Instructie voor de griffier

Ondertekening

Toelichting 1 Toelichting op de instructie voor de griffier.

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

De griffier biedt ondersteuning bij de uitoefening der rechten van de raad(sleden).

Indien de raad een raadsprogramma vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.

Artikel 2

De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

De griffier zal aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5

Voor het raadspresidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. De taken van het presidium zijn:

het opstellen van de voorlopige agenda voor raads- en commissievergaderingen en overige zaken het functioneren van de raad en de commissie betreffende;

het voorbereiden en implementeren van het dualisme in de gemeente Twenterand.

Het presidium wordt door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet kunnen in een verordening nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning, die meer tijd vergen dan de kortstondige beantwoording van een technische vraag, in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Nader overleg met de gemeentesecretaris vindt plaats met het oog op de beschikbare ambtelijke capaciteit en de eventuele verstoring van de werkplanning.

Artikel 8

De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier. Er is voor gekozen dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken.

Artikelen 9 en 10

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 10

Voor de periode tot het van kracht worden van de “Aanpassingswet dualisering gemeentebestuur” is de griffier aangesteld onder de functiebenaming van plaatsvervangend secretaris en wel voor die taken die de ondersteuning van de raad betreffen.

Lid 1 en lid 3 behoeven geen toelichting.