljoen komt direct tot aanvulling moet worden overgegaan. Dit kan door incidentele meevallers, bestemming van het rekeningsresultaat  maar ook door ruimte te zoeken binnen andere reserves. 

D.  Voorgesteld wordt in te stemmen met het overzicht toetsingskaders voor het instellen van of het herbestemmen van een bestaande reserve of voorziening zoals aangegeven bij punt 5.1 “Nadere uitwerking overzicht toetsingskaders reserves en voorzieningen 2011. 

E.  Voorgesteld wordt om het toetsingskader voor heroverweging van reserves en voorzieningen jaarlijks bij kadernota te laten plaatsvinden.

Middels deze nota is getracht om:

• -

  Inzicht te geven in toetsingskaders van de reserves en voorzieningen.

• -

  Inzicht te geven in de resultaatbepaling en resultaatbestemming binnen de exploitatie;

6.2 Budgettair effect van het beleid reserves en voorzieningen 2011

De financiële consequenties welk voorvloeien uit de toepassing van het nieuwe beleid m.b.t. de reserves en voorzieningen 2011 zullen in de kadernota 2011 worden uitgewerkt en inzichtelijk worden gemaakt. Dit betekent dat de uitkomsten welke zowel een positief of negatief effect kan hebben worden weergegeven in de kadernota en derhalve meegaan in de integrale afwegingsfunctie.

6.3 Besluitvorming

• a.

  Kennis nemen van en vaststellen in de vergadering van 9 mei 2011 van de nota “Reserves en voorzieningen 2011 Gemeente Tubbergen”;

• b.

  Instemmen met het beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen zoals verwoord in hoofdstuk 3, 4 en 5;

• c.

  Instemmen met de besluitvormingsvoorstellen zoals genoemd in Hoofdstuk 6 punt At/mE.

• d.

  Instemmen met de bijlage  “Overzicht toetsingskaders reserves en voorzieningen 2011” ;

• e.

  Instemmen met het instellen van de bestemmingsreserve:

  • -

    Waardevast houden bestemmingsreserves

Bijlage 1 Overzicht toetsingskaders van reserves en voorzieningen

(niet opgenomen)

Bijlage 2. Begrippen en functies reserves en voorzieningen

2.1 Begripsbepaling 

Reserves (eigen vermogen)

Onder reserves worden afgezonderde vermogensbestanddelen verstaan die al dan niet met het oog op het realiseren van een vooraf bepaald doel zijn gevormd.

In artikel 43 van het BBV is aangegeven welke reserves er worden onderscheiden:

• a.

  De algemene reserve;

• b.

  Bestemmingsreserves.

Voorzieningen (vreemd vermogen)

Onder voorzieningen worden afgezonderde vermogensbestanddelen verstaan die worden gevormd (ten laste van de exploitatie) voor voorzienbare verplichtingen tegenover derden waarvan het bestaan en de omvang nog onzeker zijn maar wel redelijkerwijs kunnen worden ingeschat. (zie Artikel 44 van het BBV)

2.2 Functies van reserves en voorzieningen

Reserves kunnen binnen een huishouding diverse functies vervullen. In het algemeen worden ze binnen de organisatie gebruikt als financieringsmiddel. Alle kapitaaluitgaven (investeringen) worden in principe gefinancierd met langlopende middelen. Dit kan in de vorm van vreemd vermogen (langlopende geldleningen en/of voorzieningen) of eigen vermogen (reserves). De aanwezigheid van reserves en voorzieningen beperkt de behoefte om geldleningen aan te trekken voor de financiering van investeringen.

Naast deze financieringsfunctie kunnen ze nog een drietal functies vervullen, te weten: 

 In hoofdstuk 3.3 wordt een toelichting gegeven hoe en op welke wijze met die rente inkomsten wordt omgegaan.

2.3 Onderscheid reserve en voorziening

Het belangrijkste verschil tussen reserves en voorzieningen is dat de gemeenteraad in het geval van reserves de vrijheid heeft om de bestemming van deze gelden te wijzigen. Om die reden worden reserves als eigen vermogen aangeduid. In het geval van voorzieningen is er veelal sprake van latente verplichtingen. Dit is de reden waarom voorzieningen onder het vreemd vermogen gerangschikt worden.

Reserves

De raad is het bevoegd bestuursorgaan om (bestemmings)reserves in te stellen en te besluiten tot mutaties hierin. Dit vindt plaats in het resultaatbestemmende deel van de begroting of jaarrekening. De mutaties in reserves moeten per programma afzonderlijk zichtbaar gemaakt worden. Het is mogelijk dat de raad in de loop van een begrotingsjaar een aparte beslissing neemt over reservevorming of mutaties daarin (bijv. bij de kadernota of periodieke vaststelling van de nieuwe beleidsnota Reserves en Voorzieningen. Uiteraard kan dit ook leiden tot onderlinge mutaties in reserves. De effectuering hiervan vindt plaats bij de jaarrekening.

Toevoegingen of onttrekkingen vindt altijd plaats in het kader van de resultaatbestemming en worden daarom niet als last gekwalificeerd. Uitgaven moeten eerst als last op betreffende product binnen een programma worden verantwoord. Het rechtstreeks verantwoorden van een uitgaaf op een reserve is niet toegestaan. De dekking van deze uitgaaf vindt plaats bij de bestemming van het jaarresultaat door onttrekking aan een reserve. Bestemmingsreserves zijn voor specifieke doeleinden gevormd, maar in geval van nood kan de raad de bestemming heroverwegen.

Voorzieningen

Voorzieningen dienen naar beste inschatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld. Het is daarom niet toegestaan rente toe te rekenen aan voorzieningen. Toevoegingen moeten alleen zijn gebaseerd op de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening. Voorts zijn toevoegingen nodig als de voorziening tegen contante waarde is gewaardeerd. Een voorziening is tegen contante waarde gewaardeerd als bij de bepaling van de hoogte van de jaarlijkse toevoeging aan de voorziening wordt uitgegaan van een lagere omvang dan de omvang die de voorziening over enige tijd moet hebben.

Via de programma’s en de daaronder toebehorende producten vinden dotaties plaats aan de voorzieningen.

Ook voor stabilisering van exploitatieresultaten kunnen bijvoorbeeld voor grootonderhoud van gemeentelijke gebouwen en schoolgebouwen, wegen etc. onderhoudsvoorzieningen worden ingesteld. Pieken en dalen kunnen daardoor worden voorkomen. (Dagelijks- en klein onderhoud en reparaties komen ten laste van de post onderhoud van de betreffende producten).

Als onderbouwing van ingestelde onderhoudsvoorzieningen dienen actuele- en meerjarige onderhoudsplannen hieraan ten grondslag te liggen. Aan de hand hiervan worden jaarlijks de noodzakelijke dotaties in de begroting geraamd en ten gunste van de voorzieningen gebracht. Periodiek zal er een afstemming moeten plaatsvinden in hoeverre de dotaties nog in overeenstemming zijn met het meerjaren onderhoudsplan. De daadwerkelijke uitgaven aan het doel waarvoor de voorziening in het leven is geroepen vinden rechtstreeks ten laste van de voorziening plaats en niet meer ten laste van de exploitatie.

Als er geen actueel en/of meerjarig onderhoudsplan is, is er sprake van een reserve (b.v. reserve voormalige provinciale wegen).

Voorzieningen hebben een relatie met de paragraaf “Weerstandsvermogen”. Voor kwantificeerbare risico’s dienen voorzieningen te worden gevormd, niet kwantificeerbare risico’s komen tot uitdrukking in de paragraaf “Weerstandsvermogen” onderdeel financiële risico’s.

In artikel 44 lid 3 van de BBV is aangegeven dat er geen voorzieningen mogen worden getroffen voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume, bijvoorbeeld vakantiegelden. Op basis van de vragen- en antwoordenrubriek van de commissie B.B.V. alsmede n.a.v. informatie van de accountant dient wel een voorziening te worden gevormd voor pensioenen van wethouders.

Specifieke uitkering

Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44 lid 2 BBV vallen. Als middelen van derden die specifiek besteed moeten worden en waarvoor een terugbetalingsverplichting gelde als deze niet volgens de bestedingsvoorwaarden worden aangewend kunnen op dezelfde wijze worden verwerkt als specifieke uitkeringen, dus als voorruitontvangst.

Als de voorwaarden van de specifieke doeluitkering van het rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen bepalen dat besteding binnen het begrotingsjaar dient plaats te vinden en (een deel van) het ontvangen bedrag komt niet binnen het begrotingsjaar tot besteding, dan zal het bedrag dat niet tot besteding is gekomen op de balans niet verantwoord kunnen worden onder de transitorische post van artikel 49, onderdeel b BBV. Ze dienen dan immers niet meer ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. De niet bestede bedragen zijn ultimo jaar nog af te rekenen en terug te betalen voorschotbedragen en worden op de balans verantwoord onder de netto-vlottende schulden van art. 48, onderdeel c BBV.

Bijlage 3 Passages reserves en voorzieningen in programmabegroting etc.

(niet opgenomen)