Uitvoeringsregeling financiën subsidies gemeente Tynaarlo

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.Algemene subsidieverordening:

De Algemene subsidieverordening gemeente Tynaarlo 2011.

b.Reserve:

Algemene reserve: een reserve zoals omschreven in artikel 2:373 van het Burgerlijk wetboek en behoort tot het eigen vermogen van de subsidieontvanger. Het kan gebruikt worden ter opvang van niet gesubsidieerde tekorten binnen de exploitatie;

Bestemmingsreserve: een reserve zoals omschreven in artikel 2:373 van het Burgerlijk wetboek en behoort tot het eigen vermogen van de subsidieontvanger en mag alleen gebruikt worden voor een door de subsidieverstrekker goedgekeurd doel.

c.Voorziening:

Een voorziening naar artikel 2:274 van het burgerlijk wetboek behoort tot het vreemd vermogen en kan alleen worden gevormd voor verplichtingen die op de balansdatum als waarschijnlijk of als vaststaand worden beschouwd, maar waarvan niet bekend is in welke omvang of wanneer zij zullen ontstaan. Tevens kunnen voorzieningen worden opgenomen voor uitgaven die in een volgend boekjaar zullen worden gedaan, voor zover het doen van die uitgaven zijn oorsprong mede vindt voor het einde van het boekjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de ontvangen subsidie over een aantal boekjaren.

• d.

  Accommodatiesubsidie: een subsidie in de kosten van aankoop, stichting, verbouwing, plegen van groot onderhoud van en technische installaties binnen accommodaties binnen de gemeente.

• e.

  Investeringssubsidie: een subsidie in de kosten van inventaris binnen de accommodaties binnen de gemeente.

• f.

  Subsidiabele kosten: een aantal vooraf door het college goed te keuren kosten van de instelling voor het personeel, de huisvesting, het apparaat, de kadervorming en de activiteiten.

• g.

  Personeelskosten: hieronder wordt verstaan uitgaven voor:

  • -

    salarissen en sociale lasten binnen het kader van de door burgemeester en wethouders(in subsidietechnische zin) goedgekeurde personeelsformatie;

  • -

    de overige door burgemeester en wethouders aanvaarde personeelskosten.

• g.

  Huisvestingskosten: kosten voor huur, exploitatie en onderhoud van de te gebruiken accommodaties voor de te subsidiëren activiteiten.

h. Organisatiekosten: te maken kosten ter realisatie van de te subsidiëren activiteit. Cateringkosten vallen hier buiten.

• i.

  Sportbeleidsplan: de laatst vastgestelde versie van het sportbeleidsplan gemeente Tynaarlo

• j.

  Dorpshuizenbeleid: de laatst vastgestelde versie van het dorpshuizenbeleid gemeente Tynaarlo

Artikel 2. Reserves en voorzieningen

2.1.Instellingen die een jaarlijkse subsidie ontvangen, dienen de exploitatieoverschotten of

tekorten op de gesubsidieerde activiteiten te verrekenen met de algemene reserve van de instelling;

• 2.2.

  De hoogte van de algemene reserve aan het einde van het boekjaar waarover de subsidie is verstrekt, is gemaximeerd op 10% van de subsidie over dat boekjaar. Indien de Algemene reserve meer is dan 10% van het jaarlijkse subsidiebedrag wordt het exploitatieoverschot afgerekend met de gemeente;

• 2.3.

  Het college kan een afwijkend percentage vaststellen dan genoemd in artikel 2.2. ingeval de organisatie niet beschikt over bestemmingsreserves en er inmiddels wel overeenstemming is over een investering op korte termijn. In dat geval kan toestemming worden verleend om 1 jaar boven de norm van 10% uit te komen, mits dat bedrag aantoonbaar wordt ingezet voor de eerdergenoemde investering. In alle andere gevallen waarin de algemene reserve de norm van 10% overschrijdt, zal dit hogere bedrag worden teruggevorderd.

• 2.4.

  De aanvraag voor het vormen van een bestemmingsreserve moet voldoen aan de voorwaarden, zoals geformuleerd in de artikelen 2.5.

• 2.5.

  Bestemmingsreserves kunnen als egalisatiereserves worden ingezet voor 2 doelen:

  • -

    de spreiding van fluctuaties in inkomsten en uitgaven tijdens de subsidieperiode;

  • -

    de spreiding van extra subsidies die voor een bepaald duidelijk omschreven doel is ontvangen.

Burgemeester en wethouders kunnen de verplichting opleggen om een egalisatiereserve te vormen.

2.6.Besteding van een bestemmingsreserve wordt verantwoord in de jaarrekening van de gesubsidieerde instelling.

Artikel 4. Investeringen sport- en welzijnsaccommodaties

4.1.De gemeentelijke verantwoordelijkheid is afhankelijk van het sociaal rendement van de activiteit en indien deze accommodatie:

4.1.1 voor iedere inwoner te huren of openbaar te bezoeken/gebruiken is;

• 4.1.2.

  zonder grote financiële offers (contributies en dergelijke) toegankelijk is;

• 4.1.3.

  de stichting/instandhouding van deze accommodaties niet mogelijk is zonder gemeentelijke bijdrage;

• 4.1.4.

  ingedeeld is in categorie A of B (zie bijlage).

• 4.2.

  De vragende vereniging moet aannemelijk en inzichtelijk maken dat het gevraagde voorziet in een op middellange termijn (5 jaar) vraag voor die voorziening. Tevens dient de vereniging inzichtelijk te maken zelf het uiterste in heden en verleden te hebben gedaan om een bijdrage te leveren in de realisering van het gevraagde.

• 4.3.

  Subsidiegrondslag. Bij de bepaling van de hoogte van de gemeentelijke bijdrage in de stichting-, uitbreiding- of renovatiekosten wordt aangehaakt bij het bestaande accommodatiebeleid (sportbeleidsplan, notitie speelvoorzieningen en dorpshuizenbeleid). Daarbij is de verdeling in de A, B of C-categorie leidend.

Artikel 5. Accommodatiesubsidie.

Met inachtneming van artikel 4 en conform de indeling in de A, B en C-categorie kan subsidie worden verleend in investeringen om een accommodatie te stichten, uit te breiden en/of te verbeteren.

• 5.1.

  Voorwaarden voor subsidie

• 5.1.1.

  Aanvragen voor accommodatiesubsidie moeten voldoen aan de volgende criteria:

  • a.

    de aanvragen voor een accommodatiesubsidie moeten voor 1 april voorafgaand aan het

    subsidiejaar zijn ingediend;

  • b.

    de aanvraag voor een accommodatiesubsidie gaat vergezeld van een investeringsplan

    met bijbehorend (project)begroting;

  • c.

    het investeringsplan beschrijft de investering en de noodzaak daarvan in relatie tot de

plannen c.q. verwachtingen op langere termijn van de instelling en gaat in op de consequenties voor afschrijving en de daaraan gerelateerde kostprijs voor subsidiabele activiteiten,

• d.

  het investeringsplan geeft de concrete planning van de te verrichten werkzaamheden

  (inclusief vermoedelijke datum van (op)levering),

• e.

  het investeringsplan geeft een begroting van de totale kosten van de voorziening,

• f.

  de begroting wordt voorzien van een offerte voor de uitvoering van de voorziening en

aangesloten moet worden bij het aanbestedingbeleid gemeente Tynaarlo.

• 5.2.

  In het investeringsplan volgens 5.1b wordt in ieder geval opgenomen:

  • a.

    een beschrijving van de doelstelling;

  • b.

    een onderbouwing van de noodzaak;

  • c.

    de relatie met te subsidiëren activiteiten, waaronder het (financiële) effect;

  • d.

    verwachte gebruiksduur;

  • e.

    prijsaanbiedingen en selectiecriteria;

  • f.

    financieringsvoorstel;

  • g.

    realisatieplanning.

• 5.3.

  In de (project)begroting volgens 5.1b wordt indien nodig in ieder geval opgenomen en indien van toepassing:

  • a.

    grondkosten;

  • b.

    bouwkosten;

  • c.

    advieskosten;

  • d.

    inrichtingskosten;

  • e.

    kosten technische installatie(s);

  • f.

    overige bijkomende kosten;

  • g.

    onvoorzien.

• 5.

  4 Bij een aanvraag om een subsidie voor groot onderhoud moet tevens worden aangegeven hoe de staat van onderhoud op dit moment is en op welke wijze de instelling de onderhoudsituatie van het gebouw de komende jaren op peil wil houden (een meerjaren-onderhoudsplan).

Artikel 6. Procedure bij accommodatiesubsidies

De subsidie wordt nadat de aanvraag is ingediend door burgemeester en wethouders beoordeeld en van een beslissing voorzien eventueel nadat de gemeenteraad daarvoor de nodige middelen beschikbaar heeft gesteld. Na de subsidieverlening kan de instelling een voorschot ontvangen. In de voorlopige beschikking wordt een betalingsritme van de te verstrekken subsidie opgenomen.

Artikel 9. Wachtgelden

Dit artikel is alleen van toepassing op die organisaties/instellingen waarvoor het college conform artikel 1f de personeelskosten direct subsidieert. In Artikel 8.2.5 van het beleidskader subsidiesystematiek staan de bepalingen vermeld. In de af te sluiten meerjarenovereenkomsten zullen deze bepalingen worden opgenomen.

Artikel 11. Integrale kostprijs

In de toekomst willen we uitgaan van integrale kostprijzen gebaseerd op uurtarieven en voor huren op basis van de kale huur berekeningsmethode. Daarbij zal worden uitgegaan van door het college voor te schrijven standaard-berekeningswijze. Bij de kostenbegrippen wordt uitgegaan van door het college bepaalde definities. Aangesloten wordt bij de kostenbegrippen zoals deze in de toelichting op de Algemene subsidieverordening onder artikel 19 zijn opgenomen.

Op dit moment wordt bij de grote instellingen (de professionele instellingen die een substantieel subsidiebedrag van de gemeente Tynaarlo ontvangen) nog gewerkt met een loonkostencompensatie achteraf conform VNG-advies. Zodra de integrale kostprijs wordt ingevoerd, wordt deze regeling aanpast.

Artikel 12. Overgangsperiode

De gemaakte afspraken blijven gelden tot het moment dat de termijn van de afspraken afloopt.

Artikel 13. Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt een dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 april 2011.

• 2.

  De regeling wordt aangehaald als: ‘Uitvoeringsregeling financiën subsidies gemeente Tynaarlo’.

Vastgesteld in de collegevergadering van 26 april 2011.

mr. J.P.J. van Muijen F.A. van Zuilen

gemeentesecretaris burgemeester

BIJLAGE

Indeling in A, B of C-categorie

Categorie A:

• 1.

  accommodaties die voor algemeen gebruik zijn en volledig door de gemeente gesticht worden;

• 2.

  accommodaties die specifiek voor één vereniging of voor een cluster van verenigingen zijn en waarbij de gemeente maximaal 2/3 deel bijdraagt in de kosten.

Voor welzijnsaccommodaties geldt dat de gemeente niet bijdraagt in de (meest noodzakelijk) inrichtingskosten.

Categorie B:

accommodaties die niet door de gemeente gesticht worden, maar waarbij de

gemeente wel maximaal 1/3 deel bijdraagt in de kosten.

Categorie C: accommodaties waarbij de gemeente geen verantwoordelijkheid heeft.

Met betrekking tot accommodaties in categorie A, die bestemd zijn voor algemeen gebruik zoals sporthallen en gymzalen (subcategorie 1), zijn de investeringskosten volledig voor rekening van de gemeente. Bij het stichten van accommodaties in deze categorie draagt de gemeente ook de zorg voor de meest noodzakelijke inrichting.

Indien accommodaties uit categorie A die specifiek bestemd zijn voor één vereniging of een cluster van verenigingen (subcategorie 2), kan de 1/3 – 2/3 regeling toegepast worden. In deze regeling levert de gemeente maximaal 2/3 deel van de investeringskosten. Het overige 1/3 deel van de investeringen is voor rekening van de vereniging/instelling.