Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR282812
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR282812/1
Regeling vervallen per 01-01-2019
Besluit Informatiebeheer UW Samenwerking
Geldend van 28-02-2013 t/m 31-12-2018
Intitulé
Besluit Informatiebeheer UW SamenwerkingBesluit informatiebeheer
UWSamenwerking
Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking;
gelet op artikel 8 van de Archiefverordening UW Samenwerking;
B E S L U I T :
vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
- 1.
Dit besluit verstaat onder:
- a.
wet: de Archiefwet 1995;
- b.
archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en
- a.
Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen;
c.archiefverordening: de in artikel 40 van de wet bedoelde verordening, zoals vastgesteld
door het algemeen bestuur;
- d.
documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
- e.
beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die
nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat
te brengen en te bewaren;
f.informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening
gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
g.informatiesystemen: systeem van documentatie, procesprogrammatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
h.informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten
en documentatie van het openbaar lichaam vastgelegde gegevens, kennis en informatie.
i.selectielijst: beschrijving van de archiefbescheiden waarbij wordt aangegeven wat
voor vernietiging en wat voor blijvende bewaring in aanmerking komt.
2.Tenzij in dit besluit anders is bepaald, is hoofdstuk 3 van de Archiefregeling mede van toepassing op documenten die op grond van de voor het openbaar lichaam geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen.
Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats
Artikel 2.
-
1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Stadhuis van IJsselstein.
-
2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten bevinden met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat.
Artikel 3.
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
Artikel 4.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 5.
-
1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 6.
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 7.
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III. Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Artikel 8
De algemeen directeur is belast met de informatievoorziening binnen het openbaar lichaam betreffende de door het openbaar lichaam uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van het openbaar lichaam , voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 9
De algemeen directeur kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
Hoofdstuk IV. Archiefvorming en -ordening
Productie van documenten
Artikel 10
De algemeen directeur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 11
De algemeen directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 12
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander gewaarmerkt / geauthenticeerd exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 13
De algemeen directeur draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van documenten
Artikel 14
-
1. De algemeen directeur draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:
- a.
wanneer en door wie het document is ontvangen of opgemaakt;
- b.
wie de afzender of vervaardiger is;
- c.
op welke taak het document betrekking heeft;
- d.
wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is; en
- e.
wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- a.
-
2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
-
3. Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 15
De algemeen directeur draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 16
De algemeen directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, waarvan de ordeningsstructuur is vastgelegd in een overzicht als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Artikel 17
-
1. De algemeen directeur ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
-
2. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
-
3. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
-
4. De algemeen directeur doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
-
5. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie.
-
6. De afdeling/sectie automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie.
Artikel 18
Uit de in artikel 17, eerste lid, beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Hoofdstuk V. Beheer van documenten
Bewaring van documenten
Artikel 19
De algemeen directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 20
De algemeen directeur draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 21
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 22
De algemeen directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 23
De algemeen directeur laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de algemeen directeur.
Artikel 24
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 25
- 1.
De algemeen directeur draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
- 2.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
- 3.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.
Vervanging van documenten
Artikel 26
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 27
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Artikel 28
Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 31 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 29
-
1. De algemeen directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
-
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
-
3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 17 van dit besluit bedoelde inventaris.
Artikel 30
De algemeen directeur stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een selectielijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijsten. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van documenten
Artikel 31
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 32
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.
Artikel 33
Dit besluit wordt aangehaald als Besluit Informatiebeheer UW Samenwerking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de UW Samenwerking, gehouden op 10 januari 2013.
de secretaris, de voorzitter,
J.van Delden E.L. Jansen BA
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl