Klachtenregeling UW Samenwerking

Klachtenregeling UW Samenwerking

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking,

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 1 oktober 2013 en 13 december 2013, alsmede de brief van de Ondernemingsraad van 12 december 2013;

gelet op hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht;

B E S L U I T :

vast te stellen de volgende

Klachtenregeling UW Samenwerking

I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:

• a.

  UW Samenwerking: het openbaar lichaam UW Samenwerking;

• b.

  orgaan: een bestuursorgaan van de UW Samenwerking;

• c.

  voorzitter: de voorzitter van het Algemeen en Dagelijks Bestuur van de UW Samenwerking;

• d.

  directeur: de algemeen directeur van de UW Samenwerking;

• e.

  ambtenaar: een ambtenaar of een andere aan het orgaan ondergeschikte persoon, zoals een arbeidscontractant, of een werknemer van een bedrijf of organisatie die in opdracht van het orgaan werkt

• f.

  gedraging: het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door:

• een orgaan;

* de voorzitter of een lid van het Algemeen Bestuur of Dagelijks Bestuur van de UW Samenwerking;

• een ambtenaar;

• g.

  klager: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een klacht heeft ingediend;

• h.

  klachtbehandelaar: manager van het organisatieonderdeel waar de klacht betrekking op heeft;

• i.

  klachtencoördinator: de door de directeur aangewezen functionaris die belast is met de bewaking van de voortgang van de klachtenbehandeling en het onderhouden van de contacten met klager;

• j.

  wet: de Algemene wet bestuursrecht;

• k.

  ombudsman: de Nationale Ombudsman als bedoeld in hoofdstuk 9 van de wet.

Artikel 2 Klacht

De klachtencoördinator beslist, zo nodig na overleg met de directeur, of een brief, dan wel ingevuld klachtenformulier als klacht in de zin van hoofdstuk 9 van de wet moet worden aangemerkt.

Artikel 3 Wijze van indiening

• 1.

  Mondeling (informele behandeling): Telefonisch of tijdens een bezoek aan de gemeente Montfoort of de gemeente IJsselstein. Hierop wordt geprobeerd direct tot een oplossing te komen.

• 2.

  Schriftelijk (formele behandeling): een brief inhoudende een klacht dan wel een ingevuld klachtenformulier.

• 3.

  Een klacht wordt ingediend bij de directeur, tenzij de klacht hem zelf betreft. In dat geval wordt

  de klacht ingediend bij de voorzitter.

II UITGANGSPUNTEN VOOR DE BEHANDELING VAN KLACHTEN GERICHT

TEGEN GEDRAGINGEN VAN AMBTENAREN EN BESTUURDERS

Artikel 4 Klachten gericht tegen gedragingen van ambtenaren

De klachtenbehandeling kent de volgende mogelijkheden

• 1.

  Informele behandeling: indien de burger zich in persoon of telefonisch met een klacht tot UW Samenwerking wendt, wordt geprobeerd de klacht direct op te lossen. De klager wordt altijd gewezen op de mogelijkheid om, als hij ontevreden is over de wijze van afhandeling, schriftelijk een klacht in te dienen bij de algemeen directeur van UW Samenwerking. Indien duidelijk is dat de klager niet in staat is om de klacht op schrift te stellen, wordt hierbij hulp verleend.

• 2.

  Formele behandeling in eerste instantie: een schriftelijk ingediende klacht dan wel ingevuld klachtenformulier wordt onderzocht en afgehandeld onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

• 3.

  Formele behandeling in tweede instantie: indien de klager het niet eens is met de uitkomst van het onderzoek door de directeur, kan hij de klacht voorleggen aan de ombudsman.

Artikel 5 Klacht tegen de klachtbehandelaar, klachtencoördinator of de algemeen directeur

• 1.

  Conform het bepaalde in artikel 2 tot en met 12 behandelt de directeur klachten, gericht tegen gedragingen van de klachtbehandelaar of klachtencoördinator.

• 2.

  Conform het bepaalde in artikel 2 tot en met 12 behandelt de voorzitter klachten, gericht tegen gedragingen van de directeur.

Artikel 6 Klachten tegen organen en bestuurders

• 1.

  Klachten die betrekking hebben op gedragingen van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur, dan wel een van haar leden worden conform het bepaalde in artikel 2 tot en met 12 van deze klachtenregeling in behandeling genomen door de voorzitter.

• 2.

  Klachten gericht tegen gedragingen van de voorzitter worden conform het bepaalde in artikel 2 tot en met 12 van deze klachtenregeling in behandeling genomen door de plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  Klachten die betrekking hebben op gedragingen van leden van een door het Dagelijks of Alge- meen Bestuur ingestelde commissie dan wel van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het Dagelijks of Algemeen Bestuur, worden behandeld door de directeur.

III FORMELE BEHANDELING IN EERSTE INSTANTIE

Artikel 5 Herstel verzuimen

• 1.

  Indien een schriftelijke klacht niet voldoet aan de vereisten zoals gesteld in artikel 9:4, lid 2, van de wet is artikel 6:6 van de wet van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  Indien de klager het verzuim niet binnen de krachtens het vorige lid gestelde termijn, dan wel zo spoedig mogelijk als dat redelijkerwijs van hem kan worden verwacht, herstelt, wordt de klacht niet in behandeling genomen en wordt de klager hiervan door de klachtbehandelaar zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift, dan wel na het verstrijken van een redelijke termijn, op de hoogte gebracht.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

De klachtencoördinator stuurt de klager een ontvangstbevestiging waarin wordt meegedeeld op welke wijze de klacht wordt behandeld.

Artikel 7 Uitgangspunt

Tijdens het onderzoek is steeds het handelen waarover wordt geklaagd het uitgangspunt.

Artikel 8 Klachtbehandelaar

De klachtbehandelaar draagt, met inachtneming van de bepalingen van de wet, zorg voor een juiste afwikkeling van de klacht, tenzij hij zelf bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Alsdan vindt de behandeling van de klacht plaats door de directeur.

Artikel 9 Bevoegdheden klachtbehandelaar

• 1.

  De klachtbehandelaar kan gedurende een onderzoek voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen.

• 2.

  De klachtbehandelaar spreekt het oordeel uit of de gedraging, als geheel of gedeeltelijk, wel of niet behoorlijk was.

Artikel 10 Hoor en wederhoor

• 1.

  Het horen vindt plaats door de klachtbehandelaar in aanwezigheid van de klachtencoördinator.

• 2.

  Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

• 3.

  Als de klachtbehandelaar die het onderzoek leidt, dit wenselijk acht en de betrokkenen daarmee instemmen, kan het horen van de klager en de ambtenaar gelijktijdig plaatsvinden.

• 4.

  Het horen vindt plaats achter gesloten deuren. Zonodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren en leden van het bestuur van de UW Samenwerking die als getuige worden opgeroepen, zijn verplicht hieraan gehoor te geven.

Artikel 11 Toezending stukken

Eventuele schriftelijke stukken die betrekking hebben op het handelen, worden tegelijk met de

uitnodiging voor het horen in kopie aan de klager en de ambtenaar toegezonden, zodat zij de gelegenheid hebben daarop te reageren.

Artikel 12 Afdoeningsbrief

• 1.

  Nadat het onderzoek is afgesloten informeert de klachtbehandelaar de klager en de betrokkene, over wie wordt geklaagd, schriftelijk over de bevindingen van het onderzoek en geeft hij zo mogelijk een oordeel over de gegrondheid van de klacht en over de eventueel getroffen of te treffen maatregelen.

• 2.

  De in lid 1 genoemde vereisten voor de afdoeningsbrief gelden niet wanneer de klacht tussentijds naar tevredenheid van de klager is afgehandeld.

• 3.

  De klachtbehandelaar deelt hierbij mede dat de klager, indien deze niet tevreden is over de uitkomst van de klachtbehandeling, zijn klacht binnen een jaar na verzending van de afdoeningsbrief kan voorleggen aan de ombudsman.

Artikel 13 Motivering

De schriftelijke conclusie van de klachtbehandelaar is deugdelijk gemotiveerd en gaat in op alle

onderdelen van de klacht.

Artikel 14 Jaarverslag

De directeur brengt jaarlijks verslag uit aan het Algemeen Bestuur van de UW Samenwerking over de klachtbehandeling. Dit verslag bevat in elk geval het aantal klachten en de aard van de klachten die door de klachtbehandelaar(s) formeel in behandeling zijn genomen.

IV FORMELE BEHANDELING IN TWEEDE INSTANTIE

Artikel 17 Informatie aan de ombudsman

• 1.

  Als een klacht in tweede instantie in behandeling wordt genomen door de ombudsman geeft de klachtbehandelaar in overleg met de klachtencoördinator desgevraagd aanvullende informatie aan de ombudsman.

• 2.

  In overleg met de klachtencoördinator geeft de klachtbehandelaar, indien nodig, commentaar op een door de ombudsman uitgebracht verslag van bevindingen.

Artikel 18 Rapport voorleggen aan dagelijks bestuur

• 1.

  De klachtencoördinator brengt na overleg met de behandelaar een door de ombudsman uitgebracht rapport zo spoedig mogelijk ter kennis voor aan het dagelijks bestuur, desgewenst voorzien van commentaar.

• 2.

  In het desbetreffende voorstel wordt, ingeval de ombudsman een of meer aanbevelingen heeft gedaan, het Dagelijks Bestuur voorgesteld een besluit ten aanzien van die aanbeveling(en) te nemen.

Artikel 19 Informatie over reactie Dagelijks Bestuur

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur informeert klager schriftelijk over de reactie op het rapport van de ombudsman.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur informeert de ombudsman schriftelijk over de reactie op het rapport en, voor zover de ombudsman een of meer aanbevelingen heeft gedaan, over de wijze waarop aan de aanbevelingen van de ombudsman gevolg wordt gegeven. Met de desbetreffende brief wordt een afschrift van de in lid 1 bedoelde brief meegezonden.

• 3.

  Een afschrift van beide in dit artikel bedoelde brieven wordt aan de klachtencoördinator gestuurd.

V OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 20 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze klachtenregeling kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling UW Samenwerking’.

• 2.

  Deze klachtenregeling treedt in werking op de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 17 december 2013.

Het Algemeen Bestuur van de UW Samenwerking,

de secretaris, de voorzitter,

J.van Delden E.L. Jansen BA